Кожному роботодавцю необхідно фіксувати кількість годин, відпрацьованих працівниками. У цьому організаційно-правова форма підприємства немає значення. Необхідний для заповнення документ названий табелем обліку робочого дня.
Для цього Федеральна служба державної статистики розробила і затвердила кілька різних бланків:
- Форма 0504421. Застосовується на бюджетних підприємствах. Інша назва паперу – табель обліку використання робочого дня (ТУРВ).
- Форма № Т-12.
- Форма № Т-13
Документи почали застосовувати на підставі відповідної Постанови № 1 від 5/01/2004. Завантажуйте бланки форми № Т-12 та форми № Т-13 у форматі Word та Excel у цій статті.
Наявність табеля дозволяє бухгалтерії та відділу кадрів організації:
- Враховувати годинник, який провів на робочому місці кожен із найманих трудящих.
- Тримати під контролем дотримання робочого розпорядку (явки/відсутність, запізнення).
Зазначені відомості допомагають у розрахунку заробітної плати щодо кожного працівника та складання статистики. Маючи в своєму розпорядженні табельну інформацію, співробітник кадрового відділу зможе обґрунтувати накладені на працівника санкції (наприклад, за запізнення). А бухгалтер – роз'яснити, наскільки правомірними є виплати компенсацій та інших посібників.
Відповідно до ст. 62 ТК РФ, трудящий має право запросити у роботодавця виписку зі своїми даними з табеля.
Зверніть увагу: з січня 2013 р. уніфіковані форми документа не є обов'язковими. Хоча їхній формат простий і зручний у використанні. При цьому з роботодавців не знімається обов'язок ведення цього обліку. Про це говорить Трудовий Кодекс (частина 4 стаття 91). Керівники мають право контролювати час роботи співробітників будь-яким зручним способом.
Контролюючий орган
Встановлені форми первинних паперів обліку мають вказівки щодо використання:
- Формуванням та веденням документації слід займатися лише уповноваженій особі.
- На підпис папір надається керівництву підрозділу та співробітнику відділу кадрів.
- Потім табель обліку робочого часу в Excel передається працівнику відділу бухгалтерії.
Конкретної посади, представнику якої належить заповнення ТУРВ, правилами не передбачено. Керівником може бути призначено будь-якого співробітника.
Після вибору відповідальної особи готується наказ чи зобов'язаний фіксується у трудовій угоді обраного працівника. Інакше працівник має право не займатися табелюванням.
Якщо організація має значний штат, відповідальну особу обирають у кожному відділі. Ведення ТУРВ відбувається так:
- Протягом розрахункового місяця призначений працівник фіксує інформацію щодо свого підрозділу.
- Далі керівник відділу звіряє всі дані та загальне оформлення. За відсутності помилок підписує табель та передає його кадровому працівникові.
- Працівники відділу кадрів проводять звірку даних, фіксують потрібні своєї діяльності параметри. Після цього папір засвідчується підписом і перенаправляється до бухгалтерії.
Маленькі організації дотримуються спрощеного ланцюжка. Вони вести табель належить кадровому відділу.
Відмінність між бланками
Форма Т-13 застосовна в організаціях, які мають спеціальний турнікет. Так називається система, яка автоматично фіксує час приходу співробітників працювати – з її допомогою можна відстежити чиюсь неявку.
Універсальним документом вважається форма №Т-12. Її структура відрізняється від форми № Т-13 наявністю додаткового Розділу 2. Ця колонка використовується для фіксації матеріальних розрахунків із трудящими за виконаною ними роботою. Якщо розрахунки із співробітниками вносяться до окремого бланку, то зазначений розділ не заповнюється. Завантажити табель можна тут:
Внесення даних
Щоб уникнути помилок, необхідно ретельно розібратися, як заповнити табель обліку робочого часу. Уповноважена особа може скористатися одним із двох варіантів:
- Суцільне наповнення. Для цього способу характерне щоденне внесення інформації щодо кожного працівника (прийшов/не прийшов).
- Заповнення за відхиленнями. У цьому варіанті фіксуються тільки співробітники, що запізнилися або не з'явилися на роботу.
Як приклад, можна розглянути форму Т-13 з використанням суцільного методу внесення. Правила заповнення табеля обліку робочого часу виглядають так:
- У правому верхньому кутку слід зазначити найменування фірми та конкретизувати підрозділ.
- Уточнити в базах Росстату код загальної класифікації (ОКПО), і внести його у відповідне поле.
- Позначити порядковий номер документа та дату його підготовки. Використовується останній день звітного періоду (місяця).
- Конкретизувати дату звітного періоду. Папір здається за місяць.
- Вказати ПІБ трудящих та займані ними посади. Для кожного працівника виділяється окремий рядок із присвоєнням порядкового номера.
- Відзначити присутність співробітника на робочому місці або причину його невиходу (поїздка на відрядження, відпустка, вихідний та ін.) Для внесення даних використовуються певні скорочення. Тут же проставляється кількість відпрацьованих годинників.
- Підбити підсумки за годинами та робочими днями за розрахунковий період. У стовпець 5 відомості вносять кожні 15 днів, в стовпець 6 – протягом місяця.
- Внести дані нарахування доходу. Позначений код виду оплати праці в табелі дозволяє конкретизувати характер коштів, що належать працівникові. Наприклад, коди відпускних – 2012, а основного щомісячного доходу – 2000. Тут же слід зазначити бухгалтерський рахунок, з якого відбувається списання. Графа 9 призначена для фіксації годин (днів), витрачених на кожен із видів оплати робочої діяльності.
- У колонки з 10 по 12 вносять інформацію про причини неявки та часу відсутності.
- Засвідчення паперу здійснюється кількома особами. Необхідні підписи не лише відповідального працівника, а й керівника підрозділу та кадровика.
Приклад заповнення форми № Т-12:
Привласнений співробітнику табельний номер обов'язково фіксується у всіх локальних документах компанії. Після звільнення працівника його номер залишається вільним ще кілька днів (зазвичай кілька років).
Кадрова служба підприємства: діловодство, документообіг та нормативна база Гусятникова Дар'я Юхимівна
2.5. Табель обліку робочого часу
Відповідно до ст. 91 ТК РФ роботодавець повинен вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Для оформлення даних такого обліку Держкомстатом Росії розроблено уніфіковані форми № Т-12 (код за ОКУД 0301007) та № Т-13 (код за ОКУД 0301008). Дані уніфіковані форми з обліку робочого дня та розрахунків з персоналом з оплати праці застосовуються юридичними особами всіх організаційно-правових форм та форм власності, крім бюджетних установ. На жаль, ці форми призначені для обліку використання робочого дня на підприємствах, які застосовують лише погодинну систему оплати праці. При відрядній оплаті підприємства самостійно розробляють форми первинних документів з обліку вироблення.
Табель обліку використання робочого часу застосовується:
Для отримання даних про відпрацьований працівниками організації часу;
Для врахування фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороб, відпусток та інших форм використання робочого часу;
контролю дотримання працівниками встановленого режиму робочого дня;
Для реєстрації прогулів;
для розрахунку заробітної плати;
Для складання статистичної звітності з праці.
