Зняти зв'язок копію листа. Резервне копіювання SMS на E-Mail

Якщо ви отримали повідомлення, є кілька дій, які можна виконати з повідомлень.

Щоб відповісти лише відправнику, виберіть відповідь.

Щоб відповісти відправнику та решті одержувачів у рядках Кому та копія рядків, виберіть Відповісти всім.

Щоб надіслати повідомлення, щоб хтось не в полі Кому або копія рядка, виділіть вперед.

Відповідь на повідомлення та їх пересилання - одне з найчастіших завдань у Microsoft Office Outlook 2007. У цьому розділі містяться основні відомості про відповіді на повідомлення та їх пересилання. Додаткові відомості про налаштування повідомлень, наприклад зміни фону або додавання вкладень, можна знайти в інших розділах.

У цій статті

Відповідь відправнику

Примітка:

Відповідь відправнику та всім одержувачам повідомлення

Ви можете відповісти відправнику повідомлення та всім користувачам, вказаним у полях Комуі Копія.

У багатьох випадках не потрібно включати всіх користувачів у відповідь. Використовуйте функцію Відповісти всімз обережністю, особливо за наявності великої кількості одержувачів чи списків розсилки. Якщо потрібно написати лише відправнику повідомлення, рекомендується використовувати кнопку Відповісти. Крім того, ви можете видалити імена людей або списки розсилки, яким не потрібно читати відповідь.

Порада:Якщо вам потрібно написати лише одному одержувачу, можна видалити інших. Для цього клацніть ім'я отримувача у полі Комуабо Копія(при цьому ім'я буде виділено) та натисніть клавішу DELETE.

Примітка:За промовчанням при відповіді на повідомлення електронної пошти, вихідне повідомлення включається у тілі повідомлення. У розділі , щоб змінити цей параметр.

Пересилання повідомлення

Порада:Якщо ви бажаєте надіслати кілька повідомлень, виберіть перше і, утримуючи клавішу CTRL, виберіть інші повідомлення, а потім натисніть кнопку Переслати. Всі повідомлення будуть надіслані у вигляді вкладень у нове повідомлення.

Виконайте одну з наведених нижче дій.

• Якщо повідомлення вибрано, але не відкрито у окремому вікні.На стандартній панелі інструментів натисніть кнопку Переслати.

  Якщо повідомлення відкрито.На вкладці Повідомленняу групі Відповідьнатисніть кнопку Переслати.

Створіть повідомлення.

У полі Комувведіть імена одержувачів.

Примітка:У полях Кому, Копіяі СКмає бути вказано принаймні один допустимий одержувач електронної пошти.

Щоб вибрати імена одержувачів зі списку, натисніть кнопку Кому, Копіяабо СК.

Детальніше про поля Копіяі СК

Копія: всім адресатам, зазначеним у цьому полі повідомлення Outlook, буде надіслано копію повідомлення. При цьому їх імена будуть видні решті всіх одержувачів цього повідомлення.

СК: назва цього поля - скорочення від словосполучення "прихована копія" Всім адресатам, зазначеним у цьому полі повідомлення електронної пошти, буде надіслано копію повідомлення, але їх імена не будуть видно іншим одержувачам повідомлення. Якщо під час створення нового повідомлення поле СКне відображається, його можна додати.

• На вкладці Параметриу групі Полявиберіть пункт Відобразити поле "СК".

Натисніть кнопку Надіслати.

Скасування автоматичного увімкнення вихідного повідомлення

Виправлення неполадок, у яких відсутня кнопка "Надіслати"

За відсутності команди Надіслатинеможливо надіслати повідомлення. У цьому розділі наведено відомості про пошук команди Надіслати, вказані можливі причиниїї відсутності та перераховані дії для виправлення цієї проблеми.

Кнопка Надіслатизнаходиться поряд з полями "Кому", "Копія" та "СК".

Якщо Outlook 2007 не настроєно обліковий запис електронної пошти, команда Надіслатине відображається, а повідомлення неможливо надіслати.

У більшості випадків Outlook 2007 використовується з обліковим записом електронної пошти. Проте існує низка причин, з яких обліковий запис електронної пошти може бути не налаштований:

Outlook 2007 налаштований без підтримки електронної пошти.В окремих випадках Outlook 2007 може бути налаштований для керування лише контактами, завданнями або календарями.

