Luați o copie a scrisorii. Backup SMS pe e-mail

Dacă primiți un mesaj, există mai multe acțiuni pe care le puteți efectua din mesaje.

Pentru a răspunde numai expeditorului, selectați răspuns.

Pentru a răspunde expeditorului și tuturor celorlalți destinatari pe liniile Către și Cc, selectați Raspunde tuturor.

Pentru a trimite un mesaj unei persoane care nu se află în câmpul Către sau în linia de copiere, evidențiați redirecţiona.

Răspunsul și redirecționarea mesajelor este una dintre cele mai frecvente sarcini din Microsoft Office Outlook 2007. Această secțiune oferă informații de bază despre răspunsul și redirecționarea mesajelor. Ajutorul pentru personalizarea mesajelor, cum ar fi schimbarea fundalului sau adăugarea de atașamente, este disponibil în alte subiecte.

În acest articol

Răspundeți expeditorului

Nota:

Răspundeți expeditorului și tuturor destinatarilor mesajului

Puteți răspunde expeditorului mesajului și tuturor utilizatorilor specificati în câmpuri La careŞi Copie.

În multe cazuri, nu este necesar să includeți toți utilizatorii în răspuns. Utilizați funcția Raspunde tuturor cu prudență, mai ales dacă aveți un număr mare de destinatari sau liste de corespondență. Dacă trebuie să scrieți doar expeditorului mesajului, este recomandat să folosiți butonul Răspuns. În plus, puteți elimina numele persoanelor sau listele de corespondență care nu trebuie să citească răspunsul.

Sfat: Dacă trebuie să scrieți doar unuia dintre destinatari, îi puteți elimina pe ceilalți. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe numele destinatarului în câmp La care sau Copie(numele va fi evidențiat) și apăsați tasta DELETE.

Nota: Implicit atunci când răspundeți la un mesaj e-mail, mesajul original este inclus în corpul mesajului. Consultați secțiunea pentru a modifica această setare.

Redirecționarea unui mesaj

Sfat: Dacă doriți să redirecționați mai multe mesaje, selectați-l pe primul și țineți apăsată tasta CTRL în timp ce selectați mesajele rămase, apoi faceți clic Redirecţiona. Toate mesajele vor fi redirecționate ca atașamente la un mesaj nou.

Efectuați una dintre următoarele:

• Dacă un mesaj este selectat, dar nu este deschis într-o fereastră separată.În bara de instrumente standard, faceți clic pe butonul Redirecţiona.

  Dacă mesajul este deschis. Pe fila Mesajîn grup Răspuns faceți clic pe butonul Redirecţiona.

Creați un mesaj.

În câmp La care introduceți numele destinatarilor.

Nota:În câmpuri La care, CopieŞi SK Trebuie specificat cel puțin un destinatar valid de e-mail.

Pentru a selecta numele destinatarilor din listă, faceți clic La care, Copie sau SK.

Mai multe despre câmpuri CopieŞi SK

Copie: O copie a mesajului este trimisă tuturor destinatarilor specificați în acest câmp de mesaj Outlook. În acest caz, numele lor vor fi vizibile pentru toți ceilalți destinatari ai acestui mesaj.

SK: Numele acestui câmp este prescurtarea „bcc”. Toți destinatarii specificați în acest câmp de mesaj de e-mail vor primi o copie a mesajului, dar numele lor nu vor fi vizibile pentru alți destinatari ai mesajului. Dacă, la crearea unui mesaj nou, câmpul SK nu este afișat, poate fi adăugat.

• Pe fila Opțiuniîn grup Câmpuri selectați elementul Afișați câmpul „BC”..

Faceți clic pe butonul Trimite.

Anulați includerea automată a mesajului original

Remediați problemele în care butonul Trimiteți lipsește

În lipsa unei comenzi Trimite incapabil sa trimita mesajul. Această secțiune oferă informații despre găsirea unei comenzi Trimite, indicat motive posibile absența acestuia și enumeră pașii pentru a corecta această problemă.

Buton Trimite se află lângă câmpurile „Către”, „Cc” și „Bcc”.

Dacă nu aveți un cont de e-mail configurat în Outlook 2007, comanda Trimite nu este afișat și mesajele nu pot fi trimise.

În cele mai multe cazuri, Outlook 2007 este utilizat cu un cont de e-mail. Cu toate acestea, există o serie de motive pentru care un cont de e-mail ar putea să nu fie configurat:

Outlook 2007 este configurat fără suport de e-mail.În cazuri rare, Outlook 2007 poate fi configurat să gestioneze numai contacte, sarcini sau calendare.