Табель складається в одному екземплярі уповноваженою на те особою, часто – працівником кадрової служби. Обов'язок вести табель може бути прописаний у працівника у трудовому договорі, посадовій інструкції або покладений на нього окремим наказом щодо основної діяльності. За порушення зобов'язання про облік робочого часу винні посадові особи несуть адміністративну відповідальність, яку накладають органи Федеральної інспекції праці.
Після складання табель підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та передається до розрахункового відділу бухгалтерії, де зберігається один рік (п. 281 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархівом Росії 06.10.2000).
Якщо зарплата нараховується двічі на місяць, на підприємстві необхідно складати два табелі на місяць: один – для обліку відпрацьованого часу у першій половині місяця, а інший – на другий. Якщо табель складається один раз на місяць, у бухгалтерії може виникнути проблема з переплаченим авансом за першу половину місяця, якщо в цей час хтось із працівників був відсутній на роботі. Жодної відповідальності при цьому організація не понесе.
Якщо ж вести виплачується раз на місяць, то разі скарги працівників у Федеральну інспекцію праці порушення вимог ст.136 ТК РФ винну посадову особу можуть оштрафувати у сумі від 500 до 5000 крб. порушення законодавства про працю і про охорону праці (ст. 5.27 КоАП РФ).
На невеликому підприємстві табель може вестися з організації загалом, у більших – за структурними підрозділами. У заголовку обов'язковим є вказівка найменування підприємства та структурного підрозділу, на який заповнюється табель, код за ОКПО. Включення працівника в табель та виключення з нього провадиться на підставі первинних документів з обліку кадрів (наказ про прийом на роботу, трудовий договір).
Форма № Т-12 заповнюється вручну чорнилом або кульковою ручкою, чітким, ясним почерком, без помарок, підчисток, замазувань коректором. Допущені помилки виправляються лише за встановленими правилами (за допомогою закреслення неправильних записів та проставлення над ними правильних). Виправлення підтверджуються підписом співробітника, який заповнив форму, а також погоджуються та підписуються всіма особами, відповідальними за зміст документа.
Форма № Т-13 застосовується за умов автоматизованої обробки даних. Бланки цього табеля можуть мати частково заповнені реквізити, що належать до умовно-постійної інформації у довідниках програми:
Структурний підрозділ, цех (відділ), бригада;
Прізвище, ім'я, по батькові;
Професія (посада);
Табельний номер і т.д.
Форма табеля може змінюватися відповідно до прийнятої технології обробки даних. Відповідно до Постанови Держкомстату Росії № 1 за потреби допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних. Додаткові графи рекомендується вводити в табель тим організаціям, працівники яких працюють у шкідливих умовах. Працівники, перелічені у списку виробництв, цехів, професій та посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку та скорочений робочий день, отримують додаткову відпустку без застережень.
Інші ж, не названі в Списку працівники, які виконують в окремі періоди часу роботу у виробництвах і цехах, професіях та посадах зі шкідливими умовами праці, передбачених у Списку, мають право на додаткову відпустку, що розраховується пропорційно до відпрацьованого часу, на тих же підставах, що й працівники, названі у Списку.
У рахунок часу, опрацьованого у шкідливих умовах праці, зараховуються ті дні, у яких працівник фактично був зайнятий у умовах щонайменше половини робочого дня, передбаченого для працівників цього виробництва, цеху, професії чи посади.
Для цілей надання додаткової відпустки працівникам, не наведеним у Списку, факт виконання ними в окремі періоди часу робіт у шкідливих умовах праці має бути документально підтверджений. Але питання про те, як це слід робити, законодавство не регулює. Для обліку часу роботи у шкідливих умовах праці якраз підійдуть додаткові графи табеля.
Усі, що вносяться в табель зміни мають бути оформлені на підприємстві наказом. Вилучення окремих реквізитів з табеля, як і з інших уніфікованих форм, не допускається.
Перший розділ форми № Т-12 (графи 1–6 № Т-13) називається "Облік робочого часу"і є таблицю, де по горизонталі проставляються дні поточного місяця, а по вертикалі наводиться список прізвищ співробітників. Для відображення використання робочого часу за кожен день у табелі (№ Т-12 – графи 4-17; № Т-13 – графа 4) відведено два рядки:
У першій проставляються умовні позначення видів витрат робочого часу, повний перелік яких наводиться на титульному листі форми № Т-12;
У другій – відображаються дані про кількість відпрацьованих годин за кожним видом витрат робочого часу.
Таким чином, ці дані дозволяють контролювати кількість відпрацьованого кожним співробітником часу, усі випадки запізнень та неявок із зазначенням їх причини, а також годинник простою та понаднормової роботи.
Стаття 91 ТК РФ під робочим часом має на увазі час, протягом якого працівник повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до законів та інших нормативних правових актів відносяться до робочого часу. Робочий час встановлюється відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умов трудового договору.
Облік робочого дня здійснюється в табелі шляхом суцільної реєстрації явок і неявок працювати . Але Постанова Держкомстату Росії № 1 допускає реєстрацію в табелі обліку робочого часу лише відхилень (неявок, запізнень понаднормового годинника тощо) від графіка роботи. За відсутності відхилень в табель заносяться лише підсумкові дані про результати роботи за першу та другу половину місяця.
Будь-який день розрахункового місяця для кожного працівника може бути робочим, вихідним (згідно з календарем, особливим графіком або розпорядженням Уряду РФ), святковим, днем відпустки, хвороби і т.д.
Окремо враховуються такі види відпрацьованого часу:
Години роботи (денні, вечірні);
Нічний годинник роботи;
Понаднормовий годинник роботи;
Годинник роботи у вихідні, святкові дні;
Годинник, проведений у службовому відрядженні.
Кількість відпрацьованих працівником годинника визначається на підставі даних про час приходу працівника на місце роботи та його догляду. З цього часу іноді віднімають періоди фактичної відсутності працівника на робочому місці без поважної причини. Нічний час вважається час з 22 години до 6 годин (ст. 96 ТК РФ).
До понаднормової роботи(Ст. 99 ТК РФ) відноситься робота, що виконується працівником з ініціативи роботодавця за межами встановленої тривалості робочого часу, щоденної роботи (зміни), а також робота понад нормальну кількість робочих годин за обліковий період. Дані про неї вносяться в табель на підставі списків осіб, які виконували ці роботи, які складає та підписує начальник структурного підрозділу, який прийняв рішення про виробничу необхідність понаднормових робіт. Керівник понаднормових робіт робить у цих списках позначки про кількість годин, фактично опрацьованих кожним співробітником понад норму.
Так само оформляється облік годин роботи у вихідні та святкові дні.
При роботі у вихідний день незалежно від того, як згодом вона компенсуватиметься працівнику, у першому рядку відповідної графи табеля вказується «РП», а у другому – кількість фактично відпрацьованих у цей день годинника.
