Fișă de pontaj - umplere eșantionÎl puteți descărca (pe baza unui formular unificat) de pe portalul nostru - trebuie să fie întreținut de către angajator. Să studiem caracteristicile structurii sale mai detaliat.
Stabilim procedura de înregistrare a orelor de lucru: ce formulare să folosim
În vederea evidenței timpului de muncă al salariaților, aceasta este o procedură obligatorie datorită normelor cuprinse în art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, - compania are dreptul de a utiliza:
1. Sisteme automate care:
- înregistrează prezența specialiștilor și programul lor de lucru în dosare speciale;
- Astfel de fișiere reflectă motivele cunoscute (stocate în baza de date a programului) ale absenței unui specialist (de exemplu, dacă acesta este în vacanță sau în concediu medical).
Când utilizați o platformă automată, formularul T-13 poate fi utilizat ca formular de document în care sunt înregistrate acreditările specificate.
2. Documente contabile „manuale”.
În aceste scopuri, poate fi utilizat formularul T-12.
3. Există, de asemenea, diverse metode „semi-automate” de contabilitate - când angajatul responsabil completează parțial foaia de pontaj, iar restul este făcut de computer.
Puteți afla mai multe despre caracteristicile structurale ale formelor T-12 și T-13 în articol .
Formulare contabile: caracteristici de completare
Completarea acestor formulare poate fi efectuată după 2 principii:
- „continuu” - atunci când toate evenimentele legate de înregistrarea vizitelor sunt înregistrate în tabelele formular: prezență, absență, plecare în vacanță și altele;
- „prin abateri” - atunci când tabelele reflectă doar acele evenimente care diferă de cele tipice, de exemplu, întârzierea sau neprezentarea.
Procedura internă de contabilitate (prin una dintre metodele specificate - automată sau manuală) este stabilită de reglementările locale ale angajatorului.
Formularele specificate pentru înregistrarea vizitelor angajaților au fost obligatorii pentru utilizare până în 2013, după care angajatorii au dreptul de a utiliza orice alte formulare. Cu toate acestea, formularele T-12 și T-13 rămân familiare specialiștilor de resurse umane și sunt încă utilizate activ în prezent.
Cum să completați corect buletinul T-13
Dacă compania a preferat prima metodă de contabilizare a fișierelor, atunci când programează module automate pentru introducerea datelor în formularul T-13, va fi util ca specialiștii companiei să acorde atenție următoarelor nuanțe:
1. În coloana „Număr document”, este introdus automat un indicator ordinal.
2. Coloana „Data întocmirii” reflectă ultima zi a lunii în cazul în care documentul este întocmit pe baza rezultatelor lunii, sau o altă dată de întocmire dacă fișa de pontaj este întocmită în scopuri specifice.
3. Coloana „Cod tip salariu” poate reflecta valorile determinate în conformitate cu reglementările locale. Un ghid pentru valorile corespunzătoare aici poate fi tabelul conținut în ordinul Serviciului Federal de Taxe al Rusiei din 10 septembrie 2015 nr. ММВ-7-11/387 (conține codurile indicate în certificatul 2-NDFL ).
4. Codurile condiționate ale tabelului (despre apariții, absențe, vacanțe și alte evenimente), care sunt completate de program în foaia de pontaj, trebuie folosite în conformitate cu lista din formularul T-12.
De unde pot descărca un exemplu de completare a formularelor T-12 și T-13
Puteți descărca exemple de completare a foilor de pontaj ale angajaților folosind formularele pe care le-am examinat pe site-ul nostru web:
Folosind, de exemplu, un model de formular T-13 pregătit de specialiștii noștri, angajatul responsabil al companiei va putea:
1. Configurați software-ul inclus în platforma de contabilitate automatizată.
Să știi cum să completezi foile de pontaj în practică este esențial pentru ca un specialist în software de automatizare a resurselor umane să configureze corect un astfel de software.
2. Utilizați un exemplu de completare a unei foi de pontaj ca exemplu de document de personal gata făcut atunci când pregătiți o foaie de pontaj bazată pe formularul „manual” T-12 la întreprinderea dumneavoastră.
Dacă compania dumneavoastră dorește să utilizeze propriul formular contabil, diferit de formularele unificate, puteți descărca și o mostră din acesta de pe site-ul nostru folosind următorul link:
Rezultate
Codul Muncii al Federației Ruse impune tuturor angajatorilor să țină evidența indicatorilor care reflectă prezența angajaților la locul de muncă și numărul de ore de lucru. În aceste scopuri, se utilizează o foaie de pontaj. Angajatorul o poate efectua manual sau prin soluții automate. În primul caz, se folosește forma T-12, în al doilea - forma T-13. Forma exactă pe care trebuie să o folosească ofițerii de resurse umane este specificată în reglementările locale.
Puteți afla mai multe despre utilizarea documentelor legate de evidența personalului într-o organizație în articolele:
- ;
- .
Pentru a calcula corect salariile, este necesar să se păstreze înregistrări exacte ale timpului lucrat de angajați. În acest scop, organizațiile folosesc o foaie specială de pontaj. Însă mulți angajatori, în special din organizațiile mici, neglijează acest document, care reprezintă o încălcare a legislației muncii și poate duce la o amendă din partea autorităților de reglementare. În articol vă vom spune ce timp se înțelege prin timp de lucru, cui ar trebui să i se încredințeze menținerea fișei de pontaj, dacă este posibil să păstrați acest document în formă electronică și cum să îl completați corect.
La ce ora se numeste timp de lucru?
Conceptul de timp de lucru este dezvăluit în art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse este timpul în care un angajat, în conformitate cu reglementările interne de muncă și cu termenii contractului de muncă, trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse se aplică programului de lucru. Același articol prevede obligația angajatorului de a ține evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat.
Să numim câteva alte perioade care pot fi incluse în programul de lucru:
— pauze pentru încălzire și odihnă (asigurate angajaților care lucrează în sezonul rece în aer liber sau în încăperi închise neîncălzite, precum și încărcătoarelor care desfășoară operațiuni de încărcare și descărcare și altor angajați în temeiul articolului 109 din Codul muncii; al Federației Ruse);
— pauze pentru hrănirea unui copil (oferite femeilor care lucrează cu copii sub vârsta de un an și jumătate, plătite în valoare de câștig mediu în temeiul articolului 258 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- perioadele de nefuncționare din vina angajatorului și din motive independente de voința angajatorului și a salariatului (suspendarea temporară a muncii din motive de natură economică, tehnologică, tehnică sau organizatorică, care se plătește în cuantum de cel puțin 2/ 3 din tariful, salariul (salariul oficial), calculat proporțional cu timpul de nefuncționare (Articolul 157 din Codul Muncii al Federației Ruse)).
Limita maximă de timp de lucru este stabilită prin lege. Așadar, în temeiul părții 2 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, programul normal de lucru nu poate depăși 40 de ore pe săptămână. O astfel de restricție asigură protecția sănătății angajatului împotriva oboselii excesive și păstrarea capacității sale profesionale de muncă.