Setări cont e-mailul a fost întrerupt. Prima dată când ați lansat Outlook 2007, configurarea contului nu a fost finalizată.

Fișierul de configurare a contului este corupt. Coruperea fișierului de configurare care este utilizat pentru a stoca informațiile de configurare a contului de e-mail poate duce la ca un cont de e-mail configurat anterior să nu fie vizibil.

Nota: Puteți deschide un fișier de date Outlook numit fișier foldere personale (.pst), puteți vizualiza mesajele primite și puteți deschide fereastra de scriere a mesajelor folosind comenzile Crea, Răspuns, Raspunde tuturor sau Redirecţiona. Cu toate acestea, dacă nu este configurat niciun cont de e-mail, Trimite nu va fi afișat.

Verificarea disponibilității contului

În primul rând, asigurați-vă că contul dvs. de e-mail este configurat.

Dacă pe listă Nume pe filă E-mail Nu există intrări, nu există conturi de e-mail configurate în profilul Outlook.

Pentru mai multe informații despre adăugarea unui cont de e-mail, consultați

Nu există nicăieri în afaceri fără corespondență de afaceri, indiferent dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat. Sau, mai degrabă, cum îi urmezi regulile. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca în mare măsură după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu-l pierde, este important să știți despre regulile de aur ale comunicării în acest format.

Reguli pentru corespondența de afaceri prin e-mail

Deoarece e-mailul este acum folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care trebuie să conducem corect corespondență de afaceri tocmai în rețea. Iată câteva recomandări care, dacă sunt urmate, te vor împiedica să pierzi fața în fața interlocutorului tău.

Numele cutiei poștale

Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un mesaj nou este adresa de la care a fost trimis. Mulți oameni subestimează importanța acestui punct și trimit scrisori de afaceri din conturile de e-mail personale. Nu este nimic în neregulă cu asta atâta timp cât adresa de e-mail conține doar numele tău într-un format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unui mesaj dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginați-vă ce emoții va avea o persoană atunci când primește o propunere de afaceri de la un „babe” sau „dulce”.

De asemenea, adresele poștale care încep cu info@, inbox@ și altele asemenea nu sunt binevenite în corespondența de afaceri. Pur și simplu nu sunt luate în serios și există șanse mari ca e-mailul să nu fie deschis. Cea mai bună opțiune este de a efectua corespondența de afaceri dintr-o cutie poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.

Destinatari

În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să copiați alți destinatari. Destinatarii din copia mesajului nu trebuie să răspundă la acesta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite, stabiliți în prealabil de la cine anume doriți să primiți un răspuns și aranjați corect destinatarii. Cu toate acestea, dacă este posibil, nu enumerați mai multe persoane ca destinatari direcți ai e-mailului dvs. Se poate întâmpla o situație în care niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.

Dacă te regăsești într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, după cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă este nevoie să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul mesajului pentru „interferență”.

Formatarea unei scrisori

Stilul de afaceri oficial. În corespondența de afaceri, desigur, este folosit stilul oficial. Îi lipsesc adjectivele, calificările inutile și detaliile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris un mesaj de afaceri, este util să îl citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu au nicio semnificație specială și nu schimbă esența a ceea ce se spune. Numai când ești sigur că toate astfel de cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă de scriere a unei scrisori de afaceri.

Alfabetizare. A spune că este important să scrii un mesaj corect și fără erori este același lucru cu a spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, această regulă nu poate fi ignorată. Alfabetizarea este baza oricărei corespondențe. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.

Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Încercați să o faceți scurt, dar succint, astfel încât destinatarul să poată înțelege imediat, dintr-o privire, despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu trebuie să conțină un singur cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. – subiecte incorecte ale scrisorilor de afaceri. „Ofertă comercială de la compania X” - subiect corect. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.

Font. Textul mesajului trebuie, în primul rând, să fie lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, selectați o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru mail dimensiune optimă font – 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. Acest lucru este nepotrivit în corespondența de afaceri. Nu utilizați Caps Lock, semne de exclamare sau orice caracter special (inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este evidențierea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.

Pentru o citire ușoară și o mai bună comunicare a ideilor, puteți folosi subtitluri în tot textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.

Un paragraf nu trebuie să depășească 4 rânduri. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se estompează și ideea principală se poate pierde.

Orice enumerare și liste ar trebui să fie întocmite folosind markeri speciali.

Șablon corporativ. Ar fi grozav dacă ați dezvolta un șablon de e-mail de marcă în stilul dvs. corporativ. Și vei trimite toate mesajele de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați față de restul și să mențineți formalitatea cerută de un mesaj de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va face doar rău. Totuși, vorbim de comunicare în afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi mesajele nu numai pe computer, ci și pe dispozitivele mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.

