Nu există un model strict stabilit pentru redactarea unei împuterniciri pentru dreptul de a semna documente. Întreprinderile și organizațiile au dreptul de a-l scrie în formă liberă sau de a dezvolta propriul șablon pentru un astfel de document. Atât versiunea scrisă de mână, cât și cea tipărită a procurii este potrivită pentru prezentare în scopul propus.
FIȘIERE
Cine și cui poate elibera o împuternicire pentru dreptul de semnătură
Persoanele juridice emit astfel de documente, de regulă, angajaților lor: avocați, contabili șefi, șefi de departamente etc. Actul este de obicei întocmit fie de secretar, fie de avocatul companiei, apoi împuternicirea este predată managerului pentru semnătură.
Nu utilizați procură secundară - este mai bine să eliberați o procură mai multor persoane deodată.
Uneori se eliberează împuterniciri cu drept de substituție, dar aceasta presupune necesitatea ca acest document să fie certificat de către un notar. Prin urmare, cel mai adesea, conducerea organizațiilor preferă să elibereze împuterniciri mai multor reprezentanți deodată.
Principalele caracteristici ale unei procuri pentru dreptul de semnătură
Procura poate fi general(cu puteri nelimitate); special(să execute comenzi în termenul stabilit) sau o dată(pentru implementarea unei sarcini specifice).
Dacă se completează o procură pentru a semna documente strict definite, acestea trebuie introduse foarte clar, de preferință fiecare document ca subparagraf separat.
Puteți prezenta o procură oricărei organizații: cum stat(instanțe, inspectorate fiscale, oficii poștale, fonduri extrabugetare etc.), și comercial(bănci, alte organizații și întreprinderi).
Nu există standarde clar definite pentru completarea unei împuterniciri, totuși, la întocmirea acesteia, trebuie să respectați regulile de bază recomandate în munca de birou la emiterea documentelor de acest fel. Printre altele, o împuternicire pentru dreptul de a semna documente trebuie să includă în mod necesar informații despre principal și informații personale despre persoana autorizată. Aici trebuie indicată și perioada de valabilitate a procurii și a semnăturilor ambelor părți.
Trebuie remarcat faptul că, cu cât competențele mandatarului sunt mai largi, cu atât informațiile mai detaliate despre părți ar trebui incluse în împuternicire.
Cum se scrie o procură pentru dreptul de a semna documente
- În partea de sus a documentului este scris cuvântul „împuternicire” și este indicat numărul procurii pentru fluxul intern de documente, dacă este necesar. Mai jos, pe un rând, se indică localitatea în care se întocmește documentul și data completării acestuia (ziua, luna (în cuvinte), anul).
- În continuare ar trebui să intri Detalii despre persoana juridică-principal: denumirea completă a întreprinderii (indicând forma organizatorică și juridică a acesteia), OGRN, INN, KPP (poate fi găsite în actele constitutive ale organizației), adresa legală și reală a acesteia.
- Apoi completăm postul salariatului în numele căruia se întocmește acest document. De obicei, acesta este un director, director general al unei organizații sau o persoană autorizată să semneze astfel de documente: numele său de familie, prenumele, patronimul (prenumele și patronimul pot fi indicate ca inițiale), precum și documentul pe baza căruia actele principale (de regulă, în acest document) trebuie să fie indicate.
- Acum informații personale despre director. Aici se introduc numele de familie, prenumele, patronimul și actul de identificare (nume, serie, număr, când și de către cine a fost eliberat), înregistrarea la locul de reședință.
- Următoarea parte a documentului conține detalii descrierea autoritatii, pe care mandantul o încredințează reprezentantului autorizat: aici trebuie să introduceți o listă completă a documentelor pe care reprezentantul are dreptul să le semneze.
- Apoi este indicat termen, pentru care a fost emisă împuternicire. În rândul corespunzător, trebuie să introduceți data până la care împuternicirea este valabilă. Aici puteți specifica orice perioadă, dar dacă nu există numere specifice, atunci împuternicirea va fi considerată automat valabilă timp de un an de la data semnării.
- După aceasta, trebuie să indicați dacă reprezentantul are dreptul de a încredinţa autoritatea cuiva.
