Ce documente ar trebui folosite pentru a documenta inventarul? Aceste forme ar trebui unificate sau pot fi dezvoltate independent? Ce cerințe trebuie îndeplinite? Vom răspunde la toate aceste întrebări în acest articol și vom oferi, de asemenea, o listă de formulare unificate destinate înregistrării activităților de inventar.

Documentarea inventarului

Toate activele și pasivele companiei sunt supuse inventarierii, se efectuează pentru a afla dacă disponibilitatea reală a obiectelor în întreprindere corespunde cu ceea ce este indicat în registrele contabile. Într-o serie de cazuri, inventarierea este necesară: la schimbarea persoanei responsabile financiar, înainte de întocmirea bilanţului anual, în timpul reorganizării, lichidării etc. (clauza 22 din ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 28 decembrie 2001 nr. 119n).

Inventarul trebuie documentat. În acest scop se întocmesc comenzi corespunzătoare, acte de inventariere, inventare de obiecte de inventar, foi de potrivire, certificate diverse, și jurnalele contabile. Toate documentele privind rezultatele inventarului se întocmesc în cel puțin două exemplare. Comisia ar trebui să verifice disponibilitatea proprietății numai în prezența unor persoane responsabile din punct de vedere material.

Organizația poate folosi atât formulare unificate ale documentelor enumerate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică (Rezoluția Goskomstat nr. 88 din 18 august 1998; nr. 26 din 27 martie 2000), cât și formulare de inventar elaborate în interior.

Toate formularele de situații de inventar „primare” utilizate sunt aprobate de șeful societății și sunt întocmite ca anexă la politica contabilă. La pregătirea propriilor formulare de documente de inventar, trebuie să respectați cerințele paragrafului 2 al art. 9 din legea din 6 decembrie 2011, conform caruia formularul primar trebuie sa contina urmatoarele detalii obligatorii:

• denumire („Actul de inventariere a obiectelor de inventar”, „Lista de inventariere a mijloacelor fixe”, etc.),
• data compilarii,
• numele organizației care a întocmit documentul,
• conținutul operațiunii comerciale și reflectarea unităților de măsură, cantitate și valoare, în acest caz se referă la obiecte de inventar,
• funcțiile persoanelor responsabile și semnăturile acestora cu stenograme.

Puteți lua ca bază formele unificate ale actului de inventar și alte documente, modificând liniile existente în ele sau adăugând altele noi, dar toate detaliile de mai sus ale inventarului „primar” trebuie să fie prezente.

Act de inventariere si alte documente

În primul rând, șeful organizației emite un ordin de efectuare a inventarierii, în care numește o comisie de inventariere formată din angajați. Ordinul poate fi intocmit folosind formularul unificat INV-22.

La efectuarea unui inventar al mijloacelor fixe, rezultatele acestuia sunt documentate în documentul „Lista de inventariere a mijloacelor fixe” conform formularului INV-1. Se întocmește un inventar pentru fiecare locație de stocare a sistemului de operare, separat pentru proprietățile proprii și închiriate. O copie a formularului de inventar pentru mijloacele fixe închiriate este transferată locatorului.

De asemenea, sunt prevăzute stocuri de imobilizări necorporale (INV-1a), mărfuri și materiale (INV-3), pentru metale prețioase ca parte a diverselor dispozitive (INV-8a), pentru valori mobiliare și BSO (INV-16).

Sub formă de act, un inventar de numerar (INV-15), obiecte de inventar (INV-4, INV-6), decontări cu debitorii și creditorii (INV-17), cheltuieli amânate (INV-11) etc. este intocmit.

Actele asupra inventarului (mai jos este dat un eșantion) și inventarele sunt semnate de toți membrii comisiei, în plus, persoanele care poartă responsabilitatea financiară trebuie să semneze și inventarele. Lipsa semnăturilor în documente poate duce la ca rezultatele inventarierii să fie considerate nesigure.

Actul de inventariere, al cărui eșantion este dat, se întocmește în formularul INV-1 pentru mijloace fixe.

Dacă în timpul inventarierii se descoperă o discrepanță între datele contabile și prezența efectivă a mijloacelor fixe sau a imobilizărilor necorporale, este necesară întocmirea unei declarații de corespondență (formular INV-18). Indică surplusurile sau lipsurile identificate. Comisia solicită explicații persoanelor responsabile din punct de vedere financiar cu privire la discrepanțe obținute în timpul inventarierii și ia decizia de a anula deficitul drept costuri ale companiei sau de a recupera de la persoanele vinovate. Surplusurile sunt contabilizate la prețurile curente ale pieței.