O scrisoare trebuie să conțină o singură știre. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie așteptată de la destinatar. Este considerat incorect să plasați mai multe întrebări, sugestii sau solicitări către destinatar într-un mesaj simultan.

Ar trebui să fie împărțit în următoarele părți:
- introducere;
- partea principală;
- concluzie.

În introducere, precizați pe scurt scopul mesajului și motivele pentru care îl scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Evitați, de asemenea, aforismele, metaforele, proverbele și așa mai departe.

Dacă trebuie să trimiteți într-o scrisoare imagine grafică, apoi nu îl introduceți în textul mesajului în sine, ci atașați-l ca fișier separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect pe diferite dispozitive sau să fie complet dezactivate în interfața programului de e-mail a destinatarului. În text, dacă este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.

Dacă utilizați abrevieri și abrevieri de cuvinte, trebuie să fiți 100% sigur că destinatarul va înțelege ce se înțelege prin acestea. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.

Lipsa de emoții. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Deloc. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o tranzacție reușită. Mesajul ar trebui să fie reținut și chiar oarecum cu sânge rece. Fiecare persoană își prețuiește individualitatea, dar corespondența de afaceri nu cel mai bun mod manifestă-l. O scrisoare oficială de la o persoană veselă sau tristă, o curățenie sau director general ar trebui să fie la fel.

Utilizarea vocabularului. Pentru a lega propoziții în corespondența de afaceri, sunt folosite următoarele expresii stabile:

1. din acest motiv;
3. bazat pe ce;
4. în virtutea (a ceva);
5. în conformitate cu;
6. bazat pe;
7. luând în considerare;
8. având în vedere;
9. ce a servit.

Și așa mai departe. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scris mesajul. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, este mai bine să scrieți fraza în întregime.

Salutări. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai pentru corespondența de afaceri, ci și pentru e-mailuri în general. Salutul optim este „Bună ziua, prenume/nume de mijloc”. Apropo, este bine să vă adresați numelui destinatarului mesajului nu numai în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar de la început de unde ați primit adresa destinatarului.

Dimensiunea literei. Acest lucru nu este operă de artăși nu gândurile tale personale „pe subiect”. Mesajul trebuie să fie cât mai scurt posibil pentru a transmite toate informațiile din el. Este optim dacă textul scrisorii se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și mulți oameni consideră că este enervant.

Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un mesaj primit, faceți întotdeauna clic pe butonul Răspuns, nu pe butonul Scrie. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi inclus automat în răspunsul dvs. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede povestea de fundal. Mai ales dacă au trecut mai mult de cinci zile de la ultima corespondență. Simțiți-vă liber să vă citați interlocutorul în timp ce răspundeți la mesajul său. Acest lucru îi va oferi șansa de a-și aminti despre ce ai vorbit înainte.

Întotdeauna mulțumiți celeilalte persoane, acolo unde este cazul. De exemplu, puteți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.

Dacă interlocutorul ți-a trimis un mesaj în care și-a exprimat nemulțumirea sau chiar a fost deschis nepoliticos cu tine, încearcă să nu-i răspunzi la fel, oricât de mult ți-ar plăcea. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.

Desigur, cu cât răspunzi mai repede, cu atât mai bine. Este grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Această perioadă este optimă. Dar să presupunem că primim un răspuns în câteva zile. Psihologii spun că un timp confortabil pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, acest lucru poate fi deja perceput ca lipsă de respect sau ignoranță. Dacă întrebarea ridicată în mesaj necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, că ați acceptat-o ​​spre examinare și că veți răspunde cât mai curând posibil. În acest fel, cel puțin expeditorul nu se va simți ignorat.

Încheierea scrisorii. Nu ar trebui să scrieți fraze care ar putea fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper într-adevăr într-o cooperare profitabilă”, „Vă mulțumesc anticipat pentru răspuns” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența prin e-mail cu expresiile „Cu respect”, „Dorințele mele sincere” și altele asemenea. Da, astfel de fraze sunt clișee, dar sunt perfect potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. De asemenea, lăsați detalii de contact unde puteți fi contactat, altele decât e-mail.

Timp de expediere. Desigur, e-mailurile nu înseamnă că ar trebui citite imediat după primire. Dar în etica afacerilor prin e-mail, este considerat nepotrivit să trimiți mesaje de e-mail în weekend, sărbători, seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.

Și, desigur, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui și adresei de e-mail a destinatarului. Recitiți întregul text al mesajului și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.