Налаштування облікового записуелектронної пошти було перервано.Під час першого запуску Outlook 2007 налаштування облікового запису не було завершено.

Файл конфігурації облікового запису пошкоджено.Пошкодження конфігураційного файлу, який використовується для збереження відомостей про конфігурацію облікового запису електронної пошти, може призвести до того, що раніше налаштований обліковий запис електронної пошти не відображатиметься.

Примітка:Ви можете відкрити файл даних Outlook, який називається файл особистих папок (PST), переглянути отримані повідомлення та відкрити вікно створення повідомлення за допомогою команд Створити, Відповісти, Відповісти всімабо Переслати. Однак, якщо не налаштовано жодного облікового запису електронної пошти, кнопка Надіслатине відображатиметься.

Перевірка наявності облікового запису

Перш за все, переконайтеся, що обліковий запис електронної пошти налаштований.

Якщо у списку Ім'яна вкладці Електронна поштавідсутні записи, у профілі Outlook немає налаштованих облікових записів електронної пошти.

Щоб отримати додаткові відомості про додавання облікового запису електронної пошти, див.

Без ділового листування у бізнесі нікуди, незалежно від того, чи пишете ви від імені компанії, чи від себе як приватного підприємця. А точніше те, як ви дотримуєтеся її правил. Ваші потенційні бізнес-партнери або клієнти будуть багато в чому судити про вас і по тому, як ви вмієте спілкуватися з ними. Діловий лист – це, можна сказати, «обличчя» бізнесмена. І щоб його не втратити, важливо знати про золоті правила спілкування у такому форматі.

Правила ділового листування по email

Оскільки зараз електронною поштою користуються набагато частіше, ніж звичайною, ми вирішили приділити увагу тому, як правильно вести ділове листуваннясаме у мережі. Ось вам кілька рекомендацій, дотримання яких не дасть вам ударити в багнюку обличчям перед співрозмовником.

Ім'я поштової скриньки

Перше, що впадає у вічі, коли ми відкриваємо нове повідомлення – це та адреса, з якої воно відправлене. Багато хто недооцінює важливість цього моменту і надсилає ділові листи з особистих поштових акаунтів. Нічого страшного в цьому немає, якщо електронна адреса містить тільки ваше ім'я у форматі, що легко читається. Але якщо там є різні прізвиська типу kissa1988 або pupsik-26, то відправлення повідомлення з такої скриньки просто неприпустима. Уявіть, які емоції будуть у людини, коли вона отримає ділову пропозицію від пупсика або сонечка.

Також не вітаються в бізнес-листуванні поштові адреси, які починаються з info@, inbox@ тощо. Вони просто не сприймаються всерйоз, і є велика ймовірність, що листа навіть не відкриють. Найкращий варіант – це вести ділове листування з поштової скриньки [email protected], де name – це ваше ім'я та прізвище, company – назва компанії.

Одержувачі

В електронному листуванні є можливість надіслати листа на прямого адресата та поставити інших одержувачів у копію. Передбачається, що одержувачі в копії повідомлення не повинні відповідати на нього. Вони є запрошеними спостерігачами. Тому, перед відправкою визначте, від кого саме ви хочете отримати відповідь, і правильно розставте адресатів. Однак, по можливості, не ставте у прямі отримувачі листи кількох людей. Може статися така ситуація, що вам не відповість ніхто з них, якщо кожен подумки вирішить перекласти цей обов'язок на іншого адресата.

Якщо ви самі опинилися в копії ділового листа, то, як ви вже зрозуміли, вашої відповіді відправник не чекає. Але якщо виникла необхідність відповісти саме вам, то ви можете це зробити, але ввічливим вибачитиметься на початку повідомлення за те, що «втручаєтеся».

Оформлення листа

Офіційно-діловий стиль. У діловому листуванні, природно, використовується офіційний стиль. У ньому відсутні прикметники, непотрібні уточнення та деталі. Тільки конкретика, ясність та логіка. Після написання ділового повідомлення корисно прочитати його ще раз і усунути всі фрази, які не несуть у собі особливого смислового навантаження і не змінюють суть викладеного. Тільки коли ви переконалися, що всі подібні слова та фрази видалені, тоді можна сказати, що цього правила складання ділового листа дотримано.