Pe baza rezultatelor activităților de inventariere, se întocmește o Situație de Rezultate (Formular INV-26), care reflectă surplusurile și lipsurile identificate defalcate pe conturi contabile. Declarația este semnată de directorul, contabilul șef și președintele comisiei de inventariere.

Exemplu de raport de inventar:

Tabel de inventar (formulare unificate)

În tabelul de mai jos sunt enumerate toate formularele unificate aprobate prin rezoluții ale Comitetului de Stat pentru Statistică din 18 august 1998 nr. 88 și din 27 martie 2000 nr. 26.

Numărul formularului	Format document	Nume
		Lista de inventariere a mijloacelor fixe
		Lista de inventariere a activelor necorporale
		Eticheta de inventar
		Lista de inventar a articolelor de inventar
		Raportul de inventar al articolelor de inventar expediate
		Lista de inventar a articolelor de inventar acceptate pentru păstrare
		Actul de inventariere a articolelor de inventar aflate în tranzit
		Act de inventariere a metalelor pretioase si a produselor realizate din acestea
		Inventar de metale prețioase conținute în piese, semifabricate, unități de asamblare (ansambluri), echipamente, instrumente și alte produse
		Act de inventariere a pietrelor prețioase, a diamantelor naturale și a produselor realizate din acestea
		Raport de inventar al reparațiilor neterminate ale mijloacelor fixe
		Actul de inventariere a cheltuielilor viitoare
		Raport de inventar în numerar
		Lista de inventariere a valorilor mobiliare și forme de documente de raportare stricte
		Actul de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori
Anexă la formularul INV-17		Ajutor pentru actul de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori
		Situație comparativă a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe
		Foaie de comparație a rezultatelor inventarului
		Ordin (decret, ordin) de a efectua un inventar
		Jurnal de bord pentru monitorizarea implementarii ordinelor (decrete, instructiuni) privind inventarierea
		Acționează asupra verificării de control a corectitudinii inventarului de valori
		Jurnal de bord pentru verificări de control al corectitudinii stocurilor
		Declarația rezultatelor identificate prin inventar

Se întocmește un act în formularul INV-4 pentru articolele de inventar, care la momentul inventarierii nu mai sunt depozitate în depozitele întreprinderii, adică au fost trimise consumatorului/destinatarului, dar nu au fost încă plătite. Perioada lor de plată nu a expirat încă sau plata lor este restante.

Formularul INV-4. Acționează asupra inventarului articolelor de inventar expediate

Vizualizați formularul pentru raportul de inventar al articolelor de inventar expediate: pagina 1 pagina 2

Exemplu de completare a formularului INV-4. Acționează asupra inventarului articolelor de inventar expediate

Vizualizați un exemplu de act privind inventarul articolelor de inventar: pagina 1 pagina 2

Reguli de completare a formularului INV-4

Astfel, adevărata stare de fapt nu poate fi dezvăluită decât prin compararea sumelor din conturile contabile cu documentele care însoțesc mărfurile expediate și copiile documentelor de plată prezentate de cumpărători (ordine de plată, facturi etc.).

Formularul INV-4 se completează și la schimbarea persoanei responsabile material pentru depozitarea articolelor de inventar și în timpul unui inventar general la întreprindere.

Actul se intocmeste de persoana responsabila financiar: un angajat al depozitului sau unul dintre membrii unei comisii de inventariere special creata prin ordin al conducerii.

Formularul INV-4 este întocmit în două exemplare. Unul cu toate semnăturile este trimis la compartimentul de contabilitate, celălalt rămâne în depozitul/unitatea în care a avut loc inventarierea și s-a întocmit acest document, cu persoana responsabilă financiar.

Inventarierea bunurilor si materialelor este insotita de intocmirea inventarelor speciale, care contin informatii despre disponibilitatea si cantitatea de bunuri si materiale. Articolele de inventar care au fost expediate cumpărătorului, dar nu au fost încă plătite de acesta, sunt, de asemenea, supuse inventarierii, cu toate acestea, pentru a reflecta informații despre aceste valori, se completează un document separat, numit actul de inventar al articolelor de inventar expediate. INV-4.