Робота у вихідний день оплачується у подвійному розмірі відповідно до ст. 153 ТК України. Підставами для цього будуть табель обліку робочого часу та письмове розпорядження роботодавця про оплату. Якщо працівник виявив бажання за роботу у вихідний день отримати інший день відпочинку, то відповідно до ст.153 ТК РФ він може бути йому наданий, про що також має бути зазначено у письмовому розпорядженні роботодавця. Того дня, коли відпочинок надано, у табелі ставиться «В». У цьому випадку робота у вихідний день оплачується в одинарному розмірі того місяця, коли працівник працював у вихідний день, а інший день відпочинку оплаті не підлягає незалежно від того, в якому місяці він буде наданий.
При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних чи громадських обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижньому рядку графи залишаються порожніми.
Час, проведений співробітником у службовому відрядженні , враховується на підставі оформленого належним чином посвідчення про відрядження, в якому проставляються відмітки про час прибуття та вибуття працівника до кожного пункту призначення, завірені підписами та печатками приймаючих сторін. Ці позначки дозволяють визначити час перебування працівника у відрядженні. При цьому днем виїзду у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака чи іншого транспортного засобу з місця, де знаходиться постійна робота відрядженої особи, а днем приїзду – день прибуття транспорту до цього місця. Точний час підтверджується наявністю квитків на вказані транспортні засоби.
У ті дні, коли працівник перебував у відрядженні (включно з вихідним днем), у першому рядку табеля необхідно поставити «К» – літерний код службового відрядження, а другий рядок не заповнюється. Відповідно до ст.167 ТК РФ при направленні працівника у службове відрядження йому гарантується збереження середнього заробітку.
Облік часу, проведеного працівниками у відпустці, здійснюється на підставі наказів про надання відпустки. При цьому в табелі окремо враховуються такі види відпусток:
Щорічна основна оплачувана відпустка;
Щорічна додаткова оплачувана відпустка, передбачена законодавством, нормативними актами, колективним договором;
Відпустка у зв'язку з навчанням із збереженням заробітної плати, підвищенням кваліфікації з відривом від виробництва та ін;
Скорочена тривалість робочого часу для учнів без відриву від виробництва із частковим збереженням заробітної плати;
Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням без збереження заробітної плати;
Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
Частково оплачувану відпустку, що надається для догляду за дитиною;
Відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівнику для догляду за дитиною;
Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом адміністрації;
Відпустка без збереження заробітної плати у випадках, передбачених законодавством.
Якщо співробітник йде у відпустку, то в табелі обліку робочого часу необхідно вказувати святкові дні, тому що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, не включаються до щорічної відпустки і не оплачуються (ст. 120 ТК РФ). Вихідні дні у цей період не відзначаються, тому що вони входять у поняття «календарні дні відпустки».
Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.). Ці документи працівники зобов'язані надати табельнику або уповноваженій особі до закінчення розрахункового періоду.
Наприклад, якщо працівник телефоном повідомив про хворобу, при заповненні табеля до появи працівника на роботі в табелі проставляється буквений код «ПН» – неявка з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин). Після надання листка лікарні цей літерний код виправляється на код «Б» - тимчасова непрацездатність (хвороба).
Відступи та порушення встановленого режиму робочого часу можуть бути такі:
Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т» – тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках, передбачених законодавством) та відпустки для догляду за хворими та за карантином, оформлені листками непрацездатності;
Неоплачувана непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв'язку з побутовою травмою, доглядом за хворими та карантином, оформлені довідками лікувальних закладів тощо);
Годинник скорочення роботи робітником та службовцем проти встановленої тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством;
Простої не з вини працівника;
Невиходи на роботу із збереженням заробітної плати у випадках, передбачених законодавством (виконання державних чи громадських обов'язків, ліквідація надзвичайних ситуацій, усунення наслідків стихійного лиха);
Прогули (неявки на роботу без поважної причини протягом усього робочого дня або відсутність на роботі без поважної причини понад 3 години (безперервно чи сумарно) протягом усього робочого дня, адміністративний арешт за адміністративні правопорушення, перебування у медичному витверезнику, страйки, визнані незаконними та інші неявки з неповажних причин);
Невідпрацьований годинник у зв'язку з роботою в режимі неповного робочого часу з ініціативи адміністрації;
Вихідні дні (для щотижневого відпочинку) та святкові дні;
Страйк (за умов та у порядку, передбачених законом);
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин).
Підсумкові дані щодо обліку використання робочого часу за місяць зазначаються у графах 8-17 розділу 1 форми № Т-12, а потім використовуються для розрахунку та нарахування заробітної плати. Після заповнення розділу 1 форми № Т-12 (№ Т-13) документ підписується відповідальною за його ведення особою, керівником структурного підрозділу та передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Цей розділ може бути самостійний документ при окремому обліку використання робочого дня і розрахунків із персоналом з праці.
Розділ 2 форми № Т-12 «Розрахунок із персоналом з праці»призначений для розрахунку заробітної плати та заповнюється працівниками бухгалтерії. Він являє собою таблицю, в якій наводяться табельні номери працівників, дані про встановлені працівникам оклади (тарифні ставки), дані про кількість відпрацьованих днів (годин) по кожному працівнику в розрізі всіх видів вироблених ним робіт, а також розраховуються суми заробітної плати, що нараховуються за ними . У формі № Т-13 відсутні графи для відображення розрахованих сум заробітної плати, що нараховується.
Нарахування основний (за відпрацьований час) та додаткової (за неопрацьований час) заробітної плати провадиться з урахуванням норм робочого часу, встановлених законодавством РФ. Зауважимо, що система додаткової оплати та стимулювання праці, у тому числі розміри підвищеної оплати за роботу у нічний час, вихідні та неробочі святкові дні, понаднормову роботу, інші види робіт, встановлюється роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу цієї організації. Проте, у своїй умови оплати праці, визначені трудовим договором, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами організації, неможливо знайти погіршені проти встановленими ТК РФ, законами та інші нормативними правовими актами.
Четверта сторінка форми № Т-12 містить дані та показники, необхідні для складання статистичної звітності з праці. При її заповненні слід керуватися «Інструкцією щодо заповнення організаціями відомостей про чисельність працівників та використання робочого часу у формах федерального державного статистичного спостереження», затвердженої постановою Держкомстату Росії від 7 грудня 1998 № 121.
При складанні табеля необхідно заповнювати всі реквізити , передбачені уніфікованою формою, якщо в ньому залишаються незаповнені рядки, то вони мають бути обов'язково прокреслені. Остаточно оформлений табель підписується відповідальною особою та керівником структурного підрозділу.
Табель обліку робочого дня є підставою для нарахування працівникам заробітної плати. За його відсутності організація не має документального доказу того факту, що працівники справді працювали (а не хворіли, не були у відпустці, не прогуляли тощо).
