Скільки років зберігаються первинні бухгалтерські документи. додаток

Терміни зберігання документів встановлені в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558, та його дія поширюється на організації будь-якої форми власності.

Мінімальний термін зберігання документів бухгалтерського обліку встановлено також у пункті 1 статті 29 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік". У ній йдеться, що первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність, аудиторські висновки про неї підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом термінів, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше ніж п'ять років після звітного року. Початком терміну зберігання документів рахуйте 1 січня року, наступного за тим, у якому вони були складені (прийняті до обліку) (абз.4 п.1.4 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 N 558). Наприклад, якщо документ складено у 2015 році, то термін зберігання починає обчислюватися з 1 січня 2016 року. Із цього правила є два винятки. Перше - це регістри, необхідних відрахування ПДВ. Зокрема, книга покупок та книга продажів, а також журнали обліку виставлених та отриманих рахунків-фактур. Початок терміну їх зберігання визначайте з дати останнього запису. Це випливає з пункту 24 розділу II додатка 4 , пункту 22 розділу II додатка 5 та пункту 13 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. N 1137 . Другий виняток - документи, що підтверджують первісну вартість майна, що амортизується. Термін зберігання для них рахуйте з моменту, коли перестали нараховувати амортизацію. У законах про акціонерні товариства та ТОВ також є перелік документів, які необхідно зберігати обов'язково (ст.89 Закону від 26 грудня 1995 р. N 208-ФЗ , ст.50 Закону від 8 лютого 1998 р. N 14-ФЗ). До них, зокрема, належать первинні документи, регістри бухобліку та бухгалтерська звітність. Терміни та порядок зберігання документів ТОВ необхідно закріпити у статуті (п.2 ст.12 Закону від 8 лютого 1998 р. N 14-ФЗ). А ось порядок зберігання документів в акціонерних товариствах вже визначено постановою ФКЦП Росії від 16 липня 2003 р. N 03-33/пс, яке застосовується з урахуванням наказу Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. N 558. У будь-якому випадку правила зберігання не завадять прописати у внутрішніх документах організації, наприклад, у Положенні про архів. Інформація про терміни зберігання найпоширеніших видів документів представлена ​​у таблиці. Термін зберігання, встановлені у Переліку, обчислюються не від дати складання документа, а з 1 січня наступного року (п.1.4 Переліку). Виняток із цього правила передбачено для робочого плану рахунків бухгалтерського обліку та інших документів облікової політики організації. Їх потрібно зберігати не менше п'яти років після року, у якому ці документи використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє (п.2 ст.29 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ). Документи бухгалтерського та податкового обліку слід зберігати навіть після податкової перевірки. А якщо вони втрачені, їх потрібно відновити. Про це повідомив Мінфін Росії у листі від 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, а Федеральна податкова служба довела цей лист до відома всіх податкових інспекцій (лист ФНС Росії від 15.08.2013 N АС-4-3/ [email protected]). При цьому чиновники нагадали про терміни зберігання документів. Так, папери, що служать основою розрахунку податків, що підтверджують доходи та витрати, необхідно зберігати як мінімум чотири роки (підпункт 8 пункту 1 статті 23 НК РФ). І навіть якщо контролери вже отримували у вас оригінали документів, а потім повернули назад, вони мають право запросити їх знову. Вид документів Термін зберігання Норма законодавства Бухгалтерська звітність Річна бухгалтерська звітність* Аудиторські висновки щодо річної бухгалтерської (фінансової) звітності 5 років за умови проведення перевірки (ревізії). Для річної бухгалтерської (фінансової) звітності – пост. ЕПК Аудиторські висновки щодо проміжної (квартальної, місячної) бухгалтерської (фінансової) звітності 5 років за умови проведення перевірки (ревізії) Передавальні акти, розділові, ліквідаційні баланси; пояснювальні записки до них Листування з питань бухгалтерського обліку, складання та подання бухгалтерської (фінансової) звітності

Під час роботи організації накопичується багато первинних документів. Їх потрібно збирати, зберігати, і жодного не можна викинути раніше терміну.

Як організувати зберігання документів, не проштрафитися та не потонути у паперах, розповімо у цій статті.

Правильна організація зберігання первинних бухгалтерських документів: нормативна база

Немає єдиного документа, в якому було б зібрано всю інформацію про те, як і скільки потрібно зберігати документи. Тому доводиться керуватися кількома нормативними актами, які інколи суперечать одне одному.

Про те, що організація має зберігати первинні документи, свідчить стаття 29 закону "Про бухгалтерський облік" від 06.12.2011р. №402-ФЗ.

Вимоги щодо зберігання бухгалтерських документів прописані у пункті 6 «Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку», затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105.

У ньому, зокрема, йдеться, що:

1. Первинні документи та регістри бухобліку потрібно передавати до архіву.
2. До передачі в архів їх потрібно зберігати в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
3. Документи потрібно комплектувати у хронологічному порядку.

Обов'язок зберігати дані бухгалтерського та податкового обліку прописано й у Податковому кодексі РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перелік облікових та звітних документів, які потрібно зберігати, можна подивитися в «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженим Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. У цьому ж переліку для кожного виду документів зазначені терміни зберігання.

Правила організації державної архівної справи прописані у Федеральному законі від 22.10.2004 р. № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».

Де зберігати документи

За законом про архівну справу недержавні організації мають право створювати свої архіви. Але такого обов'язку вони не мають. Фірма повинна лише забезпечити безпеку документів і на вимогу пред'явити їх контролюючим органам.

1С-WiseAdvice використовує унікальну запатентовану технологію обробки первинних документів «Процесинг». Паперові оригінали «первинки» одразу скануються. Бухгалтер працює тільки з електронною копією документа і завжди бачить, якими операціями провели цей документ. Безперечним плюсом є можливість оперативно підготувати відповідь на запит ІФНС. Клієнт на запит може отримати базу електронних документів.

