Οι όροι αποθήκευσης των εγγράφων καθορίζονται στον Κατάλογο των τυπικών διαχειριστικών αρχειακών εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, αναφέροντας τους όρους αποθήκευσης, που εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας στις 25.08. .2010 N 558, και η επίδρασή του ισχύει για οργανισμούς οποιασδήποτε μορφής ιδιοκτησίας.
|
Η ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης για τα λογιστικά έγγραφα καθορίζεται επίσης στην παράγραφο 1 του άρθρου 29 του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 N 402-FZ "Σχετικά με τη Λογιστική". Αναφέρει ότι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις, οι εκθέσεις ελέγχου για αυτά υπόκεινται σε αποθήκευση από οικονομική οντότητα για τις περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες για την οργάνωση των κρατικών αρχείων, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια μετά την έτος αναφοράς. Οι νόμοι για τις μετοχικές εταιρείες και τις LLC περιέχουν επίσης κατάλογο εγγράφων που πρέπει να φυλάσσονται χωρίς αποτυχία (άρθρο 89 του νόμου της 26ης Δεκεμβρίου 1995 N 208-FZ, άρθρο 50 του νόμου της 8ης Φεβρουαρίου 1998 N 14- FZ). Αυτά περιλαμβάνουν, ειδικότερα, πρωτογενή έγγραφα, λογιστικά μητρώα και οικονομικές καταστάσεις. Πληροφορίες για τις περιόδους αποθήκευσης των πιο κοινών τύπων εγγράφων παρουσιάζονται στον πίνακα.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Κατά τη διάρκεια των εργασιών του οργανισμού, συσσωρεύονται πολλά πρωτογενή έγγραφα. Πρέπει να συλλεχθούν, να αποθηκευτούν και ούτε ένα δεν μπορεί να πεταχτεί μπροστά από το χρόνο.
Πώς να οργανώσετε την αποθήκευση εγγράφων, να μην επιβληθεί πρόστιμο και να μην πνιγείτε στα χαρτιά, θα πούμε σε αυτό το άρθρο.
Σωστή οργάνωση αποθήκευσης πρωτογενών λογιστικών εγγράφων: κανονιστικό πλαίσιο
Δεν υπάρχει κανένα έγγραφο που να περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με το πώς και πόσο καιρό θα πρέπει να αποθηκεύονται τα έγγραφα. Ως εκ τούτου, κάποιος πρέπει να καθοδηγείται από πολλούς κανονισμούς, οι οποίοι μερικές φορές έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους.
Το άρθρο 29 του νόμου «Για τη Λογιστική» της 06.12.2011 λέει ότι ο οργανισμός πρέπει να αποθηκεύει πρωτογενή έγγραφα. Νο. 402-FZ.
Οι απαιτήσεις για την αποθήκευση των λογιστικών εγγράφων καθορίζονται στην παράγραφο 6 των "Κανονισμών για τα έγγραφα και τη ροή εργασιών στη λογιστική", που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών της ΕΣΣΔ στις 29 Ιουλίου 1983 με αριθμό 105.
Αναφέρει ειδικότερα ότι:
- Τα κύρια έγγραφα και τα λογιστικά μητρώα πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο.
- Πριν μεταφερθούν στο αρχείο, πρέπει να φυλάσσονται στο λογιστήριο σε ειδικούς χώρους ή ντουλάπια που κλειδώνουν με ευθύνη προσώπων εξουσιοδοτημένων από τον προϊστάμενο λογιστή.
- Τα έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται με χρονολογική σειρά.
Η υποχρέωση αποθήκευσης λογιστικών και φορολογικών λογιστικών δεδομένων ορίζεται επίσης στον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ρήτρα 8, παράγραφος 1, άρθρο 23).
Ο κατάλογος των εγγράφων λογιστικής και αναφοράς που πρέπει να αποθηκευτούν βρίσκεται στη «Κατάλογος τυπικών διαχειριστικών αρχειακών εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης», που εγκρίθηκε με Διάταγμα το Υπουργείο Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 Αρ. 558. Στον ίδιο κατάλογο, για κάθε τύπο εγγράφων, αναφέρονται και οι περίοδοι διατήρησης.
Οι κανόνες για την οργάνωση της κρατικής αρχειοθέτησης ορίζονται στον Ομοσπονδιακό Νόμο της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ «Σχετικά με την Αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία».
Πού να αποθηκεύσετε έγγραφα
Σύμφωνα με το νόμο για τα αρχεία, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις έχουν το δικαίωμα να δημιουργούν τα δικά τους αρχεία. Όμως δεν έχουν τέτοια ευθύνη. Η εταιρεία υποχρεούται μόνο να διασφαλίζει την ασφάλεια των εγγράφων και, κατόπιν αιτήματος, να τα παρουσιάζει στις ρυθμιστικές αρχές.
Το 1С-WiseAdvice χρησιμοποιεί μια μοναδική κατοχυρωμένη με δίπλωμα ευρεσιτεχνίας τεχνολογία για την επεξεργασία πρωτογενών εγγράφων "Επεξεργασία". Τα χάρτινα πρωτότυπα του "κύριου" σαρώνονται αμέσως. Ο λογιστής εργάζεται μόνο με ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο του εγγράφου και βλέπει πάντα ποιες πράξεις έχει πραγματοποιήσει αυτό το έγγραφο. Ένα αδιαμφισβήτητο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα γρήγορης προετοιμασίας μιας απάντησης σε ένα αίτημα από το IFTS. Κατόπιν αιτήματος, ο πελάτης μπορεί να λάβει μια βάση δεδομένων ηλεκτρονικών εγγράφων.
Η περίοδος αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων στον οργανισμό
Ο Λογιστικός Νόμος λέει ότι τα λογιστικά έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον πέντε χρόνια (ρήτρα 1, άρθρο 29 του νόμου 402-FZ) και ο φορολογικός κώδικας ορίζει περίοδο 4 ετών για έγγραφα που αποτέλεσαν τη βάση για τη φορολογική λογιστική και τον φορολογικό υπολογισμό (ρήτρα 8 ρήτρα 1 άρθρο 23 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας), και για τον υπολογισμό των ασφαλίστρων - 6 χρόνια (ρήτρα 6 ρήτρα 3.4 άρθρο 23 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Εδώ προκύπτει μια αντίφαση, αφού ορισμένα έγγραφα, για παράδειγμα, τιμολόγια, αφορούν τόσο τη λογιστική όσο και τη φορολογική λογιστική. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι ασφαλέστερο να καθοδηγείται από μεγαλύτερη περίοδο.
Στη Λίστα τυποποιημένων εγγράφων του Υπουργείου Πολιτισμού, για ορισμένα έγγραφα ορίζονται μεγαλύτερες περίοδοι, έως και μόνιμες.
Πρέπει να αποθηκεύετε συνεχώς, για παράδειγμα:
- ετήσιες λογιστικές εκθέσεις με παραρτήματα (συμπεριλαμβανομένων των ενοποιημένων και των ΔΠΧΑ).
- πράξεις μεταβίβασης, ισολογισμοί χωρισμού και εκκαθάρισης·
- πιστοποιητικά εγγραφής στις φορολογικές αρχές ·
- Λογιστικά βιβλία εσόδων και εξόδων (KUDiR) - για οργανισμούς και μεμονωμένους επιχειρηματίες που χρησιμοποιούν το απλοποιημένο φορολογικό σύστημα. Εδώ, οι όροι από τη Λίστα τυπικών εγγράφων έρχονται σε αντίθεση με τον Φορολογικό Κώδικα. Το KUDiR είναι ένα φορολογικό λογιστικό έγγραφο και σύμφωνα με τον Κώδικα πρέπει να φυλάσσεται όχι μόνιμα, αλλά για 4 χρόνια. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι ασφαλέστερο να μην καταστρέψετε το έγγραφο για τουλάχιστον 10 χρόνια, γιατί σε οργανισμούς που δεν αποτελούν πηγές απόκτησης κρατικών, δημοτικών αρχείων, ο όρος "μόνιμα" δεν μπορεί να είναι μικρότερος από 10 χρόνια.
- συμβάσεις μίσθωσης της περιουσίας του οργανισμού και έγγραφα σε αυτούς ·
- έγγραφα σχετικά με την επανεκτίμηση των παγίων περιουσιακών στοιχείων, τον προσδιορισμό της απόσβεσης των παγίων περιουσιακών στοιχείων, την εκτίμηση της αξίας της περιουσίας του οργανισμού.
- ενεργεί για τη μεταβίβαση δικαιωμάτων σε ακίνητη περιουσία από υπόλοιπο σε υπόλοιπο·
- συμφωνίες δώρου·
- έγγραφα για πράξεις με τίτλους·
- αλληλογραφία σχετικά με τη διαίρεση της κοινής περιουσίας νομικών προσώπων ·
- διαβατήρια συναλλαγών.
Για 75 χρόνια, πρέπει να διατηρείτε έγγραφα σχετικά με το προσωπικό και το εισόδημα που καταβάλλεται, για παράδειγμα:
- ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ;
- μητρώα πληροφοριών για το εισόδημα των ατόμων·
- δηλώσεις για την έκδοση μερισμάτων?
- προσωπικούς λογαριασμούς και κάρτες εργαζομένων. Επιπλέον, εάν δεν υπάρχουν προσωπικές κάρτες, τότε οι περίοδοι αποθήκευσης για άλλα έγγραφα επεκτείνονται σε 75 χρόνια: σχετικά με την αποδοχή εργασιών που εκτελούνται βάσει συμβάσεων εργασίας και συμβάσεων εργασίας, υπολογισμούς πληρωμών για ασφάλιστρα, κάρτες με τη μορφή 1-NDFL , πληροφορίες για το εισόδημα φυσικών προσώπων, έγγραφα για τη λήψη μισθών και άλλες πληρωμές.