Якщо у зв'язку з неодноразовими невиконаннями працівником без поважних причин трудових обов'язків роботодавець вирішує звільнити працівника (п. 5 ст. 81 ТК РФ), якщо працівник до того ж має дисциплінарне стягнення, то запізнення на роботу за наявності дисциплінарного стягнення є законною причиною для такого звільнення. Але найчастіше виявляється, що в день запізнення в табелі вказано повну кількість відпрацьованих годин у робочий день без зменшення на час запізнення. А пояснювальних і доповідних записок, наказів і записів у трудову книжку вивільняється виявляється недостатньо, оскільки саме табель застосовується контролю дотримання працівниками встановленого режиму робочого дня й у записи відпрацьованого кількості годин. Якщо запізнення в табелі не зазначено, довести його дуже проблематично.
З книги Не дай себе обдурити бухгалтера! Книга для керівника та власника бізнесу автора Гладкий Олексій"Ліві" лікарняні - крадіжка робочого часу фірми Не секрет, що всі ми час від часу хворіємо і рідна компанія відповідно до чинного законодавства оплачує нам здані до бухгалтерії лікарняні листи. Однак, якщо говорити правильно, то на підприємстві ми
З книги Теорія статистики автора Бурханова Інеса Вікторівна50. Статистика робочої сили та робочого часу підприємства Статистика робочої сили вивчає склад та чисельність робочої сили. У сфері матеріального виробництва робоча сила поділяється на персонал, зайнятий в основній діяльності підприємства, та персонал неосновний
З книги Загальна теорія статистики автора Щербина Лідія Володимирівна46. Фонди робочого часу У статистичній науці розглядаються наступні фонди робочого часу (у людино-днях).
З книги Бухгалтерський облік автора Мельников ІлляОБЛІК ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ Облік часу, відпрацьованого працівником, ведеться за допомогою табеля обліку використання робочого часу. Якщо підприємство невелике, табель ведеться по підприємству в цілому, або за структурними підрозділами організації.
З книги Кадрова служба підприємства: діловодство, документообіг та нормативна база автора Гусятникова Дар'я Юхимівна2.8.2. Про особливий режим робочого часу Особливий режим роботи має на увазі відмінність від нормального, встановленого в організації порядку розподілу робочих функцій протягом робочого дня. Понаднормова робота – це робота з ініціативи адміністрації «за межами
З книги 1С: Підприємство у питаннях та відповідях автора Арсентьєва Олександра Євгенівна25. Норма робочого часу Норма робочого часу – це кількість годин, яку має відпрацювати працівник відповідно до умов трудового договору, колективного договору, правил внутрішнього трудового розпорядку, інших локальних нормативних актів організації
Із книги Економічна статистика. Шпаргалка автора Яковлєва Ангеліна ВіталіївнаПитання 22. Одиниці вимірювання та склад робочого часу Робочий час осіб, які працюють за наймом, регулюється трудовим законодавством, відповідно до якого тривалість нормального робочого тижня становить 40 годин, а для неповнолітніх та осіб, які працюють у
З книги 1С: Управління невеликою фірмою 8.2 з нуля. 100 уроків для початківців автора Гладкий Олексій АнатолійовичПитання 23. Баланси робочого дня За допомогою балансів робочого дня здійснюється аналіз його використання. Вони складаються в людино-днях і людино-годинах. Баланс робочого часу складається з двох розділів: ресурси робочого часу; використання робочого часу
З книги Сучасні вимоги до кадрової служби (відділу) автора Пономарьова Наталія Г.Питання 24. Показники використання робочого дня Показники використання робочого дня розраховуються з урахуванням даних балансів робочого дня. До цих показників належать: 1) коефіцієнт використання максимально можливого фонду робочого часу: де ТФ
З книги Заробітна плата: нарахування, виплати, податки автора Турсіна Олена АнатоліївнаУРОК 72. Табель обліку робочого дня Табель є основним документом, призначеним для обліку робочого часу працівників підприємства. Можливості програми "1С:Управління невеликою фірмою 8.2" передбачають формування табелів обліку робочого часу – для
Із книги 1C: Підприємство, версія 8.0. Зарплата, управління персоналом автора Бойко Ельвіра Вікторівна6.7. Табель робочого часу Табель робочого часу застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про
Із книги Бізнес-план на 100%. Стратегія та тактика ефективного бізнесу автора Абрамс Ронда2.1.Облік робочого дня Перш, ніж розпочати ознайомлення з принципами, підставами і регістрами обліку робочого дня, розглянемо, як ТК РФ трактуються поняття, пов'язані з робочим часом. Крім того, розглянемо такі тісно пов'язані з поняттям робочого часу
З книги Економічний аналіз автора Клімова Наталія Володимирівна14.6.2. Особливості підсумованого обліку робочого часу Графіки роботи можуть бути позначені як графіки підсумованого обліку робочого часу, тоді при оплаті працівникам організацій, які працюють за такими графіками, лікарняних листів або відпусток буде використовуватися
З книги Управління відділом продажів автора Петров Костянтин МиколайовичРежим робочого часу Доречним виглядає у додатку та опис режиму роботи підприємства, що підтверджує продуктивність використання людського капіталу. Корисно навести робочий графік і в тому випадку, коли діяльність підприємства здійснюється в кілька
З книги автораПитання 26 Аналіз використання робочого дня Аналіз рівня використання фонду робочого дня проводиться у межах кожної категорії працівників, виробничого підрозділи та загалом підприємству. Для забезпечення сумісності даних (через щорічні
З книги автораВикористання робочого часу Про важливість навичок планування робочого часу ми вже неодноразово згадували на сторінках цієї книги. Використання робочого дня продавця оцінюється за такими показниками: кількість відпрацьованих днів; кількість комерційних
Для правильного нарахування заробітної плати необхідно вести точний облік відпрацьованого працівниками часу. І тому організації користуються спеціальним табелем обліку робочого дня. Але багато роботодавців, особливо в невеликих організаціях, нехтують цим документом, що є порушенням трудового законодавства і може спричинити накладення штрафу контролюючими органами. У статті розповімо, який час розуміється під робітником, кому доручити ведення табеля обліку робочого часу, чи можна вести цей документ в електронному вигляді і як його заповнювати.
Який час називають робітником?
Поняття робочого дня розкривається у ст. 91 ТК РФ - це час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ відносяться до робочого дня. Тієї ж статтею передбачено обов'язок роботодавця щодо ведення обліку часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником.
Назвемо деякі інші періоди, які можуть включатись у робочий час:
- Перерви для обігріву та відпочинку (надаються співробітникам, що працюють в холодну пору року на відкритому повітрі або в закритих приміщеннях, що не обігріваються, а також вантажникам, зайнятим на вантажно-розвантажувальних роботах, та іншим працівникам на підставі ст. 109 ТК РФ);
- Перерви для годування дитини (надаються працюючим жінкам, які мають дітей віком до півтора року, оплачуються у розмірі середнього заробітку в силу ст. 258 ТК РФ);
- періоди простою з вини роботодавця та з причин, що не залежать від роботодавця та працівника (тимчасове призупинення роботи з причин економічного, технологічного, технічного або організаційного характеру, що оплачується у розмірі не менше 2/3 тарифної ставки, окладу (посадового окладу), розрахованих пропорційно часу простою (ст. 157 ТК РФ)).