Грамотність. Говорити, що повідомлення важливо писати грамотно і без помилок – це все одно, що сказати «сніговик має бути зроблений зі снігу». Проте не згадати про це правило не можна. Грамотність – це основа будь-якого листування. Людина, яка пише діловий лист з орфографічними помилками, навряд чи кимось може бути сприйнята серйозно.

Тема листа. Її треба писати обов'язково. Намагайтеся робити її короткою, але ємною, щоб одержувачу при одному погляді відразу стало ясно, про що йтиметься у листі. Тема має складатися з одного слова. "Інформація", "Питання" і т.д. - Неправильні теми ділового листа. «Торгова пропозиція від компанії X» - правильна тема. Якщо інформація у вашому листі особливо важлива, можна позначити його спеціальним прапорцем «важливості», які є практично у всіх сервісах e-mail.

Шрифт. Текст повідомлення має бути, насамперед, читабельним. Тому використовуйте шрифт Arial або Times New Roman, розмір підбирайте середній (наприклад, поштою mail.ru оптимальний розміршрифту – 3). Не експериментуйте зі шрифтами чи квітами. У діловому листуванні це недоречно. Не використовуйте Caps Lock, знаки оклику та різні спеціальні символи (у тому числі смайлики). Єдине, що допускається, – це виділення деяких фраз курсивом або жирним шрифтом. Але і це намагайтеся використовувати лише за великої необхідності.

Для зручності читання та кращого донесення думки можна використовувати підзаголовки за текстом листа. Але їх має бути занадто багато – трохи більше 3-4.

Один абзац не повинен бути розтягнутий більш ніж на 4 рядки. Коли ми читаємо дуже довгі абзаци, текст зливається і основна думка може бути втрачена.

Будь-які перерахування та списки варто оформлювати за допомогою спеціальних маркерів.

Фірмовий шаблон. Буде чудово, якщо ви розробите фірмовий шаблон електронних листів у своєму корпоративному стилі. І надсилатимете всі ділові повідомлення тільки з таким шаблоном. Це дозволить вам виділитися серед інших і дотриматися належної ділового повідомлення офіційності. Проте, не варто перестаратися з «фірмістю» – зайва креативність лише нашкодить. Все-таки, йдеться про ділове спілкування, а не розважальне. Не забувайте також і про те, що одержувачі можуть читати ваші повідомлення не лише на комп'ютері, а й на мобільних пристроях. Тому шаблон має бути оптимізований під різні роздільні здатності екранів.

В одному листі має бути лише один інформаційний привід. І відповідно, від одержувача має на увазі лише одна цільова дія. Вміщувати в одне повідомлення одразу кілька запитань, пропозицій чи прохань до отримувача вважається некоректним.

Воно має розбиватися на такі частини:
- Введення;
- основна частина;
- Висновок.

У введенні коротко вказуйте мету повідомлення та причини його написання. Основна частина – це сама суть листа. Наприкінці треба резюмувати сказане вище – це можуть бути висновки, прохання, вказівки, пропозиції і так далі. Жодних «постскриптумів» у діловому листуванні використовувати вкрай небажано. Уникайте також афоризмів, метафор, прислів'їв тощо.

Якщо вам необхідно подати у листі графічне зображення, то не вставляйте його в текст повідомлення, а прикріплюйте окремим файлом. Зображення можуть некоректно відображатися на різних пристроях або зовсім відключені в інтерфейсі поштової програми одержувача. У тексті, де це необхідно, просто вкажіть "інформація знаходиться у прикріпленому файлі". Якщо таких файлів кілька, але обов'язково напишіть їх назви.

Якщо ви використовуєте абревіатуру та скорочення слів, ви повинні бути на 100% впевнені, що одержувач зрозуміє, що мається на увазі під ними. А взагалі краще перестрахуватися і не використовувати таких речей.