Термін зберігання бухгалтерських документів в організації

Закон про бухоблік каже, що документи бухобліку потрібно зберігати не менше ніж п'ять років (п. 1 ст. 29 закону 402-ФЗ), а Податковий кодекс встановлює строк у 4 роки для документів, які були підставою для податкового обліку та розрахунку податків (пп. 8 п. 1 ст.23 НК РФ), а розрахунку страхових внесків – 6 років (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Тут з'являється протиріччя, т.к. деякі документи, наприклад, накладні, відносяться і до бухгалтерського, і до податкового обліку. У цих випадках безпечніше керуватись великим терміном.

У Переліку типових документів від Мінкультури для деяких документів призначено і довші терміни, аж до постійного.

Постійно доведеться зберігати, наприклад:

• річні бухгалтерські звіти з додатками (у тому числі консолідовані та МСФЗ);
• передавальні акти, розділові та ліквідаційні баланси;
• свідоцтва про постановку на облік у податкових органах;
• Книги обліку доходів та витрат (КУДіР) – організаціям та ІП, які застосовують УСН. Тут терміни з Переліку типових документів суперечать Податковому кодексу. КУДіР - це документ податкового обліку, а за Кодексом його потрібно зберігати не завжди, а 4 роки. У разі безпечніше не знищувати документ хоча б 10 років, т.к. в організаціях, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, термін «постійно» може бути менше 10 років;
• договори з лізингу майна організації та документи до них;
• документи про переоцінку основних фондів, визначення амортизації основних засобів, оцінку вартості майна організації;
• акти про передачу прав на нерухомість із балансу на баланс;
• договори дарування;
• документи щодо операцій з цінними паперами;
• листування про розподіл спільної власності юридичних осіб;
• паспорти угод.

75 років потрібно зберігати документи за особовим складом та про виплачені доходи, наприклад:

• трудові договори;
• реєстри відомостей про доходи фізосіб;
• відомості на видачу дивідендів;
• особові рахунки та картки працівників. Причому якщо особових карток немає, то до 75 років подовжуються терміни зберігання інших документів: про прийняття виконаних робіт за договорами підряду та трудовими, розрахунки платежів за страховими внесками, карток за формою 1-ПДФО, відомості про доходи фізосіб, документи про отримання зарплати та інші виплат.

Якщо документи з особового складу було створено після 2003 року, їх зберігають не 75, а 50 років (стаття 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ).

10 років зберігають документи, наприклад:

• з продажу рухомого майна;
• договори щодо застави майна організації та документи до них;
• оперативні звіти за рахунками в іноземній валюті за кордоном

Особливим чиномвизначається термін зберігання документів, що підтверджують отриманий збиток. Організації на загальній системі та на УСН з об'єктом «Доходи мінус витрати» можуть протягом 10 років переносити збиток на майбутні періоди та за рахунок його зменшувати базу оподаткування. Підтверджуючі збиток документи організація зобов'язана зберігати протягом усього терміну, доки він не буде використаний повністю (п. 4 ст. 283 та п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Коли починається відлік терміну зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності

У Наказі Мінкультури № 558 сказано, що відлік слід розпочинати з 1 січня року, наступного за роком закінчення діловодства. Наприклад:

• Для облікової політики – це рік, коли її востаннє використали для складання звітності.
• Для договорів – рік закінчення дії договору.
• Для первинних документів це буде рік, коли документи були прийняті до обліку.
• Для документів податкового обліку – рік, коли ці документи востаннє використовувалися розрахунку податку.

Так, якщо в організації є безнадійна заборгованість, то зберігати документи, що підтверджують цю заборгованість, потрібно ще 4 роки після того, вона буде списана (слід у сукупності з пп. 8 п. 1 ст. 23 та п. 1 ст. 252 НК РФ) ).

Для первинних документів, які відображають формування первісної вартості майна, що амортизується, термін відліку починається з моменту, коли це майно буде повністю амортизовано в податковому обліку (лист Мінфіну Росії від 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для зберігання електронних документів у законах окремі терміни не обумовлюються, відповідно, ними поширюються самі терміни, що й паперових.

Порядок зберігання бухгалтерських документів ліквідованої організації

Якщо компанії вже немає, а термін зберігання документів ще не минув, знищувати їх не можна.

Про долю документів ліквідованих фірм говорить стаття 23 ФЗ № 125-ФЗ від 22.10.2004 «Про архівну справу в Російській Федерації». Їх потрібно буде здати до державного архіву, попередньо уклавши договір.

Документи постійного зберігання та з особового складу передати з держархів необхідно обов'язково, зберігання інших можна організувати самостійно.

Що робити, коли закінчився термін зберігання бухгалтерських та податкових документів

За правилами, щоб знищити документи, потрібно спочатку наказом керівника створити експертну комісію.

Комісія проводить експертизу цінності документів та складає акт про виділення до знищення документів. До нього додається опис справ, які знищуватимуть.

Після знищення слід скласти ще один документ – акт про знищення.

Будьте уважні!

У одній папці можуть зберігатися документи з різним терміном зберігання, у разі справи розшивають і документи, які ще не можна знищувати, підшивають у нові справи.

Відповідальність за зберігання бухгалтерських документів

Якщо організації під час перевірки не виявиться первинних документів (не оформляли, втратили, знищили раніше часу тощо.), фірму оштрафують за статтею 120 НК РФ на 10 тис. крб., і якщо порушення зачіпає більше одного податкового періоду – на 30 тис. руб. Якщо це сприяло заниженню податків, мінімальний штраф становитиме 40 тис. крб.

Посадових осіб за відсутність документів штрафують за статтею 15.11 КоАП РФ на 5-10 тис. руб., а за повторного порушення – на 10-20 тис. руб. або дискваліфікують на 1-2 роки.

Найсерйозніше покарання передбачає Кримінальний кодекс. Якщо доведуть, що документ викрали або знищили з корисливою метою, покаранням буде штраф до 200 тис. руб. і навіть позбавлення волі до року (п. 1 ст. 325 КК РФ).

Крім того, не варто забувати, що, не отримавши документів, що підтверджують витрати, податкова може зняти витрати за ними, донарахувати податки, пені та штрафи.