Максимальна межа тривалості робочого дня встановлюється законодавством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальна тривалість робочого дня неспроможна перевищувати 40 год на тиждень. Таке обмеження забезпечує охорону здоров'я працівника від надмірної перевтоми та збереження його професійної працездатності.
Окрім нормальної тривалості робочого часу Трудовим кодексом передбачені:
- Скорочена тривалість робочого часу (встановлюється для конкретних категорій персоналу, зазначених у ст. 92 ТК РФ);
- Неповний робочий час (може встановлюватися за згодою між працівником і роботодавцем як при прийомі на роботу, так і під час її (ст. 93 ТК РФ). Розрізняють неповний робочий день, зміну або тиждень).
Зверніть увагу!Якщо роботодавець залучав конкретного працівника до виконання робіт за межами тривалості робочого часу, встановленого для нього, це понаднормова робота, має враховуватися та оплачуватись відповідно.
Статтею 94 ТК РФ регламентується тривалість робочої зміни: для різних категорій працівників вона коливається від 2,5 до 8 год. інших осіб, які беруть участь у створенні та (або) виконанні (експонуванні) творів, відповідно до переліків робіт, професій, посад цих працівників. Їх тривалість робочої зміни може встановлюватися колективним договором, локальним нормативним актом чи трудовим договором.
Тривалість робочого дня або зміни, що безпосередньо передують неробочому святковому дню, зменшується на одну годину (ст. 95 ТК РФ).
Табель обліку робочого дня: хто заповнює?
Отже, робочого часу кожного працівника необхідно враховувати. І тому Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» затверджено форми табеля обліку робочого дня — Т-12 і Т-13. Ці форми застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) не відпрацьованого кожним працівником організації, контролю за дотриманням встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час для розрахунку оплати праці та складання статистичної звітності з праці.
Примітка.Саме табель обліку робочого часу, заповнений кадровиком чи іншою уповноваженою особою та переданий до бухгалтерії, є підставою для нарахування заробітної плати працівникам організації.
Як ви помітили, Держкомстат запропонував дві уніфіковані форми табеля обліку робочого часу. За якою з них здійснювати облік? Якщо у вашій організації ведеться автоматизований облік робочого часу (пропускна система входу-виходу за пластиковими картками), краще застосовувати форму Т-13 «Табель обліку робочого часу» (хоча за такого обліку можна вести і розд. 1 «Облік робочого часу» форми Т -12 як самостійний документ). Якщо організації передбачено ведення обліку робочого дня вручну, необхідно вести табель формою Т-12.
Для ведення табеля обліку робочого дня в організації призначається відповідальна особа. Зазвичай, це бухгалтер із розрахунку зарплати чи кадровик. Якщо організації кілька структурних підрозділів, і один працівник неспроможна вести облік, можна призначити відповідальних осіб у кожному структурному підрозділі. Після здачі табелів структурними підрозділами дані зводитимуться в один документ і передаватимуться до бухгалтерії. У будь-якому разі, якщо в посадовій інструкції обов'язок ведення табеля не закріплено, необхідно видати наказ.
Правила заповнення табеля обліку робочого часу
Багато хто досить формально ставиться до заповнення табеля обліку робочого часу, проте тут є свої нюанси.
Насамперед кожному працівнику, прийнятому на постійну, тимчасову чи сезонну роботу, надається табельний номер, який наводиться у всіх документах з обліку праці та заробітної плати. І тут постає перше питання. Як бути із сумісниками? Працівник один, а табельних номерів два? Так, так і виходить. Оскільки на сумісника оформляються стандартні документи щодо прийому на роботу (трудовий договір, наказ, особиста картка тощо) і сумісник — це окрема штатна одиниця, він матиме два табельні номери і по кожному з них окремо вестиметься облік робочого часу.
Після закінчення календарного місяця табелі, складені відповідальними особами, передаються начальнику відділу кадрів або іншій уповноваженій на ведення кадрового діловодства особі, яка звіряє дані табеля з даними, що є у відділі кадрів. Наприклад, кадровик перевіряє дні, коли працівник перебував у щорічній оплачуваній або іншій відпустці або відрядженні, виправляє дні неявок з нез'ясованих причин при наданні документів, що підтверджують поважність причин відсутності (наприклад, працівник представив листок непрацездатності), або за відсутності.
Якщо в організації було здійснено звільнення, такого працівника виключають із табеля наступного за звільненням календарного місяця. Якщо ж прийнято нових співробітників, вони включаються до табеля за той місяць, у якому оформлено прийом на роботу.
Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).
Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:
- у формі Т-12 (графи 4, 6) - два рядки;
— у формі Т-13 (графа 4) — чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).
У формах Т-12 та Т-13 (у графах 4, 6) у верхньому рядку ставляться умовні позначення (коди) витрат робочого часу, а в нижній записується тривалість відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату.
При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних. Це дозволяє зробити порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджений Постановою Держкомстату РФ від 24.03.1999 N 20.
При заповненні граф 5 та 7 табеля за формою Т-12 у верхніх рядках проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках — кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період.
Витрати робочого дня можуть враховуватися:
- методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
— шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годинників тощо).
При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (щорічна відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, періоди виконання державних чи громадських обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижні рядки залишаються пустими. Наведемо у таблиці умовні позначення.
| Позначається період | Код | |
| Літерний | Цифровий | |
| Тривалість роботи у денний час | Я | 01 |
| Тривалість роботи у нічний час | Н | 02 |
| Тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні | РВ | 03 |
| Тривалість понаднормової роботи | З | 04 |
| Тривалість роботи вахтовим методом | ВМ | 05 |
| Службове відрядження | До | 06 |
| Підвищення кваліфікації з відривом від роботи | ПК | 07 |
| Підвищення кваліфікації з відривом від роботи в іншій місцевості | ПМ | 08 |
| Щорічна основна оплачувана відпустка | ВІД | 09 |
| Щорічна додаткова оплачувана відпустка | ОД | 10 |
| Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням із збереженням середнього заробітку працівникам, які поєднують роботу з навчанням | У | 11 |
| Скорочена тривалість робочого часу для учнів без відриву від виробництва із частковим збереженням заробітної плати | УВ | 12 |
| Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням без збереження заробітної плати | УД | 13 |
| Відпустка у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини. | Р | 14 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років | ОЖ | 15 |
| Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом роботодавця | ДО | 16 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за умов, передбачених чинним законодавством | ОЗ | 17 |
| Щорічна додаткова відпустка без збереження заробітної плати | ДБ | 18 |
| Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т») із призначенням допомоги згідно із законодавством | Б | 19 |
| Тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках, передбачених законодавством | Т | 20 |
| Скорочена тривалість робочого часу проти нормальної тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством | ЛЧ | 21 |
| Час вимушеного прогулу у разі визнання звільнення, переведення на іншу роботу чи усунення від роботи незаконним із відновленням на колишній роботі | ПВ | 22 |
| Невиходи на час виконання державних чи громадських обов'язків згідно із законодавством | Г | 23 |
| Прогули (відсутність на робочому місці без поважних причин упродовж часу, встановленого законодавством) | ПР | 24 |
| Тривалість роботи в режимі неповного робочого часу з ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством | НС | 25 |
| Вихідні дні (щотижнева відпустка) та неробочі святкові дні | У | 26 |
| Додаткові вихідні дні (оплачувані) | ОВ | 27 |
| Додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати) | НВ | 28 |
| Страйк (за умов та у порядку, передбачених законом) | ЗБ | 29 |
| Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) | ПН | 30 |
| Час простою з вини роботодавця | РП | 31 |
| Час простою з причин, які не залежать від роботодавця та працівника | НП | 32 |
| Час простою з вини працівника | ВП | 33 |
| Час усунення від роботи (недопущення до роботи) з оплатою (допомогою) відповідно до законодавства | АЛЕ | 34 |
| Час усунення від роботи (недопущення до роботи) з причин, передбачених законодавством, без нарахування заробітної плати | НБ | 35 |
| Час припинення роботи у разі затримки виплати заробітної плати | НЗ | 36 |
Найчастіше організації заповнюють табель обліку літерними позначеннями. Хоча дані позначення наведені лише у формі Т-12, ними потрібно скористатися і при заповненні форми Т-13.