Εάν τα έγγραφα για το προσωπικό δημιουργήθηκαν μετά το 2003, αποθηκεύονται όχι για 75, αλλά για 50 χρόνια (άρθρο 22.1 του νόμου της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ).
Τα έγγραφα αποθηκεύονται για 10 χρόνια, για παράδειγμα:
- για την πώληση κινητής περιουσίας·
- συμφωνίες σχετικά με την ενέχυρο περιουσίας του οργανισμού και έγγραφα σε αυτούς ·
- επιχειρησιακές εκθέσεις για λογαριασμούς σε ξένο νόμισμα στο εξωτερικό.
με έναν ιδιαίτερο τρόποκαθορίζεται η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων που επιβεβαιώνουν την ληφθείσα απώλεια. Οι οργανισμοί στο γενικό σύστημα και στο απλοποιημένο φορολογικό σύστημα με αντικείμενο «Έσοδα μείον έξοδα» μπορούν να μεταφέρουν τη ζημία για μελλοντικές περιόδους για 10 χρόνια και να μειώσουν τη φορολογητέα βάση σε βάρος της. Ο οργανισμός πρέπει να διατηρεί έγγραφα που επιβεβαιώνουν την απώλεια για ολόκληρη την περίοδο έως ότου χρησιμοποιηθεί πλήρως (ρήτρα 4 του άρθρου 283 και ρήτρα 7 του άρθρου 346.18 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Πότε ξεκινά η περίοδος αποθήκευσης λογιστικών και λογιστικών εγγράφων;
Το Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού Νο. 558 αναφέρει ότι η αντίστροφη μέτρηση πρέπει να ξεκινήσει την 1η Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το έτος που ολοκληρώθηκαν οι εργασίες γραφείου. Για παράδειγμα:
- Για μια λογιστική πολιτική, αυτό είναι το έτος που χρησιμοποιήθηκε για τελευταία φορά για σκοπούς αναφοράς.
- Για τα συμβόλαια, το έτος που λήγει η σύμβαση.
- Για τα κύρια έγγραφα, αυτό θα είναι το έτος κατά το οποίο έγιναν δεκτά τα έγγραφα για λογιστική.
- Για τα φορολογικά λογιστικά έγγραφα, το έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκαν για τελευταία φορά αυτά τα έγγραφα για υπολογισμό φόρου.
Έτσι, εάν ο οργανισμός έχει επισφαλές χρέος, τότε είναι απαραίτητο να αποθηκεύσετε έγγραφα που επιβεβαιώνουν αυτό το χρέος για άλλα 4 χρόνια μετά τη διαγραφή του (σύνολο των παραγράφων 8 της παραγράφου 1 του άρθρου 23 και της παραγράφου 1 του άρθρου 252 του Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Για τα κύρια έγγραφα που αντικατοπτρίζουν το σχηματισμό του αρχικού κόστους των αποσβέσιμων ακινήτων, η περίοδος αναφοράς αρχίζει από τη στιγμή που αυτό το ακίνητο αποσβένεται πλήρως στη φορολογική λογιστική (επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 19.01.18 Αρ. 03-03- 1/06/2598).
Για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων δεν ορίζονται ξεχωριστοί όροι στους νόμους, αντίστοιχα, ισχύουν για αυτά οι ίδιοι όροι όπως και για τα έντυπα.
Η διαδικασία αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων ενός εκκαθαρισμένου οργανισμού
Εάν η εταιρεία δεν υπάρχει πλέον και η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων δεν έχει ακόμη λήξει, δεν μπορούν να καταστραφούν.
Το άρθρο 23 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. Θα χρειαστεί να παραδοθούν στο δημοτικό αρχείο, αφού προηγουμένως έχει συνάψει συμφωνία.
Τα έγγραφα μόνιμης αποθήκευσης και προσωπικού πρέπει να μεταφερθούν από το κρατικό αρχείο, η αποθήκευση των υπολοίπων μπορεί να οργανωθεί ανεξάρτητα.
Τι να κάνετε όταν έχει λήξει η περίοδος αποθήκευσης λογιστικών και φορολογικών εγγράφων
Σύμφωνα με τους κανόνες, για να καταστρέψετε έγγραφα, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων με εντολή του επικεφαλής.
Η Επιτροπή διενεργεί εξέταση της αξίας των εγγράφων και συντάσσει πράξη για την κατανομή των εγγράφων για καταστροφή. Επισυνάπτεται περιγραφή των περιπτώσεων που θα καταστραφούν.
Μετά την καταστροφή, πρέπει να συντάξετε ένα άλλο έγγραφο - μια πράξη καταστροφής.
Πρόσεχε!
Έγγραφα με διαφορετικές περιόδους διατήρησης μπορούν να αποθηκευτούν στον ίδιο φάκελο, σε τέτοιες περιπτώσεις οι θήκες είναι κεντημένες και έγγραφα που δεν μπορούν ακόμη να καταστραφούν αρχειοθετούνται σε νέες θήκες.
Ευθύνη για την τήρηση λογιστικών αρχείων
Εάν ο οργανισμός δεν έχει πρωτογενή έγγραφα κατά τη διάρκεια του ελέγχου (δεν συντάχθηκε, χάθηκε, καταστράφηκε εκ των προτέρων κ.λπ.), η εταιρεία θα επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 120 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας για 10 χιλιάδες ρούβλια και εάν η παράβαση επηρεάζει περισσότερες από μία φορολογικές περιόδους - για 30 χιλιάδες ρούβλια Εάν όλα αυτά συνέβαλαν σε χαμηλότερους φόρους, το ελάχιστο πρόστιμο θα ήταν 40.000 ρούβλια.
Οι υπάλληλοι για έλλειψη εγγράφων επιβάλλονται πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας για 5-10 χιλιάδες ρούβλια και σε περίπτωση επανειλημμένης παραβίασης - για 10-20 χιλιάδες ρούβλια. ή αποκλειστεί για 1-2 χρόνια.
Η πιο βαριά τιμωρία προβλέπεται από τον Ποινικό Κώδικα. Εάν αποδείξουν ότι το έγγραφο κλάπηκε ή καταστράφηκε για προσωπικό όφελος, η ποινή θα είναι πρόστιμο έως 200 χιλιάδες ρούβλια. και ακόμη και φυλάκιση έως και ένα έτος (ρήτρα 1 του άρθρου 325 του Ποινικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Επιπλέον, μην ξεχνάτε ότι, χωρίς να λάβετε έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα έξοδα, η φορολογική αρχή μπορεί να αφαιρέσει τα έξοδα για αυτά, να χρεώσει πρόσθετους φόρους, πρόστιμα και πρόστιμα.
Μαζί μας, τα έγγραφά σας θα είναι πάντα σε τέλεια τάξη και ασφάλεια.
Παραγγελία υπηρεσίας
Και μελετάμε τους κανόνες για τον υπολογισμό της περιόδου αποθήκευσης των εγγράφων στη λογιστική και τη φορολογική λογιστική, συμπεριλαμβανομένου. λαμβάνουν υπόψη την παραγραφή. Ας εξετάσουμε εξαιρέσεις σε αυτόν τον κανόνα, για παράδειγμα: χαρακτηριστικά τιμολογίων, έγγραφα σχετικά με προηγούμενες ζημίες, έγγραφα για την αγορά πολύτιμης ιδιοκτησίας με μεγάλη περίοδο απόσβεσης (κτίρια - 31 χρόνια κ.λπ.). Ας υπολογίσουμε πότε είναι δυνατόν να καταστραφούν έγγραφα για τα οποία ο Κατάλογος που εγκρίθηκε με την εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 25ης Αυγούστου 2010 Νο. 558 ορίζει την απαίτηση "υπόκειται σε επαλήθευση (έλεγχος)". Θα καταλάβετε πώς να συμπεριφερθείτε όταν οι εφορίες απαιτούν έγγραφα που έχουν λήξει, καθώς και έγγραφα που έχουν καταστραφεί από πυρκαγιά ή πλημμύρες. Θα είστε σε θέση να αξιολογήσετε τους κινδύνους των κυρώσεων.
Η απαίτηση της ισχύουσας νομοθεσίας είναι τέτοια ώστε κάθε λειτουργία στη ζωή ενός οργανισμού να συνοδεύεται από δικαιολογητικά (και συχνά όχι ένα, αλλά πολλά). Ως αποτέλεσμα, συσσωρεύονται τόσο πολύ που απλά δεν υπάρχει πού να τα τοποθετήσετε και η αποθήκευση τους για μεγάλο χρονικό διάστημα είναι δαπανηρή. Κάθε ένα από τα λογιστικά έγγραφα έχει τις δικές του περιόδους αποθήκευσης που καθορίζονται από τη νομοθεσία. Μετά τη λήξη αυτών των όρων, ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να καταστρέψει τα έγγραφα. Εάν, ωστόσο, ληφθεί μια τέτοια απόφαση, είναι απαραίτητο να επιλέξετε εκείνα από αυτά, η καταστροφή των οποίων δεν θα προκαλέσει προβλήματα κατά τη διάρκεια πιθανών ελέγχων.
Ας ρίξουμε μια ματιά στις απαιτήσεις που επιβάλλει ο νόμος στην περίοδο αποθήκευσης των λογιστικών και φορολογικών παραστατικών. Υπάρχουν πολλές εξαιρέσεις στον γενικό κανόνα, και έχουν το μεγαλύτερο ενδιαφέρον, γιατί. δεν γνωρίζουν όλοι οι ειδικοί για αυτά.
Γενικός κανόνας για τη διατήρηση...