З нами ваші документи завжди будуть у повному порядку та безпеці.

Замовити послугу

І вивчимо правила обчислення терміну зберігання документів у бухгалтерському та податковому обліку, у т.ч. візьмемо до уваги термін позовної давності. Розглянемо винятки з цього правила, наприклад: особливості рахунків-фактур, документи щодо раніше отриманих збитків, документи на придбання цінного майна з тривалим терміном амортизації (будівлі – 31 рік та ін.). Розберемося, коли можна знищувати документи, для яких у Переліку, затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, встановлено вимогу «за умови проведення перевірки (ревізії)». Ви зрозумієте, як поводитися при витребуванні податковими органами документів, термін зберігання яких минув, а також постраждалих внаслідок пожежі або затоплення. Чи зможете оцінити ризики штрафних санкцій.

Вимога чинного законодавства така, що кожна операція у життєдіяльності організації має супроводжуватися виправдувальними документами (причому не одним, а декількома). В результаті їх накопичується стільки, що просто нікуди складати, а довго зберігати – затратно. Кожен з облікових документів має терміни зберігання, встановлені нормами законодавства. Після закінчення цих термінів організація має право знищити документи. Якщо все-таки приймається таке рішення, необхідно вибрати ті з них, знищення яких не спричинить неприємностей при можливих перевірках.

Давайте розберемо вимоги, що пред'являє законодавство до терміну зберігання бухгалтерських та податкових документів. Із загального правила є маса винятків, вони й становлять найбільший інтерес, т.к. не всі спеціалісти про них знають.

Загальне правило для зберігання.

...бухгалтерських документів

Запис у бухгалтерському обліку не може бути виконаний без оформлення первинних облікових документів, які за загальним правилом повинні зберігатися не менше ніж п'ять років після звітного року або після року, у якому вони використовувалися для складання звітності (ст. 29 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", далі - Закон № 402-ФЗ).

У той самий час необхідно орієнтуватися терміни зберігання документів, визначені , якого відсилає сам Закон № 402-ФЗ, у разі, коли цей термін є тривалішим.

Наприклад, підтримувати в цілісності річну бухгалтерську звітність наказано постійно, квартальну – протягом 5 років, а місячну – протягом 1 року (ст. 351 Переліку). Постійний термін зберігання вимагають документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд та затвердження бухгалтерської звітності (Ст. 355 Переліку).

Документи (розрахунки, зведення, довідки, таблиці, відомості, листування) про нарахування та перерахування податків до бюджету всіх рівнів та позабюджетних фондів всіх рівнів потрібно зберігати протягом 5 років (ст. 382 Переліку), так само як і податкові декларації юридичних осіб з усіх податків (ст. 392 Переліку). Відповідно до ст. 658 Переліку i>особисті картки працівників .

Як бачимо, терміни чималі. А обчислення ведеться з 1 січня року, наступного за роком, у якому документи використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності востаннє (ч. 2 ст. 29 Закону № 402-ФЗ).

Приклад 1

Згорнути Показати

У випадку, якщо термін зберігання наказано протягом 5 років, а документ складено, припустимо, у травні 2014 року, то термін його зберігання почне обчислюватися з 1 січня 2015 р. і закінчиться 31 грудня 2019 р.

...термін зберігання податкових документів

Податковий облік ведеться з урахуванням даних первинних документів (ст. 313 НК РФ). Підтвердженням даних податкового обліку може бути як первинні облікові документи, а й аналітичні регістри податкового обліку, розрахунки податкової бази.

У силу п. 1 ст. 252 НК РФ витратами визнаються обґрунтовані витрати (а у випадках, передбачених ст. 265 НК РФ, - збитки), підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ.

Причому платнику податків належить забезпечити збереження даних податкового обліку та документів, які є підставою для обчислення та сплати податків , в т.ч. що підтверджують отримання доходів та здійснені витрати, протягом не менше чотирьох років (Підп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Тут у законодавстві немає посилання на Перелік. Але фінансове відомство нерідко посилається на нього під час розгляду цього питання (наприклад, у листі Мінфіну Росії від 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Зазначені первинні облікові документи необхідні податковим органам з метою здійснення контролю за дотриманням платниками податків законодавства про податки та збори, у тому числі під час проведення податкових перевірок.

Знищення документів

З усього вищесказаного напрошується висновок, що при ухваленні рішення про знищення документів з терміном зберігання слід керуватися як мінімум:

• Переліком Мінкультури,
• Законом про бухгалтерський облік та
• Податковим кодексом РФ.

Причому необхідно грамотно оцінити терміни зберігання кожного з документів, що підлягають знищенню, щоб у майбутньому не впасти, коли перевіряючі органи раптом вимагатимуть надати їм деякі з вже знищених документів.

Для цього в організації створюється експертна комісія, яка проводить перевірку архіву документів. Вона створюється наказом (розпорядженням) керівника організації. Причому щороку видавати такий наказ не потрібно, досить це зробити один раз, а надалі лише змінювати склад членів, якщо хтось із них звільнився.

У процесі своєї роботи комісія складає акт із переліком документів, що підлягають знищенню. Коли акт буде готово, він затверджується керівником організації. На його підставі провадиться знищення первинних документів.

При цьому доцільніше складати окремі акти на групи документів, що знищуються різними способами: за допомогою шредера, вогню, здачі як вторинної сировини. Найбільш «цінні» документи, що містять конфіденційну інформацію (їх зазвичай меншість) краще знищувати самостійно і безповоротно (наприклад, спалювати або шредувати), а основну масу можна і на вторинну сировину віддати.

Провівши знищення та підписавши про це документи, організація може вважати, що вона виконала свої зобов'язання, передбачені законодавством, та має на руках документи, що підтверджують факт проведеної процедури.

Винятки із загального правила

Товарна накладна та рахунок-фактура

Почнемо, здавалося б, із простого прикладу. Припустимо, організація придбала матеріал та отримала у березні 2014 року від постачальника товарну накладну та рахунок-фактуру. Цього ж місяця матеріал був оприбуткований на склад і далі відданий у виробництво.