- În continuare, persoana împuternicită își pune semnătură, care este certificat de șeful organizației. Acesta din urmă semnează și împuternicirea și pune sigiliul companiei.
Trebuie spus că din 2016, persoanele juridice nu sunt obligate să folosească sigilii la întocmirea documentelor.
După scrierea împuternicirii
Legea nu obligă mandanții să certifice toate împuternicirile eliberate de notari. Cu toate acestea, există anumite tipuri de împuterniciri care mai trebuie să fie legalizate. În special, este necesară certificarea împuternicirilor prezentate anumitor organizații guvernamentale (de exemplu, instanțe), precum și efectuarea anumitor acțiuni (primirea documentelor de la organele guvernamentale etc.). Aici ar fi mai bine să apelați la un notar și să vă consultați în mod specific în cazul dumneavoastră.
Datorită cerințelor existente impuse de prevederile actuale ale legislației Federației Ruse privind contabilitatea, o structură comercială poate solicita eșantion de comandă pentru dreptul de a semna documentația primară.
Acest tip de comandă este diferit anumite caracteristici, în ceea ce privește scopul, conținutul, precum și proiectarea structurală.
Conform recomandărilor Ministerului Finanțelor al Federației Ruse, care au fost date în legătură cu anumite prevederi ale legii „Cu privire la contabilitate”, șeful fiecărei structuri comerciale implicate în activități economice, trebuie să aprobe o anumită listă de persoane care au dreptul de a semna documentația contabilă primară.
Acest post intern de departament se bazează pe prevederile de lucru și articolele nr. 402-FZ. Poate fi evaluat ca factor determinant continuitatea normelor legale care au fost stabilite la paragraful 3 al paragrafului 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, care era în vigoare anterior.
Înainte de aceasta, în actele juridice care reglementează procesul contabil, au fost prescrise cerințe specifice privind necesitatea ca conducatorul societatii sa aprobe o lista cu persoanele care au dreptul de a lasa o semnatura personala pe documentatia primara.
În prezent, normele legislative actuale nu reglementează în niciun fel procedura de dobândire de către persoanele relevante a autorităţii care le permite să semneze documente primare. Realitățile moderne ale întreprinderilor rusești arată cel mai adesea că astfel de puteri sunt consolidate prin emiterea unui ordin special de către conducătorul organizaţiei:
- Un ordin de la șeful companiei de a transfera dreptul de a semna documente primare unei anumite persoane sau grup de persoane.
- Procura pentru a transfera dreptul de a semna actele incluse în lista documentației primare.
Pentru a obține informații mai detaliate despre fiecare dintre aceste metode, ar trebui să le luați în considerare separat.
Ce certifică?
În acest caz, principalul criteriu de distincție între ordinul unui manager de a transfera dreptul de semnătură și o procură pentru acesta este că ordinul se poate aplica exclusiv angajaților organizațieiîn timp ce împuternicirea poate fi transferată oricărei alte persoane.
Principala cerință într-o astfel de situație va fi ca managerul să includă în împuternicire o listă a persoanelor care o pot folosi. Diverse ramuri juridice reglementează procesul de întocmire a ordinelor și împuternicirilor, în mod specific, Codul Muncii și Codul civil;
Dacă este nevoie să semnăm doar documente interne ale companiei, atunci soluția optimă ar fi alegerea întocmirii unui ordin, acționând ca sursă de reglementare, care atestă transferul dreptului de semnare pe documentația primară. Este demn de remarcat faptul că în acest caz nu este necesară delegarea altor persoane de competențe suplimentare.
În același timp, dacă este necesară semnarea anumitor documentații cu transferul său ulterior în afara organizației, de exemplu, documentația de însoțire pentru transportul mărfurilor sau o factură, atunci într-o astfel de situație este necesar să se întocmească un document corespunzător. Împuternicire.
Există o nevoie importantă de a reflecta atât în ordin, cât și în împuternicire următoarele informații:
- datele personale ale persoanei care deține autoritatea corespunzătoare;
- o listă cu anumite documente care pot fi semnate de o persoană autorizată.
În plus, în fiecare dintre aceste situații, șeful companiei atestă semnătura unei persoane, învestit cu autoritate, care este indicat de aceeași persoană într-un domeniu special al procurii sau ordinului.
