Для отражения итогов инвентаризации дебиторских и кредиторских долгов применяется специальный акт. Этот акт – унифицированная форма ИНВ-17. О том, как ее оформить, вы узнаете из следующей статьи.
Перед тем, как составлять бухгалтерскую отчетность, компании должны произвести опись своих обязательств и активов. Это помогает правильно заполнить баланс, а также вовремя выявить несоответствие данных учета информации контрагентов.
Также инвентаризацию необходимо осуществлять в следующих случаях:
- смена лиц, несущих мат. ответственность;
- ликвидация компании;
- кража в организации.
Как оформить форму
Форму ИНВ-17 должна оформлять комиссия по инвентаризации. Состав данной комиссии устанавливает руководитель организации.
Данный документ формируют в двух экземплярах. Один экземпляр остается у комиссии, а второй передается главному бухгалтеру.
Во время описи дебиторской и кредиторской задолженностей нужно провести проверочный анализ по операциям с фондами, заказчиками, поставщиками, покупателями и сотрудниками.
Перед тем, как начать заполнять бланк формы ИНВ-17, нужно сформировать справку-приложение. В данной справке содержится следующая информация:
- о кредиторах и иных лицах, с указанием их контактов;
- причины задолженностей;
- документы, по которым возникли долги;
- дата появления задолженности;
- размер долга.
Бланк и образец заполнения справки к форме ИНВ-17 можно найти в .
После оформления этой справки можно приступать к заполнению бланка акта. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности представлен ниже.
Бланк формы состоит из двух страниц. На первой странице отражаются сведения о дебиторской задолженности, а на второй – о кредиторской.
Заполнение первой страницы предполагает указание следующей информации:
- наименование дебитора;
- номер счета произведенных с ним учетных операций;
- общий баланс для этого дебитора (третья графа);
- удостоверенный размер долга (четвертая графа);
- неудостоверенный размер долга (пятая графа);
- размер долга, у которого закончился срок исковой давности (шестая графа).
Если дебитор не один, информация по каждому из них заполняется по-отдельности, а в конце подсчитывается итог.
Вторая страница акта инвентаризации расчетов ИНВ-17 заполняется в таком же порядке, только по кредиторской задолженности.
После завершения оформления все члены комиссии должны проставить на акте свои росписи.
Как осуществляется инвентаризация задолженности
Перед началом проведения инвентаризации сотрудники, несущие материальную ответственность, должны предъявить контрагентам акты сверки. После этого директор компании издает приказ о назначении комиссии по инвентаризации. Данный орган методом документальных проверок должен проверить подлинность следующей информации:
- дебиторского и кредиторского долга;
- расчетов с работниками;
- расчетов с подотчетными лицами;
- расчетов с органами контроля;
- прочих расчетов, совершаемых организацией.
Форма ИНВ-17 используется при проведении обязательной в соответствие с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» инвентаризации расчётов с поставщиками и контрагентами. Ответственность за корректное проведение данной процедуры несёт инвентаризационная комиссия , которая выбирается генеральным директором.
Сложность состоит в том, что многие люди, вовлечённые в процесс, не знают, какая информация должна содержаться в ИНВ-17. В данном документе обязательно должно быть указано следующее :
- Наименование фирмы дебитора и /или кредитора, а также контакты юридического и фактического адреса.
- Информация о том, когда и за что был получен долг, то есть каким образом он образовался.
- Точный размер долга, подлежащий списанию.
- Документальное подтверждение наличия.
Требования к документу
Форма ИНВ-17 была утверждена Госкомстатом России в 1998 году Постановлением «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Официально с 2013 года использование формы не является требованием , обязательным к исполнению.
При проведении инвентаризации фирма может использовать форму, разработанную самостоятельно. Но многие до сих пор продолжают использовать эту форму при проведении инвентаризации, поскольку она содержит всю необходимую информацию.
Акт по форме ИНВ-17 должен содержать информацию о наличии задолженности перед поставщиками и контрагентами, а также информацию о документах, подтверждающих наличие такой задолженности. Если контрагентов много, в форму вносятся сводные данные из бухгалтерии, а в случае их ограниченного количества ИНВ-17 может содержать также и суммы задолженностей.