...λογιστικά έγγραφα
Δεν μπορεί να γίνει εγγραφή στη λογιστική χωρίς εγγραφή πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, τα οποία, κατά γενικό κανόνα, πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον πέντε χρόνια μετά το έτος αναφοράς ή μετά το έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκαν για την υποβολή εκθέσεων (άρθρο 29 του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 αριθ. 402-FZ "Σχετικά με τη Λογιστική", εφεξής - Νόμος αριθ. 402-FZ).
Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να εστιάσουμε στις περιόδους αποθήκευσης εγγράφων, που καθορίζονται από τον ίδιο τον νόμο αριθ. 402-FZ, σε περίπτωση που αυτή η περίοδος είναι μεγαλύτερη.
Για παράδειγμα, για τη διατήρηση της ακεραιότητας του ετήσιου οικονομικές δηλώσεις συνταγογραφείται συνεχώς, τριμηνιαία - για 5 χρόνια, και μηνιαία - για 1 έτος (άρθρο 351 του Καταλόγου). Απαιτείται μόνιμη διάρκεια ζωής έγγραφα (πρακτικά, πράξεις, συμπεράσματα) σχετικά με την εξέταση και έγκριση των οικονομικών καταστάσεων (άρθρο 355 του Καταλόγου).
Έγγραφα (υπολογισμοί, περιλήψεις, πιστοποιητικά, πίνακες, πληροφορίες, αλληλογραφία) για τον υπολογισμό και τη μεταφορά φόρων στον προϋπολογισμό όλων των βαθμίδων και των εξωδημοσιονομικών ταμείων όλα τα επίπεδα απαιτείται να είναι αποθηκευμένα για 5 χρόνια (άρθρο 382 του Καταλόγου), καθώς και φορολογικές δηλώσεις επιχειρήσεων για όλους τους φόρους (άρθρο 392 του Καταλόγου). Σύμφωνα με το άρθ. 658 του Καταλόγου i> προσωπικές κάρτες εργαζομένων.
Όπως μπορείτε να δείτε, το χρονικό πλαίσιο είναι μεγάλο. Και ο υπολογισμός πραγματοποιείται από την 1η Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το έτος κατά το οποίο τα έγγραφα χρησιμοποιήθηκαν για την προετοιμασία λογιστικών (οικονομικών) καταστάσεων για τελευταία φορά (μέρος 2 του άρθρου 29 του νόμου αριθ. 402-FZ).
Παράδειγμα 1
Σύμπτυξη Εμφάνιση
Σε γενικές γραμμές, εάν η περίοδος διατήρησης ορίζεται για 5 χρόνια και το έγγραφο συντάσσεται, ας πούμε, τον Μάιο του 2014, τότε η περίοδος διατήρησής του θα αρχίσει να υπολογίζεται από την 1η Ιανουαρίου 2015 και θα λήξει στις 31 Δεκεμβρίου 2019.
...η περίοδος φύλαξης φορολογικών παραστατικών
Η φορολογική λογιστική διενεργείται με βάση δεδομένα από πρωτογενή έγγραφα (άρθρο 313 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Η επιβεβαίωση των φορολογικών λογιστικών στοιχείων μπορεί να είναι όχι μόνο πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, αλλά και αναλυτικά φορολογικά λογιστικά μητρώα, υπολογισμοί της φορολογικής βάσης.
Δυνάμει της παραγράφου 1 του άρθ. 252 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα δικαιολογημένα έξοδα αναγνωρίζονται ως έξοδα (και στις περιπτώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 265 του Κώδικα Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ζημίες), που επιβεβαιώνονται από έγγραφα που συντάσσονται σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσική Ομοσπονδία.
Επιπλέον, ο φορολογούμενος πρέπει διασφαλίζει την ασφάλεια των φορολογικών λογιστικών δεδομένων και εγγράφων που χρησιμεύουν ως βάση για τον υπολογισμό και την πληρωμή φόρων , συμπεριλαμβανομένου επιβεβαίωση της είσπραξης των εσόδων και εξόδων που πραγματοποιήθηκαν, για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια (υπογραφή 8, ρήτρα 1, άρθρο 23 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Εδώ στη νομοθεσία δεν γίνεται αναφορά στη Λίστα. Αλλά το οικονομικό τμήμα αναφέρεται συχνά σε αυτό όταν εξετάζει αυτό το ζήτημα (για παράδειγμα, σε επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 26 Απριλίου 2011 No. 03-03-06 / 1/270).
Τα κατονομαζόμενα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα είναι απαραίτητα για τις φορολογικές αρχές προκειμένου να παρακολουθούν τη συμμόρφωση των φορολογουμένων με τη νομοθεσία περί φόρων και τελών, συμπεριλαμβανομένων των φορολογικών ελέγχων.
Καταστροφή εγγράφων
Από τα προηγούμενα, μπορεί να συναχθεί το συμπέρασμα ότι κατά τη λήψη απόφασης για την καταστροφή εγγράφων με περίοδο αποθήκευσης που έχει λήξει, θα πρέπει να καθοδηγείται τουλάχιστον από:
- Κατάλογος του Υπουργείου Πολιτισμού,
- λογιστικό δίκαιο και
- Φορολογικός κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Επιπλέον, είναι απαραίτητο να αξιολογηθούν σωστά οι όροι αποθήκευσης καθενός από τα έγγραφα που πρόκειται να καταστραφούν, ώστε να μην δημιουργηθούν προβλήματα στο μέλλον όταν οι αρχές ελέγχου απαιτούν ξαφνικά να τους παράσχουν ορισμένα από τα ήδη κατεστραμμένα έγγραφα.
Για το σκοπό αυτό, δημιουργείται μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων στον οργανισμό, η οποία ελέγχει το αρχείο των εγγράφων. Δημιουργείται με εντολή (οδηγία) του επικεφαλής του οργανισμού. Επιπλέον, δεν απαιτείται να εκδίδεται μια τέτοια εντολή ετησίως, αρκεί να το κάνετε μία φορά και στο μέλλον να αλλάξετε τη σύνθεση των μελών μόνο εάν ένα από αυτά παραιτηθεί.
Στη διαδικασία των εργασιών της, η επιτροπή συντάσσει πράξη με κατάλογο εγγράφων που πρέπει να καταστραφούν. Όταν η πράξη είναι έτοιμη, εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Με βάση αυτό καταστρέφονται τα πρωτογενή έγγραφα.
Ταυτόχρονα, είναι πιο σκόπιμο να συντάσσονται χωριστές πράξεις για ομάδες εγγράφων που καταστρέφονται με διάφορους τρόπους: χρήση καταστροφέα, φωτιά και ανακύκλωση. Τα πιο «πολύτιμα» έγγραφα που περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες (συνήθως είναι μειοψηφία) καταστρέφονται καλύτερα ανεξάρτητα και ανεπανόρθωτα (για παράδειγμα, με καύση ή τεμαχισμό) και ο όγκος μπορεί να ανακυκλωθεί.
Έχοντας πραγματοποιήσει την καταστροφή και υπογράψει τα σχετικά έγγραφα, ο οργανισμός μπορεί να θεωρήσει ότι έχει εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του βάσει του νόμου και διαθέτει έγγραφα που επιβεβαιώνουν το γεγονός της διαδικασίας.
Εξαιρέσεις από τον γενικό κανόνα
Φορτωτική και τιμολόγιο
Ας ξεκινήσουμε με ένα φαινομενικά απλό παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι ένας οργανισμός αγόρασε ένα υλικό και έλαβε ένα σημείωμα παράδοσης και ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή τον Μάρτιο του 2014. Τον ίδιο μήνα, το υλικό πιστώθηκε στην αποθήκη και στη συνέχεια τέθηκε σε παραγωγή.
Τα έγγραφα για την καταχώριση τιμολογίων, που συντάσσονται σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή, αποθηκεύονται στον οργανισμό για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια από την ημερομηνία της τελευταίας καταχώρισης (ρήτρα 24 ενότητα II του προσαρτήματος αριθ. 4, ρήτρα 22 ενότητα II του προσαρτήματος αριθ. 5 και ρήτρα 13, Ενότητα II του Παραρτήματος Νο. 3 του Διατάγματος της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 26ης Δεκεμβρίου 2011 αριθ.
Η αντίστροφη μέτρηση της περιόδου αποθήκευσης για ένα τιμολόγιο για την υποστήριξη της έκπτωσης φόρου ΦΠΑ ξεκινά μετά την περίοδο αναφοράς (φορολογική) κατά την οποία χρησιμοποιήθηκε για τελευταία φορά το παραστατικό. Υπενθυμίζεται ότι ο ΦΠΑ υπολογίζεται ανά τρίμηνο και το τιμολόγιο Μαρτίου περιλαμβάνεται στον υπολογισμό του ΦΠΑ για το 1ο τρίμηνο του 2014. Επομένως, σε αυτήν την περίπτωση, η περίοδος αποθήκευσης μπορεί να ξεκινήσει από 01/04/2014, θα λήξει μετά από 4 χρόνια, δηλαδή 31/03/2018. Όμως στα μέσα του έτους τα έγγραφα δεν καταστρέφονται, αλλά αποθηκεύονται μέχρι το τέλος του έτους (δηλαδή μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2018) και μόνο τότε αποτυπώνονται στην πράξη για καταστροφή.
Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι μπορεί να γίνει έκπτωση ΦΠΑ για τα αγορασμένα αγαθά μόνο μετά την καταχώρισή τους (ρήτρα 1, άρθρο 172 και άρθρο 171 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Ως εκ τούτου, είναι επίσης σημαντικό να φυλάσσεται το έγγραφο που βεβαιώνει το γεγονός της απόκτησής τους - το τιμολόγιο - για την περίοδο που υπολογίστηκε παραπάνω για το τιμολόγιο (έως 31/12/2018).