De exemplu, am completat formularul INV-4, eșantionul completat poate fi descărcat în partea de jos a articolului.

În ceea ce privește articolele de inventar care nu au fost expediate și se află în depozitele organizației, se completează lista de inventar INV-3, al cărei formular și eșantion pot fi descărcate.

Articolele de inventar acceptate pentru păstrare sunt reflectate în , iar articolele de inventar aflate în tranzit sunt reflectate în .

Umplerea probei

Actul conține informații cu privire la acele bunuri și materiale care au fost expediate cumpărătorului, dar plata pentru acestea nu a fost încă primită din cauza termenului limită care nu se apropie sau deja scade.

Actul se completează de către comisia de inventariere în două exemplare (pentru persoana responsabilă și compartimentul contabilitate). Se aprobă componența comisiei.

Procedura de completare a „antetului” actului INV-4 nu este diferită de completarea unei părți similare din inventarul INV-3. Sunt indicate informații standard despre organizație și inventarul în sine (momentul implementării sale, numărul și data comenzii). Numărul de cont în acest caz este indicat ca 45.

În partea tabelară a formularului INV-4, sunt completate informații despre articolele de inventar care au fost expediate, dar neplătite. Datele sunt introduse pe baza documentelor relevante care confirmă expedierea produselor, mărfurilor, precum și conform datelor contabile.

Indicatorii documentari sunt comparați cu indicatorii contabili. Dacă sunt identificate abateri într-o direcție sau alta, atunci este necesar să se întocmească o fișă de comparație pe baza acestor abateri. Aceasta se face de către departamentul de contabilitate pe baza copiei primite a raportului de inventar INV-4.

Raport de inventar al articolelor de inventar (formular și eșantion)

Aproape orice organizație deține articole de inventar (denumite în continuare și bunuri și materiale). În timpul inventarierii acestora, disponibilitatea reală a articolelor de inventar este verificată prin inspectarea fiecăruia dintre ele. Ca urmare a unui astfel de audit, organizația trebuie să întocmească un raport de inventar al articolelor de inventar.

Inventarierea bunurilor si materialelor

Obiectele inspecției luate în considerare sunt:

• inventarele de producție;
• produse finite;
• bunuri;
• alte provizii.

Procedura de realizare a inventarului este prevăzută în Instrucțiunile metodologice ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 13 iunie 1995 N 49.

În timpul inventarierii, pe lângă act, se întocmește o fișă de inventar (inventar) a articolelor de inventar (forma acestui document este furnizată de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse în Rezoluția nr. 88 din 18 august 1998) .

Conține informații despre disponibilitatea reală a mărfurilor și materialelor în depozitele organizației, precum și în alte locuri în care acestea se află în toate etapele.

Inventarul include informații pentru fiecare articol de inventar:

• Nume;
• specie, grup;
• cantitate;
• varietate, etc.

Dacă articolele individuale de inventar au ajuns la organizație în timpul perioadei de inspecție, se creează o declarație separată în legătură cu acestea.

Raport de inventariere conform formularului unificat INV-4

Se păstrează documentație separată în legătură cu articolele de inventar expediate.

Inventarul în raport cu acestea include controlul asupra sumelor înregistrate în conturile contabile.

În mod convențional, o astfel de verificare poate fi împărțită în două părți:

• verificarea mărfurilor și materialelor expediate pentru care plata nu este restante;
• verificarea mărfurilor și materialelor expediate pentru care destinatarul expedierii este restante la plată.

La verificarea fiecăreia dintre aceste părți se întocmesc acte separate INV-4.

Pentru fiecare expediere individuală de bunuri și materiale „care nu este întârziată”, actul reflectă:

• denumirea mărfurilor și materialelor;
• număr specific de articole de inventar;
• preţ;
• ziua expedierii;
• documente justificative.

Pentru fiecare transport individual „întârziat” de bunuri și materiale, actul reflectă:

• detaliile cumparatorului;
• denumirea mărfurilor și materialelor;
• preţ;
• ziua expedierii;
• detaliile documentului de plată.

Formular de raport de inventar pentru articolele de inventar expediate

Procedura de completare a formularului conform formularului INV-4

Actul se întocmește de comisia de inventariere, a cărei componență se aprobă prin ordin al șefului.

