Ви любите життя? Тоді не витрачайте нерозважливий час, бо це матеріал, з якого зроблено життя. Бенджамін Франклін
Які особливості планування у системі Франкліна?
Багато менеджерів і керівників західних компаній успішно використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок ефективнішого управління часом, так і за рахунок планування самої роботи.
На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже витраченого часу, система Франкліна "спрямована вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзадачі, ті - на ще дрібніші підзадачі. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, а процес її застосування – як процес будівництва цієї піраміди:
Рис. Піраміда планування Франкліна.
Як практично виглядає процес «будівництва піраміди»?
Спочатку укладається потужне підставу піраміди, що є опорою всім інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток та впевненість у завтрашньому дні. Для іншого – благополучна сім'я, любляча дружина та щасливі діти. Для третього – слава та високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим у побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере "пізнання" та "служіння людям", хоча насправді для нього важливі насамперед "відомість" та "високий соціальний статус" "), то згодом його неминуче спіткає розчарування. Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це занадто багато часу – важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одна одній.
Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягти. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найважливіші "відомість", "влада" та "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом США. Потрібно поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає всім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.
Третій поверх піраміди спирається другою. Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну та/або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати чисту репутацію, треба бути солідною одруженою людиною, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі тощо. Так пишеться план. Поставивши собі за мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей та конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливою є вказівка конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного плану наступний пункт: "До кінця 20хх року закінчити на відзнаку Гарвардський Університет за спеціальністю "соціологія та політологія" - це, по- перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми». Отже, слідскласти план на найближчі 4-5 років , запитавши: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених у генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі та конкретні терміни з точністю до декількох місяців , а такожвказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети .
П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від кількох тижнів до кількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: "Що я можу зробити найближчими тижнями або місяцями, щоб досягти тієї чи цієї мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Наприклад, якщо у довгостроковому плані стоїть пункт: "Закінчити Гарвардський Університет", то короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи до Гарвардського Університету", "Пройти курси з підготовки до іспитів" тощо. Слід скласти план терміном від 2-3 тижнів до 2-3 місяціві, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.
Зрештою, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання "Подати документи в Гарвардський Університет" розбивається на такі підзавдання, як "З'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Надіслати документи" та "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, призначених на цей день протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше до нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.
Яким чином буде виглядати процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?
В рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: всі завдання поділяються на три категорії: першочергові, другорядні та малозначні.
Як випливає з назви, першочерговимиє завдання, які не терплять зволікання - кров з носа, але вирішити! Другоряднимиє завдання, які також бажано вирішити якнайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо тягнути з вирішенням другорядної задачі занадто довго, вона може перейти до розряду першочергових). Зрештою, незначнимивважаються завдання, які треба колись вирішити (добре, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.
Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів – спочатку зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені – перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона може зайнятися малозначними справами. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановані такі справи:
Закінчити розробку стратегічного розвитку для Вашого клієнта.
Закінчити статтю для журналу "Маркетингові дослідження".
Привітати співробітника вашої фірми Петрова з днем народження.
Отримати квітневий семінар з маркетингу, в якому Ви збираєтеся взяти участь.
Забрати куртку із хімчистки.
Відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.
Перше завдання для Вас є першочерговим, т.к. Сьогодні закінчується термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговим є також третє завдання – людину треба привітати з днем народження саме цього дня.
Четверте і шосте завдання є другорядними - необхідно зробити і те, й інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо ви будете занадто зайняті і не зможете приділити час цим справам, ви можете безболісно відкласти їх на завтра.
Друге та п'яте завдання є для Вас малозначними, оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати в хімчистці – можна відкладати їх без особливої шкоди для себе.
В результаті список, якщо відсортувати його за рівнем пріоритетності завдання, повинен буде набути наступного вигляду:
Закінчити розробку стратегічного плану розвитку.
У перерві привітати Петрова із днем народження.
Якщо встигну, отримати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.
У вільний час закінчити статтю з маркетингу.
У вільний час забрати куртку із хімчистки.
Якщо встигну, відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.