Pe lângă programul normal de lucru, Codul Muncii prevede:
— program redus de lucru (stabilit pentru anumite categorii de personal specificate la articolul 92 din Codul Muncii al Federației Ruse);
— timp de lucru cu fracțiune de normă (poate fi stabilit prin acord între angajat și angajator atât la angajare, cât și în timpul acesteia (Articolul 93 din Codul Muncii al Federației Ruse). Se face distincție între fracțiune de normă, tură sau săptămână) .
Fiţi atenți!Dacă un angajator angajează un anumit angajat să presteze muncă în afara orelor de lucru stabilite pentru el, aceasta este muncă suplimentară și trebuie luată în considerare și plătită corespunzător.
Articolul 94 din Codul Muncii al Federației Ruse reglementează durata schimbului de muncă: pentru diferite categorii de lucrători, aceasta variază de la 2,5 la 8 ore , teatre, organizații de teatru și concert, circuri și alte persoane implicate în crearea și (sau) reprezentarea (expoziția) de lucrări, în conformitate cu listele de locuri de muncă, profesii, posturi ale acestor lucrători. Pentru aceștia, durata schimbului de muncă poate fi stabilită printr-un contract colectiv, reglementări locale sau un contract de muncă.
Durata zilei de lucru sau a schimbului imediat premergător unei sărbători nelucrătoare este redusă cu o oră (Articolul 95 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Fișa de pontaj: cine o completează?
Deci, timpul de lucru al fiecărui angajat trebuie luat în considerare. În acest scop, Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea forței de muncă și a plății acesteia” a aprobat formele de fișe de timp de lucru - T-12 și T -13. Aceste formulare sunt folosite pentru a înregistra timpul efectiv lucrat și (sau) nelucrat de fiecare angajat al organizației, pentru a monitoriza respectarea programului de lucru stabilit, pentru a obține date privind timpul lucrat pentru calcularea salariilor și întocmirea raportărilor statistice asupra muncii.
Nota.Fișa de pontaj, completată de un ofițer de personal sau de altă persoană autorizată și transferată departamentului de contabilitate, este baza de calcul a salariilor pentru angajații organizației.
După cum ați observat, Goskomstat a propus două forme unificate de foi de pontaj. Pe care ar trebui să-l folosiți pentru a da socoteală? Dacă organizația dumneavoastră menține o înregistrare automată a orelor de lucru (sistem de intrare/ieșire folosind carduri de plastic), este mai bine să utilizați Formularul T-13 „Foașa timpului de lucru” (deși cu astfel de înregistrări puteți păstra și Secțiunea 1 „Înregistrarea timpului de lucru” din formularul T -12 ca document separat). Dacă organizația prevede înregistrarea manuală a orelor de lucru, trebuie să păstrați o foaie de pontaj în formularul T-12.
Este desemnată o persoană responsabilă pentru a menține foile de pontaj în organizație. De regulă, acesta este un contabil de salarizare sau un ofițer de personal. Dacă organizația are mai multe divizii structurale și un angajat nu este capabil să țină evidența, puteți numi persoane responsabile în fiecare divizie structurală. După depunerea foilor de pontaj de către diviziile structurale, datele vor fi compilate într-un singur document și transferate departamentului de contabilitate. În orice caz, dacă în fișa postului nu este specificată obligația de a menține fișele de pontaj, trebuie emis un ordin.
Reguli pentru completarea unei foi de pontaj
Mulți oameni adoptă o abordare destul de formală pentru completarea unei foi de pontaj, dar există câteva nuanțe aici.
În primul rând, fiecărui angajat angajat pentru muncă permanentă, temporară sau sezonieră i se atribuie un număr de personal, care este menționat în toate documentele contabile de muncă și de salarizare. Și aici apare prima întrebare. Ce să faci cu lucrătorii cu normă parțială? Un angajat, dar două numere de personal? Da, așa funcționează. Întrucât pentru un lucrător cu normă parțială se eliberează acte tip de angajare (contract de muncă, ordin, carte personală etc.) iar lucrătorul cu fracțiune de normă este o unitate de personal separată, acesta va avea două numere de personal și pentru fiecare dintre ele timpul de lucru va să fie păstrate separat.
La sfârșitul lunii calendaristice, fișele de pontaj întocmite de persoanele responsabile se transferă șefului departamentului de personal sau altei persoane autorizate să efectueze evidența personalului, care verifică datele de pontaj cu datele disponibile în compartimentul de personal. De exemplu, un ofițer de personal verifică zilele în care angajatul a fost în concediu anual plătit sau în alt concediu sau într-o călătorie de afaceri, corectează zilele de absență din motive necunoscute atunci când furnizează documente care confirmă validitatea motivelor absenței (de exemplu, angajatul a prezentat un certificat de incapacitate de muncă) sau, în lipsa acestuia, înregistrează absenteismul.
Dacă organizația a fost concediată, acest angajat este exclus din fișa de pontaj în luna calendaristică următoare concedierii. În cazul în care sunt angajați noi angajați, aceștia sunt incluși în fișa de pontaj a lunii în care a fost efectuată angajarea.
Înscrisurile în buletinul de calificare cu privire la motivele absenței de la serviciu, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru redus etc. se fac pe baza documentelor întocmite în mod corespunzător (certificat de incapacitate de muncă, certificat de îndeplinire de stat sau îndatoriri publice, avertisment scris despre timpul de nefuncţionare, acordul scris al salariatului de a efectua ore suplimentare în cazurile stabilite de lege etc.).
Pentru a reflecta timpul zilnic de lucru petrecut pe lună pentru fiecare angajat în foaia de pontaj, sunt alocate următoarele:
- în formularul T-12 (coloanele 4, 6) - două rânduri;
- în formularul T-13 (coloana 4) - patru rânduri (două pentru fiecare jumătate a lunii) și numărul corespunzător de coloane (15 și 16).
În formularele T-12 și T-13 (în coloanele 4, 6), simbolurile (codurile) pentru costurile timpului de lucru sunt plasate în linia de sus, iar durata timpului lucrat sau nelucrat (în ore, minute) se înregistrează în linia de jos conform codurilor corespunzătoare pentru costurile timpului de lucru pentru fiecare dată.
Dacă este necesar, este permisă creșterea numărului de casete pentru a introduce detalii suplimentare în funcție de programul de lucru, de exemplu, orele de începere și de terminare a lucrului în alte condiții decât cele normale. Acest lucru se poate face prin Procedura de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 N 20.
La completarea coloanelor 5 și 7 din fișa de pontaj conform formularului T-12, în rândurile de sus se înscrie numărul de zile lucrate, iar în rândurile de jos se înscrie numărul de ore lucrate de fiecare angajat în perioada contabilă.
Programul de lucru poate fi luat în considerare:
- modalitatea de înregistrare continuă a prezenței și absențelor de la serviciu;
— prin înregistrarea doar a abaterilor (neprezentări, întârzieri, ore suplimentare etc.).