Astfel de procese sugerează necesitatea unei proceduri de identificare a semnăturii, care trebuie să aparțină persoanei care și-a pus propria semnătură pe foaia matricolă. Această etapă este extrem de necesară datorită faptului că în prezent aproape toate controalele fiscale sunt efectuate cu identificarea contrapărților care refuză în mod deliberat să își îndeplinească propriile obligații fiscale.
Chiar dacă managerii direcți ai contrapărților nu întreprind nicio măsură pentru a abandona activitățile companiei și recunosc faptul că aceștia acționează ca adevărații manageri ai structurii comerciale, Serviciul fiscal începe să inițieze un studiu de scriere de mână, ceea ce poate confirma faptul că semnăturile de pe documentație nu sunt semnături ale conducerii.
În cele din urmă, aceasta va servi drept bază pentru impozitare refuză oficial să recunoască astfel de cheltuieli pentru întreprindere eu.
Astăzi, se obișnuiește să se înțeleagă cheltuielile documentate ca fiind toate cheltuielile care au dovezi documentare. În acest caz, toate documentele justificative trebuie întocmite în conformitate cu prevederile actuale ale legislației Federației Ruse.
Toate documentele cu date nesigure sau contradictorii sau informații incomplete, nu poate servi drept bază pentru dobândirea de avantaje fiscale. Datorită faptului că documentația primară conține semnătura unei persoane care nu are autoritatea corespunzătoare, acest document va fi recunoscut ca conține informații false. Ca urmare, nu poate confirma în niciun fel deducerea TVA.
Colectarea probelor
Până în prezent, nu există un singur act legislativ care să impună necesitatea verificării semnăturii contrapărții. Dar, în ciuda acestui fapt, managerii din ce în ce mai prudenți ai organizațiilor comerciale cer de la toate contrapărțile lor mostre speciale de semnătură, deținută de persoane care răspund direct de semnarea documentației primare, precum și a facturilor.
Astfel de mostre pot fi o copie a unui pașaport, o copie a cardurilor bancare din plastic cu semnătura proprietarului sau o procură, care va indica semnătura unei persoane autorizate. Într-o altă situație, dacă firma nu îndrăznește să solicite astfel de documente, se poate confrunta cu anumite consecințe neplăcute.
Rezultate
După cum arată practica majorității organizațiilor comerciale, monitorizarea puterilor persoanelor care își lasă semnătura pe documentația primară este o procedură destul de complexă și nu întotdeauna fiabilă.
Acest lucru este valabil mai ales pentru operațiunile desfășurate de companii mari cu o cifră de afaceri mare de mărfuri și numerar, care cooperează cu un număr mare de contrapărți. În general, pentru a crește eficiența unor astfel de verificări, este necesar să se creeze o divizie separată care să lucreze împreună cu departamentul de contabilitate.
În același timp, trebuie menționat că consecințele negative reale la semnarea documentației primare de către o persoană fără autoritatea corespunzătoare pentru contribuabil pot apărea numai atunci când baza generală de dovezi indică faptul că toate tranzacțiile cu o astfel de contraparte au fost fictive.
Pot apărea circumstanțe similare în cazul în care contrapartea se dovedește a fi o companie-protecție, șeful companiei refuză categoric să semneze, o examinare va confirma falsificarea semnăturii, compania nu a plătit impozite și așa mai departe.
Pe baza acestui fapt, dacă reprezentanții companiei reușesc în continuare să adune o cantitate suficientă de dovezi care să confirme realitatea operațiunilor și, de asemenea, dacă există un nivel adecvat de precauție atunci când alegeți un partener, atunci este foarte posibil. organizația va putea elimina toate pretențiile din serviciul fiscal. Procese similare au loc la autoritățile fiscale superioare sau în instanță.
Puteți afla cum să transferați acest lucru chiar din acest videoclip.
Documentele sunt avizate nu numai de manager, ci și de alți angajați - în limitele funcționalității acestora. Astfel, contabilii avizează bilanţuri, conturi şi rapoarte de reconciliere, economişti – planuri, rapoarte şi calcule, avocaţi – contracte, caiet de sarcini şi revendicări, ofiţeri de personal – ordine de personal, carnete de muncă şi memorii. Cine și ce anume este autorizat să vizeze este inclus în exemplul de ordin care acordă dreptul de semnătură sau procură.