În scrisori persoană inteligentă reflectă caracterul celor cărora li se adresează.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Scrieți tipul de scrisori pe care doriți să le primiți.

[Aforism antic]

O scrisoare este un argument puternic în lumea afacerilor.

[Bekhtereva Victoria]

1. De ce să existe standarde corporative uniforme în corespondența de afaceri?

Corespondența electronică este un atribut obligatoriu al comunicării de afaceri pentru orice companie. Practic nu există companii care să nu folosească e-mailul. Dar pune-ți următoarele întrebări:

• Ți s-a întâmplat vreodată ca atunci când trimiți un e-mail unui coleg, să ai impresia că trimiți o scrisoare într-o gaură neagră, iar ei pur și simplu să nu-ți răspundă?
• Când angajații se sună și își cer reciproc să citească de urgență un e-mail, iar asta se întâmplă toată ziua
• Când absolut nu poți înțelege ce vor de la tine într-un e-mail
• Când problemele complexe și dificile atunci când sunt discutate prin e-mail se îneacă într-o mare de informații, detalii, iar problema nu este niciodată rezolvată

Dacă aceste probleme sunt relevante pentru dvs., atunci puteți câștiga mult timp în fiecare zi prin implementarea unor reguli uniforme pentru corespondența electronică. În acest articol vom vorbi despre eticheta corespondenței de afaceri.

2. Șapte reguli principale ale eticii corespondenței în afaceri

Să împărțim condiționat regulile corespondenței de afaceri asupra regulilor de eticăŞi reguli de comunicare și schimb de informații.

Regulile de comunicare sunt guvernate de regulile de schimb de informații în cadrul proceselor și proiectelor de afaceri. Le vom dedica un articol separat. Regulile de etică modelează stilul relațiilor interne dintre angajații companiei și influențează inevitabil formarea imaginii companiei dumneavoastră în rândul partenerilor. De exemplu, am primit recent o scrisoare de la unul dintre partenerii noștri care începea cu cuvintele „Bună ziua, Bekhterev”. Crezi că cooperarea noastră a funcționat?

Pentru a nu „pierde fața” companiei atunci când desfășurați corespondența de afaceri, este necesar să respectați „regulile de aur” ale eticii corespondenței de afaceri:

1. Întotdeauna începem o scrisoare cu o contestație
2. Subiectul scrisorii trebuie să fie
3. Înainte de a trimite, trebuie să verificați greșelile de ortografie, de punctuație și de vorbire.
4. Scrisoarea trebuie să fie structurată (NU apă!)
5. Scrisoarea trebuie să conțină formularea corectă
6. Dacă trimitem atașamente într-o scrisoare, atunci asigurați-vă că scrieți că există fișiere atașate (această mutare va ajuta la evitarea situațiilor în care trimiteți o scrisoare și fișierul nu este atașat; destinatarul, citind scrisoarea și negăsind documentul atașat , vă poate răspunde rapid și vă poate scrie că lipsesc documentele atașate pe care le-ați indicat în scrisoare).
7. Nu ștergem niciodată corespondența. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoricul mesajelor nu trebuie niciodată șters, deoarece o scrisoare este un document. Dacă este necesar, ar trebui să vă puteți ridica întotdeauna istoricul corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o cerere de a nu șterge istoricul corespondenței în semnătura sa.

3. Tipuri de litere

Există multe clasificări diferite, ne propunem să diferențiem literele în funcție de structura lor de design:

1. Scrisoare de comunicare (scrisoare de refuz, scrisoare de revendicare, scrisoare de recunoaștere, scrisoare de justificare etc.)
2. Scrisoare de acord

Comunicarea scrisorilor

În acest tip de scrisori includem toate tipurile de scrisori pe care un angajat le folosește în cursul activităților sale profesionale.

Structura literei

Scrisoarea nu trebuie formatată într-un singur text. Ar trebui să fie clar structurat și bine conceput, astfel încât destinatarul să nu piardă din vedere informațiile importante. Structura scrisorii constă din componente clare:

Subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii ar trebui să conțină acțiunea specifică pe care o așteptați de la respondent: „să convineți asupra unui acord”, „sugerați probleme pentru examinare”, „trimiteți un raport” etc.

Dacă trimiteți documente, subiectul trebuie să conțină o declarație clară a documentelor conținute în atașamentul scrisorii.

De ce este important să formatați corect subiectul e-mailului?

Este foarte ușor să găsești scrisoarea necesară în fluxul zilnic de informații pe baza subiectului scrisorii. Nicio scrisoare nu se va pierde.