Atunci când se reflectă absențe de la serviciu, care sunt înregistrate în zile (concediu anual, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii în legătură cu formare, perioade de îndeplinire a sarcinilor de stat sau publice etc.), numai codurile simbol, iar liniile de jos sunt lăsat necompletat. Prezentăm simbolurile în tabel.
| Perioada desemnată | Cod | |
| Scrisoare | Digital | |
| Durata muncii în timpul zilei | eu | 01 |
| Durata muncii pe timp de noapte | N | 02 |
| Durata muncii în weekend și sărbătorile nelucrătoare | RV | 03 |
| Durata orelor suplimentare | CU | 04 |
| Durata muncii pe bază de rotație | VM | 05 |
| Călătorie de afaceri | LA | 06 |
| Antrenament avansat fără muncă | PC | 07 |
| Pregătire avansată cu pauză de la muncă în altă zonă | P.M | 08 |
| Concediu de bază plătit anual | DIN | 09 |
| Concediu anual plătit suplimentar | OD | 10 |
| Concedii suplimentare legate de formare, menținând în același timp veniturile medii pentru angajații care combină munca cu formarea | U | 11 |
| Program de lucru redus pentru stagiarii la locul de muncă cu păstrare parțială a salariului | UV | 12 |
| Concediu suplimentar în legătură cu formarea fără plată | UD | 13 |
| Concediul de maternitate (concediu în legătură cu adopția unui nou-născut) | R | 14 |
| Concediul pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de trei ani | lichid de răcire | 15 |
| Concediu fără plată acordat unui salariat cu permisiunea angajatorului | LA | 16 |
| Concediu fără plată în condițiile prevăzute de legislația în vigoare | OZ | 17 |
| Concediu suplimentar anual fără plată | DB | 18 |
| Invaliditate temporară (cu excepția cazurilor prevăzute de codul „T”) cu atribuirea indemnizațiilor în condițiile legii | B | 19 |
| Incapacitate temporara de munca fara atribuirea de prestatii in cazurile prevazute de lege | T | 20 |
| Program de lucru redus față de programul normal de lucru în cazurile prevăzute de lege | Liga Campionilor | 21 |
| Timp de absență forțată în cazul recunoașterii concedierii, trecerii la alt loc de muncă sau suspendării din muncă ca fiind ilegală cu reintegrare la locul de muncă anterior | PV | 22 |
| Absenteismul în timpul îndeplinirii atribuțiilor de stat sau publice în condițiile legii | G | 23 |
| Absenteism (absența de la locul de muncă fără un motiv întemeiat pentru timpul stabilit de lege) | PR | 24 |
| Durata muncii cu fracțiune de normă la inițiativa angajatorului în cazurile prevăzute de lege | NS | 25 |
| Weekend-uri (vacanță săptămânală) și sărbători nelucrătoare | ÎN | 26 |
| Zile suplimentare libere (plătite) | OB | 27 |
| Zile libere suplimentare (fără plată) | NV | 28 |
| Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege) | ZB | 29 |
| Absențe din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor) | NN | 30 |
| Timp de nefuncţionare cauzat de angajator | RP | 31 |
| Timp de nefuncționare din motive independente de voința angajatorului și a angajatului | NP | 32 |
| Timp de nefuncționare din vina angajatului | VP | 33 |
| Timp de suspendare de la muncă (interzicerea de la muncă) cu plată (indemnizații) conform legii | DAR | 34 |
| Timp de suspendare de la muncă (neadmitere la muncă) din motivele prevăzute de lege, fără acumulare de salariu | NB | 35 |
| Timpul suspendării muncii în caz de întârziere la plata salariului | NZ | 36 |
În cele mai multe cazuri, organizațiile completează fișa contabilă cu denumiri de litere. Deși aceste desemnări sunt date numai în formularul T-12, ele trebuie folosite și la completarea formularului T-13.
La întocmirea unui buletin în formularul T-12 la secțiune. 2 „Decontări cu personal pentru salarii” pentru un tip de plată și cont corespunzător pentru toți angajații, se completează coloanele 18-22, la calcularea tipurilor de plată și conturile corespunzătoare diferite pentru fiecare angajat - coloanele 18-34.
La întocmirea unui buletin în formularul T-13 trebuie să se țină seama de următoarele. La înregistrarea informațiilor de contabilitate a salariilor:
- doar pentru un singur tip de plată și cont corespunzător, comun tuturor angajaților incluși în fișa de pontaj - completați detaliile „Cod tip de plată”, „Cont corespunzător” deasupra tabelului cu coloanele 7-9 și coloana 9 fără a completa coloanele 7 și 8;
- pentru mai multe (de la două la patru) tipuri de plată și conturi corespunzătoare - se completează coloanele 7-9. Un bloc suplimentar cu numere de coloană identice este prevăzut pentru completarea datelor despre tipurile de plată, dacă există mai mult de patru.
Întrebări frecvente despre completarea foii de pontaj
Când trebuie să faci notițe pe foaia de pontaj? Credem că ar trebui făcute note zilnic. Cu toate acestea, nu toate organizațiile în practică respectă această regulă și stabilesc zile lucrătoare „în mod implicit”. Ca urmare, pot apărea situații în care:
- nu va fi posibilă atragerea răspunderii disciplinare a unui angajat pentru încălcarea disciplinei muncii (de exemplu, un angajat a comis absenteism în primele zile ale lunii, nu a fost consemnat în buletinul de evaluare, iar la sfârșitul lunii, la predarea buletinului de calificare, au decis să „certeze” - este imposibil fie să concediezi „căzutul” sau chiar să se impună o sancțiune disciplinară, atâta timp cât angajatorul respectă termenele prevăzute la articolul 193 din Codul muncii. al Federației Ruse, termenul limită pentru aplicarea măsurilor disciplinare va expira);
- va trebui să ajustați pontajul și să recalculați salariile (de exemplu, atunci când unui angajat i se atribuie zile lucrătoare pentru întreaga lună, cronometratorul nu a primit informații despre abateri, a fost depus fișa de pontaj, salariul a fost acumulat și plătit conform acestuia . Dar în primele zile ale lunii următoare, angajatul a adus concediu medical, din care rezultă că trei zile de invaliditate temporară au survenit în perioada închisă).
Pentru a evita astfel de situații, este necesar să se organizeze primirea imediată a informațiilor despre eventualele abateri de la programul de lucru – în aceeași zi, fie prin telefon, prin fax sau e-mail.
Nota.La stabilirea cuantumului avansului, cu respectarea cerințelor art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, trebuie luate în considerare timpul sau munca efectiv lucrată de angajat (Scrisoarea Rostrud din 09/08/2006 N 1557-6).
De câte ori pe lună ar trebui să completez o foaie de pontaj? Salariile se calculează și se plătesc de două ori pe lună, înseamnă asta că foile de pontaj trebuie depuse cu aceeași frecvență? Într-adevăr, potrivit prevederilor art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, salariile trebuie plătite de cel puțin două ori pe lună. Dar, în majoritatea cazurilor, salariile sunt calculate o singură dată, iar a doua plată către organizație se face sub forma unei plăți fixe, așa-numitul avans. Și pentru a acumula pe acesta din urmă, contabilitatea, de regulă, nu necesită să furnizați o foaie de pontaj.