Відсутність почуттів. Ділові листи не повинні містити жодного емоційного забарвлення. Взагалі. Навіть якщо ви пишете скаргу і вам дуже хочеться показати всю повноту свого обурення, або ви навпаки щиро дякуйте партнеру за успішну угоду. Повідомлення має бути стриманим і навіть певною мірою холоднокровним. Кожна людина цінує свою індивідуальність, але ділове листування – не найкращий спосібїї виявляти. Офіційний лист веселої чи сумної людини, прибиральника або генерального директорамає бути однаковим.

Використання лексики. Для зв'язування пропозицій у діловому листуванні використовуються такі стійкі вирази:

1. з тієї причини;
3. на підставі чого;
4. з (чого-небудь);
5. відповідно;
6. виходячи з;
7. беручи до уваги;
8. враховуючи;
9. що послужило.

І так далі. Також у ділових листах допускається використання абревіатур та скорочень, які є загальноприйнятими у галузі, в рамках якої пишеться повідомлення. Якщо ж ви сумніваєтеся, чи зрозуміє адресат специфічне скорочення, краще написати фразу повністю.

Вітання. Будь ласка, ніколи не використовуйте побите кліше «Доброго дня доби». Це, можна сказати, поганий тон не лише ділового листування, а й електронних листів у принципі. Оптимальне привітання – «Здрастуйте, Ім'я/Ім'я По батькові». До речі, добре звертатися до одержувача повідомлення на ім'я не тільки у привітанні, а й далі по ходу тексту. Якщо ви пишете людині, з якою особисто не знайомі, потрібно обов'язково вказати на самому початку, звідки у вас адреса одержувача.

Розмір листа. Це не художній твірі не ваші особисті роздуми "на тему". Повідомлення має бути настільки коротким, як це можливо, щоб передати всю повноту інформації в ньому. Оптимально, якщо текст листа поміститься в один екран. Читання довгих листів виснажливо, до того ж багатьох це дратує.

Відповіді листи. Коли ви відповідаєте на отримане повідомлення, натискайте кнопку «Відповісти», а не «Написати». При першому варіанті у вашу відповідь автоматично підтягнеться вся історія листування. Це правильно, тому що людина може і не згадати одразу, хто ви і чого від неї хочете, якщо не побачить передісторії. Особливо, якщо після останнього листування пройшло вже понад п'ять днів. Ви можете сміливо цитувати свого співрозмовника під час відповіді на його повідомлення. Це дасть можливість згадати, про що ви говорили раніше.

Завжди дякуйте співрозмовнику там, де це доречно. Наприклад, можна написати «Володимире, дякую за Ваш лист» або «Ірина Олексіївно, дякую за таку швидку відповідь». Такі нюанси покажуть вашу повагу до співрозмовника та пом'якшать настрій електронного спілкування.

Якщо співрозмовник надіслав вам повідомлення, в якому висловив своє невдоволення або навіть відверто нахамив вам, постарайтеся не відповідати йому тим самим, як сильно цього не хотілося б. Ситуації бувають різні, але завжди відповідайте ввічливо та стримано.

Звичайно, чим швидше ви відповісте, тим краще. Добре, якщо зможете відреагувати протягом декількох годин. Такий термін є оптимальним. Але допустимо відповідь і протягом кількох днів. Психологи кажуть, що комфортний для людини час очікування відповіді на електронний лист – 48 годин, тобто дві доби. Якщо чекати доводиться довше, це вже може сприйнятися як неповага чи ігнорування. Якщо ж питання, яке порушується в повідомленні, вимагає від вас більшого часу на відповідь, то обов'язково напишіть, що листа ви отримали, взяли на розгляд і відповісте, як тільки зможете. Так відправник, принаймні, не почуватиметься проігнорованим.

Висновок листа. Не варто писати фрази, які можуть бути сприйняті як спроба маніпуляції: «Дуже сподіваюся на вигідну співпрацю», «Заздалегідь дякую за відповідь» і таке інше. Прощатися в електронному листуванні краще за фрази «З повагою», «Мої щирі побажання» тощо. Так, такі фрази шаблонні, але вони якнайкраще підходять для ділового спілкування. У підписі напишіть своє ім'я, прізвище, посаду та назву компанії. Також залиште контакти, за якими можна зв'язатися з вами, крім електронної пошти.