Акт заполняют члены инвентаризационной комиссии в двух экземплярах . Один из них остаётся у инвентаризационной комиссии, другой отправляется в бухгалтерию фирмы. При этом в акте указываются не только фирмы, но и сотрудники, если в отношении них образовались задолженности (зарплата, отпускные, декретные и т.д.)
Справка и приложение
Помимо самого акта, при проведении сверки расчётов с поставщиками и контрагентами прилагается справка
, на основании которой и составляется впоследствии акт ИНВ-17.
В свою очередь основой для составления справки являются данные бухгалтерской отчётности, в которой должна быть прописана вся информация о задолженности и сумме.
После этого задолженность делится на три группы : подтверждённая дебитором, неподтверждённая дебитором и задолженность с истёкшим сроком давности. После заполнения справки полученные данные бухгалтерской отчётности детализируются в форме ИНВ-17.
При этом специальные законодательные требования по заполнению справки ИНВ-17 отсутствуют . Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью проведения данной процедуры будет полезна инструкция по заполнению справки к акту ИНВ-17.
Графа 3 содержит в себе информацию о том, за что был получен долг. В ней может быть указаны кредит, продукция, услуги или другие основания возникновения задолженности.
В 4 графе содержится информация о точной дате, когда образовалась задолженность. Эту графу необходимо заполнять особенно внимательно в связи с тем, что на основании этой даты считают срок исковой давности, и при обращении в суд взыскать долг с должника бывает невозможно.
В 7 графе необходимо прописать документ, который подтверждает наличие долга. В качестве такого документа можно использовать:
- товарную накладную;
- акт об оказании услуг или выполнении работ;
- договор, в котором прописан срок исполнения контрагентом обязательств по договору;
- размер долга на отчётный период.
При возникновении ситуаций, когда срок исковой давности пришлось прервать, поскольку формировался акт сверки, необходимо указать акт сверки в качестве подтверждающего документа и поставить точную дату, когда он был создан.
Графа 8 содержит информацию о дате формирования документа, подтверждающего долг.
Пример
Форма бланка ИНВ-17 состоит из двух частей
, каждая из которых заполняется при проведении инвентаризации задолженности с поставщиками и контрагентами: лицевая часть бланка и оборотная.
На первой странице акта содержится основная информация о предприятии, а также дата, время и основание для проведения сверки, кроме того необходимо указать номер акта и дату его составления. Чтобы бланк можно было признать законным, на титульном листе должен быть указан код деятельности предприятия.
Допускается заполнение бланка от руки или ручкой с синими или чёрными чернилами. После этого на лицевой части бланка фиксируется информация о дебиторской задолженности, на оборотной стороне -данные по взаимоотношениям с кредиторами.
Данные в акт ИНВ-17 вносят члены инвентаризационной комиссии , которую назначают по приказу директора компании. Ответственные за проведение инвентаризации вносят в ИНВ-17 сведения об остатках сумм по счетам, фиксирующим взаимоотношения между поставщиками и потребителями (поставщики, покупатели и прочие контрагенты).
На бланке заполненного акта все члены комиссии ставят подписи, после чего один экземпляр в обязательном порядке передаётся в бухгалтерию, где будет проверена корректность заполнения данных в форме ИНВ-17.
После заполнения бланка акта инвентаризации его необходимо хранить в архиве не менее 5 лет . Поскольку ИНВ-17 не является обязательным уже 4 года, заполнение его в первый раз может быть сопряжено с определёнными трудностями.
Как правило, инвентаризация расчётов поставщиками и контрагентами производится для того, чтобы организация могла иметь представлением о том, кто и сколько ей должен, а также кому и какую сумму должна она, и после этого могла выработать меры, направленные как на погашение собственных кредитов, так и на взыскание дебиторской задолженности.
Способы для этого могут быть самые разные : мирное урегулирование, обращение в суд или передача долга в коллекторское агентство. Но бывают и случаи, когда взыскание задолженности невозможно, то есть образуется безнадёжная дебиторская задолженность .