При складанні табеля формою Т-12 в розд. 2 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» на один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок заповнюються графами 18-22, при розрахунку різних за кожним працівником видів оплати та кореспондуючих рахунків — графи 18-34.
При складанні табеля формою Т-13 необхідно враховувати таке. При записі облікових даних для нарахування заробітної плати:
— лише за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених у табель, — заповнюються реквізити «Код виду оплати», «Кореспондуючий рахунок» над таблицею з графами 7-9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
— за кількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками — заповнюються графи 7-9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їхня кількість перевищує чотири.
Часті питання щодо заповнення табеля
Коли потрібно вносити позначки у табель? Вважаємо, що позначки мають вносити щодня. Однак не всі організації на практиці дотримуються цього правила і проставляють робочі дні «за умовчанням». В результаті можуть виникнути ситуації, коли:
— не вдасться притягти працівника до дисциплінарної відповідальності за порушення трудової дисципліни (наприклад, працівник здійснив прогул у перших числах місяця, у табелі його не зафіксували, а наприкінці місяця, здаючи табель, вирішили «пожурити» — не можна ні звільнити «прогульника», ні навіть накласти дисциплінарне стягнення, оскільки доки роботодавець дотримуватиметься терміни, передбачені ст. 193 ТК РФ, вийдуть терміни застосування заходів дисциплінарної відповідальності);
— доведеться коригувати табель і робити перерахунок заробітної плати (наприклад, коли працівнику за весь місяць проставляються робочі дні, інформація про відхилення табельнику не надходила, табель зданий, за ним нарахована і виплачена зарплата. Але в перших числах наступного місяця працівниця принесла лікарняний лист, якого ясно, що три дні тимчасової непрацездатності припадали на закритий період.
Щоб уникнути подібних ситуацій, необхідно організувати негайне надходження інформації про будь-які відхилення від графіка роботи — того ж дня, хоч по телефону, хоч факсом чи електронною поштою.
Примітка.При визначенні розміру авансу, дотримуючись вимог ст. 136 ТК РФ, слід враховувати фактично відпрацьований працівником час чи роботу (Лист Роструда від 08.09.2006 N 1557-6).
Скільки разів на місяць заповнювати табель обліку робочого часу? Зарплата нараховується і виплачується двічі на місяць, чи це означає, що табель потрібно здавати з тією ж періодичністю? Справді, за нормами ст. 136 ТК РФ заробітна плата повинна виплачуватись не рідше двох разів на місяць. Але здебільшого нарахування зарплати провадиться один раз, а другу виплату організації проводять у вигляді фіксованої виплати, так званого авансу. А для нарахування останнього бухгалтерія зазвичай не вимагає надавати табель.
Звичайно, до такого порядку не буде чіплятися ні трудінспекція, ні податкова, але якщо дотримуватися букви закону, табель необхідно здавати двічі на місяць.
Як фіксувати в табелі час вахти, якщо вона триває 15 днів по 11 год? Для врахування тривалості роботи вахтовим методом у таблиці умовних позначень табеля встановлено буквений код "ВМ" та цифровий код "05". Оскільки дні міжвахтового відпочинку надаються працівнику крім вихідних днів (щотижневого безперервного відпочинку) і оплачуються у розмірі денної ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), їх слід відзначати в табелі як додаткові вихідні дні (оплачувані) буквеним кодом "ВВ" або цифровим кодом "27". Вказівки щодо заповнення табеля передбачають, що при відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться днями (щорічна відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, періоди виконання державних або громадських обов'язків тощо), у графах 4 та 6 проставляються тільки коди умовних позначень. Нижні рядки граф залишаються порожніми. У дні міжвахтового відпочинку працівники не працюють, тому до граф 5 і 6 (форми Т-13) ці дні не вносяться.
Як відобразити у табелі тривалість робочої зміни при переході з літнього часу на зимове та навпаки? У такому випадку в табелі потрібно проставляти фактично відпрацьований час. Наприклад, якщо тривалість нічної зміни у працівника становить 7 год, а ніч переходу на літній час графіком передбачено 6 год, в табелі обліку робочого дня також потрібно відобразити 6 год роботи у нічний час. Відповідно, при переході на зимовий час додаткову годину роботи також потрібно відобразити у табелі, тобто якщо тривалість нічної зміни у працівника становить 7 год, а в ніч переходу на зимовий час графіком передбачено 8 год, у табелі обліку робочого часу потрібно відобразити саме 8 год. роботи. При цьому не забудьте зробити доплату за роботу у нічний час, адже на нього припадає додаткова година роботи.
Чи потрібно відображати неповний годинник, відпрацьований працівником? Якщо тривалість робочого часу складає цілий годинник, то хвилини можна не вказувати, проставляючи лише кількість годин, наприклад, 6 або 8. Якщо ж тривалість робочого дня складає годинник з хвилинами, потрібно вказувати і повний, і неповний робочий годинник. У табелі робочий день тривалістю 8 год 12 хв у табелі може бути відзначений і «8.12» (8 год 12 хв), і «8,2» (8 і дві десяті години). Досить часто роботодавці за рахунок скорочення часу обідньої перерви скорочують тривалість роботи у п'ятницю. У такому разі в табелі необхідно проставляти з понеділка до четверга «8.15», а у п'ятницю «7».
Чи потрібно вести табель, якщо облік робочого часу здійснюється за допомогою турнікетів із спеціальною програмою? Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних чи громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством тощо), машина проставити їх не зможе.
Крім цього, форми табеля містять реквізит "Особистий підпис", отже, вести їх в електронному вигляді неправомірно.
Тому застосування електронної системи обліку робочого дня не звільняє організацію від обов'язку вести табель обліку.