Actul reflectă informațiile de mai sus pentru fiecare transport.

Actul conține părțile din față și din spate. Informațiile din spate sunt o continuare a informațiilor din față. Reversul trebuie să conțină suma totală a actului și semnăturile tuturor membrilor comisiei de inventariere.

La finalizarea inventarierii, actul INV-4 trebuie completat în două exemplare (unul dintre ele trebuie trimis la departamentul de contabilitate, celălalt la funcționarul responsabil financiar corespunzător).

Exemplu de completare a unui raport de inventar al articolelor de inventar expediate

Pe lângă cele de mai sus, este important de reținut: începând din 2013, organizațiile nu trebuie să utilizeze formulare unificate (inclusiv actul de inventariere a articolelor de inventar în formularul INV-4). Pentru a ține cont de rezultatele inventarierii, organizația are dreptul să elaboreze și să aprobe propriile formulare de documentație indicând toate detaliile necesare acestei operațiuni. După aceasta, organizația are dreptul de a efectua un inventar al bunurilor și materialelor folosind propriile formulare de documentare.

Atunci când se efectuează un inventar al articolelor de inventar, există un grup separat de bunuri, produse, materiale care au fost expediate cumpărătorului, dar plata pentru acestea nu a fost încă primită. Pentru aceste articole de inventar este necesară întocmirea unui raport de inventar al articolelor de inventar expediate, formular INV-4. Puteți descărca acest formular, precum și o mostră de completare a actului, la finalul articolului.

În general, atunci când se efectuează un inventar de bunuri și materiale, care includ materiale, mărfuri, produse finite, inventare etc., se completează un formular de listă de inventar INV-3. Bunurile expediate, dar neplătite, nu sunt reflectate în acest inventar. Informațiile despre astfel de bunuri și produse sunt înscrise în actul de inventar, formular INV-4.

Articolele de inventar acceptate pentru păstrare sunt supuse reflectării în lista de inventar, formular INV-5, un eșantion din care poate fi descărcat. Articolele de inventar care sunt în tranzit sunt reflectate în.

Actul INV-4 include articole de inventar expediate pentru care nu a sosit încă termenul de plată, precum și articole de inventar expediate pentru care plata nu a fost primită la timp.

Comisia de inventariere aprobată de comisia de inventariere completează și formularul pentru raportul de inventariere a mărfurilor și materialelor expediate, în două exemplare, un exemplar este transferat la compartimentul de contabilitate, al doilea rămâne la persoana responsabilă material.

Exemplu de completare a actului INV-4

Formularul trebuie completat pe ambele părți.

Pe partea din față, „antetul” actului este completat în mod standard, similar cu completarea listei de inventar INV-3, o mostră din care poate fi descărcată.

Actului i se atribuie un număr de serie unic și se stabilește data de completare a formularului INV-4.

Comisia introduce date despre mărfurile, materialele și produsele expediate în partea tabelară a formularului de raport de inventar.

Pentru fiecare nume este completat un rând separat al tabelului.

Fiecare linie are 16 coloane:

1 — numărul articolului;

2, 3 – numele și OKPO ale cumpărătorului, adică persoana căreia i-au fost expediate bunurile;

4, 5 – denumirea, caracteristicile și numărul articolului articolelor de inventar;

6, 7 – denumirea și OKI ale unității de măsură;

8 – data expedierii mărfurilor către cumpărător;

9 – 13 – coloanele se completează pe baza documentelor de expediere (, documente de decontare și de plată) – denumirea documentului, data și numărul acestuia, numărul de mărfuri expediate sub acest document pentru un anumit nume de mărfuri și materiale și se înscriu suma pentru care au fost expediate;

14, 15 - coloanele sunt completate pe baza datelor contabile - numărul de mărfuri expediate, produse și cantitatea de expediere.

16 – în nota pentru mărfuri expediate dar neachitate la termen se scrie numele cumpărătorului.

Astfel, pentru fiecare articol de mărfuri și materiale, se completează un rând separat în tabel și se afișează valorile totale din coloanele 12-15.

Datele reale din documente sunt verificate cu datele contabile și sunt identificate discrepanțe.

În partea de jos a formularului de raport de inventar INV-4, suma tuturor bunurilor și materialelor expediate, dar neplătite, conform raportului, este scrisă cu majuscule.

Toți membrii comisiei și-au pus semnătura mai jos.