Дебиторская задолженность становится безнадёжной, когда предприятие понимает, что вероятность взыскания долга с должника отсутствует . Дебиторская задолженность может образоваться при следующих обстоятельствах :
- заемщик не погасил кредит, выданный ему организацией, и не предпринимает никаких действий по его погашению;
- работник компании допустил нецелевое расходование средств, которые были ему выданы под отчёт на нужды предприятия;
- поставщик получил аванс, но продукция не была отгружена;
- покупатель не оплатил товары, которые были им получены, выполненные поставщиком работы или оказанные ранее услуги.
Дебиторская задолженность подлежит списанию при следующих обстоятельствах :
- истечение срока исковой давности долга;
- невозможность взыскания долга в связи с тем, что прошло время исковой давности или компания ликвидирована.
Акт возникновения долга по кредиту подтверждается кредитным договором
. Размер долга определяется путём инвентаризации и фиксируется в акте в разделе кредиторская задолженность.
Дебиторская задолженность может быть списана на основание . Основополагающими документами для этой процедуры являются акт и справка к ИНВ-17.
Кредиторская задолженность может возникнуть в тех случаях , когда:
- компания не рассчиталась с контрагентом (не погасила задолженность по зарплате, не заплатила за отгруженную продукцию, не погасила кредит);
- компания получила аванс, а впоследствии отгрузка продукции произведена не была.
По закону исковая данность по задолженности длится три года . В некоторых установленных законом ситуациях срок исковой давности может быть увеличен или наоборот сокращён. В такой ситуации основанием для расчёта срока исковой давности могут быть следующие события :
- Если срок исполнения обязательств установлен чётко, задолженность может быть списана сразу по истечению срока исковой данности.
- Если срок зафиксирован не был, долги можно обнулить в тот момент, как кредитор принял решение о взыскании задолженности с дебитора и официально предъявил ему требование об исполнении обязательства.
Как провести инвентаризацию основных средств в 1С, можно узнать из данной видео-инструкции.
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами может быть составлен только после составления справки-приложения к нему. В связи с этим, работники, несущие ответственность за формирование данных документов, должны знать, как выглядит образец заполнения справки к ИНВ-17.
Какую информацию необходимо отразить в справке
В данной справке обязательно должны содержаться следующие сведения:
- название дебитора или кредитора, с указанием их контактов;
- непосредственная информация по долгу (когда и за что он получен);
- отдельные суммы по кредиторской и дебиторской задолженности;
- необходимые сведения из бумаги, служащей подтверждением долга.
Инструкция по заполнению
Справка к акту ИНВ-17 заполняется следующим образом:
- 3ья графа – указывается информация о том, за что получен долг. То есть, пишут, по какому виду обязательств числится эта задолженность – кредит, подотчет, продукция.
- 4ая графа – прописывают дату, когда задолженность была получена. Этот пункт является очень важным для того, чтобы верно рассчитать срок исковой давности.
- В графе 7 указывают название бумаги, являющейся подтверждением долга. Таким документом может являться:
- накладная на товар;
- акт оказанной услуги или выполненной работы;
- контракт, в котором прописан срок, когда контрагент должен погасить свои обязательства;
- акт описи задолженностей на конец отчетного периода.
Если срок исковой давности был прерван, к примеру, в связи с составлением акта сверки, в данной графе прописывают «акт сверки» и проставляют дату его формирования.
- 8ая графа – указывается дата составления документа, который подтверждает долг.
Бланк и образец заполнения
Бланк приложения-справки к ИНВ-17.
Образец заполнения приложения-справки к ИНВ-17.
Безнадежная дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность может появиться при следующих обстоятельствах:
- заемщик не произвел погашение кредита, который выдала ему организация;
- работник компании не отчитался по суммам, которые получил под отчет;
- поставщик уже получил аванс, но отгрузил покупателю продукцию;
- покупатель не оплатил поставленные ему товары, оказанные услуги или выполненные работы.
Дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете необходимо списать в следующих случаях:
- после того, как истечет срок исковой давности;
- в иных случаях, когда долг становится невозможным для взыскания, к примеру, при ликвидации компании.
Документальное оформление
Возникновение долга по кредиту должно подтверждаться документами. Размер долга определяется в ходе инвентаризации и отображается в специальном акте.
Для списания дебиторской задолженности должен быть издан приказ. Основанием для списания является акт и справка к ИНВ-17.