Час відправлення. Звичайно, електронні листи не мають на увазі, що їх потрібно прочитати відразу ж після отримання. Але в діловій етиці електронного листування вважається некоректним надсилати поштові повідомлення у вихідні, святкові дні, пізно увечері чи вночі. Намагайтеся дотримуватись стандартного робочого часу.

І звичайно ж, перед тим, як натиснути кнопку «надіслати», уважно перевірте правильність написання імені одержувача та його електронної адреси. Перечитайте весь текст повідомлення і перевірте його на друкарську помилку або некоректні фрази.

У листах розумної людинивідбивається характер тих, кому вони адресовані.

[Ліхтенберг Георг Крістоф]

Пиши такі листи, які ти хотів би отримувати.

[Античний афоризм]

Лист – вагомий аргумент у світі бізнесу.

[Бехтерьова Вікторія]

1. Навіщо мати єдині корпоративні стандарти у веденні ділового листування?

Електронне листування – це обов'язковий атрибут ділової комунікації будь-якої компанії. Практично немає компаній, у яких не використовувалася б електронна пошта. Але поставте собі такі вопросы:

• Чи буває у вас таке, що при надсиланні електронного листа колезі, з'являється відчуття, ніби ви відправляєте листа у чорну дірку, і вам запросто можуть просто не відповісти
• Коли співробітники дзвонять один одному і просять терміново прочитати електронний лист, і так відбувається цілий день
• Коли ви зовсім не можете зрозуміти, що саме від вас хочуть в електронному листі
• Коли складні та непрості питання при обговоренні електронною поштою тонуть у морі інформації, подробиць, і питання так і не вирішується

Якщо для вас ці питання актуальні, ви можете щодня виграти багато часу, впровадивши єдині правила електронного листування. У цій статті ми поговоримо про етикет ділового листування.

2. Сім основних правил етики ділового листування

Умовно розділимо правила ділового листування на правила етикиі правила комунікацій та обміну інформацією.

Правила комунікації керуються правилами обміну інформацією у рамках бізнес-процесів та проектів. Їм ми присвятимо окрему статтю. Правила етики формують стиль внутрішніх відносин співробітників компанії і неминуче впливають формування образу вашої компанії у партнерів. Наприклад, нещодавно від одного з наших партнерів я отримав лист, який починається зі слів, «Доброго дня, Бехтерєв». Як ви вважаєте, чи вийшла у нас співпраця?

Щоб не «втратити обличчя» компанії, ведучи ділове листування, необхідно дотримуватися «золотих правил» етики ділового листування:

1. Лист завжди починаємо із звернення
2. Тема листа має бути обов'язково
3. Перед відправленням необхідно перевірити орфографічні, пунктуаційні, мовні помилки.
4. Лист має бути структурований (Воді НІ!)
5. У листі мають бути коректні формулювання
6. Якщо відправляємо в листі вкладення, то обов'язково пишемо, що є прикріплені файли (такий хід допоможе уникнути ситуацій, коли ви відправляєте лист, а файл не прикріплюється; одержувач, прочитавши лист і не виявивши вкладеного документа, може оперативно відреагувати та написати вам, що прикріплені документи, які ви позначили у листі, відсутні).
7. Ніколи не видаляємо листування. Один із найважливіших пунктів. Історію повідомлень ніколи не варто видаляти, оскільки лист – це документ. У разі потреби треба мати можливість завжди підняти історію листування. Радіслав Гандапас, наприклад, навіть увімкнув прохання не видаляти історію листування у свій підпис.

3. Види листів

Існує багато різних класифікацій, ми пропонуємо розмежувати листи щодо структури оформлення:

1. Лист-комунікація (лист-відмова, лист-претензія, лист-визнання, лист-виправдання тощо)
2. Лист-договореності

Лист-комунікація

До цього виду листа ми включаємо всі види листів, які використовує співробітник під час своєї професійної діяльності.

Структура листа

Лист не повинен бути оформлений єдиним текстом. Воно має бути чітко структуроване і грамотно оформлене, щоб одержувач не змарнував важливу інформацію. Структура листа складається із чітких компонентів:

Тема листа

Тема листа має містити конкретну дію, яку ви очікуєте від респондента: «узгодити договір», «запропонувати питання для розгляду», «надіслати звіт» тощо.