Документи для реєстрації рахунків-фактур, складені на паперовому носії або в електронному вигляді, зберігаються в організації протягом не менше чотирьох років з дати останнього запису (п. 24 розд. II Додатка № 4, п. 22 розд. II Додатка № 5 та п. 13 розділу II Додатка № 3 до постанови Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137 «Про форми та правила заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість»).

Відлік терміну зберігання для рахунку-фактури в обґрунтування податкового відрахування з ПДВ починається після звітного (податкового) періоду, у якому документ використано востаннє. Згадаймо, що ПДВ розраховується поквартально, і березневий рахунок-фактура бере участь у розрахунку ПДВ за I квартал 2014 р. Тому в цьому випадку термін зберігання можна починати відраховувати з 01.04.2014, закінчиться він через 4 роки, тобто 31.03.201. Але в середині року документи не знищують, а зберігають до кінця року (тобто до 31.12.2018) та лише потім відображають в акті до знищення.

Треба взяти до уваги, що відрахування з ПДВ можна зробити з придбаних товарів лише після їх урахування (п. 1 ст. 172 і ст. 171 НК РФ). Отже, документ, що підтверджує факт їх придбання – накладну – також важливо зберігати протягом терміну, розрахованого вище для рахунку-фактури (до 31.12.2018).

З метою бухгалтерського обліку товарна накладна (зазвичай застосовується за уніфікованою формою № ТОРГ-12) є первинним обліковим документом, і термін її зберігання не менше п'яти років. Тому для бухгалтерського обліку в даному прикладі термін зберігання більш тривалий. Термін зберігання починає відраховуватись після року, в якому вона використовувалася для складання звітності, тобто з 01.01.2015, та закінчується 31.12.2019.

Як бачимо, один документ (накладний) може мати кілька функцій, кожна з яких підпадає під свої правила, тому терміни зберігання за ними можуть різнитися (в даному випадку для цілей податкового обліку – 31.12.2018 та для цілей бухгалтерського – 31.12.2019) . Тоді вибираємо максимальний із них – 31.12.2019.

Здавалося б, усе зрозуміло. Але життєва ситуація може ускладнитися.

Строк зберігання товарної накладної та рахунки-фактури, якщо правом на податкове відрахування скористалися пізніше

У платника податків може бути відсутня реалізація в якомусь кварталі (податковому періоді з ПДВ). Через війну суми нарахованого ПДВ відсутні, а суми прийняття ПДВ до відрахування є, наприклад, суми ПДВ з орендної плати, придбаних матеріалів тощо.

Офіційна думка податкових органів така, що не можна прийняти ПДВ до відрахування в періоді відсутності реалізації у платника податків (лист Мінфіну РФ від 14.12.2011 № 03-07-14/124).

Хоча задля справедливості зазначимо, що в листі ФНС РФ від 28.02.2012 № ЕД-3-3/ [email protected]викладено протилежну думку. Йому ж вторять постанову Президії ВАС РФ від 03.05.2006 № 14996/05 (у ньому зазначено, що реалізація товарів (робіт, послуг) не є в силу закону умовою застосування податкового відрахування) та постанова Десятого арбітражного апеляційного суду 12.07.201 А41-41514/11. Але в цьому випадку організації не уникнути податкової перевірки, оскільки за підсумками податкового періоду (кварталу) у декларації з ПДВ вона відобразить суму ПДВ, обчислену до відшкодування з бюджету.

Чи не хочеться податкової перевірки? Що робити? Згадаймо, що податкове відрахування з ПДВ – це право платника податків, а не обов'язок. І він може скористатися цим правом протягом трьох років після закінчення відповідного податкового періоду (п. 2 ст. 173 НК РФ та лист Мінфіну РФ від 30.04.2009 № 03-07-08/105).

Іншими словами, якщо скористатися умовами прикладу, організація може застосувати податкове відрахування з ПДВ за отриманим рахунком-фактурою протягом трьох років, починаючи з 01.04.2014, наприклад, через рік у І кварталі 2015 року. Внаслідок цієї операції терміни зберігання за документами повинні відсунутися теж на рік:

• за рахунком-фактурою, датованим березнем 2014 – з 31.12.2018 на 31.12.2019;
• за товарною накладною – з 31.12.2019 на 31.12.2020.

Якби ми скористалися правом на відрахування ПДВ ще пізніше, наприклад, у ІІІ кварталі 2016 року, то:

• рахунок-фактуру довелося б зберігати до 31.12.2020;
• а товарну накладну – до 31.12.2021.

Якщо рахунок-фактура отримано пізніше товару та накладної

Така сама ситуація з розрахунку терміну зберігання документів виникне в організації, коли вона отримує рахунок-фактуру з придбаного товару (послуги, роботи) у пізнішому податковому періоді, ніж період отримання самого товару та товарної накладної. Але при цьому важливою умовою для відрахування є підтвердження пізнішого факту отримання рахунку-фактури – ним може стати конверт зі штемпелем поштового відділення.

Терміни зберігання первинних документів, що підтверджують у разі факт отримання матеріалу, також відсуваються (наприклад, накладна). Адже однією з умов податкового відрахування з ПДВ, як ми говорили вище, є факт ухвалення матеріалу на облік.

Якщо куплений матеріал віддано у виробництво наступного року

Припустимо, організація придбала матеріал у березні 2014 р. (як у нашому першому, найпростішому прикладі), накладну та рахунок-фактуру отримала тоді ж, але віддала матеріал у виробництво наступного року – у січні 2015 р. термін зберігання первинного документа (товарної накладної) також слід зрушувати на рік – у бухгалтерському та податковому обліку.

У цьому випадку податкове відрахування з ПДВ зроблено раніше. І відлік терміну зберігання рахунку-фактури ведеться з березня 2014 р. Те, що матеріал передано у виробництво в пізніші терміни, відображається лише на виробничому процесі, а не на підтвердженні права відрахування з ПДВ.