Безнадежная кредиторская задолженность
Кредиторская задолженность может возникнуть в тех случаях, когда:
- компания не произвела расчет с контрагентом (не выплатила работникам зарплату, не оплатила отгрузку продукции, не оплатила кредит);
- не произвела отгрузку продукции в счет полученного аванса.
Срок исковой давности
По общему правилу срок исковой давности составляет три года. Однако он может быть увеличен или уменьшен. Течение данного срока определяется в следующем порядке:
- по обязательствам, срок исполнения которых четко установлен – по завершению срока исполнения данного обязательства;
- по обязательствам, срок исполнения которых не установлен – с того момента, как кредитор предъявил требование исполнить обязательство.
У многих существует ошибочное мнение, что инвентаризация всегда связана только с проверкой фактического наличия ОС, ТМЦ, в том числе и готовой продукции. Но это неправильно. Инвентаризация может проводиться в разрезе разных направлений, и одним из таких направлений является ревизия задолженности с покупателями и поставщиками, другими контрагентами. И далее кратко о том, как проводиться такая ревизия и что такое форма инв 17.
Инвентаризация расчетов с различными кредиторами и дебиторами ничем не отличается от другой инвентаризации. Она также проводиться на основании приказа руководителя о провидении такой инвентаризации и приказа о создании инвентаризационной комиссии. Такая ревизия может проводиться с разной периодичностью, но в обязательном порядке проводиться перед подачей годовой отчетности. При этом датой провидения инвентаризации такой задолженности в документах должна быть дата 31 декабря.
Ревизия проводиться в разрезе проверки задолженности по различным субсчетам, проверяется наличие договоров поставок, продаж, других подтверждающих задолженность и уплату по ней документов.
По результатам ревизии составляется единый документ — форма инв 17; бланк имеет стандартную унифицированную форму (акт инв 17 скачать можно легко, без ограничений).
Составление и заполнение
Форма инв 17 бланк скачать можно в свободном доступе. Это стандартная утверждённая форма, которая рекомендована для применения на всей территории России. Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности может быть видоизменен бухгалтером для улучшения качества работы и удобства данной компании (можно учесть специфику работы, добавив или удалив дополнительные графы).
Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности образец можно скачать здесь (ОБРАЗЕЦ). А далее представлен фрагмент, который включен в акт инвентаризации дебиторской задолженности образец
Таблица 1 – Фрагмент, который содержит акт инвентаризации задолженности образец
| Наименование кредитора, дебитора; Счет | Номер счета | в том числе задолженность | |||
| всего | подтвержденная
дебиторами |
не подтвержденная
дебиторами |
с истекшим сроком
исковой давности |
||
| Счет 71, А.С. Кондратьев, менеджер | 71 | 1500,00 | 1500,00 | 1500,00 | |
| … | … | … | … | … | … |
| Итого | 1500,00 | 1500,00 | 1500,00 | ||
Акт инвентаризации расчетов инв 17 должен в обязательном порядке раскрывать следующую информацию:
- На какую дату составлена ведомость по задолженности;
- Кто провел инвентаризацию с расшифровкой их подписей и должностей;
- Какая сумма задолженности числиться по счетам в разрезе отдельно по всем кредиторам, и по всем дебиторам. Кстати, многие путают и считают, что необходимо отдельно составлять акт инвентаризации дебиторской задолженности и акт кредиторской задолженности. Это не так. При провидении инвентаризации задолженности составляется единый акт инвентаризации расчетов (можно инв 17 скачать). И только в том случае, если на предприятии нет дебиторской задолженности, то тогда необходимо составлять акт кредиторской. Сам акт инвентаризации кредиторской задолженности образец заполнения аналогичен тому, как заполняется акт инвентаризации инв 17 ;
- Предоставление аналитической учетной информации с указанием счетов такой задолженности, на которых она числиться. Да, акт инвентаризации расчетов с покупателями, другими дебиторами и кредиторами должен в обязательном порядке содержать синтетические и аналитические счета. Как показывает представленный инв 17 образец (таблица 1), то здесь фигурирует счет 71.