Notă: dacă trimiteți o scrisoare în cadrul unei companii, atunci subiectul scrisorii este formatat conform unui standard dat dacă trimiteți o scrisoare în afara companiei, atunci este recomandabil să formatați subiectul conform șablonului: Numele companiei: scopul scrisorii.

Cu cât este mai constructiv în corpul scrisorii, cu atât mai bine! Una dintre abilitățile cheie de scriere de afaceri pe care ar trebui să le dezvolți la angajații tăi este capacitatea de a-ți formula în mod clar și concis gândurile.

P.S. Dacă, în timpul compunerii unei scrisori, menționăm un fapt din scrisoarea interlocutorului, acesta trebuie citat, separat prin culoare sau font.

Semnătura corporativă

Modelul de semnătură corporativă trebuie să fie același pentru toți angajații companiei.

Semnătura trebuie să includă toate detaliile cheie ale destinatarului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul scrisorii să vă poată contacta cu ușurință.

Cu stimă,

Numele complet, funcția.

P.S. Dacă dorim o relație caldă cu un partener/client, atunci merită să emitem o semnătură personală. Orice persoană este încântată să primească o scrisoare cu o atitudine personală, chiar și în corespondență formală.

Semnătura personală se referă întotdeauna la corpul scrisorii. Exemplu: Să aveţi o zi bună/ Vă mulțumesc / A fost o plăcere să vă vorbesc astăzi / Vă mulțumim că ți-ai acordat timpul pentru o problemă atât de importantă / Bună familie și copii etc.

Către/Copiere

Completem ultimele câmpuri „Către” și „Cc”, pentru a nu trimite accidental o scrisoare când aceasta nu este încă gata.

Care este diferența dintre câmpurile Către și Cc?

În câmpul „Către” introducem adresa persoanei de la care trebuie să efectuăm o acțiune.

În câmpul „Copiere” introducem adresa persoanei care ar beneficia de citirea conținutului scrisorii.

P.S. Experiența noastră a dovedit că domeniul Cc este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutăm probleme importante, dar nu primim răspunsuri pe fond și la timp, atunci merită să introducem o copie a scrisorii de la director sau managerul superior, iar corespondența va începe imediat într-un mod constructiv.

Din păcate, în multe companii nivelul cultura corporativă nu la nivelul corespunzator, in urma carora apar situatii cand, pentru ca un angajat sa isi faca bine treaba, este necesar un control strict din partea echipei de conducere.

Outlook are, de asemenea, o funcție precum „Bcc” - un instrument important care vă permite să informați părțile interesate despre scrisoare, dar, în același timp, să nu derutați destinatarul că scrisoarea nu este adresată numai lui!

Scrisoare de acord

Un tip important de scrisoare care vă permite să rezumați întâlnirea, să formulați acorduri în scris, să indicați timpul de finalizare și să clarificați: ambele părți au înțeles corect ce trebuie să facă?

Este util să se întocmească astfel de scrisori după întâlniri, negocieri și conferințe pentru a avea acorduri scrise și o viziune comună asupra implementării lor.

Structura literei:

1. Salutări, adrese și mulțumiri participanților la discuție.
2. Reiterarea scopului întâlnirii la care s-au încheiat acorduri.
3. O listă cu toate problemele care au fost discutate, în legătură cu deciziile luate cu privire la acestea și numirea persoanei responsabile cu executarea.
4. Înregistrarea ideilor care nu necesită implementare urgentă pentru istorie.
5. Întrebare adresată destinatarilor: S-a luat în considerare totul? Ceva comentarii sau completări?

De exemplu:

Formatarea unei scrisori

Font

Fontul literei trebuie să fie uniform, în text pot fi folosite caractere cursive puncte cheie, titluri, dar asigurați-vă că respectați un singur stil de design.

P.S. Trebuie să vă amintiți întotdeauna că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca ridicând tonul. Ar trebui evitate.

Paragraf

Este recomandabil să formulați fiecare gând individual într-un paragraf separat pentru a face textul mai ușor de înțeles.

Indentări

Paragrafele nu trebuie să fuzioneze unele cu altele. Pentru a face scrisoarea mai lizibilă, indentările ar trebui să fie după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnătură:

Pentru a face scrisoarea să pară mai atractivă din punct de vedere vizual, este mai bine să formatați linkurile din corpul scrisorii ca hyperlinkuri:

Stilul de scriere

Vă invităm la o clasă de master susținută de Serghei Bekhterev.

Câștigă cel puțin 1 oră de timp liber zilnic cu acest antrenament!