Якщо матеріал отримано, але не оплачено

Буває і так, що матеріал поставлений разом із усіма документами (накладна, рахунок-фактура), але він залишився неоплаченим.

Після закінчення терміну позовної давності (три роки) заборгованість списується. Тоді термін зберігання накладної відраховується від закінчення року, у якому було списано заборгованість, – у випадку сім років (Три роки позовної давності плюс чотири роки за правилами податкового обліку). Інакше нічим буде підтверджувати суму заборгованості та дату виникнення боргу (постанови ФАС Волго-Вятського округу від 08.11.2012 у справі № А11-2321/2011 та ФАС Поволзького округу від 03.10.2012 у справі №95)

Але не забудьте, що перед річною бухгалтерською звітністю проводиться інвентаризація, у тому числі й заборгованості. У разі підписання акта звірки з постачальником термін позовної давності починає відраховуватись наново, тобто з дати підписання акта. В результаті він може зрушуватися щорічно і таким чином тривати до нескінченності, те саме відбувається і з терміном зберігання документів (накладною та рахунком-фактурою).

У організації, що відвантажила товар, але з оплати, аналогічна ситуація – «дзеркальне відображення». Їй також доведеться зберігати документи «до нескінченності» під час підписання щорічних актів звіряння. Тим більше, що можуть виникнути зустрічні перевірки з боку податкових органів.

Придбання основного засобу (амортизація)

Організація придбала цінне майно з тривалим терміном зберігання, наприклад, будівлю та встановила термін його корисного використання 31 рік. Протягом цього терміну нараховуватиметься амортизація за цим основним засобом, отже, акт приймання-передачі та інші документи, пов'язані з купівлею будівлі, повинні зберігатися протягом даного терміну, і тільки після закінчення почнеться відлік чотирирічного терміну зберігання документів по НК РФ . В результаті термін зберігання документів становитиме 35 років.

Інакше складно буде довести економічну виправданість витрат, а також даних щодо основного засобу (строки введення в експлуатацію, первісну вартість, амортизацію) під час перевірки, що проводиться податковою інспекцією (постанова ФАС Московського округу від 11.03.2009, № КА-А40/1255- 09 у справі № А40-32554/08-129-101).

Документи щодо завданих збитків та відкладених витрат

У листі Мінфіну Росії від 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 зазначено: відповідно до п. 4 ст. 283 НК РФ платник податків зобов'язаний зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку, протягом усього терміну, коли він зменшує податкову базу поточного податкового періоду у сумі раніше отриманих збитків. А цей термін становить 10 років, наступних за тим податковим періодом, у якому цей збиток було отримано (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Збиток виявляється на підприємстві після закінчення року (податкового періоду) і розраховується як різниця між усіма доходами та витратами, виробленими організацією за минулий рік. Тому вона повинна зберігати всі документи щодо вироблених витрат, а також отриманих доходів за той рік (податковий період), коли отримано збиток.

На думку контролюючих органів, у цьому випадку до встановленого терміну зберігання слід додати ще чотири роки, передбачені підп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Підставою є припущення, згідно з яким відраховувати 4-річний термін зберігання потрібно не з моменту складання документів, а з закінчення податкового періоду, в якому враховано відповідний збиток. Якщо цього зробити, то перенесення збитків вважатиметься неправомірним.

Такий підхід можна зустріти в судових рішеннях, наприклад, в ухвалах ФАС Московського округу від 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 і Президії ВАС РФ від 24.07.2012 № 3546/12. Є й інша судова практика, яка не згодна з цією точкою зору: ухвали ФАС Північно-Кавказького округу від 25.09.2009 у справі № А32-8964/2007-12/190 та ФАС Північно-Західного округу від 22.11.2004 у справі -10982/04.

У вас є два шляхи: зберігати документи максимально або бути готовими до битв у судових інстанціях, результат яких не гарантований.

Відсутність документів внаслідок пожежі, затоплення, розкрадання

Організація має забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін (ст. 29 Закону № 402-ФЗ). Але що робити, якщо документи відсутні через пожежу (затоплення, розкрадання), а від податкових органів прийшла вимога про їх подання?

Фінансове відомство вважає, що вони мають бути відновлені (лист від 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Є судові рішення з аналогічною позицією (ухвала Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 13.10.2010 № 09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК у справі № А40-4800/10-11 до висновку, що керівник організації має вжити заходів щодо відновлення первинних документів, які підлягають відновленню та зберіганню протягом встановленого законодавством терміну.

Водночас у ухвалі ФАС Волго-Вятського округу від 30.07.2007 у справі № А28-1129/2007-3/21 суд дійшов висновку, що знищені пожежею документи, запитані потім податковим органом, організація не змогла надати, тому що вона не мала реальної можливості зробити це у встановлений термін. Податковому органу було відмовлено у частині стягнення штрафних санкцій.

Є й інші випадки, коли судді вставали на сторону платників податків (постанови ФАС Московського округу від 25.06.2010 № КА-А40/6480-10, ФАС Поволзького округу від 25.06.2010 у справі № А55-1967).

Однак якщо платник податків не зможе підтвердити, що у нього на момент отримання вимоги документи були відсутні, то штрафу не уникнути (ухвала ФАС Московського округу від 28.04.2009 № КА-А40/3228-09). Тут знадобляться будь-які документи від компетентних органів, які підтвердять факт затоплення (акт про затоплення та/або довідка з обслуговуючої організації), пожежі (акт про пожежу, отриману від пожежної служби), пограбування, злому (довідка з поліції) тощо.

Суди вважають штраф обґрунтованим і у випадках, коли після втрати документів платник податків не вжив заходів щодо їх відновлення (постанова ФАС Уральського округу від 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документи знищені, а вимога надійшла

Може скластися така ситуація, коли організація зважила всі «за» та «проти», ухвалила рішення про знищення документів, оформивши все належним чином, а податковий орган потребує їх подання.

Суди часто постають на бік платника податків.