Важно: инвентаризационная опись расчетов с покупателями поставщиками не может быть составлена и передана в бухгалтерию без дополнения к ней – специальной справки, где указывается информация о задолженностях, которые находятся на счетах учета. Такую справку распечатывает бухгалтер перед провидением самой ревизии. Она составляется в произвольной или унифицированной форме.
В результате, порядок заполнения инв 17 водиться к следующим действиям:
- Необходимо скачать инвентаризация расчетного счета бланк инв 17 (унифицированная форма инв 17 скачать можно легко в интернете);
- Ознакомиться с представленным примером заполнения;
- Подготовить аналитическую справку по задолженности, которая числиться в учете;
- Провести проверку, сверить данные фактических расчетов с контрагентами с данными бухгалтерского учета;
- Внести данные в документ — инвентаризация инв 17, внеся в нее наименование контрагента и сумму задолженности.
Все. После этого акт инв 17 дать на подпись инвентаризационной комиссии. Инвентаризация после подписания документа закончена.
Справка приложение к форме ИНВ-17 является основанием для подготовки инвентаризационного акта, который оформляется с использованием нормативно отрегулированного бланка ИНВ-17. Данный акт инвентаризации используется для отражения данных о взаиморасчетах компании с покупателями, продавцами, а также иными партнерами, попадающими по категории дебиторов или кредиторов. Форма справки является регламентированным Госкомстатом образцом (Постановление от 18.08.98 №88 ). В статье расскажем про приложение к форме ИНВ-17, дадим образец заполнения.
Для чего используется приложение к форме ИНВ-17
В соответствии с требованиями законодательной базы, регулирующей бухгалтерский учет, на предприятие накладывается обязательство по организации и проведению внутренних ревизионных мероприятий, связанных с необходимостью сравнения фактического положения активов с аналогичными данными, отображенными посредством учетных ведомостей. Приказом Минфина №49, изданным 12.06.95, отрегулирована обязательность выполнения инвентаризации не только имущественного комплекса, но и финансовых обязательств организации, в частности взаимных расчетов с различными дебиторами и кредиторами компании.
Кто заполняет приложение к ИНВ-17
При заполнении формы документа следует уделить внимание достоверности фиксируемых в нем сведений. Внесение данных в приложении к акту ИНВ-17 возложено на бухгалтера предприятия, в котором намечена к реализации инвентаризационная деятельность. Заполнение справки можно выполнить одним из следующих способов:
- рукописным текстом с использованием чернил строго синего или черного цветов;
- с помощью электронных печатающих средств издания текста документов.
В случае корректной подготовки справки процесс последующего оформления результатов ревизионной деятельности в акте инвентаризации ИНВ-17 будет выполнен правильно.
Кто подписывает приложение к форме ИНВ-17
Обязательство по письменному подтверждению внесенных в справку сведений посредством личной подписи возлагается на бухгалтера, осуществившего подготовку данного документа. Подпись бухгалтера ставится в нижней части бланка приложения после отражения достоверных сведений в табличной части документа.
Как заполнить приложение к форме ИНВ-17
Структура документа построена таким образом, что отображать основные моменты, обеспечивающие функциональность справки и ее способность выступать в роли основания для подготовки акта ИНВ-17. Бланк включает в себя титульную часть, табличную часть и место для постановки подписи ответственным лицом.
Верхняя часть формы приложения подразумевает расположение сведений в отношении полного наименования субъекта хозяйствования, внутри которого инициирована необходимость работы инвентаризационной комиссии в части контрольной проверки расчетов с контрагентами. Далее подлежит конкретизации структурная единица предприятия, где будет происходить реализация мониторинговой миссии. Возможно поле оставить пустым и не указывать структурное подразделение.
Центральное поле формы содержит название самого документа. За наименованием следует обозначение реквизитов акта, принадлежность к которому заключена в рассматриваемой справке (фиксируется дата подготовки соответствующего акта ИНВ-17 и его регистрационный номер). Здесь же расшифровывается назначение справки, действие которой адресовано вышеуказанному мониторинговому акту.
Ниже располагается дата, по состоянию на которую производится составление настоящего документа. Как правило, инвентаризация проводится в обязательном порядке в конце года перед заполнением годовой бухгалтерской отчетной документации, а также по мере необходимости в течение года.