Για λογιστικούς σκοπούς, το δελτίο αποστολής (συνήθως χρησιμοποιείται στην ενοποιημένη μορφή Αρ. TORG-12) είναι το κύριο λογιστικό έγγραφο και η διάρκεια ζωής του είναι τουλάχιστον πέντε χρόνια. Επομένως, για τη λογιστική σε αυτό το παράδειγμα, η περίοδος διατήρησής της είναι μεγαλύτερη. Η περίοδος αποθήκευσης αρχίζει να υπολογίζεται μετά το έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκε για αναφορά, δηλαδή από την 01/01/2015 και λήγει στις 31/12/2019.
Όπως μπορείτε να δείτε, ένα έγγραφο (τιμολόγιο) μπορεί να έχει πολλές λειτουργίες, καθεμία από τις οποίες υπόκειται στους δικούς της κανόνες, επομένως οι περίοδοι αποθήκευσης για αυτά μπορεί να διαφέρουν (σε αυτήν την περίπτωση, για φορολογικούς λογιστικούς σκοπούς - 31/12/2018 και για λογιστικούς σκοπούς - 31/12/2019) . Στη συνέχεια επιλέγουμε το μέγιστο από αυτά - 31/12/2019.
Φαίνεται ότι όλα είναι ξεκάθαρα. Αλλά η κατάσταση μπορεί να γίνει πιο περίπλοκη.
Η περίοδος αποθήκευσης του δελτίου αποστολής και του τιμολογίου, εάν χρησιμοποιήθηκε αργότερα το δικαίωμα έκπτωσης φόρου
Ο φορολογούμενος μπορεί να μην έχει πωλήσεις σε συγκεκριμένο τρίμηνο (φορολογική περίοδος ΦΠΑ). Ως αποτέλεσμα, δεν υπάρχουν ποσά δεδουλευμένου ΦΠΑ, αλλά υπάρχουν ποσά για έκπτωση ΦΠΑ, για παράδειγμα, ποσά ΦΠΑ επί ενοικίων, αγορασθέντων υλικών κ.λπ.
Η επίσημη γνώμη των φορολογικών αρχών είναι ότι είναι αδύνατο να γίνει αποδοχή έκπτωσης ΦΠΑ κατά την περίοδο που ο φορολογούμενος δεν έχει πωλήσεις (επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 14ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 03-07-14 / 124 ).
Αν και με δικαιοσύνη, σημειώνουμε ότι στην επιστολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 28 Φεβρουαρίου 2012 αριθ. ED-3-3 / [email προστατευμένο]εξέφρασε την αντίθετη άποψη. Συμφωνεί επίσης με την απόφαση του Προεδρείου του Ανωτάτου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 03.05.2006 αριθ. 14996/05 (αναφέρει ότι η πώληση αγαθών (έργων, υπηρεσιών) δεν αποτελεί, δυνάμει νόμου, προϋπόθεση για την εφαρμογή έκπτωσης φόρου) και την από 12.07.2012 απόφαση του Δ ́ Διαιτητικού Εφετείου στην υπ’ αριθμ. Α41-41514/11 υπόθεση. Αλλά σε αυτή την περίπτωση, ο οργανισμός δεν μπορεί να αποφύγει φορολογικό έλεγχο, καθώς στο τέλος της φορολογικής περιόδου (τρίμηνο) στη δήλωση ΦΠΑ, θα αντικατοπτρίζει το ποσό του ΦΠΑ που υπολογίζεται για επιστροφή από τον προϋπολογισμό.
Δεν θέλετε φορολογικό έλεγχο; Τι να κάνω? Υπενθυμίζουμε ότι η έκπτωση φόρου για τον ΦΠΑ είναι δικαίωμα του φορολογούμενου και όχι υποχρέωση. Και μπορεί να ασκήσει αυτό το δικαίωμα εντός τριών ετών από τη λήξη της σχετικής φορολογικής περιόδου (ρήτρα 2 του άρθρου 173 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 30 Απριλίου 2009 Αρ. 03 -07-08 / 105).
Με άλλα λόγια, εάν χρησιμοποιήσετε τις προϋποθέσεις του παραδείγματος, ο οργανισμός μπορεί να εφαρμόσει την έκπτωση φόρου ΦΠΑ στο τιμολόγιο που έλαβε εντός τριών ετών, αρχής γενομένης από την 01/04/2014, για παράδειγμα, ένα χρόνο αργότερα κατά το πρώτο τρίμηνο του 2015. Ως αποτέλεσμα αυτής της λειτουργίας, οι περίοδοι διατήρησης των εγγράφων θα πρέπει επίσης να μετακινηθούν πίσω κατά ένα έτος:
- σύμφωνα με το τιμολόγιο με ημερομηνία Μαρτίου 2014 - από 31/12/2018 έως 31/12/2019.
- σύμφωνα με το δελτίο αποστολής - από 31/12/2019 έως 31/12/2020.
Εάν είχαμε κάνει χρήση του δικαιώματος έκπτωσης του ΦΠΑ ακόμη και αργότερα, για παράδειγμα, το τρίτο τρίμηνο του 2016, τότε:
- το τιμολόγιο θα πρέπει να διατηρηθεί έως τις 31/12/2020·
- και το δελτίο αποστολής - έως 31/12/2021.
Εάν το τιμολόγιο παραληφθεί αργότερα από τα εμπορεύματα και το τιμολόγιο
Η ίδια κατάσταση σχετικά με τον υπολογισμό της περιόδου αποθήκευσης των εγγράφων θα προκύψει για τον οργανισμό όταν λαμβάνει τιμολόγιο για το αγορασμένο προϊόν (υπηρεσία, εργασία) σε μεταγενέστερη φορολογική περίοδο από την περίοδο παραλαβής του ίδιου του προϊόντος και του δελτίου αποστολής. Αλλά ταυτόχρονα, μια σημαντική προϋπόθεση για την έκπτωση είναι η επιβεβαίωση του μεταγενέστερου γεγονότος παραλαβής του τιμολογίου - μπορεί να είναι ένας φάκελος με σφραγίδα ταχυδρομείου.
Οι όροι αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων, που επιβεβαιώνουν στην περίπτωση αυτή το γεγονός της παραλαβής του υλικού, αναβάλλονται επίσης (για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο). Άλλωστε μια από τις προϋποθέσεις για την έκπτωση φόρου για τον ΦΠΑ, όπως είπαμε και παραπάνω, είναι το γεγονός ότι το υλικό είναι καταχωρημένο.
Εάν το αγορασμένο υλικό τεθεί σε παραγωγή για τον επόμενο χρόνο
Ας υποθέσουμε ότι ο οργανισμός αγόρασε το υλικό τον Μάρτιο του 2014 (όπως στο πρώτο μας, πιο απλό παράδειγμα), έλαβε το τιμολόγιο και το τιμολόγιο ταυτόχρονα, αλλά έδωσε το υλικό στην παραγωγή το επόμενο έτος - τον Ιανουάριο του 2015. Στη συνέχεια Οι όροι αποθήκευσης του κύριου εγγράφου (δελτίο αποστολής) θα πρέπει επίσης να μετατοπιστούν για ένα έτος - στη λογιστική και τη φορολογική λογιστική.
Στην περίπτωση αυτή η έκπτωση φόρου ΦΠΑ έγινε νωρίτερα. Και η περίοδος αποθήκευσης του τιμολογίου υπολογίζεται από τον Μάρτιο του 2014. Το γεγονός ότι το υλικό μεταφέρθηκε στην παραγωγή σε μεταγενέστερη ημερομηνία επηρεάζει μόνο τη διαδικασία παραγωγής και όχι την επιβεβαίωση του δικαιώματος έκπτωσης του ΦΠΑ.
Εάν το υλικό παραληφθεί αλλά δεν πληρωθεί
Συμβαίνει επίσης να παραδόθηκε το υλικό μαζί με όλα τα έγγραφα (φορτητική, τιμολόγιο), αλλά να έμεινε απλήρωτο.
Μετά τη λήξη της παραγραφής (τριετία) η οφειλή διαγράφεται. Τότε η περίοδος αποθήκευσης του τιμολογίου υπολογίζεται από το τέλος του έτους κατά το οποίο διαγράφηκε η οφειλή - γενικά επτά έτη (τρία έτη παραγραφής συν τέσσερα έτη βάσει των φορολογικών λογιστικών κανόνων). Διαφορετικά, δεν θα υπάρχει τίποτα που να επιβεβαιώνει το ποσό του χρέους και την ημερομηνία γέννησης του χρέους (αποφάσεις της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Volga-Vyatka με ημερομηνία 08 Νοεμβρίου 2012 στην υπόθεση αριθ. A11-2321 / 2011 και της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Βόλγα με ημερομηνία 03 Οκτωβρίου 2012 στην υπόθεση Αρ. Α72-7995 / 2011).
Μην ξεχνάτε όμως ότι πριν από τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις, γίνεται απογραφή, συμπεριλαμβανομένων των χρεών. Σε περίπτωση υπογραφής της πράξης συμφιλίωσης με τον προμηθευτή, η παραγραφή αρχίζει να μετράει ξανά, δηλαδή από την ημερομηνία υπογραφής της πράξης. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να μετατοπίζεται ετησίως και έτσι να διαρκέσει επ' αόριστον, το ίδιο συμβαίνει και με την περίοδο διατήρησης των εγγράφων (τιμολόγιο και τιμολόγιο).
Ο οργανισμός που έστειλε τα εμπορεύματα, αλλά δεν έλαβε πληρωμή, έχει μια παρόμοια κατάσταση - μια "εικόνα καθρέφτη". Θα πρέπει επίσης να κρατά έγγραφα «επ' αόριστον» όταν υπογράφει ετήσιες πράξεις συμφιλίωσης. Επιπλέον, ενδέχεται να υπάρξουν αντέλεγχοι από τις εφορίες.