Desigur, nici inspectoratul de muncă, nici fiscul nu vor găsi vina în această procedură, dar dacă respectați litera de lege, buletinul trebuie depus de două ori pe lună.
Cum se înregistrează timpul unei ture pe o foaie de pontaj dacă durează 15 zile, câte 11 ore fiecare? Pentru a ține cont de durata de lucru pe bază de rotație, codul literei „VM” și codul digital „05” sunt stabilite în tabelul de simboluri al foii de pontaj. Deoarece zilele de odihnă între schimburi sunt oferite angajatului în plus față de zilele libere (repaus săptămânal continuu) și sunt plătite în cuantumul tarifului zilnic (Partea 3 a articolului 301 din Codul Muncii al Federației Ruse), acestea ar trebui să să fie notate în foaia de pontaj ca zile libere suplimentare (plătite) cu codul scris „OB” sau codul digital „27”. Instrucțiunile de completare a fișei de pontaj prevăd că, atunci când reflectă absențe de la serviciu, care se înregistrează în zile (concediu anual, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii în legătură cu formare, perioade de îndeplinire a atribuțiilor de stat sau publice etc.), în coloanele 4 și 6 sunt introduse numai coduri de simbol. Liniile de jos ale graficului rămân goale. În zilele de odihnă între ture, angajații nu lucrează, prin urmare aceste zile nu sunt înscrise în coloanele 5 și 6 (formulare T-13).
Cum se reflectă în foaia de pontaj durata unui schimb de lucru la trecerea de la ora de vară la cea de iarnă și invers? În acest caz, timpul efectiv lucrat trebuie înregistrat pe foaia de pontaj. De exemplu, dacă durata turei de noapte a unui angajat este de 7 ore, iar în noaptea de vară programul prevede 6 ore, foaia de pontaj trebuie să reflecte și 6 ore de muncă de noapte. În consecință, la trecerea la ora de iarnă, în foaia de pontaj trebuie să se reflecte și o oră suplimentară de muncă, adică dacă durata turei de noapte a angajatului este de 7 ore, iar în noaptea trecerii la ora de iarnă programul prevede timp de 8 ore, exact 8 ore trebuie să se reflecte în foaia de lucru. În același timp, nu uitați să plătiți suplimentar pentru munca de noapte, deoarece necesită o oră suplimentară de muncă.
Este necesar să se reflecte orele parțiale lucrate de un angajat? Dacă timpul de lucru este de ore întregi, atunci minutele pot fi omise, indicând doar numărul de ore, de exemplu, 6 sau 8. Dacă ziua de lucru este de ore și minute, trebuie indicate atât programul de lucru cu normă întreagă, cât și programul de lucru cu fracțiune de normă. Într-o foaie de pontaj, o zi de lucru care durează 8 ore și 12 minute poate fi marcată fie cu „8.12” (8 ore și 12 minute) fie cu „8.2” (8 și două zecimi de oră). Destul de des, angajatorii reduc programul de lucru vineri prin scurtarea pauzei de masă. În acest caz, foaia de pontaj trebuie să fie marcată cu „8.15” de luni până joi și „7” vineri.
Este necesar să se păstreze o fișă de pontaj dacă orele de lucru sunt înregistrate folosind turnichete cu program special? Înscrisurile în buletinul de calificare cu privire la motivele absenței de la serviciu, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru redus etc. se fac pe baza documentelor întocmite în mod corespunzător (certificat de incapacitate de muncă, certificat de stare de performanță sau îndatoriri publice, un avertisment scris despre timpul de nefuncționare, o declarație despre munca cu fracțiune de normă, consimțământul scris al angajatului de a efectua ore suplimentare în cazurile stabilite de lege etc.), mașina nu va putea marcați-le.
În plus, formularele de pontaj conțin „Semnătura personală” necesară, ceea ce înseamnă că este ilegal să le păstrezi electronic.
Prin urmare, utilizarea unui sistem electronic de înregistrare a timpului de lucru nu scutește organizația de obligația de a menține fișele de pontaj.
Fiecare angajator, pentru a controla personalul și a plăti salariile angajaților, este obligat să păstreze o fișă de pontaj. Pentru organele fiscale, absența acestui document la întreprindere este echivalată cu caracterul nerezonabil al costurilor plății salariilor, ceea ce nu permite atribuirea acestora unor cheltuieli care reduc baza impozabilă.
Bilanțul este unul dintre documentele care confirmă legalitatea concedierii unui angajat pentru absenteism (Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 81, paragraful 6 a) și este folosit ca probă în conflictele de muncă, inclusiv în instanță.
Organizarea inregistrarii timpului de lucru la intreprindere
Atribuțiile unui cronometru sunt atribuite ofițerului de personal, contabilului, șefilor de departamente, directorului organizației sau oricărei alte persoane conform fișei postului sau ordinului. Înregistrarea timpului de lucru este organizată după reguli comune tuturor angajatorilor:
- Foaia de pontaj este menținută pentru întreaga întreprindere ca întreg sau separat pentru fiecare divizie.
- Fișa de pontaj înregistrează zilele lucrătoare ale fiecărui angajat, indicând numărul de ore efectiv lucrate, precum și călătoriile de afaceri, vacanțele, concediile medicale etc.
- Documentul înregistrează toate absențele personalului, ceea ce face posibilă înregistrarea absenteismului.
- Introducerea unui angajat nou angajat în fișa de pontaj și înlăturarea angajaților disponibilizați se face pe baza documentelor de personal: ordin de angajare, ordin de concediere, contract de muncă.
- Fiecărui angajat i se atribuie un număr unic de personal, care îi servește drept identificator în sistemul de evidență a personalului. Acest număr rămâne cu el pentru întreaga perioadă de muncă și nu se schimbă în timpul mișcărilor interne. După concediere, numărul de personal trebuie să fie „pus în carantină”, adică să nu fie folosit din nou timp de trei ani.
În ce formă puteți păstra o foaie de pontaj?
Pentru a ține evidența muncii și a plății acesteia, există formulare unificate aprobate de Rosstat prin Rezoluția nr. 1 din 01/05/2004 Întreprinderile utilizează formularele de pontaj T-13 și T-12.
Formularul nr. T-12 pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru și calcularea salariilor este destinat a fi păstrat manual. Formularul nr. T-13 numit „Fișa de utilizare a timpului de lucru” este utilizat în principal în organizațiile care au un sistem automat de procesare a datelor.
Documentele compilate pe aceste formulare, conform recomandărilor Agenției Federale de Arhivă, au o perioadă de valabilitate de 1 an.