La master class vei învăța:
✓ Cum să gestionați sarcinile astfel încât toate sarcinile să fie finalizate 100% și la timp
✓ Cum să pregătiți și să desfășurați în mod eficient întâlnirile
✓ Cum să organizați munca productivă a angajaților într-un singur birou

Astăzi, aproape fiecare persoană are un e-mail, sau chiar mai multe. Cu toate acestea, destul de des e-mailul conține o cantitate mare de informații importante. Și pierderea acestuia poate fi mai rău decât dacă îl iei și îl formatezi hard disk computerul dvs. Prin urmare, îngrijirea de a crea copii de rezervă, așa-numitele copii de siguranță, ale e-mailului dvs. nu este mai puțin sarcină importantă decât să faci copii de rezervă ale documentelor tale. Dar soluția ei nu este la fel de banală precum copierea fișierelor dintr-o locație în alta. Chiar dacă găsiți fișierele programului de e-mail care conțin toate e-mailurile dvs., vă va fi dificil să faceți ceva cu ele. Încercați să vă răspundeți la câteva întrebări: „cum veți restaura literele?”, „cum veți vedea una dintre litere?”, „cum veți căuta scrisoarea de care aveți nevoie în copia de rezervă?” etc. Nu există un răspuns clar la aproape toate întrebările, sau va fi atât de complicat încât veți renunța rapid la el.

Clasa de utilități discutate în această recenzie vă va permite nu numai să vă salvați e-mailurile prețioase într-un loc sigur, ci și să efectuați operațiuni simple cu acestea, cum ar fi vizualizarea, căutarea etc.

Revizuirea programelor gratuite pentru crearea de copii de rezervă pentru e-mail

MaiStore Home este un instrument puternic de backup pentru e-mail

Vă permite să creați copii de rezervă ale tuturor mesajelor de e-mail din diverse aplicații și servicii online și să le stocați într-o arhivă sigură. Utilitarul știe cu adevărat să lucreze cu dimensiuni uriașe. Este ușor de simțit, doar încercați să căutați ceva și veți vedea că viteza este pur și simplu uimitoare. Se încadrează în categoria „configurați-l o dată și utilizați-l”. Utilitarul are o interfață destul de flexibilă pentru configurarea recuperării dintr-o copie de rezervă. Așa că puteți restabili întotdeauna rapid tot ce aveți nevoie. Amintiți-vă întotdeauna că utilitarul nu creează copii de rezervă ale setărilor contului și ale contactelor, deși le puteți oricând restaura din e-mailuri.

Poate crea copii de rezervă:

• Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
• Outlook Express, Windows Mail și Windows Live Mail
• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
• Mozilla Thunderbird și SeaMonkey
• POP3 și IMAP (inclusiv servicii de webmail, cum ar fi Gmail și Yahoo)

• Microsoft Office 365 (Exchange Online)

• .eml și alte fișiere

Pentru produse de acest gen, MailStore este actualizat destul de des. Acest lucru vă oferă încredere că într-un an nu va trebui să căutați din nou un utilitar potrivit și să configurați totul din nou. Interfața cu utilizatorul este puțin unghiulară în unele zone. Dar, cu toate acestea, utilitatea este destul de ușor și simplu de utilizat. Puteți citi e-mailurile direct din backup și va fi la fel de ușor ca și cum le-ați citi de la clienții de e-mail. Puteți chiar să răspundeți la mesaje direct din MailStore. Putem spune că acest program este potrivit pentru utilizatorii de orice nivel.

KLS Mail Backup este un program simplu și de înaltă calitate pentru crearea de copii de rezervă pentru e-mail

Acesta este un utilitar simplu și de înaltă calitate, conceput pentru a crea copii de rezervă ale e-mailului multor clienți de e-mail populari. De asemenea, vă permite să faceți backup profilurilor diferitelor programe de Internet. Utilitarul folosește binecunoscutul format Zip pentru a comprima și stoca mesaje electronice. Astfel, puteți oricând să vă accesați mesajele direct. Procesele de creare și restaurare a copiilor de rezervă sunt prezentate cu vrăjitori speciali de configurare. Chiar și cel mai neexperimentat utilizator își poate da seama rapid ce este și poate începe să-l folosească. KLS Mail Backup este gratuit doar pentru uz personal.

KLS Mail Backup nu poate funcționa cu protocoalele POP și IMAP. Aceasta înseamnă că nu veți putea face backup pentru e-mail direct de pe server.

Diverse produse pentru crearea de copii de rezervă...

MozBackup este un utilitar pentru crearea de copii de rezervă ale următoarelor programe: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox și Wyzo. Salvează e-mail, marcaje, agende de adrese, parole etc.