Απόκτηση παγίου περιουσιακού στοιχείου (αποσβέσεις)
Μια οικονομική οντότητα έχει αποκτήσει πολύτιμη περιουσία με μεγάλη διάρκεια ζωής, όπως ένα κτίριο, και έχει ορίσει την ωφέλιμη ζωή της στα 31 έτη. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, θα χρεώνονται αποσβέσεις σε αυτό το πάγιο στοιχείο, πράγμα που σημαίνει ότι η πράξη αποδοχής και μεταφοράς και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την αγορά του κτιρίου πρέπει να φυλάσσονται κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου και μόνο μετά τη λήξη της θα ξεκινήσει η τετραετής περίοδος αποθήκευσης εγγράφων σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας . Ως αποτέλεσμα, η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων θα είναι 35 χρόνια.
Διαφορετικά, θα είναι δύσκολο να αποδειχθεί η οικονομική σκοπιμότητα των δαπανών, καθώς και δεδομένα για το πάγιο περιουσιακό στοιχείο (όροι θέσης σε λειτουργία, αρχικό κόστος, αποσβέσεις) κατά τη διάρκεια ελέγχου που διενεργείται από την εφορία (Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Μόσχας Περιφέρεια με ημερομηνία 11 Μαρτίου 2009, αριθμ. ΚΑ-Α40 / 1255- 09 στην υπ' αριθμ. Α40-32554/08-129-101 υπόθεση).
Έγγραφα για τις ζημίες και τα αναβαλλόμενα έξοδα
Η επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 02.08.2011 No. 03-02-07 / 1-272 αναφέρει: σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου. 283 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ο φορολογούμενος υποχρεούται τηρεί έγγραφα που επιβεβαιώνουν το ποσό της ζημίας που προέκυψε για όλη την περίοδο που μειώνει τη φορολογική βάση την τρέχουσα φορολογική περίοδο για το ποσό των ζημιών που ελήφθησαν προηγουμένως. Και αυτή η περίοδος είναι 10 χρόνια μετά τη φορολογική περίοδο κατά την οποία ελήφθη αυτή η απώλεια (ρήτρα 2, άρθρο 283 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Η ζημία αποκαλύπτεται στην επιχείρηση στο τέλος του έτους (φορολογική περίοδος) και υπολογίζεται ως η διαφορά μεταξύ όλων των εσόδων και εξόδων που πραγματοποιήθηκαν από τον οργανισμό κατά το παρελθόν έτος. Ως εκ τούτου, πρέπει να διατηρεί όλα τα έγγραφα σχετικά με τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν, καθώς και τα εισοδήματα που εισπράχθηκαν για το έτος (φορολογική περίοδος) που έλαβε τη ζημία.
Σύμφωνα με τις ρυθμιστικές αρχές, στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να προστεθούν άλλα τέσσερα έτη στην καθορισμένη περίοδο αποθήκευσης, που προβλέπεται στην υπ. 8 σ. 1 άρθ. 23 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Η βάση είναι η υπόθεση ότι η περίοδος αποθήκευσης 4 ετών θα πρέπει να υπολογίζεται όχι από τη στιγμή που συντάχθηκαν τα έγγραφα, αλλά από το τέλος της φορολογικής περιόδου κατά την οποία ελήφθη υπόψη η αντίστοιχη απώλεια. Εάν αυτό δεν γίνει, τότε η μεταφορά των ζημιών θα θεωρείται παράνομη.
Μια τέτοια προσέγγιση μπορεί να βρεθεί σε δικαστικές αποφάσεις, για παράδειγμα, στις αποφάσεις της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας της Μόσχας με ημερομηνία 2 Μαρτίου 2006, 26 Φεβρουαρίου 2006 Αρ. KA32-A40 / 785-06 και το Προεδρείο του Ανώτατου Διαιτητικό Δικαστήριο της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 24 Ιουλίου 2012 Αρ. 3546/12. Υπάρχει μια άλλη δικαστική πρακτική που δεν συμφωνεί με αυτήν την άποψη: οι αποφάσεις της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας του Βορείου Καυκάσου της 25ης Σεπτεμβρίου 2009 στην υπόθεση αριθ. A32-8964 / 2007-12 / 190 και της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Βορειοδυτικής Συνοικίας της 22ας Νοεμβρίου 2004 στην υπ’ αριθμ. Α56 -10982/04 υπόθεση.
Έχετε δύο επιλογές: κρατήστε τα έγγραφα στο μέγιστο ή να είστε προετοιμασμένοι για μάχες στα δικαστήρια, το αποτέλεσμα των οποίων δεν είναι εγγυημένο.
Έλλειψη εγγράφων ως αποτέλεσμα πυρκαγιάς, πλημμύρας, κλοπής
Ο οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ασφαλείς συνθήκες αποθήκευσης για τα λογιστικά έγγραφα και την προστασία τους από αλλαγές (άρθρο 29 του νόμου αριθ. 402-FZ). Τι να κάνετε όμως εάν τα έγγραφα λείπουν λόγω πυρκαγιάς (πλημμύρες, κλοπές) και έχουν λάβει απαίτηση από την εφορία να τα υποβάλουν;
Το οικονομικό τμήμα πιστεύει ότι πρέπει να αποκατασταθούν (Αριθμ. 03-02-07/1/21191 επιστολή 07.06.2013). Υπάρχουν και δικαστικές αποφάσεις με ανάλογη θέση (απόφαση Θ ́ Διαιτητικού Εφετείου της 13ης Οκτωβρίου 2010 υπ’ αριθμ. 09ΑΠ-24752 / 2010-ΑΚ, αριθμ. 09ΑΠ-25298 / 2010-ΑΚ στην υπ’ αριθμ. Α40-4800 / 10 υπόθεση. -115-55), όπου το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο επικεφαλής του οργανισμού πρέπει να λάβει μέτρα για την αποκατάσταση αυτών των πρωτογενών εγγράφων που υπόκεινται σε αποκατάσταση και αποθήκευση εντός της προθεσμίας που ορίζει ο νόμος.
Ταυτόχρονα, στην απόφαση της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Βόλγα-Βιάτκα με ημερομηνία 30 Ιουλίου 2007 στην υπόθεση αριθ. πυρκαγιά, που ζήτησε αργότερα η εφορία, γιατί δεν είχε πραγματική δυνατότητα να το πράξει έγκαιρα. Η εφορία αρνήθηκε εν μέρει την είσπραξη των προστίμων.
Υπάρχουν και άλλες περιπτώσεις που οι δικαστές πήραν το μέρος των φορολογουμένων (αποφάσεις της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας της Μόσχας με ημερομηνία 25 Ιουνίου 2010 Αρ. KA-A40 / 6480-10, Ομοσπονδιακή Αντιμονοπωλιακή Υπηρεσία της Περιφέρειας Βόλγα με ημερομηνία 25 Ιουνίου 2010 στην υπ’ αριθμ. Α55-967 / 2011 υπόθεση).
Ωστόσο, εάν ο φορολογούμενος δεν μπορεί να επιβεβαιώσει ότι δεν διέθετε έγγραφα κατά τη στιγμή της παραλαβής του αιτήματος, τότε δεν μπορεί να αποφευχθεί πρόστιμο (Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας της Μόσχας της 28ης Απριλίου 2009 Αρ. KA-A40 / 3228-09). Εδώ θα είναι χρήσιμα τυχόν έγγραφα από τις αρμόδιες αρχές, τα οποία θα επιβεβαιώνουν το γεγονός της πλημμύρας (αναφορά πλημμύρας ή/και πιστοποιητικό από τον οργανισμό υπηρεσίας), πυρκαγιάς (έκθεση πυρκαγιάς που ελήφθη από την πυροσβεστική), ληστεία, διάρρηξη (αστυνομικό πιστοποιητικό), και τα λοιπά.
Τα δικαστήρια θεωρούν επίσης το πρόστιμο δικαιολογημένο σε περιπτώσεις όπου, μετά την απώλεια εγγράφων, ο φορολογούμενος δεν έλαβε μέτρα για την αποκατάστασή τους (Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Ουραλίων της 28ης Απριλίου 2010 Αρ. Ф09-2782 / 10- С2).
Τα έγγραφα καταστράφηκαν, αλλά η ζήτηση ήρθε
Μπορεί να προκύψει μια κατάσταση όταν ο οργανισμός έχει σταθμίσει όλα τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα, αποφάσισε να καταστρέψει τα έγγραφα, συμπληρώνοντας τα πάντα σωστά και η φορολογική αρχή απαιτεί την υποβολή τους.
Τα δικαστήρια παίρνουν συχνά το μέρος του φορολογούμενου.
Πρακτική διαιτησίας
Σύμπτυξη Εμφάνιση
Στην απόφαση της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Ουραλίων της 14ης Οκτωβρίου 2011 Αρ. F09-6531 / 11 στην υπόθεση αριθ. VAS-15006 / 11), το δικαστήριο διαπίστωσε ότι η εταιρεία δεν υπέβαλε πρωτογενή λογιστικά έγγραφα λόγω νόμιμης καταστροφής τους. Οι φορολογικές αρχές δεν έχουν λόγο να εφαρμόσουν τη μέθοδο υπολογισμού που καθορίζεται στην παράγραφο 7 του άρθρου. 166 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας προκειμένου να καθοριστεί η φορολογική έκπτωση, η οποία είναι δυνατή μόνο εάν υπάρχουν διαθέσιμα συγκεκριμένα έγγραφα (άρθρα 171, 172 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Πρακτική διαιτησίας
Σύμπτυξη Εμφάνιση
Το δικαστήριο έκρινε ότι η απουσία πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που να επιβεβαιώνουν το αρχικό κόστος των πάγιων περιουσιακών στοιχείων, λόγω της καταστροφής τους, δεδομένου ότι η περίοδος αποθήκευσης αυτών των εγγράφων έχει λήξει, δεν μπορεί να αποτελέσει βάση για την άρνηση υπολογισμού της υπολειμματικής αξίας αυτών των παγίων στοιχείων ενεργητικού ως μέρος των εξόδων (διάταγμα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Μόσχας με ημερομηνία 11.03 .2009 Αρ. KA-A40/1255-09 στην υπόθεση αριθ. A40-32554/08-129-101).