Procedura de completare a foii de pontaj
Când completați o fișă de lucru în formularul T-12, indicați următoarele detalii:
- denumirea organizației (pe baza documentelor constitutive), denumirea unității structurale;
- numărul foii de pontaj;
- data completării (de obicei ultima zi lucrătoare a lunii);
- perioada contabilă (lună calendaristică, de la prima până la ultima zi).
Secțiunea 1 este un formular tabelar care înregistrează:
- numărul articolului (coloana 1);
- Numele complet al angajatului, funcția (pe baza legitimațiilor personale de personal) – coloana 2;
- număr de personal – coloana 3;
- coloanele 4 și 6 – defalcarea timpului de lucru pe coduri și ore efectiv lucrate (pentru prima, respectiv a 2-a jumătate a lunii);
- coloanele 5 și 7 – numărul de zile și ore lucrate la mijlocul lunii și de la mijloc până la sfârșit;
- coloanele 8-13 sunt destinate calculării valorilor totale pentru zilele și orele lucrate, inclusiv nopțile, orele suplimentare și weekendurile;
- 14–16 – absențe conform codurilor și numărului de zile ratate;
- 17 – numărul total de zile nelucrătoare pe lună.
Secțiunea 2 din formularul T-12 nu se completează de către cronometru calculele salariale se fac de către departamentul de contabilitate. La sfârșitul lunii, persoana responsabilă semnează foaia de pontaj, o aprobă cu managerul și serviciul de personal, apoi o transferă departamentului de salarizare.
Formularul T-13 are o structură similară, cu excepția câmpurilor individuale.
Înregistrarea orelor de lucru în foile de pontaj
Introducerea datelor în foaia de pontaj este permisă în două moduri: continuă (înregistrarea zilnică a tuturor prezențelor și absențelor de la locul de muncă) și selectivă (note numai pentru absențe, întârzieri, ore suplimentare etc.).
Principalele simboluri care sunt utilizate la completarea foii de pontaj sunt date în tabel:
| Program de lucru | Desemnarea literei | Cod digital |
| Prezență regulată | eu | 01 |
| Orele de noapte | N | 02 |
| Ieșiți de sărbători și în weekend | RP | 03 |
| Reciclare | C | 05 |
| Zile de călătorie de afaceri | LA | 06 |
| Vacanţă | DIN | 09 |
| Concediu suplimentar | OD | 10 |
| Concediu de studii | U | 11 |
| Program de lucru scurtat pentru studenții la locul de muncă | UV | 12 |
| Concediu pentru studii pe cheltuiala ta | UD | 13 |
| Concediul de maternitate | R | 14 |
| Lăsați să îngrijească un copil de până la 3 ani | lichid de răcire | 15 |
| Concediu administrativ cu permisiunea managerului | LA | 16 |
| Vacanta pe cheltuiala dumneavoastra in cazurile prevazute de lege | OZ | 17 |
| Concediu medical | B | 19 |
| Invaliditate neplătită | T | 20 |
| Scurtarea programului de lucru impus de lege pentru anumite categorii de lucrători | Liga Campionilor | 21 |
| Absența de la serviciu din cauza îndatoririlor publice | G | 23 |
| Absenteism | PR | 24 |
| Program de lucru scurtat la inițiativa angajatorului | NS | 25 |
| Zile nelucrătoare | ÎN | 26 |
| Absență din motive necunoscute | NN | 30 |
| Timp de nefuncţionare din vina organizaţiei | RP | 31 |
| Timp de nefuncționare din vina angajatului | VP | 33 |
Caracteristici de completare a foii de pontaj în cazuri individuale
Observațiile cu privire la orice abateri de la modul normal de funcționare adoptat la întreprindere trebuie făcute de către cronometraj numai pe baza documentelor relevante, executate corect (ordin de muncă în vacanță, certificat de invaliditate temporară etc.).
Neprezentarea unui angajat la locul de muncă în lipsa documentelor justificative până la prezentarea acestora este marcată ca NN (neprezentare dintr-un motiv necunoscut). Neprezentarea unui certificat de scutire este un motiv pentru înregistrarea absenteismului.
Cronometrul întâmpină adesea dificultăți atunci când iau în considerare călătoriile de afaceri, perioadele de vacanță și alte motive pentru absența unui angajat de la locul de muncă. Aici se aplică următoarele reguli:
- Un angajat care se află într-o călătorie de afaceri în weekend și sărbători este plătit dublu pentru aceste ore, astfel încât valoarea KM este introdusă pe foaia de pontaj în loc de B.
- Pentru vacanți - în celulele corespunzătoare weekend-urilor, este indicată marca OT, deoarece aceste zile sunt incluse în durata calendaristică a vacanței. Sărbătorile nelucrătoare sunt excluse din concediu și se consemnează în foaia de pontaj cu valoarea B.
- Pentru noii angajați, foaia de pontaj se păstrează de la data admiterii, celulele anterioare acestei zile se completează cu semnele „XX”. În mod similar, absențele angajatului din cauza concedierii trebuie marcate, începând de la data concedierii (inclusiv) și până la excluderea acestuia din fișa de pontaj.
Fiecare organizație trebuie să aibă o foaie de pontaj, indiferent de forma sa de proprietate. Pentru absența acesteia, se prevede pedepse administrative atât pentru organizație în sine, cât și pentru angajații săi responsabili.
Din articol vei afla:
- Pentru ce este buletinul?
- Ce formular ar trebui să utilizați pentru a ține evidența?
- Înregistrarea formularului
- Cum se umple
- Ce date sunt folosite pentru a calcula beneficiile angajaților?
Revista Salariu vă va ajuta să evitați greșelile la completarea documentelor de personal. Când te abonezi la revistă, acum primești câteva bonusuri. Selecta.
Cine are nevoie de o foaie de pontaj și de ce?
Conține informații despre orele efectiv lucrate și numărul de absențe pe lună pentru fiecare angajat al organizației (tempore de nefuncționare, boală, absenteism etc.). Acest document este necesar:
- contabil. Pe baza informațiilor din buletinul de evaluare, angajaților li se plătesc salarii, plăți de concediu, beneficii și indemnizații de călătorie.
- autoritatile fiscale. Dacă organizația nu păstrează o fișă de pontaj, atunci în timpul inspecțiilor corectitudinea calculului sau a reținerii impozitelor din salarii poate fi revizuită. Pentru a face acest lucru, este suficient să comparați datele privind zilele lucrate indicate în fișa de pontaj cu datele privind plata salariilor. Și dacă, de exemplu, unui angajat i se plătește un salariu pentru zilele nelucrate, compania poate fi acuzată că a umflat cheltuielile și, în consecință, că a subestimat baza de impozitare a impozitului pe venit. Pentru o astfel de încălcare, compania poate fi amendată de la 20 la 40% din valoarea impozitului neplătit (articolul 122 din Codul fiscal al Federației Ruse). În plus, ei vor fi obligați să plătească la buget suma taxei care lipsește, precum și penalități.