Se distinge dreptul de prima și a doua semnătură. Prima aparține liderului. Pentru a acorda un astfel de drept, se folosește un exemplu de ordin în dreptul primei semnături. Al doilea este oferit unui reprezentant autorizat - un angajat al unei organizații bugetare. Astfel de informații se reflectă în:
- comanda;
- Descrierea postului;
- poziţie;
- împuterniciri.
Primele trei se referă la documentația internă. Este inacceptabil să le înregistrezi pe numele unei persoane care nu are o relație de muncă cu organizația. Dar o procură poate fi eliberată atât unei persoane obișnuite, cât și unui terț.
Dreptul de a semna documente primare: ordin sau procură
Orice opțiune este potrivită, dar este necesar să se precizeze ce documente poate viza angajatul. Se întâmplă ca departamentul de contabilitate să elibereze o împuternicire pentru a semna un bon de livrare o singură dată - pentru a primi un anumit lot de mărfuri sau produse. De obicei vorbim despre acordarea de puteri unei persoane care îndeplinește ocazional astfel de sarcini.
Directorul trebuie să aprobe lista persoanelor autorizate să semneze documentele primare prin ordin.
Responsabilitatea pentru executarea unei tranzacții comerciale și acuratețea datelor revine persoanei care a vizat documentul primar, și nu persoanei care ține evidența contabilă.
De asemenea, mandatele diferă. Astfel, o procură este limitată la perioada specificată în ea. Actele locale sunt valabile până la încetarea raportului de muncă cu salariatul sau până la anularea acestuia sau adoptarea unei noi versiuni. Puteți specifica durata puterilor în documentul în sine, de exemplu, setați o perioadă de un an. Adesea, competențele sunt atribuite pentru perioada de absență a unui angajat, perioada în acest caz este determinată de perioada de înlocuire.
Ce să scrieți în comandă
Formulările sunt la latitudinea administrației. De obicei, un exemplu de ordin pentru dreptul de a semna documente conține fraze generale, iar o procură detaliază drepturile. Dacă vorbim de avizarea contractelor, reprezentarea intereselor unei organizații bugetare în instituții terțe, organe guvernamentale, atunci este indicat să se elibereze o procură. Contrapărțile insistă întotdeauna asupra confirmării autorității reprezentantului, solicitând o împuternicire.
Exemplu de comandă din dreapta pentru semnarea documentelor primare
Acordul, factura, bonul de livrare, factura sunt cele mai comune documente oficiale ale contabilitatii primare. Lista este deschisă: administrația o poate extinde prin stabilirea altor forme în politica contabilă.
Documentul primar confirmă în primul rând faptul unei tranzacții comerciale. Și servește și ca bază pentru înregistrarea tranzacțiilor în conturi. Eliberat la finalizarea faptului sau după finalizarea tranzacției.
Exemplu de comandă pentru dreptul de a semna documente financiare
Documentele financiare arată solvabilitatea și rentabilitatea. În acest sens, bilanțul este informativ. Acesta reflectă poziția financiară la sfârșitul perioadei. Privind bilanțul, un specialist poate determina cu ușurință dacă contrapartea are surse de fonduri, proprietăți sau doar datorii și obligații. Alte documente financiare: contul de profit și pierdere consolidat, situația fondurilor și utilizarea acestora.
Împrumuturile și contractele de credit pot fi, de asemenea, clasificate drept titluri financiare.
Exemplu de comandă din dreapta pentru semnarea facturilor
Exemplu de ordin pe care să îl semneze contabilul șef
Anterior, documentele bănești și de decontare nesemnate de contabilul-șef erau considerate nevalide și nu erau acceptate spre executare. Odată cu adoptarea Legii federale „Cu privire la contabilitate” nr. 402, situația s-a schimbat. Potrivit art. 73, contabilitatea trebuie să fie încredințată de șef contabilului șef. Opțiunile alternative includ un alt angajat și un contabil terță parte. Managerului îi este permis să efectueze contabilitate personal, cu excepția cazului în care vorbim despre o organizație de credit.
Cum să revocați drepturile de semnătură
Un act emis anterior este anulat prin emiterea unuia nou - unul de abrogare. Acesta trebuie să indice:
- care act se abrogă;
- de la ce data;
- coloană pentru referință.