Πρακτική διαιτησίας
Σύμπτυξη Εμφάνιση
Η Φορολογική Επιθεώρηση ζήτησε από την εταιρεία να πληρώσει πρόσθετους φόρους λόγω μη υποβολής των απαραίτητων δικαιολογητικών για τη διαγραφή καυσίμων και λιπαντικών. Κάποια από τα έγγραφα, κατά τη γνώμη τους, εκτελέστηκαν λανθασμένα, το άλλο μέρος καταστράφηκε. Οι φορολογικές αρχές ανέφεραν ότι τα έγγραφα έπρεπε να διατηρηθούν για τουλάχιστον 5 χρόνια σύμφωνα με τα λογιστικά πρότυπα.
Αλλά οι διαιτητές είχαν τη δική τους άποψη για αυτή την κατάσταση. Αποφάνθηκαν υπέρ της εταιρείας, υποδεικνύοντας ότι διέγραφε καύσιμα και λιπαντικά βάσει των καθιερωμένων κανόνων και βάσει μηνιαίων πράξεων. Σε αυτήν την περίπτωση, οι δικαστές δεν θεώρησαν την παρουσία ελαττωμάτων στη συμπλήρωση των φορτωτικών, καθώς και την απουσία ορισμένων εγγράφων ως λόγο για την αναγνώριση της παράνομης διαγραφής του κόστους καυσίμων και λιπαντικών στην τιμή κόστους (διατάγματα η Ομοσπονδιακή Αντιμονοπωλιακή Υπηρεσία της Βορειοδυτικής Περιφέρειας με ημερομηνία 16.06.2000 Αρ. A56-31018 / 99 και ημερομηνία 08.07.2002 Αρ. A56-8533/02).
Ελέγξτε την κατάσταση
Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σε ένα ακόμη σημαντικό σημείο. Στον Κατάλογο του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας για ορισμένα έγγραφα, η περίοδος αποθήκευσης αρχίζει να υπολογίζεται "υπόκειται σε επιθεώρηση (έλεγχος)". Για παράδειγμα, τα κύρια έγγραφα δεν μπορούν να καταστραφούν χωρίς επαλήθευση (άρθρο 362 του καταλόγου).
Θραύσμα εγγράφου
Σύμπτυξη Εμφάνιση
Κατάλογος τυποποιημένων διαχειριστικών αρχειακών εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης (εγκεκριμένα με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 Αρ. 558)
Στην προκειμένη περίπτωση μιλάμε για φορολογικούς ελέγχους. Αναφέρονται στο Άρθ. 87 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Με βάση τα αποτελέσματα τόσο ενός επιτόπιου όσο και ενός επιτραπέζιου φορολογικού ελέγχου, η φορολογική αρχή συντάσσει έκθεση ελέγχου (η διαδικασία και οι όροι για την προετοιμασία της καθορίζονται στο άρθρο 100 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Εάν διαπιστωθούν παραβάσεις και ο φορολογούμενος συμφωνεί μαζί τους, ο τελευταίος κάνει τις κατάλληλες αλλαγές στη λογιστική: επιβάλλει πρόσθετους φόρους, πληρώνει πρόστιμα και πρόστιμα κ.λπ.
Επιπλέον, θα διενεργείται έλεγχος γραφείου εάν ο φορολογούμενος υποβάλει επικαιροποιημένη δήλωση για φορολογικές περιόδους νωρίτερα της τελευταίας τριετίας.
Αλλά, όπως γνωρίζετε, η παραγραφή είναι τριετής (Ρήτρα 1, άρθρο 113 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Οι φορολογικές αρχές μπορούν να υποβάλουν αξιώσεις και να επιβάλουν κυρώσεις εντός αυτής της περιόδου. Εάν διαπιστωθούν παραβάσεις για προηγούμενες περιόδους, δεν μπορούν να εισπραχθούν πρόστιμα από τον φορολογούμενο.
Ταυτόχρονα, ο φορολογικός κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν απαιτεί την καταστροφή εγγράφων, το οικονομικό τμήμα αναφέρει ότι η καταστροφή εγγράφων με λήξει η περίοδος αποθήκευσης είναι δικαίωμα του φορολογούμενου. Και ο έλεγχος της εφορίας μπορεί να μην γίνει καθόλου.
Πώς πρέπει να προχωρήσουν οι οργανισμοί; Πρώτον, από τις παραπάνω δικαστικές αποφάσεις προκύπτει ότι σε περιπτώσεις που ο φορολογούμενος δεν μπόρεσε να προσκομίσει ληγμένα έγγραφα κατόπιν αιτήματος των ελεγκτικών αρχών λόγω της καταστροφής τους, τα δικαστήρια πήραν το μέρος του φορολογούμενου. Φυσικά, σε αυτές τις περιπτώσεις, ο τελευταίος πρέπει να διεξάγει αρμοδίως την ίδια τη διαδικασία καταστροφής (την τεκμηριώνει σωστά). Στην περίπτωση αιτήματος εγγράφων που έχουν καταστραφεί νομίμως, αυτό είναι θεμελιώδες.
Δεύτερον, για παραβίαση των όρων αποθήκευσης των εγγράφων που καθορίζονται στον Κατάλογο του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η φορολογική επιθεώρηση δεν μπορεί να επιβάλει πρόστιμο.
Αποδεικνύεται ότι εάν καταστραφούν λογιστικά / φορολογικά έγγραφα λόγω της λήξης των περιόδων αποθήκευσης, τότε δεν απειλούνται κυρώσεις από τις φορολογικές αρχές του οργανισμού, ακόμη και αν αυτά τα έγγραφα δεν έχουν περάσει φορολογικό έλεγχο. Εξάλλου, όπως θυμόμαστε, ακόμη και οι τυπικές περίοδοι διατήρησης λογιστικών και φορολογικών παραστατικών (πενταετία και τέσσερα χρόνια) είναι μεγαλύτερες από την παραγραφή (τρία έτη), για να μην αναφέρουμε άλλα χαρακτηριστικά και εξαιρέσεις όταν αυξάνονται οι τυπικές περίοδοι διατήρησης.
Ευθύνη
Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή των αναγνωστών στις κυρώσεις που μπορούν να επιβληθούν στον φορολογούμενο ελλείψει πρωτογενών εγγράφων. Εξετάστε το πιο κοινό.
Εάν τα κύρια έγγραφα καταστραφούν μετά την καθορισμένη περίοδο διατήρησης - λοιπόν, μπορείτε να κοιμηθείτε ήσυχοι. Αλλά μερικές φορές, κατά τον υπολογισμό του όρου, καθοδηγούνται από γενικούς κανόνες (που προβλέπονται στο νόμο αριθ. 209-FZ, στον φορολογικό κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και στον Κατάλογο του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας) και ξεχνούν τις ειδικές «κρατήσεις ”, καταστρέφοντας έτσι έγγραφα που έπρεπε ακόμη να αποθηκευτούν. Και εδώ είναι που δημιουργούνται συχνά προβλήματα.
Παράλειψη υποβολής εγγράφων από τον φορολογούμενο στην εφορία εντός της ταχθείσας προθεσμίας ή άλλες πληροφορίες που προβλέπονται από τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλες νομοθετικές πράξεις σχετικά με τους φόρους και τα τέλη, συνεπάγεται την εφαρμογή της ευθύνης σύμφωνα με το άρθρο. 126 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας:
- εάν αυτά τα έγγραφα δεν περιέχουν ενδείξεις φορολογικών αδικημάτων βάσει του άρθρου. 119 και 129.4 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τότε το πρόστιμο θα είναι 200 ρούβλια. για κάθε έγγραφο που δεν υποβάλλεται (το άρθρο 119 αφορά την υποβολή φορολογικών δηλώσεων και το άρθρο 129.4 αφορά τις κοινοποιήσεις ελεγχόμενων συναλλαγών)·
- εάν ο οργανισμός αρνείται να παράσχει τα έγγραφα που διαθέτει ή τους παρουσιάζει εσκεμμένα ψευδή στοιχεία και μια τέτοια πράξη δεν σχετίζεται με το άρθ. 135.1 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (μη υποβολή πιστοποιητικών / δηλώσεων για συναλλαγές και λογαριασμούς από την τράπεζα), τότε το ποσό του προστίμου θα είναι 10.000 ρούβλια.
Αποφύγετε οπωσδήποτε την ευθύνη βάσει του άρθρου. 126 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι δυνατή εάν η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων που ζητήθηκαν από τις φορολογικές αρχές έχει λήξει και μέχρι τη στιγμή της αίτησης έχουν ήδη καταστραφεί από τον οργανισμό, αλλά αυτό θα πρέπει ακόμα να αποδειχθεί ( βλέπε ψηφίσματα της Ομοσπονδιακής Αντιμονοπωλιακής Υπηρεσίας της Περιφέρειας Ουραλίων με ημερομηνία 17 Νοεμβρίου 2009 Αρ. F09-8891 / 09-SZ στην υπόθεση Αρ. A05-8773 / 2008 (με την απόφαση του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 13ης Οκτωβρίου 2009 No. VAC -13307/09, αρνήθηκε να μεταφερθεί αυτή η υπόθεση στο Προεδρείο του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας Ομοσπονδία)).
Εάν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης οι επιθεωρητές ανακαλύψουν την απουσία (ή καταστραφούν) πρωτογενών εγγράφων, τιμολογίων, λογιστικών ή φορολογικών μητρώων, τότε η εταιρεία μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο στο ποσό (άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας):
- 10 000 τρίψτε. - εάν η παράβαση διαπράχθηκε εντός μίας φορολογικής περιόδου·
- 30 000 τρίψτε. – εάν η παράβαση διαπράχθηκε σε περισσότερες από μία φορολογικές περιόδους.