- reprezentanți ai FSS din Rusia. Poate fi solicitat la verificarea corectitudinii calculului prestațiilor plătite din fond;
- inspectia muncii. Pe baza acestuia, Trudoviks poate evalua dacă drepturile lucrătorilor au fost încălcate, de exemplu, în ceea ce privește respectarea reglementărilor privind orele suplimentare. Dacă se constată o încălcare, va trebui să plătiți o amendă. Dimensiunea sa pentru o organizație este de la 30.000 la 50.000 de ruble, pentru manageri - de la 1.000 la 5.000 de ruble. Dacă managerul încalcă în mod repetat legile muncii, acesta poate fi descalificat pe o perioadă de la unu până la trei ani;
- autorităţile statistice. Cu ajutorul acestuia, sunt întocmite o serie de rapoarte, de exemplu formularul nr. P-4.
Colegii tăi citesc și ei:
Care este sancțiunea pentru ratarea unui buletin?
Legislația muncii nu stabilește un articol separat pentru neținerea evidenței personalului. În ciuda acestui fapt, dacă o companie nu păstrează o fișă de înregistrare, aceasta poate fi făcută răspunzătoare în conformitate cu partea 1 a articolului 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse pentru încălcarea legislației muncii. Pentru oficiali - un avertisment sau o amendă de la 1000 la 5000 de ruble. Pentru o organizație - o amendă de la 30.000 la 50.000 de ruble.
Cine o completează
Șeful companiei numește angajați responsabili cu menținerea pontajelor. De regulă, aceștia sunt șefi de departamente. Numirea persoanelor responsabile se formalizează printr-un ordin (exemplul de mai jos) iar angajații responsabili sunt prezentați la acesta împotriva semnăturii. În companiile cu un număr mare de angajați, poate exista o rată separată de cronometrare. Cronometrul transmite acest document la departamentul de personal, de acolo merge la departamentul de contabilitate deja completat.
Ce formă ar putea fi?
Organizațiile pot utiliza unul dintre cele două formulare unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1:
- uniforma T-12
- uniforma T-13
Formularul T-12 este utilizat atât pentru înregistrarea perioadei de muncă, cât și pentru calcularea salariilor. Companiile care țin evidența timpului și plățile salariale personalului separat pot completa doar secțiunea 1, „Registrele timpului de lucru”. Poate fi folosit dacă timpul de lucru este reflectat automat.
De asemenea, compania își poate dezvolta propriul document ținând cont de nevoile existente. În același timp, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii. Programele de contabilitate a personalului conțin formulare unificate.
Masă. Detalii necesare
Nu. |
Recuzită |
Ce ar trebui să fie pe buletinul |
|---|---|---|
|
Numele documentului |
||
|
Data compilarii |
Dacă un angajat este concediat, data de ocupare este ultima zi de muncă |
|
|
Denumirea entității economice care a întocmit documentul |
Numele companiei (poate fi tipărit) Denumirea unității structurale |
|
|
Informații despre utilizarea timpului de lucru de către angajați (nume complet, numere de personal, posturi ale angajaților, coduri temporale alfabetice sau numerice) |
||
|
Amploarea schimbării naturale într-un fapt al vieții economice, unitățile sale de măsură |
Indicatori numerici ai timpului utilizat (unitatea de schimbare (oră, zi)) |
|
|
Denumirea postului persoanelor responsabile cu intocmirea documentelor |
Numele posturilor responsabile:
|
|
|
Semnăturile persoanelor responsabile cu executarea documentelor |
Semnăturile responsabililor:
specialist HR |
O fișă de pontaj se întocmește într-un singur exemplar și se depune la departamentul de contabilitate. Rețineți: în companiile în care se calculează un avans pentru timpul efectiv lucrat, informațiile trebuie depuse la departamentul de contabilitate cel puțin o dată pe lună.
Fișa de pontaj conține informații despre angajații care lucrează pe baza de contracte de muncă, conform principiului „o poziție - o poziție”. Executarea atribuțiilor într-o altă funcție în timpul programului obișnuit de lucru pentru combinarea profesiilor sau înlocuirea unui angajat temporar absent nu este reflectată în fișa de pontaj. De asemenea, nu sunt incluși artiștii executanți care lucrează pe bază de contracte civile. Dar dacă angajatul este un lucrător intern cu normă parțială, atunci informațiile despre el ar trebui să fie reflectate de două ori.
Trebuie să începeți să completați din antetul documentului. Aici este indicată denumirea completă a societății în conformitate cu actele constitutive și codul acesteia conform directorului OKPO, pe rândul următor - pentru care unitate structurală se întocmește acest raport, dacă există.
Apoi se înregistrează numărul de serie al documentului, data întocmirii (de obicei ultima zi a perioadei de raportare), precum și perioada pe care o acoperă (de obicei o lună calendaristică).
După antet, trecem la completarea părții principale a documentului.
Coloana 1 conține numărul de serie al angajatului.
Coloanele 2 și 3 indică numele complet al angajatului, funcția acestuia și numărul de personal alocat. Aceste coloane trebuie completate pe baza informațiilor din cardurile personale ale angajaților (formular nr. T-2), care sunt create în conformitate cu ordinea (instrucțiunea) privind angajarea.
Coloana 4 este utilizată pentru a înregistra prezența sau absența angajatului în fiecare zi. Pentru fiecare zi, sunt alocate două celule, una sub cealaltă - cea de sus conține o denumire de cod, de obicei sub forma unei litere sau un număr, cea de jos conține numărul de ore lucrate sau poate fi lăsată goală.
Dacă simbolurile nu prevăd timpul care trebuie reflectat în foaia de pontaj, organizația poate introduce propria sa denumire cu literă (numerică). De exemplu, dacă trebuie să reflectați pauzele pentru hrănirea unui copil oferite femeilor care lucrează care au copii sub vârsta de un an și jumătate (Partea 1 a articolului 258 din Codul Muncii al Federației Ruse), puteți introduce codul litera KR și numărul 37. Deoarece astfel de pauze sunt incluse în programul de lucru și sunt plătite în valoare de câștig mediu, spre deosebire de programul normal de lucru, atunci în rândurile inferioare trebuie să indicați durata pauzei (Partea 4 a Articolul 258 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Desemnări în foaia de pontaj
Tipuri de timp luate în considerare |
Cod literă |
Cod digital |
|---|---|---|
|
Durata muncii în timpul zilei |
||
|
Durata muncii pe timp de noapte |
||
|
Durata muncii în weekend și sărbătorile nelucrătoare |
||
|
Durata orelor suplimentare |
||
|
Durata muncii pe bază de rotație |
||
|
Călătorie de afaceri |
||
|
Antrenament avansat fără muncă |
||
|
Pregătire avansată cu pauză de la muncă în altă zonă |
||
|
Concediu de bază plătit anual |
||
|
Concediu anual plătit suplimentar |
||
|
Concedii suplimentare legate de formare, menținând în același timp veniturile medii pentru angajații care combină munca cu formarea |
||
|
Program de lucru redus pentru stagiarii la locul de muncă cu păstrare parțială a salariului |
||
|
Concediul de maternitate (concediu în legătură cu adopția unui nou-născut) |
||
|
Concediul pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de trei ani |
||
|
Invaliditate temporara (cu exceptia cazurilor prevazute de codul "T") cu atribuirea prestatiilor in conditiile legii |
||
|
Incapacitate temporara de munca fara atribuirea de prestatii in cazurile prevazute de lege |
||
|
Program de lucru redus față de programul normal de lucru în cazurile prevăzute de lege |
||
|
Timp de absență forțată în cazul recunoașterii concedierii, trecerii la alt loc de muncă sau suspendării din muncă ca fiind ilegală cu reintegrare la locul de muncă anterior |
||
|
Absenteismul în timpul îndeplinirii atribuțiilor de stat sau publice în condițiile legii |
||
|
Durata muncii cu fracțiune de normă la inițiativa angajatorului în cazurile prevăzute de lege |
||
|
Zile suplimentare libere (plătite) |
||
|
Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege) |
||
|
Timp de nefuncţionare cauzat de angajator |
||
|
Timp de nefuncționare din motive independente de voința angajatorului și a angajatului |
||
|
Suspendarea de la muncă (excluderea de la muncă) cu plată (indemnizații) în condițiile legii |
||
Coloana 5 indică câte zile și ore s-au lucrat pentru fiecare jumătate a lunii - zile în sus, ore în jos.