Якщо ви надсилаєте документи, то в темі має бути чітке формулювання документів, які містяться у вкладенні листа.

Навіщо важливо правильно оформляти тему листа?

На тему листа дуже легко знайти необхідний лист у щоденному потоці інформації. Жодного листа не буде втрачено.

Примітка: якщо надсилаєте листа всередині компанії, то тема листа оформляється за заданим стандартом, якщо відправляєте листа поза компанією, то бажано тему оформляти за шаблоном: Назва компанії: мета листа.

Чим більше конструктиву в тілі листа, тим краще! Одна з ключових навичок у вмінні вести ділове листування, яке ви повинні розвивати у співробітників, – навичка чітко та коротко формулювати свою думку.

P.S. Якщо ми, складаючи лист, згадуємо факт із листа співрозмовника – його потрібно процитувати, відокремивши кольором чи шрифтом.

Корпоративний підпис

Шаблон оформлення корпоративного підпису має бути єдиним у всіх співробітників компанії.

У підписі мають бути вказані всі ключові дані адресата, щоб у разі потреби одержувач листа міг легко зв'язатися з вами.

З повагою,

П.І.Б., посада.

P.S. Якщо ми хочемо теплих відносин із партнером/клієнтом, то варто оформити особистий підпис. Будь-якій людині приємно отримати листа з особистісним ставленням навіть у формальному листуванні.

Особистий підпис завжди відноситься до тіла листа. Приклад: Хорошого дня/ Дякую Вам / Рада була поспілкуватися сьогодні / Дякую, що приділили час такому важливому питанню / Привіт сім'ї та дітям тощо.

Кому/Копія

Поля «Кому» та «Копія» заповнюємо в останню чергу, щоб випадково не надіслати листа, коли він ще не готовий.

Чим відрізняються поля «Кому» та «Копія»?

У полі «Кому» ми вставляємо адресу людини, від якої потрібно вчинити якусь дію.

У полі «Копія» ми вставляємо адресу людини, якій корисно ознайомитись із змістом листа.

P.S. Наш досвід довів, що поле Копія дуже корисне. Якщо ми ведемо переговори з рядовим співробітником, обговорюємо важливі питання, але не отримуємо відповідей по суті та у встановлений термін, то варто вставити в копію листи директора або вищого менеджера, як одразу листування розпочнеться за конструктивом.

На жаль, у багатьох компаніях рівень корпоративної культурине на належному рівні, внаслідок чого виникають ситуації, коли для того, щоби співробітник добре виконував свою роботу, необхідний жорсткий контроль з боку керуючого складу.

Також в Outlook є функція, як «Прихована копія» - важливий інструмент, який дозволяє проінформувати про лист зацікавлених осіб, але при цьому не бентежити одержувача, що лист адресований не йому одному!

Лист-договореності

Важливий вид листа, який дозволяє підбити підсумки зустрічі, письмово сформувати домовленості, позначити час виконання та внести ясність: чи правильно обидві сторони зрозуміли те, що мають виконати?

Такі листи корисно складати після зустрічі, переговорів та нарад, щоб мати письмово оформлені домовленості та єдине бачення їх виконання.

Структура листа:

1. Привітання, звернення та подяка учасникам обговорення.
2. Повторення мети зборів, у яких формувалися домовленості.
3. Перерахування всіх питань, що обговорювалися, у зв'язку з прийнятими за ними рішеннями та призначенням відповідального за виконання.
4. Фіксація ідей, які потребують термінової реалізації, для історії.
5. Запитання до адресатів: Чи все враховано? Чи є коментарі та доповнення?

Наприклад:

Оформлення листа

Шрифт

Шрифт у листа має бути єдиний, курсивом можна виділити в тексті ключові моменти, заголовки, але обов'язково треба дотримуватись єдиного стилю оформлення.

P.S. Завжди слід пам'ятати, що слова, написані великими літерами, сприймаються як підвищення тону. Їх варто уникати.

Абзац

Кожну окрему думку бажано оформляти до окремого абзацу, щоб текст сприймався легше.