Людина, яка вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, найчастіше вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час.
Якщо завдання не вирішено протягом дня, воно переноситься у план наступного дня. Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись незакінченою – добре подумайте, чи потрібно взагалі займатися цією справою? Якщо потрібно - чи Ви впевнені, що правильно визначили його пріоритет?
Чи передбачені у системі Франкліна якісь спеціальні форми для записів?
Так, передбачено. Американці використовують спеціальні щоденники, які дають змогу полегшити використання системи Франкліна.
Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1 поверх піраміди), опис глобальної мети (2 поверх) і таблицю для запису генерального плану (3 поверх).
На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично довгостроковий план - 4-й поверх).
На початку кожного місяця та/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх).
Зрештою, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6 поверх). Причому, у таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету задач (рекомендується позначати першочергові завдання літерою "A", другорядні - літерою "B" і маловажні - літерою "C") та для позначки, що вказує на статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і обов'язково перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою " V". Скасовані, - з тієї чи іншої причини, - буквою " X(бажано також вписати причину, через яку завдання було скасовано). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а у графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.
|
Численні тренінги та майстер-класи з різним ступенем успіху навчають людей йти до своєї мети. Однією з найвідоміших технік контролю свого часу і процесів, вкладених у досягнення цілей, називають піраміду Франкліна – американського політика, дипломата, винахідника, письменника XVIII століття. Незважаючи на перелічені пологи діяльності, простому народу цей всесвітньо відомий пан відомий, перш за все, зображенням на купюрі номіналом 100 доларів США.
Прочитавши біографію цієї дивовижної людини, ви напевно подумаєте, як простому вихідцеві з сім'ї зі скромним бюджетом вдалося досягти таких висот? Справа в тому, що ще в молодості 20-річним Бенджаміном Франкліном було розроблено піраміду життя, своєрідний план досягнення цілей. Завдяки Франкліну вже більше двох століть люди прагнуть успіху і впорядкування своїх справ, щоб прийти до істиної мрії, не марнуючи часу. У цьому полягає суть піраміди Франкліна. Спробуємо уважно розглянути її щаблі.
Піраміда Франкліна для планування життя
Піраміда Франкліна включає 6 пунктів, яким потрібно слідувати протягом усього життя. Це своєрідний розгорнутий план, завдяки якому у вас з'являється можливість відсіювати все непотрібне, все, що не призведе до успіху, а лише згаяє час. Отже, система Франкліна складається з наступних пунктів:
1. Основні життєві цінності;
2. Глобальна мета;
3. Генеральний план життя;
4. довгостроковий план на 1,3,5 років;
5. Короткостроковий план на тиждень, місяць;
6. План щодня.
Не бійтеся, якщо піраміда планування спочатку здалася вам складною, що змушує підігнати майже все життя під певну систему. Чітке дотримання такого плану багатьом, хто сумнівається, дозволило досягти непоганих результатів. Так, може, успіхів Бенджаміна Франкліна ви й не досягнете, але прийдете до спокою на шляху до досягнення мети. Розглянемо основні моменти, куди зробив ставку знаменитий американський діяч.
Сутність побудови системи Франкліна. Щаблі
Перший ступінь піраміди
Піраміда Франкліна має у своїй основі найпотужнішу щабель – визначення життєвих цінностей. Дайте відповідь собі на запитання, що для вас найважливіше. Для когось ставку зроблено на гроші, владу. А для когось немає нічого важливішого за сім'ю, реалізації себе в народженні та вихованні дітей. для кожного різні, але бажано не просто туманно описати бажане майбутнє, а конкретизувати, чого саме ви хотіли б. Якщо у пріоритеті у вас кілька цінностей, наприклад, і кар'єра, і щасливе заміжжя, то ставте їх на основі піраміди поруч. Крім того, позначте головні якості та риси, які дозволять перемогти – порядність, врівноваженість, спокій і таке інше.
Наступний ступінь – глобальна мета.
По суті, точне визначення своєї життєвої мети (або цілей). Наприклад, зараз ви працюєте слюсарем, але хочете стати директором заводу – це ваша межа мрій. Або працюєте сільським перукарем, але у мріях – перемога у міжнародному чемпіонаті перукарського мистецтва. Ось і ставте як цей пункт посаду директора або гран-прі в чемпіонаті.