Comodo Backup este un utilitar de rezervă de uz general care vă permite, de asemenea, să creați copii de rezervă pentru e-mail. De asemenea, vi se oferă 5 GB de spațiu de stocare online gratuit. Comodo operează de la clienți care utilizează stocarea online pe bază comercială. Acesta acceptă Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail și OutLook Express. De asemenea, vă permite să creați copii de rezervă ale fișierelor și folderelor.

MailBrowserBackup este un program portabil simplu care detectează și oferă backup pentru Internet Explorer, Mozilla Firefox (profil), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (browser și e-mail), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, client FTP FileZilla și Windows Live Messenger Plus.

În Windows 7, va trebui să rulați programul ca administrator sau contul asociat cu Windows Contacts, altfel utilitarul nu va putea crea o copie de rezervă pentru acesta.

Microsoft oferă un program de backup gratuit pentru Outlook care creează copii de rezervă ale fișierelor dvs. pst. Funcționează cu Outlook 2002 și versiuni ulterioare.

Gmail Backup (site-ul nu mai este disponibil) este o soluție open source care vă permite să creați copii de rezervă ale e-mailurilor dvs. folosind protocolul IMAP.

Ghid de selecție rapidă (link-uri pentru a descărca programe gratuite pentru crearea de copii de rezervă pentru e-mail)

MailStore Acasă

		Backup toate mesajele de e-mail din mai multe aplicații și conturi. Căutare rapidă. Ușurință în lucrul cu copii de rezervă. Backup prin protocoale POP3 și IMAP (inclusiv webmail-uri precum Gmail și Yahoo! Mail). Foarte usor de folosit.
		Necesită Microsoft .NET.
		-------------
		http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx
		5,5 MB 8.1 Gratuit numai pentru uz privat Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8

Backup KLS Mail

		Mulți clienți de e-mail populari. Un instrument clar și simplu pentru crearea de copii de rezervă. Utilizează arhive zip pentru a vă stoca e-mailurile, astfel încât să aveți întotdeauna acces direct la e-mailurile dvs.
		Nu acceptă protocoalele POP și IMAP. Aceasta înseamnă că nu puteți crea copii de rezervă direct de pe serverul de e-mail.

Lucrând în IT, există o mare tentație de a economisi timp în ceea ce privește calitatea corespondenței prin e-mail, trimițând scrisori „la nevoie”. Cu toate acestea, pentru companiile mari acest lucru duce adesea la o comunicare slabă și la o eficiență redusă a activității de proiect (datorită numărului mare de persoane implicate în luarea deciziilor).

Pentru a evita acest lucru, vă sugerez următoarele o selecție de recomandări pentru corespondența prin e-mail, selectat de mine dintr-o duzină de surse. Permiteți-mi să observ imediat că unul dintre criteriile pentru eficiența comunicării prin e-mail este obținerea ceea ce doriți. cu distragere minimă alti colegi.

Deci, in general:

1. Timpul de răspuns, implicit, este de așteptat nu mai târziu de 24 de ore.
2. Dacă ai trimis două scrisori și nu ai răspuns, sună. Dacă apelarea nu rezolvă problema, faceți o programare.
3. Dacă nu puteți răspunde, scrieți imediat și spuneți că veți răspunde apoi XX.XX.
4. Dacă scrisoarea nu este pentru dvs., atunci răspundeți „cel mai probabil că aveți un destinatar greșit”. În caz contrar, persoana va aștepta un răspuns și va pierde timpul bazându-se pe tine.

Destinatari:

1. Dacă este posibil, nu faceți copii ale tuturor. Copiați altele dacă:
   • ei înșiși te-au întrebat despre asta;
   • ar trebui să primească această scrisoare.
2. Dacă problema este în mod clar rezolvată cu una dintre persoanele din copie, atunci răspundeți tuturor că o veți rezolva cu ei și spuneți tuturor doar rezultatul final. Amintește-ți că decât mai multe persoaneîn lanț, cu atât este mai puțină responsabilitatea de a răspunde la acesta.
3. Dar fiți pregătiți pentru faptul că aproape nimeni nu citește scrisorile acolo unde sunt copiate.

Subiectul scrisorii:

1. Un subiect - o scrisoare. Dacă subiectul scrisorii s-a schimbat ca urmare a corespondenței, schimbați subiectul și titlul scrisorii.
2. Scurt rezumat: în linia de subiect, scrieți imediat ceea ce doriți să primiți.
3. Adăugați etichete de stare la linia de subiect al e-mailului dvs. , , [Nu este urgent], [Documente], „FYI” - pentru scrisorile care nu necesită acțiuni de la destinatar. Salvează-i timpul.