Informarea persoanei autorizate despre anulare este obligatorie. O astfel de persoană poate semna atât pe comanda în sine, cât și pe o foaie de familiarizare separată.
O procură executată pe antetul organizației este anulată printr-un document administrativ al șefului. Autentificat notarial - de notar. Furnizarea informațiilor este obligatorie, ca și în cazul anulării.
Vechea Lege a contabilității impunea ca lista persoanelor autorizate să semneze documente primare să fie aprobată de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Noua Lege nu prevede nici aprobarea listei, nici acordul acesteia cu nimeni. Totodată, potrivit Ministerului de Finanțe, șeful companiei trebuie să stabilească în continuare lista persoanelor care au dreptul să semneze documente primare.
Unul dintre următoarele documente poate confirma autoritatea de a semna documente:
- document administrativ intern pentru organizație (un ordin semnat de șef sau un regulament aprobat de acesta cu privire la dreptul de a semna documentele);
- o împuternicire în numele organizației, întocmită în conformitate cu cerințele Codului civil, adică din nou semnată de șef.
De obicei, un ordin deleagă dreptul de a semna acele documente care nu părăsesc niciodată pereții organizației. Într-adevăr, ca regulă generală, documentele administrative interne ale unei companii nu se aplică terților (care nu fac parte din personalul acesteia). În cazuri foarte rare, reglementările stabilesc că dreptul de a semna un anumit tip de document în numele unei organizații este acordat altor persoane prin ordin. Aceste documente includ facturi.
Dar se întâmplă ca contrapărțile să solicite o împuternicire pentru a verifica autoritatea celui care semnează documentul. Apoi, pentru a evita disputele inutile, puteți emite o împuternicire sau atât un ordin, cât și o împuternicire.
O procură, spre deosebire de ordin, este întotdeauna eliberată unei anumite persoane, și nu unei persoane care deține o anumită funcție. Puteți indica poziția în procură, dar acest lucru nu este necesar. De obicei, o procură este eliberată pentru o anumită perioadă. Dacă perioada de valabilitate nu este specificată în împuternicire, atunci aceasta este valabilă un an de la data executării acesteia.
Nu vă puteți lipsi de o procură atunci când transferați dreptul de a semna documente primare în numele companiei unei persoane care nu este angajatul acesteia.
Când vorbim despre un angajat al unei organizații, aceasta ar trebui să se reflecte în contractul său de muncă sau în fișa postului, cu care trebuie să fie familiarizat cu semnătura, obligația sa de a întocmi documentele primare, dreptul de semnătură care i se acordă.
Și în ciuda faptului că legea nu obligă managerul să aprobe o listă de persoane care au dreptul să semneze documente în numele companiei, întocmirea și aprobarea unei astfel de liste nu va strica.
Este bine atunci când toată lumea din organizație știe cine este responsabil pentru execuția unui anumit document și pentru primirea lui la timp de către departamentul de contabilitate.
Să ne concentrăm separat asupra semnăturii contabilului șef din contul principal. După cum vă amintiți, vechea Lege nr. 129-FZ prevedea că fără semnătura contabilului șef, documentele bănești și de decontare sunt considerate nevalide și nu trebuie acceptate pentru executare. Nu există o astfel de prevedere în Legea nr. 402-FZ. Aceasta înseamnă că semnătura contabilului șef poate să nu fie pe documentul principal. Dar există o serie de excepții.
În primul rând, documentele de numerar. Directiva Băncii Rusiei nr. 3210-U prevede că documentele de numerar trebuie semnate de contabilul șef, deși managerul poate autoriza o altă persoană. Deci pentru valabilitatea acestor documente nu este necesară semnătura contabilului-șef dacă acestea au fost semnate de un alt angajat autorizat. Dar contabilul-șef însuși nu are nevoie de o procură sau de un ordin pentru a semna documente de numerar. El are dreptul să semneze aceste documente în virtutea funcției sale.
În al doilea rând, facturile. Totul este la fel aici - Codul Fiscal impune semnătura contabilului șef, dar permite transferul acestor competențe către o altă persoană.
Citiți textul integral al seminarului în revista „Cartea generală. Sala de conferințe” 2015, Nr. 03