Генеральний план.
Його пункти мають бути найважливішими на шляху до успіху. Не вносите до генерального плану справи буденні (походи за покупками, зустрічі з друзями тощо). Допустимо, ваше бажання – головна роль у фільмі. Тому в генеральному плані буде: саморозвиток – читання класичної літератури та книг з акторської майстерності, переїзд до столиці, підготовка та вступ до театрального ВНЗ, знайомство з людьми зі сфери кінематографу тощо. Піраміда життя Франкліна включає і більш вузький план – на рік, три і п'ять років. Наприклад, якщо у думках у вас блискуча кар'єра, то на ці 1-5 років доведеться навчання, самовдосконалення. Якщо ваша ідея фікс – народження дітей, цей час можна витратити на поліпшення здоров'я, пошук добротного житла, читання літератури з виховання малюків.
Четвертий ступінь піраміди Франкліна.
Наступний щабель, який включає піраміда планування, створена Франкліном, - короткостроковий план на тиждень та місяць. Це набагато точніший графік, якому потрібно слідувати, щоб отримати бажане. Наприклад, ваша мета – все те саме народження потомства. На тиждень можна запланувати пошук хорошого фітнес-клубу для підтримки здоров'я у тонусі, прогулянки на свіжому повітрі, запис на курси рукоділля, щоб можна було щось робити для дитини.
Зрештою, вершина піраміди – план на один день.
У ньому можна відобразити потрібні справи, невиконання яких віддалить вас від мрії. А можна вписати і справи другорядні, які можуть бути виконані завтра чи через тиждень. Допустимо, ви хотіли придбати новий килим (штори, картину - неважливо), але якщо сьогодні у вас зовсім немає часу на відвідування торгового центру для покупки, то легко відкладіть це назавтра.
Чи працює система Франкліна?
Найкращою відповіддю на питання про дієвість схеми відомого американця буде його біографія. Система Франкліна вимагає від людини не просто слідування "напролом", а обдуманого та поступового наближення до бажаного. Усі пункти плану потрібно з часом правити, оскільки іноді життя людини вносяться корективи ззовні. Наприклад, погіршення здоров'я часто змінює перебіг життя. Тому схему Франкліна можна змінювати (відповідно до ваших бажань і можливостей). Аналіз виконаних справ, запланованих на кілька років, на місяць, і, нарешті, день дозволить вам виявити, що було зроблено правильно, а від чого можна відступити.
План – тривала та складна робота, під час якої вам доведеться домовлятися з дуже серйозними опонентами – власними бажаннями, звичками, лінню. Тому приступати до чесного слідування до успіху слід ґрунтовно. До слова, в основі свого духовного зіккурата Франклін ставив такі поняття, як працьовитість, справедливість, щирість, скромність. Можливо, саме це призвело до перемоги. Хто знає, що було б, якби замість цих людських цінностей він поставив багатство, могутність і визнання?
Ви любите життя? Тоді не витрачайте безрозсудно час,
бо це матеріал, з якого зроблено життя.
Бенджамін Франклін
Які особливості планування у системі Франкліна?
Багато менеджерів і керівників західних компаній успішно використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок ефективнішого управління часом, так і за рахунок планування самої роботи.
На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже витраченого часу, система Франкліна "спрямована вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзадачі, ті - на ще дрібніші підзадачі. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, а процес її застосування – як процес будівництва цієї піраміди:
Як практично виглядає процес «будівництва піраміди»?
- Спочатку укладається потужне підставу піраміди, що є опорою всім інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток та впевненість у завтрашньому дні. Для іншого – благополучна сім'я, любляча дружина та щасливі діти. Для третього – слава та високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим у побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере "пізнання" та "служіння людям", хоча насправді для нього важливі насамперед "відомість" та "високий соціальний статус" "), то згодом його неминуче спіткає розчарування.
Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це занадто багато часу – важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одна одній . - Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягти. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найважливіші "відомість", "влада" та "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом США. Потрібно поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає всім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.