Заполнение табличной части бланка приложения
Основная часть справки представлена таблицей, в которой располагается девять столбцов:
| Номер графы | Пояснения по заполнению графы |
| 1 | Нумерация строк – последовательная, начиная с единицы. |
| 2 | Полное корректное названия сторонней организации, выступающей в роли дебитора или кредитора (графа дополняется требованием по фиксации контактного номера и регистрационного адреса каждого из партнеров, выступающих в роли, обозначенной в одной вышеприведенных категорий). |
| 3 | Причина, побудившая возникновение факта задолженности (например, за оказание конкретного перечня услуг или реализацию товарной продукции). |
| 4 | Дата, начиная с которой фактор задолженности начал свое существование. |
| 5 | Расшифровка сумм образовавшейся задолженности дебиторов, выражаемая в денежном виде. |
| 6 | Денежная задолженность, касающаяся обязательств перед кредиторами. |
| 7-9 | Тип документа, с помощью которого регламентируется факт существования задолженности по каждому взятому партнерству. В отношении каждой отраженной задолженности следует привести документальное подтверждение, указав следующие реквизиты:
|
Завершается процесс оформления справки путем обозначения личной подписи, наделенного определенными полномочиями сотрудника бухгалтерского отдела предприятия, с присутствием расшифровки должности и инициалов.
Особенности подготовки приложения к форме ИНВ-17
Табличная форма данной справки предусматривает отображение общих сведений, связанных с критериями и обстоятельствами возникновения фактов задолженностей по каждому из субъектов партнерства в отдельности. Такой характер отражения сведений заключен и в обозначении подтверждающей документации (графа №7).
В роли таких документов могут выступать:
- акты по принятым объемам работ или оказанным услугам;
- товарные накладные;
- сверочные акты и др.
В некоторых случаях в роли базового момента фигурирует несколько подтверждающих документов (например, более одного акта, подкрепляемого счетом). Основываясь на этот факт в графы 8 и 9 табличной части справки следует указывать данные (номера и соответствующие даты, отображенные на обозначенных документах), касающиеся всего перечня подтверждающих документов взаимодействия с конкретным субъектом партнерства.
Иногда при отражении нескольких обосновывающих задолженность документов (их реквизитов) сумма, касающаяся определенного контрагента может оставаться неизменной.
Немаловажной особенностью является отсутствие необходимости указания итоговых количественных параметров, которые подразумеваются соответствующим перечнем граф, поскольку данная форма подразумевает фиксацию, как дебетовых, так и кредитных обязательств. Вывод итоговых сумм задолженностей реализован в акту инвентаризации ИНВ-17, который составляется после подготовки приложения к данному акту.
Также необязательным фактором является фиксация прочерков, предполагаемых к внесению в оставшиеся незаполненными графы и строки. В случаях, когда расположенных в табличной форме бланка строк оказывается недостаточно, у заполняющего сотрудника имеется возможность самостоятельного добавления таковых внизу таблицы. Аналогичная рекомендация остается актуальной и для процесса подготовки основного акта.
Часто возникает вопрос о том, может ли факт наличия задолженности быть подтвержденным счетом-фактурой, то есть можно ли в графы 7-9 указывать для соответствующей суммы только номер и дату счета-фактуры без других документов. Счета-фактуры согласно ст.169 НК РФ не включаются в число первичной бухгалтерской документации, поэтому не способны подтвердить расходы, связанные с целями налогообложения прибыли (письмо от 20.02.06 №03-03-04/4/35, регламентированное Минфином ).
Ошибки в заполнении приложения к форме ИНВ-17
Чтобы максимально исключить возможность допущения ошибки при оформлении справки к акту ИНВ-17, следует внимательно проверять первичную документацию, правильно переписывать суммы задолженности. Вносить нужно только достоверные, документально подтвержденные сведения. Не допустимо вносить данные о задолженности в случае, если нет документов, способных подтвердить ее наличие.
Для внесения суммы задолженности в приложение к форме ИНВ-17 необходимо наличие первичного документа.
Ответственный за заполнение справки – это бухгалтер, на которого возложены функции осуществления и контроля взаимных расчетов с контрагентами. Ставя свою подпись на бланке, бухгалтер подтверждает, что указал все данные верно, в отношении каждой суммы имеется документальное подтверждение.