Відступи

Абзаци не повинні зливатися один з одним. Щоб лист був більш читабельним, відступи мають бути після вітання, перед кожним абзацом та перед підписом:

Щоб візуально лист виглядав привабливішим, краще посилання в тілі листа оформляти в гіперпосилання:

Стиль листа

Запрошуємо вас на майстер-клас Сергія Бехтерєва.

Виграйте за допомогою цього тренінгу щонайменше 1 годину вільного часу щодня!

На майстер-класі ви дізнаєтесь:
✓ Як керувати завданнями, щоб усі завдання виконувались на 100% та в строк
✓ Як ефективно готувати та проводити наради
✓ Як організувати продуктивну роботу працівників в одному кабінеті

На сьогоднішній день практично кожна людина має електронну пошту (email), а то й кілька. При цьому досить часто електронна пошта містить велику кількість важливої ​​інформації. І її втрата може бути гіршою, ніж якщо взяти та відформатувати жорсткий дисккомп'ютера. Тому турбота про створення резервних копій, так званих бекапів, вашої пошти – не менше важливе завдання, ніж резервне копіювання ваших документів. Але її рішення не таке тривіальне, як копіювання файлів з одного місця в інше. Навіть якщо ви знайдете файли поштових програм, у яких зберігаються усі ваші листи, вам складно буде щось із ними зробити. Спробуйте відповісти собі на кілька запитань: "як ви відновлюватимете листи?", "як вам переглянути один із листів?", "як ви збираєтеся шукати потрібний вам лист у резервній копії?" і т.д. Практично на всі питання немає однозначної відповіді, або вона буде настільки складною, що ви швидко від неї відмовтеся.

Розглянутий в огляді клас утиліт дозволить вам не тільки зберегти ваші дорогоцінні листи в безпечному місці, а й виконувати з ними прості операції, такі як перегляд, пошук і т.д.

Огляд безкоштовних програм для створення бекапу пошти

MaiStore Home потужний інструмент резервування пошти

Дозволяє створювати резервні копії всіх повідомлень електронної пошти (email) з різних програм та онлайн-сервісів та зберігати їх в одному захищеному архіві . Утиліта справді вміє працювати з величезними розмірами. Це легко відчути, для цього достатньо спробувати щось пошукати, і ви переконаєтесь, що швидкість просто вражає. Вона відноситься до розряду "один раз налаштував - користуєшся". Утиліта має досить гнучкий інтерфейс налаштування відновлення із резервної копії. Так що ви завжди можете швидко відновити все необхідне. Завжди пам'ятайте, що утиліта не створює резервні копії налаштувань облікових записів та контактів, хоча останнє завжди можна відновити з листів.

Вміє створювати резервні копії:

• Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
• Outlook Express, Windows Mail та Windows Live Mail
• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
• Mozilla Thunderbird та SeaMonkey
• POP3 і IMAP (включаючи веб-послуги, як Gmail і Yahoo)

• Microsoft Office 365 (Exchange Online)

• .eml та інші файли

Для таких продуктів, MailStore досить часто оновлюється. Це дає впевненість, що через рік вам не доведеться знову шукати відповідну утиліту, і по новій все налаштовувати. У деяких моментах інтерфейс користувача зроблений трохи незграбно. Проте, утиліту досить легко і просто використовувати. Ви можете читати листи прямо з резервної копії, при цьому це буде так само легко, як коли б ви читали їх з поштових клієнтів. Ви навіть можете відповідати на повідомлення прямо з MailStore. Можна сказати, що це програма підійде користувачам будь-якого рівня.

KLS Mail Backup проста та якісна програма для створення бекапу пошти

це проста та якісна утиліта, призначена для створення резервних копій електронної пошти (email) безлічі популярних поштових клієнтів. Вона також дозволяє бекапит профілі різних інтернет-програм. Утиліта використовує широко відомий формат Zip для стиснення та зберігання електронних повідомлень. Отже, ви завжди зможете безпосередньо отримати доступ до ваших повідомлень. Процеси створення та відновлення резервних копій представлені спеціальними майстрами налаштування. Навіть самий недосвідчений користувач зможе швидко розібратися, що до чого, і почати використовувати. KLS Mail Backup є безкоштовним лише для особистого використання.