- Третій поверх піраміди спирається другою. Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну та/або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати чисту репутацію, треба бути солідною одруженою людиною, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі тощо. Так пишеться план. Поставивши собі за мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
- Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей та конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливою є вказівка конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного плану наступний пункт: "До кінця 20хх року закінчити на відзнаку Гарвардський Університет за спеціальністю "соціологія та політологія" - це, по- перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми». Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років , запитавши: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених у генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі та конкретні терміни з точністю до декількох місяців , а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети .
- П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від кількох тижнів до кількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: "Що я можу зробити найближчими тижнями або місяцями, щоб досягти тієї чи цієї мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Наприклад, якщо у довгостроковому плані стоїть пункт: "Закінчити Гарвардський Університет", то короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи до Гарвардського Університету", "Пройти курси з підготовки до іспитів" тощо. Слід скласти план терміном від 2-3 тижнів до 2-3 місяціві, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.
- Зрештою, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання "Подати документи в Гарвардський Університет" розбивається на такі підзавдання, як "З'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Надіслати документи" та "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, призначених на цей день протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше до нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.
Яким чином буде виглядати процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?
В рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: всі завдання поділяються на три категорії: першочергові, другорядні та малозначні.
Як випливає з назви, першочерговимиє завдання, які не терплять зволікання - кров з носа, але вирішити! Другоряднимиє завдання, які також бажано вирішити якнайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо тягнути з вирішенням другорядної задачі занадто довго, вона може перейти до розряду першочергових). Зрештою, незначнимивважаються завдання, які треба колись вирішити (добре, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.
Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів – спочатку зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені – перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона може зайнятися малозначними справами. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановані такі справи:
- Закінчити розробку стратегічного розвитку для Вашого клієнта.
- Закінчити статтю для журналу "Маркетингові дослідження".
- Привітати співробітника вашої фірми Петрова з днем народження.
- Отримати квітневий семінар з маркетингу, в якому Ви збираєтеся взяти участь.
- Забрати куртку із хімчистки.
- Відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.
Перше завдання для Вас є першочерговим, т.к. Сьогодні закінчується термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговим є також третє завдання – людину треба привітати з днем народження саме цього дня.
Четверте і шосте завдання є другорядними - необхідно зробити і те, й інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо ви будете занадто зайняті і не зможете приділити час цим справам, ви можете безболісно відкласти їх на завтра.
Друге і п'яте завдання є для Вас малозначними (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати в хімчистці) - можна відкладати їх без особливої шкоди для себе.
В результаті список, якщо відсортувати його за рівнем пріоритетності завдання, повинен буде набути наступного вигляду:
- Закінчити розробку стратегічного плану розвитку.
- У перерві привітати Петрова із днем народження.
- Якщо встигну, отримати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.
- У вільний час закінчити статтю з маркетингу.
- У вільний час забрати куртку із хімчистки.
- Якщо встигну, відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.
Людина, яка вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, найчастіше вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час.
Якщо завдання не вирішено протягом дня, воно переноситься у план наступного дня. Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись незакінченою – добре подумайте, чи потрібно взагалі займатися цією справою? Якщо потрібно - чи Ви впевнені, що правильно визначили його пріоритет?
Чи передбачені у системі Франкліна якісь спеціальні форми для записів?
Так, передбачено. Американці використовують спеціальні щоденники, які дають змогу полегшити використання системи Франкліна.
Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1 поверх піраміди), опис глобальної мети (2 поверх) і таблицю для запису генерального плану (3 поверх).
На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично довгостроковий план - 4-й поверх).
На початку кожного місяця та/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх).
Зрештою, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6 поверх). Причому, у таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету задач (рекомендується позначати першочергові завдання літерою "A", другорядні - літерою "B" і маловажні - літерою "C") та для позначки, що вказує на статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і обов'язково перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою " V". Скасовані, - з тієї чи іншої причини, - буквою " X(бажано також вписати причину, через яку завдання було скасовано). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а у графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.
|
Приклад сторінки щоденника планування робіт методом Франклина.