Coloana 6 indică aceleași date, dar pentru întreaga lună.
Coloanele 7-9 sunt destinate să reflecte informațiile necesare pentru calcularea salariilor. Dacă toți angajații incluși în document utilizează același cod de salariu și același cont corespunzător, atunci în antetul acestui tabel trebuie să completați coloanele corespunzătoare cu același nume. În acest caz, coloanele 7-8 direct din linia angajatului rămân goale și trebuie să indicați doar datele în coloana 9.
Dacă în cursul lunii codurile și conturile angajaților diferă, atunci în coloana 7 este indicat codul digital corespunzător tipului de remunerare solicitat. De exemplu, codul 2000 este folosit pentru salariu, 2012 pentru concediu și compensare, 2300 pentru concediu medical etc.
În continuare, în coloana 8 trebuie să introduceți numărul contului conform Planului de Conturi, care corespunde acestui tip de plată. Coloana 9 indică numărul de zile sau de ore care au fost lucrate conform tipului de plată înregistrat.
În coloanele 10-13, sunt introduse informații despre absența angajatului de la locul de muncă - aici trebuie să indicați codul corespunzător motivului, precum și câte zile sau ore se aplică.
Documentul este semnat de persoana responsabilă cu completarea acestuia, precum și de șeful unității structurale, angajatul HR sau directorul companiei.
Mai jos veți găsi un exemplu corect de completare a unei foi de pontaj.
Vă rugăm să rețineți: o foaie suplimentară poate fi adăugată la foaia de pontaj principală. De exemplu, poate fi necesar dacă un angajat este concediat la începutul sau la jumătatea lunii. Să presupunem că un angajat demisionează pe 8 noiembrie. Apoi zilele în care a lucrat sunt reflectate pe o foaie separată a foii de pontaj, iar pe 9 noiembrie se face înscrierea „Concedat”. La sfârșitul lunii, această fișă (pentru un angajat) este atașată fișei de pontaj principal, în care nu mai este nevoie să se dubleze informații despre angajatul concediat.
Un alt caz în care poate fi necesară o foaie suplimentară este atunci când un angajat a lipsit de la serviciu, dar nu a sunat și nu a precizat motivul. Într-o astfel de situație, înainte de depunerea foii de pontaj la departamentul de contabilitate, coloana „Note privind prezența și absența de la serviciu în funcție de ziua lunii” poate fi lăsată necompletată. Dacă până la depunerea raportului angajatul nu s-a prezentat și nu a furnizat documente justificative, buletinul de calificare trebuie marcat cu o notă despre neprezentare din motive necunoscute - cod NN sau 30.
După ce angajatul depune documente justificative, de exemplu, un certificat de concediu medical, codul NN trebuie înlocuit cu codul B sau 19. În acest caz, la buletinul închis este atașată o fișă suplimentară cu informații exacte despre acest angajat.
Perioada de depozitare a foilor de pontaj
Bilanțul uzat se depune în mape speciale și la sfârșitul anului se predă arhivei, unde trebuie păstrat cel puțin cinci ani. Dacă compania are condiții de muncă dăunătoare și periculoase, atunci ar trebui să fie depozitată timp de 75 de ani (Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).
Cum se calculează beneficiile angajaților
Toate codurile din foaia de pontaj sunt împărțite în două grupuri: plătite și neplătite.
Neplătite, de exemplu, includ codul „B” - weekenduri și sărbători nelucrătoare. Pentru comoditate, am furnizat o listă de coduri neplătite în tabelul de mai jos.
Masă. Coduri care nu trebuie plătite
Nu. |
Perioada de timp |
Cod literă |
Cod digital |
|---|---|---|---|
|
Concediu suplimentar în legătură cu formarea fără plată |
|||
|
Concediu fără plată acordat unui salariat cu permisiunea angajatorului |
|||
|
Concediu fără plată în condițiile prevăzute de legislația în vigoare a Federației Ruse |
|||
|
Concediu suplimentar anual fără plată |
|||
|
Incapacitate temporara de munca fara atribuirea de prestatii in cazurile prevazute de lege |
|||
|
Absenteism (absența de la locul de muncă fără un motiv întemeiat pentru timpul stabilit de lege) |
|||
|
Weekend-uri (vacanță săptămânală) și sărbători nelucrătoare |
|||
|
Zile libere suplimentare (fără plată) |
|||
|
Absențe din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor) |
|||
|
Timp de nefuncționare din vina angajatului |
|||
|
Suspendarea de la muncă (excluderea de la muncă) din motivele prevăzute de lege, fără acumulare de salariu |
|||
|
Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege)* |
|||
|
Timpul suspendării muncii în caz de întârziere la plata salariului |
* Lucrătorii care participă la grevă nu au dreptul la salariu în această perioadă. Dar un contract colectiv sau reglementări locale pot prevedea plăți compensatorii.
Folosind codurile plătite din foaia de pontaj, contabilul va determina ce plată trebuie calculată. Fiecare plată are propria sa procedură de calcul. Pentru comoditate, am întocmit un tabel în care veți găsi o listă cu cele mai comune coduri plătite și procedura de calcul a plăților pentru fiecare cod.
Masă. Procedura de calcul a plăților pentru codurile plătite
La încheierea contractelor de muncă cu angajații, o entitate comercială trebuie să organizeze înregistrarea timpului de muncă al acestora. În aceste scopuri, se poate folosi o fișă de pontaj, care este deschisă în fiecare lună, în care persoana responsabilă reflectă timpul de lucru al angajaților, concediile, concediile medicale și alte tipuri de absențe de la serviciu. Conform datelor cuprinse în acest document, ulterior se calculează salariile.