Судова практика

Згорнути Показати

У постанові ФАС Уральського округу від 14.10.2011 № Ф09-6531/11 у справі № А07-18923/2010 (ухвала ВАС РФ від 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд встановив, що суспільство не представило їхнього правомірного знищення. У податкових органів немає підстав для застосування розрахункового методу, встановленого п. 7 ст. 166 НК РФ з метою визначення податкового відрахування, яке можливе лише за наявності конкретних документів (ст. 171, 172 НК РФ).

Судова практика

Згорнути Показати

Суд вважав, що відсутність первинних бухгалтерських документів, що підтверджують первісну вартість основних засобів, зважаючи на їх знищення, оскільки термін зберігання цих документів минув, не може бути підставою для відмови в обліку залишкової вартості названих основних засобів у складі витрат (постанова ФАС Московського округу від 11.03) .2009 № КА-А40/1255-09 у справі № А40-32554/08-129-101).

Судова практика

Згорнути Показати

Податкова інспекція висунула вимогу до фірми доплатити податки через неподання необхідних документів на списання ПММ. Частину документів, на їхню думку, було неправильно оформлено, іншу частину знищено. Податківці вказали, що документи мали зберігатися не менше 5 років відповідно до норм бухгалтерського обліку.

Але арбітри мали свій погляд на цю ситуацію. Вони винесли рішення на користь фірми, вказавши, що вона списувала ПММ виходячи з норм і на підставі щомісячних актів. В даному випадку судді не вважали наявність дефектів при заповненні колійних листів, а також відсутність деяких документів причиною для визнання неправомірності списання на собівартість витрат за ПММ (постанови ФАС Північно-Західного округу від 16.06.2000 № А56-31018/99 та від 08). № А56-8533/02).

Умови проведення перевірки

Хотілося б звернути увагу на ще один важливий момент. У Переліку Мінкультури РФ для деяких документів термін зберігання починає відраховуватись «за умови проведення перевірки (ревізії)». Наприклад, без перевірки не можна знищити первинні документи (ст. 362 переліку).

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558)

У цьому випадку йдеться про податкові перевірки. Про них сказано у ст. 87 НК РФ. За результатами як виїзної, і камеральної податкової перевірки податковим органом складається акт перевірки (порядок і його складання обумовлені у ст. 100 НК РФ). При виявленні правопорушень та злагоді платника податків з ними останній вносить відповідні зміни в обліку: здійснює донарахування податків, сплачує пені та штрафи тощо.

Крім того, камеральна перевірка буде проводитися у разі подання платником податків уточненої декларації за раніше, ніж минулі три роки, податкові періоди.

Але, як відомо, термін позовної давності становить три роки (П. 1 ст. 113 НК РФ). Податкові органи можуть пред'явити претензії та виставити санкції у межах цього терміну. При виявленні порушень за попередні періоди з платника податків неможливо знайти стягнуті штрафи.

У той же час НК РФ не вимагає знищення документів, фінансове відомство вказує, що знищення документів з терміном зберігання - це право платника податків. А перевірка податкових органів може взагалі не статися.

Як чинити організації? По-перше, з наведених вище судових рішень видно, що у випадках, коли платник податків не зміг надати документи зі строком зберігання, що минув, на вимогу перевіряючих органів через їх знищення, суди приймали сторону платника податків. Звісно, ​​у цих ситуаціях останній має грамотно провести саму процедуру знищення (правильно її документувати). Що стосується запиту правомірно знищених документів це важливо.

По-друге, порушення термінів зберігання документів, встановлених у Переліку Мінкультури РФ, податкова інспекція оштрафувати неспроможна.

Виходить, що якщо бухгалтерські/податкові документи знищені через сплив їх термінів зберігання, то санкції від податкових органів організації не загрожують, навіть якщо ці документи не проходили податкову перевірку. Адже, як ми пам'ятаємо, навіть стандартні терміни зберігання для документів бухгалтерського та податкового обліку (п'ять років і чотири роки) довші, ніж термін позовної давності (три роки), не кажучи вже про інші особливості та винятки, коли стандартні терміни зберігання збільшуються.

Відповідальність

Хотілося б звернути увагу читачів на санкції, які можуть бути застосовані до платника податків за відсутності первинних документів. Розглянемо найпоширеніші.

Якщо первинні документи знищені після встановленого терміну зберігання, то добре, можете спати спокійно. Але часом при розрахунку терміну керуються загальними правилами (прописаними в Законі № 209-ФЗ, НК РФ та Переліку Мінкультури РФ) і забувають про спеціальні «застереження», таким чином знищуючи документи, які ще мали зберігати. І ось у цьому випадку найчастіше виникають проблеми.

Ненадання у встановлений термін платником податків до податкових органів документів або інших відомостей, передбачених НК РФ та іншими актами законодавства про податки та збори, тягне за собою застосування відповідальності за ст. 126 НК РФ:

• якщо ці документи не містять ознак податкових правопорушень, передбачених ст. 119 та 129.4 НК РФ, то штраф складе 200 руб. за кожен непредставлений документ (ст. 119 присвячена подання податкових декларацій, а ст. 129.4 – повідомленням про контрольовані угоди);
• якщо організація відмовиться надати наявні в неї документи або представить їх із свідомо недостовірними відомостями та таке діяння не пов'язане зі ст. 135.1 НК РФ (непредставлення банком довідок / виписок за операціями та рахунками), то розмір штрафу складе 10 000 руб.

Однозначно уникнути притягнення до відповідальності за ст. 126 НК РФ можна, якщо термін зберігання затребуваних податківцями документів минув і до моменту запиту вони вже були знищені організацією, але це ще потрібно буде довести (див. постанови ФАС Уральського округу від 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ у справі № А47-5018/2008;ФАС Північно-Західного округу від 06.07.2009 у справі № А05-8773/2008 (ухвалою ВАС РФ від 13.10.2009 № ВАС -13307/09 відмовлено в передачі даної справи в Президія В).