Що робити, якщо мої плани змінюються протягом дня?
Як Ви розумієте, всі ці плани не є чимось незмінним. Наприклад, план на день, швидше за все, буде змінений Вами протягом дня. У цьому нічого страшного, навпаки, рекомендується регулярно переглядати Ваші плани.
- КОРОТКОТЕРМІНОВІ ПЛАНИ РЕКОМЕНДУЄТЬСЯ ПЕРЕГЛЯДУВАТИ КОЖНІ ОДНІ-ДВІ ТИЖНІ.
- ДОВГОТЕРКОВІ ПЛАНИ ПОВИННІ ПЕРЕВІРЯТИСЯ (А ПРИ НЕОБХІДНОСТІ - КОРЕКТУВАТИСЯ) НЕ РІЖЧЕ ОДНОГО РАЗУ У ЧОТИРИ-ШІСТЬ МІСЯЦІВ.
- ГЕНЕРАЛЬНИЙ ПЛАН СЛІД ПЕРЕГЛЯДУВАТИ РАЗ НА РІК. ТОДІ Ж КОРИСНО КРИТИЧНО ПОГЛЯНУТИ І НА ПОСТАЧАНУ ВАМИ ГЛОБАЛЬНУ МЕТА (ЧИ ЗАЛУКАЄ ВОНА ВАС ПО-ПЕРЕДньому?
«Приблизно 1728 року (тобто у віці 22 років...) я задумав сміливий і важкий план досягнення моральної досконалості, виділивши з відомих мені моральних чеснот тринадцять найважливіших. Ось назви цих чеснот із відповідними настановами:
- Помірність. - Їсти не до пересичення, пити не до сп'яніння.
- Мовчання. – Говорити лише те, що може принести користь мені чи іншому; уникати порожніх розмов.
- . – тримати всі свої речі на місцях; для кожного заняття є свій час.
- . – наважуватися виконувати те, що мають зробити; неухильно виконувати те, що вирішено.
- Бережливість. - Витрачати гроші тільки на те, що приносить благо мені чи іншим, тобто нічого не марнувати.
- . - Не гаяти часу; бути завжди зайнятим чимось корисним, відмовлятися від усіх непотрібних дій.
- . - Не завдавати шкідливого обману, мати чисті та справедливі думки; у розмові також дотримуватися цього правила.
- . - Не завдавати нікому шкоди, не робити несправедливостей і не опускати добрих справ, які входять до твоїх обов'язків.
- Помірність. - Уникати крайнощів; стримувати, як ти вважаєш це доречним, почуття образи від несправедливостей.
- Чистота. - Не допускати тілесної нечистоти; дотримуватися охайності в одязі та житлі.
- . - Не хвилюватися з дрібниць і з приводу звичайних або неминучих випадків.
- Цнотливість. – Вдаватися до любовних втіх не часто, тільки заради здоров'я чи твору потомства, ніколи не робити цього до отупіння, виснаження, а також на шкоду своїй чи чужій репутації.
- . – Наслідувати Ісуса і Сократа».
Цей список не претендує на універсальність і підійде не багатьом, але для 22-річного Бена Франкліна, який починає життя, він був робочим і потрібним.
Франклін був упевнений: якщо він зуміє протягом тижня зберігати вірність обраній якості, це увійде у звичку і можна буде перейти до наступної чесноти, причому щоразу він допускатиме все менше відступів від ідеалу. Провини відзначалися чорними крапками в календарі, поки перетворення не завершувалося, після чого, був упевнений Франклін, йому знадобиться лише періодичний «огляд і ремонт» моралі, що укорінилася.