Legislația impune administrației unei organizații sau întreprinzătorului individual să organizeze și să mențină evidența perioadelor de muncă pentru fiecare angajat. Completarea fișei de lucru se poate face de către persoana responsabilă, care este stabilită prin ordin al conducerii.
Cel mai adesea, astfel de persoane pot fi șefi de departamente, ofițeri de personal, contabili etc. Responsabilitatea lor este de a introduce perioadele de lucru în foaia de pontaj folosind coduri și cifruri.
Odată cu dezvoltarea mijloacelor tehnice de înregistrare a timpului de lucru, se poate utiliza și un sistem specializat care utilizează carduri, cu ajutorul căruia se înregistrează apariția și plecarea unui angajat la întreprindere. Timpul de lucru poate fi înregistrat ca o reflectare continuă a muncii sau rezumat.
În viitor, informațiile din foaia de pontaj sunt folosite la calcularea salariilor, în special în cazul unui sistem bazat pe timp. Alături de contractul de muncă, foaia de timp de lucru este una dintre justificările cheltuielilor companiei, în special din punct de vedere fiscal.
Foaia de lucru nu numai că înregistrează orele de lucru, dar vă permite și să monitorizați respectarea de către angajat a disciplinei muncii. Este folosit pentru a monitoriza respectarea orelor de lucru și pentru a identifica munca suplimentară. Multe rapoarte transmise statisticilor și care conțin date de evidență a personalului sunt completate pe baza unei fișe de pontaj.
Important! Dacă o companie nu păstrează foile de pontaj, atunci autoritățile de reglementare îi pot aplica sancțiuni corespunzătoare.
Cum se calculează timpul de lucru al unui angajat?
Legea stabilește două tipuri de standarde - o săptămână de lucru de șase zile (36 de ore) și o săptămână de muncă de cinci zile (40 de ore). Adică, lucrătorii pot lucra cinci zile cu o zi de lucru de opt ore, sau șase zile cu o zi de șase ore. Încălcarea acestora este permisă în cazuri rare - cu o contabilitate rezumată sau un program neregulat.
În primul caz, standardele sunt aplicate într-o perioadă mai mare de timp, de exemplu, un trimestru, o jumătate de an etc. Se dovedește că într-o perioadă mai scurtă de lucru, faptul s-ar putea să nu corespundă standardelor actuale, dar nu trebuie să depășească standardele în perioadele de timp mai mari selectate.
Pentru unii lucrători, se poate aplica un tarif zilnic sau săptămânal redus. Cât de exact trebuie să țineți cont de timpul de lucru al angajaților trebuie să fie înregistrat. Foaia de pontaj trebuie să reflecte tot timpul când angajatul nu a lucrat, dar a fost înregistrat la întreprindere.
Astfel de perioade pot include:
- Concediu medical.
- Timp de nefuncţionare etc.
Foaia de pontaj se deschide la începutul lunii, iar la sfârșitul lunii este închisă. La mijlocul lunii, persoana responsabilă rezumă rezultatele intermediare, reflectând datele pentru prima parte a timpului de lucru. Documentul este semnat de șeful departamentului și înaintat departamentului HR pentru verificare. Apoi este transferat la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.
Atenţie! Fișa de pontaj pentru anul 2017 poate fi, ca și în perioadele anterioare, de două tipuri - formularul T-12 și formularul T-13. Prima presupune nu doar înregistrarea timpului de lucru, ci și posibilitatea de a calcula salariile. Formularul T-13 este folosit doar pentru a înregistra timpul de lucru; alte documente sunt folosite pentru a calcula salariul.
Este legal să folosiți sisteme electronice de monitorizare?
Legea prevede obligația angajatorului de a înregistra timpul angajatului. În aceste scopuri, el are dreptul de a utiliza diverse sisteme electronice. Dar pentru a le aplica în practică, administrația companiei trebuie să reflecte acest punct în regulamentele interne și în contractele de muncă încheiate cu angajații.
Dacă acest lucru nu se face, atunci aceste sisteme electronice nu pot fi utilizate.
Folosind diverse mijloace, se înregistrează ora sosirii și plecării din întreprindere. În viitor, un astfel de sistem, bazat pe datele primite, completează automat o foaie de pontaj.
Descărcați formularul și mostra de completare a raportului
Formular de descărcare a foii de pontaj în format Excel, cu și până.
În format Word.
În format Excel.
Atenţie! Dacă motivul absenței este necunoscut, atunci codul literei „NN” trebuie introdus pe buletinul de calificare. În viitor, acest cod va fi rafinat. Dacă angajatul a fost bolnav în această perioadă, codul este corectat la „B”. În cazul în care nu există documente justificative, se introduce codul „PR” în locul codului „NN”.
Sărbătorile au căzut în vacanță
Potrivit Codului Muncii, în cazul în care sărbătorile cad în perioada concediului de odihnă, acestea nu sunt incluse în calculul zilelor calendaristice.
Atunci când unui angajat i se acordă concediu anual, în perioada acesteia, weekend-urile nu sunt notate în foaia de pontaj, deoarece sunt incluse în numărul de zile calendaristice - în locul lor este litera codul „OT” sau denumirea digitală 09 pentru concediul anual. , precum și codul OD sau desemnarea 10 - pentru concediu suplimentar.
Atenţie! Sărbătorile nelucrătoare nu sunt incluse în numărul de zile calendaristice. Prin urmare, în foaia de pontaj, astfel de zile trebuie să fie desemnate prin codul litera „B” sau cu numărul 26.
Un angajat s-a îmbolnăvit în vacanță
Dacă un angajat se îmbolnăvește în timpul vacanței, atunci pentru a confirma acest fapt trebuie să i se acorde un concediu medical acordat în mod corespunzător. Ca urmare, zilele de odihnă trebuie prelungite în timpul concediului medical sau amânate pentru o altă perioadă.
Inițial, timpul de vacanță ar trebui să fie marcat în foaia de pontaj cu codul litera „OT” sau denumirea digitală 09. După acordarea concediului de boală, foaia de pontaj trebuie ajustată - pentru zilele de boală, în loc de desemnarea anterioară, codul „ B” sau se scrie denumirea digitală 19.
Călătoria de afaceri a căzut în weekend
Potrivit scrisorii Ministerului Muncii, toate zilele unei călătorii de afaceri trebuie să fie notate pe foaia de pontaj, chiar dacă cad în weekend. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați desemnările din foaia de pontaj - un cod special de litere „K” sau denumirea digitală 06. În acest caz, nu este necesar să introduceți numărul de ore.
Dacă, în timpul unei călătorii de afaceri, angajatul a lucrat în weekend, atunci în foaia de pontaj sunt marcați cu codul „РВ” - lucrează în weekend sau cu denumirea digitală 03. Numărul de ore de lucru trebuie introdus numai în un caz - când conducerea companiei i-a dat angajatului instrucțiuni specifice, câte ore din zi liberă trebuie să dedice muncii.
Atenţie! Mai multe detalii despre modul în care este plătit sunt notate, precum și alte caracteristici sunt descrise în acest articol.