Табель обліку робочого часу– це встановлений документ, який містить інформацію про дотримання режиму робочого часу кожного працівника.
Такий документ має бути на кожному підприємстві в єдиному екземплярі, оформлення має низку нюансів, про які ми докладно розповімо у цій статті, також наведемо зразок заповнення табеля обліку робочого часу.
Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.
Це швидко і безкоштовно!
Як заповнюється табель обліку робочого часу
Допустимо заповнювати один загальний табель на всю організацію чи кожне структурне підрозділ окремо.
У ньому відображено достовірні відомості про використання робочого часу співробітниками цього підприємства. Табельник зазначає як фактично відпрацьований час, так і невідпрацьований. Це можуть бути: простої, хвороба, відрядження.
Табель можна вести двома способами
Існують готові уніфіковані форми, затверджені відповідними органами:
- Якщо на підприємстві запроваджено погодинну оплату праці, то використовуються бланки Т-13 та Т-12.
- Якщо існує , то підприємство мають право розробити свої форми та бланки для обліку та контролю.
Форма Т-12 – заповнюється у ручному режимі.
Форма Т-13 - використовується там, де є можливість автоматизувати обробку даних обліку.
У формі Т-12 записи робляться кульковою ручкою, акуратно, не роблячи помарок, вручну. Коректор використовувати не можна.
Розділ 1 (графи 1-6) оформлений таблицею.
У четвертій графі відводиться 2 рядки для позначок явки чи неявки співробітника. Особливість заповнення:
- перший рядок заповнюється великими літерами (умовні позначення);
- у другий рядок записується цифра, що означає кількість відпрацьованих годин, за певний період;
Розділ 2 заповнює бухгалтер.
Цей розділ представлений як таблиці, куди заноситься номер табеля кожному за працівника, його оклад і відпрацьований час. За цими даними нараховується зарплата.
На четвертій сторінці форми вписуються дані, які допоможуть скласти статистичні звіти. Вона заповнюється відповідно до спеціальної інструкції.
Другий спосіб ведення
У формі Т-13 деякі графи вже заповнені в автоматичному режимі: підрозділ, прізвище та професія працівника, номер табеля.
Ухвалені умовні позначення.
Повний перелік можна побачити у формі Т – 12. Деякі основні представлені у таблиці:
- Робочий час Цифровий код.
- Явка за звичайним графіком Я 01.
- Нічний годинник Н 02.
- Вихід у святкові та вихідні РП 03.
- Переробка 05.
- Відрядження До 06
- Відпустка ВІД 09.
- Додаткова відпустка ОД 10.
- Навчальна відпустка У 11.
- Скорочений робочий день для учнів без відриву від виробництва ПВ 12.
- Навчальна відпустка за власний рахунок УД 13.
- Декретна відпустка Р 14.
- Відпустка для догляду за дитиною до 3 років ОЖ 15.
- Відпустка власним коштом ОЗ 17.
- Лікарняний Б 19.
- Скорочений робочий день ЛЧ 21.
- Прогул ПР 24.
- Неробочі дні, вихідний 26.
- Відсутність з невідомої причини ПН 30.
Основні форми табелів
Малюнок 1. Форма Т-12.
На малюнку 1 – приклад правильного обліку часу тієї категорії працівників, які мають скорочений робочий день на законних підставах.
Так, напередодні державних свят робочий день коротший, ніж зазвичай, на годину. Цим правом користуються всі співробітники організацій. У табелі ставиться цифра сім.
приклад. У працівника Сидорова В.П. тривалість робочого дня – 7 годин. Перед святом вона становитиме 6 годин і у табелі виставляється цифра шість. Цей пункт обов'язково потрібно дотримуватись, щоб не було переробки.
Малюнок 2. Форма Т-13.
Хто має право заповнювати табель
Він може заповнюватись будь-яким співробітником, призначеним відповідним розпорядженням. Наприклад:
- Табельник - якщо є посада в штатному розкладі. Заповнення табеля буде його прямим обов'язком.
- Інший кадровий співробітник. Він ведення табеля – одне з основних обов'язків. Тому вона, серед інших, прописується або у трудовому договорі, або у його посадовій інструкції.
- Інспектор з кадрів.
- Будь-який інший працівник, якому доручено ці обов'язки.
Типові помилки, що зустрічаються в табелі
Ситуація 1.
Працівник іде у чергову відпустку. Пам'ятаємо, що вихідні дні відпустки входять до календарних днів і не відзначаються буквою «В» (вихідний). Можна поставити умовне позначення як «ВІД», чи цифру – «09».
Увага! Якщо період відпустки зустрічається неробочий святковий день (дні), він (і) не вважається календарним днем. У табелі він вказується як вихідний: використовується умовне позначення «В» або цифра «26».
приклад. Працівник Ричков В.В. оформляє відпустку на 14 календарних днів з 4.06 до 18.06. Зважаємо, що 12 червня – Державне свято. Табель заповнюватиметься так, як показано на малюнку 3.
Ситуація 2.
Працівник, перебуваючи у відпустці з 1.06 до 15.06, захворів. Він повідомляє адміністрації підприємства про свою хворобу з 4.06 до 9.06 (6 днів). Є лікарняний лист.
Відпустка у нього триватиме на 6 днів, які він не використав через хворобу.
У цьому прикладі працівник використав три календарні дні відпустки, потім захворів, і в нього залишалося ще 11 календарних днів. Вийти на роботу він має 22 червня.
Як заповнюється табель на сумісників
Якщо сумісник, що «приходить» з іншого підприємства, то в табелі він вписується в окремий рядок із присвоєнням персонального табельного номера.
Основному ж працівникові, який виконує додаткову роботу як сумісник, присвоюють два табельні номери за двома різними табелями.
Або як варіант, ведеться один табель, але для кожної займаної ним посади - окремий рядок і два різні табельні номери.
Особливі випадки оформлення відрядження у табелі
Визначаючи тривалість відряджень, відпусток чи інших моментів, можна скористатися такими рекомендаціями:
- Відрядження позначається буквою "К". Тривалість відрядження зазначена у відповідному наказі.
- Якщо під час перебування співробітника у відрядженні буде вихідний або день свята, то він оплачується подвійним тарифом. У табелі ставиться позначка «К М», а чи не вихідний «В».
Як правильно відзначити відрядження, якщо працівник перебуває на лікарняному? Випадок із практики.
З метою виробничої необхідності адміністрація підприємства ухвалює рішення викликати його та відправити у відрядження ще до «закриття» лікарняного листа. У цій ситуації дії адміністрації та працівника є порушенням трудового законодавства.
Табельник за фактом заповнює табель так:
- Зазначається факт неявки (хвороба) на початок відрядження умовним позначенням «Б».
- Умовним позначенням "К" відзначаються дні відрядження.
- Після повернення з неї ставимо або "Б" (якщо лікарняний ще не закритий), або "Я" - при закритому лікарняному листку.
Але за такого заповнення табеля можливі наслідки.