План вдалося певною мірою здійснити. Спочатку він повторив цей цикл кілька разів поспіль, потім призначав один курс щорічно, а там і раз на кілька років. Але чеснота Порядку – «Нехай усі речі лежать на своїх місцях і кожній справі відводиться свій час» – так і вислизнула від нього. У Франкліна була відсутня природна схильність зберігати папери та інше майно в строгому порядку, а зусилля з підтримання порядку давалися йому так важко, що він мало не покинув справу. До того ж його бізнес, друкарня постійно вимагав уваги, і Франклін не завжди міг слідувати наміченому їм жорсткому розкладу. Ідеальний розпорядок дня, також внесений у маленький «щоденник чесноти», виглядав так:
ПЛАН
Чи успішною виявилася його система? Перерахуємо лише головне. Як вчений, Бенджамін Франклін досліджував природу електрики, вигадав громовідвід і створив конденсаторну батарею, ввів у фізику позначення електричної полярності "+" і "-", висунув концепцію електродвигуна, придумав біфокальні окуляри, вивчав течію, ширину, глибину (і дав цю назву! ) Гольфстріму. Як політик, він виявився єдиним тим, хто скріпив своїм підписом усі три найважливіші історичні документи, що лежать в основі утворення Сполучених Штатів Америки. Це п ервий американець, який став іноземним членом Російської академії наук.Коли він помер, на його похорон зібралося близько 20 тисяч людей.
А скільки людей згадає про вас?
Системи хронометражу, яким навчають багатьох курсах управління часом, «спрямовані назад» - у тому основі лежить облік вже використаного, відпрацьованого часу, це свого роду щоденник те, що зроблено. Система Франкліна ж "спрямована вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзадачі, ті - на ще дрібніші підзадачі. Візуально цю систему можна відобразити як ступінчастої піраміди, а процес її застосування - як процес будівництва цієї піраміди.
1) Спочатку укладається потужне підставу піраміди, що є опорою всім інших поверхів.
Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи - те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток та впевненість у завтрашньому дні. Для іншого – благополучна сім'я, любляча дружина та щасливі діти. Для третього – слава та високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Для шостого – служіння в ім'я людства.
Список можна продовжувати до нескінченності, тим більше, що зазвичай у людини є безліч життєвих цінностей. Етап визначення життєвих цінностей є найважливішим у побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере «пізнання» та «служіння людям», хоча насправді для нього важливі насамперед «відомість» та «високий соціальний статус» »), то згодом його неминуче спіткає розчарування.
Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це дуже багато часу – важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одна одній.
2) Наступний етап – побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший.
Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягти. Деякі ще називають цей етап «вибором гідної мети». Потрібно поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає всім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.
3) Третій поверх піраміди спирається другого.
Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно досягти поставленої на попередньому етапі мети. Поставивши собі за мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
4) Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей та конкретних термінів.
Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливою є вказівка конкретного терміну - якщо людина каже собі: «Коли-нибудь я обов'язково куплю машину» (напишу книгу, піду вчитися в університет...), вона може тягнути роками і в результаті так і не досягти мети, але якщо вона призначає собі конкретний термін, він значно збільшує шанси досягти свого.
У плані важливо вказати конкретні цілі та конкретні терміни з точністю до кількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети.
5) П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від кількох тижнів до кількох місяців) план.
Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: «Що я можу зробити найближчими тижнями або місяцями, щоб досягти тієї чи цієї мети?» Пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Слід скласти план терміном від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.
6) Зрештою, шостий поверх піраміди – це план на один день.
Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, призначених на цей день протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше до нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання кожного завдання.
Як Ви розумієте, всі ці плани не є чимось незмінним - навпаки, рекомендується регулярно переглядати їх:
- - План на день, швидше за все, буде змінений Вами кілька разів протягом дня.
- - Короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.
- - Довгострокові плани мають переглядатися раз на чотири-шість місяців.
- - Генеральний план слід переглядати щорічно.
Щороку рекомендується критично подивитись і поставлену Вами глобальну мету - чи приваблює вона Вас як і раніше? Чи не бажаєте Ви внести якісь корективи? Тоді варто спробувати переосмислити записані Вами життєві цінності.
В рамках одного дня використовується інший спосіб керування часом. Усі завдання поділяються на три категорії: першочергові, другорядні та малозначні.
Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів – спочатку зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені – перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона може зайнятися малозначними справами. Усі створені відносини заносять у таблицю у якій відносини записані за пріоритетністю їх виконання.
Багато людей, які застосовують систему Франкліна, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як рахунок ефективнішого управління часом, і рахунок планування самої роботи.