Якщо під час перевірки інспектори виявлять відсутність (чи знищено) первинні документи, рахунки-фактури, регістри бухгалтерського чи податкового обліку, то може бути оштрафована у вигляді (ст. 120 НК РФ):

• 10000 руб. - Якщо порушення скоєно протягом одного податкового періоду;
• 30000 руб. – якщо порушення скоєно протягом більш як одного податкового періоду.

Якщо при цьому виявиться заниження податкової бази, то на компанію буде покладено штраф у розмірі 20% від несплаченої суми податку, але не менше ніж 40 000 руб. (П. 3 ст. 120 НК РФ).

За те саме правопорушення двох заходів податкової відповідальності не може, тому організацію зможуть покарати або за ст. 126 НК РФ, або за ст. 120 НК РФ. Підсумовувати ці штрафи не будуть.

Кодекс РФ про адміністративні правопорушення також містить ряд положень про штрафи порушення термінів зберігання документів. Розмір штрафу залежить від виду порушення.

Стаття 13.25 КоАП РФ передбачає штрафи за порушення термінів зберігання документів, обов'язок зберігання яких передбачена законодавством про АТ, ТОВ, про державні та муніципальні унітарні підприємства, про пенсійні та інвестиційні фонди, а також прийнятими відповідно до нього нормативними правовими актами. Виходить, що тут йдеться насамперед про зберігання корпоративних документів, що фігурують у цій групі нормативних правових актів, до якої більшість облікових документів не підпадає.

Але сюди підпадають, наприклад, бухгалтерські баланси АТ, їх звіти про прибутки та збитки, аудиторські висновки(П. 2.1.10 Положення про порядок та строки зберігання документів акціонерних товариств, затверджене постановою ФКЦП Росії від 16.07.2003 № 03-33/пс).

Список документів ТОВ, За втрату яких може застосовуватися стаття 13.25 КоАП РФ, трохи інший. Він наведено у ст. 50 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю». Примітно, що серед іншого там сказано, що ТОВ зобов'язане зберігати інші документи, передбачені федеральними законами та іншими правовими актами Російської Федерації, статутом товариства, внутрішніми документами товариства, рішеннями загальних зборів учасників товариства, ради директорів (наглядової ради) товариства і виконавчих органів товариства ». Очевидно, що сюди підпадає і бухгалтерська звітність.

Розміри штрафів за ст. 13.25 КоАП РФ складають:

• від 2500 до 5000 руб. – для посадових осіб;
• від 200 000 до 300 000 руб. – для юридичних.

Застосування цієї статті є малоймовірним у ситуації відсутності первинних документів, хоча зовсім виключити таку можливість не можна.

Якщо порушення термінів зберігання документів призвело до спотворення сум нарахованих податків і зборів щонайменше ніж 10%, то винних посадових осіб покладуть санкції у вигляді від 2000 крб. до 3000 руб. (Ст. 15.11 КоАП РФ).

Якщо з НК РФ (ст. 120 і 126) карають юридичних, то саме правопорушення винну посадову особу можуть оштрафувати по ст. 15.11 КоАП РФ, але лише один раз (відповідно до ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ двічі за те саме адміністративне правопорушення ніхто не може нести адміністративну відповідальність).

Росархів змінив термін зберігання бухгалтерських, податкових, кадрових та інших документів. З 1 січня 2020 року застосовуйте новий список. У статті – зручні таблиці, які дозволять правильно зберегти документи та не викинути їх раніше часу.

Кожна фірма та індивідуальний підприємець немає права знищувати документи відразу після того, як потреба в них відпала. Є спеціальні законодавчо встановлені терміни зберігання, яких потрібно дотримуватися. Відсутність документів та неподання їх у ході податкової перевірки призведе до донарахування податків, пені та штрафів.

Ці довідники та зразки допоможуть правильно організувати зберігання документів. Вони врятують від образливих штрафів та захистять від помилок. Актуальність підтверджено експертами програми БухСофт. Завантажуйте безкоштовно:

Регулювання термінів зберігання документів у Росії 2020 року

Терміни зберігання бухгалтерських та податкових документів, порядок їх знищення та відповідальність за порушення зберігання та знищення закріплені законодавчо:

• у Податковому кодексі;
• Переліку типових управлінських архівних документів (переліку Росархіву);

• Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»;
• Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Нові терміни зберігання документів у 2020 році

Терміни зберігання у 2020 році змінилися як у більшу, так і в меншу сторону згідно з переліком Росархіву. Виправлення охоплюють великий спектр документів. Наведемо основні зміни у таблиці 1.

Таблиця 1. Зміна основних термінів зберігання документів у 2020 році

	До 01.01.2020	Після 01.01.2020
Декларації з податків, внесків, звіти щодо зборів, які фірма здає до ІФНС
Письмові рішення ІФНС з питань платежів до бюджету
Рахунки-фактури
Зразки підписів матеріально-відповідальних осіб	Рішення приймала фірма за дотримання двох умов: термін щонайменше 5 років; час знаходження в архіві прописано в облікових документах	Відлік ведуть з моменту заміни МОЛ
Реєстри даних про виплати працівникам, які організація надсилає до ІФНС
Графіки відпусток
Акти накладання дисциплінарних стягнень

Нові терміни зберігання бухгалтерських документів у 2020 році

При архівуванні бухгалтерських документів діють два правила:

1. Усю первичку та звіти архівують відповідно до вимог встановлених правил. При цьому мінімальний період зберігання – 60 місяців;
2. Облікові документи знищують через 5 років, з їх останнього використання з метою отримання звітів.

Розглянемо у таблиці 2.

Таблиця 2. Терміни зберігання бухгалтерських документів у 2020 році

	Період зберігання, років
Річні звіти	Не знищують
Квартальні та місячні звіти	5 якщо річних звітів немає, знищувати не можна
Акти аудиторських перевірок	крім актів за річною звітністю; акти щодо річної звітності не знищують
Документи облікової політики	термін відраховують з першого дня дії нових
Будь-яка первинка: зокрема листування з контрагентами щодо контрактів; чеки та квитанції; банківська та касова; акти на списання; накладні та ін.	з моменту закінчення звітного року
Реєстри бухобліку	якщо була ревізія
Відомості про дебіторську та кредиторську заборгованість	з моменту покриття боргу
Інформація про недоліки, розтрати, крадіжки	10 років із оплати боргу, якщо він закритий; якщо йде суд, то до ухвалення рішення

Скільки зберігати податкові документи?