Εάν ταυτόχρονα διαπιστωθεί υποεκτίμηση της φορολογικής βάσης, τότε η εταιρεία θα επιβαρυνθεί με πρόστιμο ύψους 20% του μη καταβληθέντος ποσού φόρου, αλλά όχι λιγότερο από 40.000 ρούβλια. (Ρήτρα 3, άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Δεν μπορούν να υπάρχουν δύο μέτρα φορολογικής υποχρέωσης για το ίδιο αδίκημα, επομένως ο οργανισμός μπορεί να τιμωρηθεί είτε βάσει του άρθρου. 126 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή σύμφωνα με το άρθρο. 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αυτές οι ποινές δεν θα είναι σωρευτικές.
Ο Κώδικας Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιέχει επίσης ορισμένες διατάξεις για πρόστιμα για παραβίαση των όρων αποθήκευσης εγγράφων. Το ύψος του προστίμου εξαρτάται από το είδος της παράβασης.
Το άρθρο 13.25 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπει κυρώσεις για παραβίαση των όρων αποθήκευσης εγγράφων, την υποχρέωση αποθήκευσης που προβλέπεται από τη νομοθεσία για την JSC, LLC, για κρατικές και δημοτικές ενιαίες επιχειρήσεις, σχετικά με τις συντάξεις και επενδυτικών κεφαλαίων, καθώς και κανονιστικών νομικών πράξεων που εκδίδονται σύμφωνα με αυτό. Αποδεικνύεται ότι εδώ μιλάμε κυρίως για αποθήκευση. εταιρικά έγγραφα, που εμφανίζονται σε αυτήν την ομάδα κανονιστικών νομικών πράξεων, στις οποίες δεν εμπίπτουν τα περισσότερα λογιστικά έγγραφα.
Αυτό όμως περιλαμβάνει, για παράδειγμα, ισολογισμοί ΚΕΠ, καταστάσεις κερδών και ζημιών τους, εκθέσεις ελέγχου(Ρήτρα 2.1.10 των Κανονισμών σχετικά με τη διαδικασία και τους όρους αποθήκευσης των εγγράφων των μετοχικών εταιρειών, που εγκρίθηκε με το ψήφισμα της Ομοσπονδιακής Επιτροπής Κινητών Αξιών της Ρωσίας της 16ης Ιουλίου 2003 Αρ. 03-33/ps).
Πάπυρος έγγραφα LLC, για την απώλεια του οποίου μπορεί να εφαρμοστεί το άρθρο 13.25 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, είναι ελαφρώς διαφορετικό. Αναγράφεται στο Art. 50 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 8ης Φεβρουαρίου 1998 Αρ. 14-FZ "Περί Εταιρειών Περιορισμένης Ευθύνης". Αξίζει να σημειωθεί ότι, μεταξύ άλλων, αναφέρει ότι η LLC υποχρεούται να αποθηκεύει «άλλα έγγραφα που προβλέπονται από ομοσπονδιακούς νόμους και άλλες νομικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας, το καταστατικό της εταιρείας, εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας, αποφάσεις της γενικής συνέλευσης των συμμετεχόντων της εταιρείας, το διοικητικό συμβούλιο (εποπτικό συμβούλιο) της εταιρείας και τα εκτελεστικά όργανα της εταιρείας». Προφανώς, αυτό περιλαμβάνει οικονομικές καταστάσεις.
Το ύψος των προστίμων βάσει του άρθρου. 13.25 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι:
- από 2500 έως 5000 ρούβλια. - για υπαλλήλους·
- από 200.000 έως 300.000 ρούβλια. - για νομικά πρόσωπα.
Η εφαρμογή αυτού του άρθρου είναι απίθανη ελλείψει πρωτογενών εγγράφων, αν και αυτή η πιθανότητα δεν μπορεί να αποκλειστεί εντελώς.
Εάν η παραβίαση των όρων αποθήκευσης εγγράφων έχει οδηγήσει σε στρέβλωση των ποσών των φόρων και των τελών που χρεώνονται κατά τουλάχιστον 10%, τότε θα επιβληθούν κυρώσεις ύψους 2.000 ρούβλια στους υπαίτιους. έως 3000 τρίψιμο. (Άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Εάν σύμφωνα με τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρα 120 και 126) τιμωρούνται νομικά πρόσωπα, τότε για το ίδιο αδίκημα ο ένοχος υπάλληλος μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο. 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αλλά μόνο μία φορά (σύμφωνα με το μέρος 5 του άρθρου 4.1 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κανείς δεν μπορεί να φέρει διοικητική ευθύνη δύο φορές για το ίδιο διοικητικό αδίκημα).
Η Rosarchiv άλλαξε τους όρους αποθήκευσης λογιστικών, φορολογικών, προσωπικού και άλλων εγγράφων. Από την 1η Ιανουαρίου 2020, εφαρμόστε τη νέα λίστα. Το άρθρο περιέχει βολικούς πίνακες που θα σας επιτρέψουν να αποθηκεύσετε σωστά έγγραφα και να μην τα πετάξετε εκ των προτέρων.
Κάθε επιχείρηση και μεμονωμένος επιχειρηματίας δεν δικαιούται να καταστρέψει έγγραφα αμέσως μετά την εξαφάνιση της ανάγκης τους. Υπάρχουν συγκεκριμένες νόμιμες περίοδοι διατήρησης που πρέπει να τηρούνται. Η έλλειψη εγγράφων και η μη υποβολή τους κατά τον φορολογικό έλεγχο θα επιφέρει πρόσθετους φόρους, πρόστιμα και πρόστιμα.
Αυτοί οι οδηγοί και τα δείγματα θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε σωστά την αποθήκευση των εγγράφων. Θα σας σώσουν από προσβλητικά πρόστιμα και θα σας προστατεύσουν από λάθη. Η συνάφεια επιβεβαιώνεται από τους ειδικούς του προγράμματος BukhSoft. Κατεβάστε δωρεάν:
Ρύθμιση των περιόδων αποθήκευσης εγγράφων στη Ρωσία το 2020
Οι όροι αποθήκευσης λογιστικών και φορολογικών εγγράφων, η διαδικασία καταστροφής τους και η ευθύνη για παραβίαση αποθήκευσης και καταστροφής καθορίζονται από το νόμο:
- στον Φορολογικό Κώδικα?
- Κατάλογος τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης (κατάλογος Rosarkhiv).
- Ομοσπονδιακός νόμος αριθ.
- Ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 402-FZ της 06.12.2011 "Σχετικά με τη Λογιστική".
Νέες περίοδοι διατήρησης εγγράφων το 2020
Οι περίοδοι αποθήκευσης το 2020 έχουν αλλάξει τόσο πάνω όσο και προς τα κάτω σύμφωνα με τη λίστα του Ομοσπονδιακού Αρχείου. Οι τροπολογίες καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα εγγράφων. Παρουσιάζουμε τις κύριες αλλαγές στον Πίνακα 1.
Τραπέζι 1. Αλλαγές στις κύριες περιόδους διατήρησης εγγράφων το 2020
|
Έως 01/01/2020 |
Μετά την 01.01.2020 |
|
|
Δηλώσεις φόρων, εισφορών, εκθέσεων αμοιβών που υποβάλλει η εταιρεία στο IFTS |
||
|
Γραπτές αποφάσεις της Ομοσπονδιακής Επιθεώρησης Φορολογικής Υπηρεσίας για πληρωμές στον προϋπολογισμό |
||
|
τιμολόγια |
||
|
Δείγμα υπογραφών υλικών υπευθύνων |
Η απόφαση ελήφθη από την εταιρεία υπό δύο προϋποθέσεις:
|
Η αντίστροφη μέτρηση είναι από τη στιγμή της αντικατάστασης του MOL |
|
Μητρώα δεδομένων για πληρωμές σε υπαλλήλους, τα οποία ο οργανισμός αποστέλλει στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία |
||
|
Προγράμματα διακοπών |
||
|
Πράξεις επιβολής πειθαρχικών κυρώσεων |
Νέες περίοδοι τήρησης λογιστικών εγγράφων το 2020
Κατά την αρχειοθέτηση λογιστικών εγγράφων, ισχύουν δύο κανόνες:
- Όλα τα κύρια έγγραφα και οι αναφορές αρχειοθετούνται σύμφωνα με τις απαιτήσεις των καθιερωμένων κανόνων. Η ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης είναι 60 μήνες.
- Τα λογιστικά έγγραφα καταστρέφονται μετά την πάροδο 5 ετών από τη στιγμή της τελευταίας χρήσης τους με σκοπό τη λήψη εκθέσεων.
Εξετάστε τον πίνακα 2.
πίνακας 2. Όροι αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων το 2020
|
Χρόνος αποθήκευσης, έτη |
||
|
Ετήσιες αναφορές |
Μην καταστρέφετε |
|
|
Τριμηνιαίες και μηνιαίες εκθέσεις |
5 |
|
|
Πιστοποιητικά ελέγχου |
|
|
|
Έγγραφα λογιστικής πολιτικής |
η περίοδος προσμετράται από την πρώτη ημέρα ισχύος του νέου |
|
|
Οποιαδήποτε κύρια:
|
από το τέλος του έτους αναφοράς |
|
|
Λογιστικά μητρώα |
αν γινόταν αναθεώρηση |
|
|
Πληροφορίες για απαιτήσεις και υποχρεώσεις |
από τη στιγμή που καταβάλλεται το χρέος |
|
|
Πληροφορίες για ελλείψεις, σπατάλες, κλοπές |
|
Πόσο καιρό φυλάσσονται τα φορολογικά έγγραφα;
Οι περίοδοι ρυθμίζονται από τον Φορολογικό Κώδικα. Στη γενική περίπτωση - εντός 48 μηνών (άρθρο 23 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Τα υπόλοιπα φαίνονται στον Πίνακα 3.