Lanțuri de scrisori (fire)

1. Schimbați firul. Nu „fura” subiectul corespondenței prin corespondența cu alte subiecte de discuție. Doar creați un fir nou (lanț de e-mail) cu subiectul dvs.
2. Cu excepția destinatarilor. Dacă trebuie să discutați o problemă doar cu unii destinatari, excludeți restul și adăugați o linie separată la începutul scrisorii „- Semyon, Igor”, astfel încât destinatarii să înțeleagă această schimbare.
3. De asemenea, dacă nu mai este nevoie de cineva în corespondență, atunci îl poți pune BCC(bcc) și anunță-l despre asta:

   @Ivan, multumesc ca ai participat la discutie, te bag in BCC ca sa nu iti distrag atentia

4. Adăugarea destinatarilor. De asemenea, nu uitați să indicați „+ Alexey” la începutul scrisorii.
5. Utilizați codurile acceptate EOM sau NNTR. Adăugând simbolurile EOM (= Sfârșitul mesajului) la subiectul unui mesaj, spui că discuția este închisă. Și NNTR (= Nu trebuie să răspundeți) - că nu este necesar să răspundeți. Acest lucru economisește atât destinatarul, cât și timpul tău și nu vei mai primi o altă scrisoare cu o întrebare precum:
   

   Deci, ce ai nevoie de la mine?

6. Răspunsuri în scrisorile altora:
   Răspundeți în corpul scrisorii parafând răspunsul pentru a evita confuzia:
   

   Sunteți de acord cu schimbarea aspectului?
   [O. S.]: Da, sunt de acord.

   
   De asemenea, puteți schimba culoarea/fontul (dar unii destinatari pot avea formatarea literelor dezactivată și doar textul simplu este vizibil pentru ei!)
7. Nu trageți întreaga corespondență cu coada. Multe corespondențe se prelungesc și cresc cozi uriașe de litere din trecut. Nu le trage. Imaginează-ți doar ce așteaptă un coleg sau partener care tocmai a sosit în SS. Este mai bine să lăsați ultimele 3-4 răspunsuri și să repetați acordurile trecute cu propriile cuvinte.

Scrisoare:

1. Esența: Ceea ce ceri sau oferi trebuie să fie în primele 15 cuvinte din corpul scrisorii. Indicați, de asemenea, termenele limită atunci când aveți nevoie de un răspuns - o sarcină fără termen limită durează o veșnicie.
2. Context: La începutul unei scrisori lungi, descrieți contextul într-o propoziție și, într-o singură propoziție, ceea ce va fi discutat mai jos. Mai ales pentru prima scrisoare sau când adăugați o persoană care nu cunoaște corespondența.
3. Fii specific. Evitați întrebările abstracte deschise, adresați întrebări închise. Dacă aveți o întrebare, pentru a obține un răspuns cât mai rapid posibil, oferiți destinatarului posibile soluții:
   

   Există așa și o problemă, oferim următoarele soluții:

   • Soluția A
   • Soluția B
   • Necesita discutii

   Ce soluție este potrivită pentru tine?

Procesul verbal al ședinței:

Scrieți mai întâi acțiuni suplimentare, apoi concluzii și acorduri, deoarece acestea sunt mai puțin importante și este posibil să nu fie citite.

Atașamente la scrisori:

1. Când răspundeți la o scrisoare, fișierele atașate nu sunt trimise. Utilizați înainte/înainte.
2. Raportați atașamentele din corpul scrisorii (pe Mac OS, atașamentele din litere sunt ușor de ratat).
3. Încărcați fișiere mari (mai mult de 5 Mb) în dropbox sau google drive și furnizați-le prin link. În plus, imaginile din corpul scrisorii sunt adesea aruncate din istoria scrisorii prin programe de e-mail, astfel încât linkul către cloud câștigă din nou.

Semnătura:

Nu scrie o legendă extinsă cu imagini, care adesea ocupă mai mult spațiu decât mesajul tău. Este incomod să defilezi. Da, iar imaginile sunt atașate scrisorii sub formă de atașamente și trebuie verificate în mod constant pentru a vedea dacă este atașat ceva important.

Înainte de expediere:

1. Recitiți și verificați ortografic înainte de a trimite.
2. Scrisori complexe/emoționale – scrieți, lăsați deoparte o oră, apoi recitiți și, dacă sunteți sigur, trimiteți.
3. Puteți configura o regulă în MS Outlook care întârzie orice e-mail trimis cu N minute într-un folder special Căsuță de ieșire. În aceste N minute, puteți anula/editați scrisoarea, protejându-vă astfel de erori.