Ризик 1.Якщо записи виглядатимуть так: «Б» (хвороба), «К» (відрядження), після неї – «Я» (явка на роботу), не закривши лікарняного, то за кількість днів перебування працівника у відрядженні ФСС Росії не визнає цю частину допомоги через хворобу.
Ризик 2.Якщо заповнений табель буде так: "Б" (хвороба), "К" (відрядження), а після неї - продовження хвороби "Б" - то, ФСС відмовиться компенсувати всю суму допомоги.
Необхідно пам'ятати, що допомога виплачується через хворобу. Якщо співробітник вийшов працювати, отже, він – працездатний.
- Табельник заповнює бланк лише якщо є підстави: наказ чи письмове розпорядження, або інші документи.
- В уніфікованій формі вносяться всі реквізити, передбачені в ній, та заповнюються усі рядки. Незаповнені рядки обов'язково прокреслюються.
- Складається два табелі на місяць, за першу його половину та другу, якщо нарахування зарплати відбувається двічі на місяць.
- Помилки, допущені під час заповнення табеля, коригуються суворо встановлених правил: спочатку закреслюються однією рисою неправильні записи, пишуться з них правильні. Працівник, що заповнює табель, ставить свій підпис та підписуються всі особи, відповідальні за цей документ.
- Якщо табельнику поки невідомо чому співробітник не вийшов на робоче місце, то в табелі проставляється – ПН. При наданні виправдувальних документів табель коригується.
Кому і навіщо потрібний табель
Він, як первинний документ, потрібний:
- Бухгалтерії.З цього документа нараховується зарплата співробітнику. Табель підтверджує те що, що працівник виконує свої обов'язки.
- Податкова інспекція.Перевіряється правильність нарахування чи утримання податків із зарплати. Робиться звіряння даних відпрацьованого часу, зазначених у табелі, з даними щодо виплати зарплати.
- Табель можуть вимагати фахівці Фонду соціального страхування Росії.Перевіряється правильність виплати допомоги із коштів фонду.
- органам Федеральної Міграційної Служби.Під час перевірки роботодавців, які залучають, як працівників, іноземних громадян.
- Фахівцям Трудової інспекції.Інспектор, перевіряючи табель, зможе встановити факт. Так, перевіряючи, дотримання норми понаднормового годинника, за виявлені відхилення передбачається штраф. При повторному порушенні ТЗ керівника можуть звільнити з посади.
- Табель може використовуватися як доказ у суді у разі виникнення .Наприклад, правомірність звільнення працівника за прогул.
- Статистичним органам.Згідно з табелем складаються ряд звітів. Наприклад, звіт за формою П-4.
Табель обліку робочого часу - основний документ, що містить інформацію про кількість явок та неявок на роботу кожного співробітника фірми. Він передається до бухгалтерії. І на підставі даних розраховується та нараховується заробітна плата.
Законом передбачено 2 уніфіковані форми табеля: Т-12 – для заповнення вручну; Т-13 - для автоматичного контролю фактично відпрацьованого часу (через турнікет).
Дані вносяться кожного робочого дня. Наприкінці місяця підраховується підсумок за явками та неявками кожного працівника. Формування звіту можна спростити, автоматизувавши заповнення деяких осередків засобами Excel. Подивимося, як.
Заповнюємо вступні дані функціями Excel
Форми Т-12 та Т-13 мають практично однаковий склад реквізитів.
Завантажити табель обліку робочого часу:
У шапці 2 сторінки форми (з прикладу Т-13) заповнюємо найменування організації та структурного підрозділи. Так, як у установчих документах.
Прописуємо номер документа ручним способом. У графі «Дата складання» встановлюємо функцію СЬОГОДНІ. Для цього виділяємо комірку. У списку функцій знаходимо потрібну та натискаємо 2 рази ОК.
У графі «Звітний період» вказуємо перше та останнє число звітного місяця.
Відводимо поле поза табеля. Тут ми і працюватимемо. Це поле Оператора. Спершу зробимо свій календарик звітного місяця.
Червоне поле – дати. На зеленому полі проставляє одиночки, якщо день вихідний. У комірці Т2 ставимо одиницю, якщо табель складається за місяць.
Тепер визначимо скільки робочих днів на місяці. Робимо це на оперативному полі. У потрібну комірку вставляємо формулу = РАХУНКИ (D3: R4; ""). Функція «РАХУНКИ» підраховує кількість непустих осередків у тому діапазоні, який заданий у дужках.
Вводимо вручну порядковий номер, ПІБ та спеціальність співробітників організації. Плюс табельний номер. Інформацію беремо з особистих карток працівників.
Автоматизація табеля за допомогою формул
Перший аркуш форми містить умовні позначення для обліку робочого часу, цифрові та літерні. Зміст автоматизації засобами Excel у тому, щоб при внесенні позначення відображалася кількість годин.
Наприклад візьмемо такі варіанти:
- В – вихідний;
- Я – явка (робочий день);
- ВІД - відпустка;
- К - відрядження;
- Б – лікарняний.
Спочатку скористаємося функцією «Вибір». Вона дозволить встановити потрібне значення в комірку. На цьому етапі нам знадобиться календар, який складали у Полі Оператора. Якщо якусь дату доводиться вихідний, у табелі з'являється «В». Робочий - "Я". Приклад: = ВИБІР (D $ 3 +1; "Я"; "В"). Формулу достатньо занести в один осередок. Потім зачепити її за правий нижній кут і провести по всьому рядку. Виходить так:
Тепер зробимо так, щоб у явочні дні люди стояли «вісімки». Скористайтеся функцією «Якщо». Виділяємо перший осередок у ряду під умовними позначеннями. "Вставити функцію" - "Якщо". Аргументи функції: логічний вираз - адреса комірки, що перетворюється (осередок вище) = «В». "Якщо істина" - "" або "0". Якщо у цей день справді вихідний – 0 робочих годин. "Якщо брехня" - 8 (без лапок). Приклад: =ЯКЩО(AW24="В";"";8). "Чіпляємо" нижній правий кут комірки з формулою і розмножуємо її по всьому ряду. Виходить так:
Потрібно зробити таку ж роботу для другої половини місяця. Досить скопіювати формули та поміняти ті осередки, на які вони посилаються. Результат роботи:
Тепер підіб'ємо підсумки: підрахуємо кількість явок кожного працівника. Допоможе формула «РАХУНКИ». Діапазон для аналізу – ціла низка, за якою ми хочемо отримати результат. Критерій – наявність у осередках літери «Я» (явка) чи «К» (відрядження). Приклад: . В результаті ми отримуємо кількість робітників для конкретного працівника днів.
Порахуємо кількість робочих годинників. Є два способи. За допомогою функції "Сума" - простий, але недостатньо ефективний. Складніше, але надійніше – задіявши функцію «РАХУНКИ». Приклад формули: . Де AW25:DA25 – діапазон, перший та останній осередки ряду з кількістю годин. Критерій для робочого дня ("Я") - "=8". Для відрядження – «=К» (у прикладі оплачується 10 годин). Результат після запровадження формули.