Періоди регулює Податковий кодекс. У випадку - протягом 48 місяців (ст. 23 НК РФ). Інші розглянемо в таблиці 3.

Таблиця 3. Час зберігання податкових документів

	Період зберігання
Книга покупок та всі додатки та доповнення до неї	48 міс. (вважають з моменту останнього запису)	додаток 4 до пост. Уряди від 26.12.2011 №1137
Книга продажів та всі додатки та доповнення до неї		додаток 5 до пост. Уряди від 26.12.2011 №1137
Рахунки-фактури		стор.317 списку Росархіву
Журнали реєстрації рахунків-фактур		додаток 3 до пост. Уряди від 26.12.2011 №1137
Митні декларації, їх копії, заяви на ввезення продукції та первинна документація, яка фіксує факт обчислення ПДВ з імпорту
Податкові регістри		стор.316 списку Росархіву
Документи, що підтверджують податкові пільги, відстрочення/відмови на пільги та відстрочення платежів
Податкові декларації та розрахунки зі страхових внесків
Відомості про доходи фізосіб	60 міс. – у стандартних ситуаціях; 50 років – за відсутності рахунків та відомостей (відомості подано, починаючи з 2003р.); 75 років - за відсутності рахунків та відомостей (відомості подані до 2003р.).	стор.312 списку Росархіву
Реєстри реєстрацій відомостей про виплати фізособам
Книга обліку доходів та витрат при УСН
Обґрунтування податкових пільг для компаній, що інвестують у регіональні проекти		ст. 89.2 НК РФ

Скільки зберігати документи щодо внесків?

Періоди також регулює Податковий кодекс. У випадку - протягом 6 років (ст. 23 НК РФ). Інші розглянемо в таблиці 4.

Таблиця 4. Час зберігання документів щодо внесків

Скільки зберігається кадрова документація?

Періоди найтриваліші. Справа в тому, що навіть якщо працівник звільнився, йому протягом життя може знадобитися та чи інша інформація. Зокрема, за стажем роботи, про доходи тощо.

Як правило, терміни становлять:

• 75 років, коли документ становили до 2003 року;
• 50 років – з 01.01.2003.

Таблиця 5. Час зберігання кадрових документів

Що робити, якщо закінчився термін зберігання документів?

Документи зі строком, що минув, підлягають знищенню. Для знищення документів складіть акт, у якому пропишіть назву та кількість справ із документами, які настав час знищити. Підписати цей акт має спеціальна комісія, склад якої генеральний директор затвердить у своєму наказі.

Штраф за відсутність документів

За відсутність первинки, рахунків-фактур та податкових регістрів співробітники ІФНС можуть оштрафувати ТОВ у сумі від 10 000 до 30 000 рублів (ст. 120 НК РФ), зокрема і застосовує за Податковим кодексом УСН.

Крім цього без документів, що підтверджують господарські операції, перевіряльники знімуть витрати на прибуток (або єдиний податок) та відрахування з ПДВ. Або ж вважають розмір податку до сплати розрахунковим способом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

"Слухай, давай все це викинемо", - сказав мені директор, вказуючи на стелаж, заставлений коробками з документами 7-ми літньої давності. А я йому у відповідь: «Не так просто, іноді терміни зберігання документів в організації становлять кілька десятків років». Директор мені повірив, і наша рідна макулатура продовжила припадати пилом на полицях архіву. До наступного разу - коли постає питання про придбання нового стелажу, тоді ми всі переберемо і залишимо тільки ті документи, чий термін зберігання в організації ще дійсно не закінчився.

Скільки має зберігатися документація?

Необхідність зберігання документів позначена Федеральним законом від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації". Крім цього, існує три переліки, які затверджують термін зберігання документів в архіві для державних та приватних юридичних осіб у різних сферах діяльності. Документація акціонерних товариств повинна зберігатися відповідно до Положення про порядок та термін зберігання документів акціонерних товариств, затв. Постановою ФКЦП РФ від 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретні періоди для зберігання документації

Найкоротший термін зберігання - 1 рік, максимальний - 75 років. Я не поіменно вказуватиму їх для кожного документа, яких дуже багато. Крім термінів, встановлених для поширених документів, таких як кадрові, фінансові, бухгалтерські, податкові та електронний документообіг, свої терміни зберігання документів в організації мають папери спеціалізованого призначення різних галузей промисловості, медицини, безпеки. Розглянемо періоди, протягом яких повинні зберігатися найпоширеніші папери, що у будь-якій організації.

Терміни зберігання загальнопоширених документів

Як розгрібати паперові завали?

Згодом в організації накопичується безліч різноманітної документації. Для того, щоб не зануритися в паперах, необхідно створити комісію (зазвичай у складі трьох осіб), яка б провела експертизу на предмет цінності та розібрала папери на наступні категорії залежно від того, які терміни зберігання документів в організації для них передбачені:

• що підлягають постійному зберіганню в архівах державного суб'єкта;
• документи, які необхідно зберігати понад 10 років у архіві юридичної особи;
• які необхідно тимчасово зберігати трохи більше 10 років у архіві підрозділи;
• папери, дозволені для знищення після закінчення терміну зберігання.

Процедура знищення документів

При знищенні документів складається акт. Уніфікованої форми такого роду актів немає, він складається у вільній формі, закріпленої наказом керівника. У ньому мають бути позначені як найменування і всі реквізити організації, але й, зазвичай, у вигляді таблиці, вказуються найменування документів (справ), період, коли вони було створено, кількість аркушів чи, якщо обсяг справи під одним найменуванням великий, то кількість томів . У цьому акті можна додати графи накладної на передачу-прийом документів знищення.