Πίνακας 3. Χρόνος αποθήκευσης φορολογικών εγγράφων
|
Περίοδος αποθήκευσης |
||
|
Βιβλίο αγορών και όλες οι εφαρμογές και προσθήκες σε αυτό |
48 μηνών (μετράται από την τελευταία καταχώρηση) |
παράρτημα 4 της ανάρτησης. Κυβέρνηση με ημερομηνία 26 Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 1137 |
|
Βιβλίο πωλήσεων και όλα τα παραρτήματα και τα συμπληρώματα αυτού |
παράρτημα 5 της ανάρτησης. Κυβέρνηση με ημερομηνία 26 Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 1137 |
|
|
τιμολόγια |
σελ.317 του καταλόγου Rosarchive |
|
|
Μητρώα τιμολογίων |
παράρτημα 3 της ανάρτησης. Κυβέρνηση με ημερομηνία 26 Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 1137 |
|
|
Τελωνειακές διασαφήσεις, αντίγραφά τους, αιτήσεις εισαγωγής προϊόντων και πρωτογενή τεκμηρίωση που καταγράφει το γεγονός του υπολογισμού του ΦΠΑ στις εισαγωγές |
||
|
φορολογικά μητρώα |
σελ.316 του καταλόγου Rosarchive |
|
|
Έγγραφα που επιβεβαιώνουν φορολογικά πλεονεκτήματα, αναβολές/αρνήσεις παροχών και αναβαλλόμενες πληρωμές |
||
|
Φορολογικές δηλώσεις και υπολογισμοί ασφαλιστικών εισφορών |
||
|
Πληροφορίες προσωπικού εισοδήματος |
|
σελ.312 του καταλόγου Rosarchive |
|
Μητρώα εγγραφών πληροφοριών για πληρωμές σε φυσικά πρόσωπα |
||
|
Λογιστικό βιβλίο εσόδων και εξόδων στο πλαίσιο του απλοποιημένου φορολογικού συστήματος |
||
|
Αιτιολόγηση φορολογικών κινήτρων για εταιρείες που επενδύουν σε περιφερειακά έργα |
Τέχνη. 89.2 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
Πόσο καιρό θα διατηρηθούν τα έγγραφα σχετικά με τις εισφορές;
Οι περίοδοι ρυθμίζονται και από τον Φορολογικό Κώδικα. Στη γενική περίπτωση - εντός 6 ετών (άρθρο 23 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Τα υπόλοιπα φαίνονται στον Πίνακα 4.
Πίνακας 4. Χρόνος αποθήκευσης εγγράφων για εισφορές
Πόσο καιρό διατηρείται η τεκμηρίωση HR;
Οι περίοδοι είναι οι μεγαλύτερες. Το γεγονός είναι ότι ακόμα κι αν ο υπάλληλος παραιτηθεί, μπορεί να χρειάζεται αυτή ή εκείνη την πληροφορία σε όλη του τη ζωή. Ειδικότερα, σύμφωνα με την εργασιακή εμπειρία, το εισόδημα κ.λπ.
Κατά κανόνα, οι όροι είναι:
- 75 χρόνια όταν το έγγραφο συντάχθηκε πριν από το 2003.
- 50 ετών - από 01.01.2003.
Πίνακας 5. Χρόνος αποθήκευσης εγγράφων προσωπικού
Τι να κάνετε εάν έχει λήξει η περίοδος αποθήκευσης εγγράφων;
Τα ληγμένα έγγραφα πρέπει να καταστραφούν. Για να καταστρέψετε έγγραφα, συντάξτε μια πράξη στην οποία σημειώστε το όνομα και τον αριθμό των περιπτώσεων με έγγραφα που ήρθε η ώρα να καταστρέψετε. Η πράξη αυτή πρέπει να υπογραφεί από ειδική επιτροπή, τη σύνθεση της οποίας θα εγκρίνει με διαταγή του ο γενικός διευθυντής.
Ποινή για έλλειψη εγγράφων
Εάν δεν υπάρχει κύριος οργανισμός, τιμολόγια και φορολογικά μητρώα, οι υπάλληλοι της IFTS μπορούν να προσβάλουν μια LLC ύψους 10.000 έως 30.000 ρούβλια (άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας), συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εφαρμόζουν το απλοποιημένο φορολογικό σύστημα βάσει του φόρου Κώδικας.
Επιπλέον, χωρίς έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές, οι επιθεωρητές θα αφαιρέσουν το κόστος κέρδους (ή τον ενιαίο φόρο) και τις εκπτώσεις ΦΠΑ. Ή θα υπολογίσουν το ποσό του καταβλητέου φόρου με τη μέθοδο υπολογισμού (υποπαράγραφος 1, ρήτρα 7, άρθρο 31 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
«Άκου, ας τα πετάξουμε όλα έξω», μου είπε ο σκηνοθέτης, δείχνοντας ένα ράφι γεμάτο κουτιά με έγγραφα από 7 χρόνια πριν. Και του απάντησα: «Δεν είναι τόσο απλό, μερικές φορές οι όροι διατήρησης εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι αρκετές δεκαετίες». Ο σκηνοθέτης με πίστεψε και το πατρικό μας παλιόχαρτο συνέχισε να μαζεύει σκόνη στα ράφια του αρχείου. Μέχρι την επόμενη φορά - όταν προκύψει το ζήτημα της αγοράς ενός νέου rack, τότε θα εξετάσουμε τα πάντα και θα αφήσουμε μόνο εκείνα τα έγγραφα των οποίων η περίοδος αποθήκευσης στον οργανισμό δεν έχει πραγματικά λήξει.
Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσεται η τεκμηρίωση;
Η ανάγκη αποθήκευσης εγγράφων υποδεικνύεται από τον ομοσπονδιακό νόμο της 22ης Οκτωβρίου 2004 N 125-FZ "Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία". Επιπλέον, υπάρχουν τρεις λίστες που εγκρίνουν τους όρους αποθήκευσης εγγράφων στο αρχείο για νομικά πρόσωπα δημοσίου και ιδιωτικού τομέα σε διάφορους τομείς δραστηριότητας. Τα έγγραφα των ανωνύμων εταιρειών πρέπει να φυλάσσονται σύμφωνα με τους Κανονισμούς για τη διαδικασία και τους όρους φύλαξης των εγγράφων των ανώνυμων εταιρειών, εγκεκριμένοι. Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Επιτροπής για την Αγορά Κινητών Αξιών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Ιουλίου 2003 N 03-33 / ps.
Συγκεκριμένες περίοδοι τήρησης αρχείων
Η μικρότερη διάρκεια ζωής είναι 1 έτος, η μέγιστη είναι 75 χρόνια. Δεν θα τα απαριθμήσω ονομαστικά για κάθε έγγραφο, από τα οποία υπάρχουν πολλά. Εκτός από τις προθεσμίες που καθορίζονται για κοινά έγγραφα, όπως διαχείριση προσωπικού, χρηματοοικονομικών, λογιστικών, φορολογικών και ηλεκτρονικών εγγράφων, τα έγγραφα για εξειδικευμένους σκοπούς σε διάφορους τομείς της βιομηχανίας, της ιατρικής και της ασφάλειας έχουν τους δικούς τους όρους για την αποθήκευση εγγράφων σε έναν οργανισμό. Εξετάστε τις περιόδους κατά τις οποίες πρέπει να αποθηκεύονται τα πιο κοινά χαρτιά που υπάρχουν σε οποιονδήποτε οργανισμό.
Περίοδοι διατήρησης για έγγραφα που διανέμονται από κοινού
Πώς να τσουγκράνα τα μπάζα χαρτιού;
Με την πάροδο του χρόνου, ο οργανισμός συγκεντρώνει έναν τεράστιο όγκο διαφορετικής τεκμηρίωσης. Για να μην κολλήσετε στα χαρτιά, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια επιτροπή (συνήθως αποτελούμενη από τρία άτομα), η οποία θα διενεργεί εξέταση για την αξία και θα αποσυναρμολογεί τα χαρτιά στις ακόλουθες κατηγορίες, ανάλογα με τις περιόδους αποθήκευσης των εγγράφων στον οργανισμό παρέχονται για αυτούς:
- υπόκειται σε μόνιμη αποθήκευση στα αρχεία μιας κρατικής οντότητας·
- έγγραφα που πρέπει να αποθηκευτούν για περισσότερα από 10 χρόνια στο αρχείο μιας νομικής οντότητας·
- το οποίο πρέπει να αποθηκευτεί προσωρινά για όχι περισσότερο από 10 χρόνια στο αρχείο της μονάδας·
- τα χαρτιά επιτρέπεται να καταστραφούν μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης.
Διαδικασία καταστροφής εγγράφων
Όταν καταστρέφονται έγγραφα, συντάσσεται πράξη. Δεν υπάρχει ενιαίο έντυπο για τέτοιες πράξεις· συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή, που καθορίζεται με εντολή του επικεφαλής. Θα πρέπει να αναφέρει όχι μόνο το όνομα και όλα τα στοιχεία του οργανισμού, αλλά επίσης, συνήθως με τη μορφή πίνακα, να αναφέρει τα ονόματα των εγγράφων (υποθέσεις), την περίοδο κατά την οποία δημιουργήθηκαν, τον αριθμό των φύλλων ή, εάν ο όγκος της υπόθεσης με ένα όνομα είναι μεγάλος, τότε ο αριθμός των τόμων . Στην ίδια πράξη μπορείτε να προσθέσετε στήλες του δελτίου αποστολής για τη μεταφορά και παραλαβή εγγράφων για καταστροφή.