KLS Mail Backup не вміє працювати з протоколами POP та IMAP. Це означає, що ви не зможете безпосередньо з сервера зробити бекап вашої пошти.

Різні продукти для створення бекапів.

MozBackup – це утиліта для створення резервних копій таких програм: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox та Wyzo. Вона зберігає пошту, закладки, адресні книги, паролі тощо.

Comodo Backup це загального призначення утиліта резервного копіювання, яка дозволяє створювати бекапи електронної пошти (email). Також вам пропонується безкоштовно 5 Гб онлайн-сховища. Comodo працює за рахунок клієнтів, які використовують онлайн-сховища на комерційній основі. Вона підтримує Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail та OutLook Express. Вона також дозволяє створювати резервні копії файлів і папок.

MailBrowserBackup це проста портативна програма, яка виявляє та пропонує створити резервну копію Internet Explorer, Mozilla Firefox (профіль), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (браузер та пошта), Apple Safari , Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-клієнт та Windows Live Messenger Plus.

У Windows 7 вам необхідно буде запускати програму від імені адміністратора або того облікового запису, який пов'язаний з Windows Contacts, в іншому випадку утиліта не зможе створити бекап для нього.

Microsoft надає безкоштовну програму резервного копіювання для Outlook, яка створює резервні копії ваших pst-файлів. Працює з Outlook 2002 та пізнішими версіями.

Gmail Backup (сайт більш недоступний) – це опенсурсне рішення, яке дозволяє за допомогою протоколу IMAP створювати резервні копії ваших електронних листів.

Посібник із швидкого вибору (посилання на завантаження безкоштовних програм для створення бекапів пошти)

MailStore Home

		Резервне копіюваннявсіх повідомлень електронної пошти з кількох програм та облікових записів. Швидкий пошук. Легкість роботи з бекапами. Резервне копіювання за протоколами POP3 та IMAP (включаючи веб-пошти, такі як Gmail та Yahoo! Mail). Дуже проста у використанні.
		Потребує Microsoft .NET.
		-------------
		http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx
		5,5 MB 8.1 Безкоштовно для приватного використання тільки Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8

KLS Mail Backup

		Безліч популярних поштових клієнтів. Зрозумілий та простий інструмент для створення бекапів. Використовує zip-архіви для зберігання пошти, так що у вас завжди є прямий доступ до листів.
		Не підтримує протоколи POP та IMAP. Це означає, що ви не можете створити бекапи прямо з поштового сервера.

Працюючи в IT, є велика спокуса заощадити час на якості email листуванні, надсилаючи листи «як доведеться». Однак, для великих компаній це часто призводить до погіршення комунікації та зниження ефективності роботи над проектом (через велику кількість осіб, залучених до прийняття рішень).

Щоб уникнути цього, пропоную наступну добірку рекомендацій по email листуванні, Вибраних мною з дюжини джерел. Відразу зазначу, що один із критеріїв ефективності email комунікації – отримати бажане при мінімальному відволіканніінших колег.

Отже, загальне:

1. Терміни відповіді за замовчуванням очікується не пізніше 24 годин.
2. Якщо ви надіслали два листи, а відповіді немає – зателефонуйте. Якщо дзвінок не вирішує питання, призначте зустріч.
3. Якщо не можете відповісти, відпишіть відразу що відповісте тоді ХХ.ХХ.
4. Якщо лист не вам, то дайте відповідь «швидше за все ви помилилися адресатом». В іншому випадку людина чекатиме на відповідь і втратить час, сподіваючись на вас.

Адресати:

1. По можливості не тягніть усіх у копії. Ставте інших у копію, якщо:
   • вони самі тебе про це попросили;
   • вони мають отримати цей лист.
2. Якщо питання явно вирішується з одним із людей у ​​копії, то дайте відповідь усім, що вирішите його з ним і повідомте всім лише фінальний результат. Пам'ятайте, що чим більше людейу ланцюжку, тим менше відчуття відповідальності відповідатиме на нього.
3. Але будьте готові до того, що майже ніхто не читає листів, де їх поставлено в копію.

Тема листа:

1. Одна тема – один лист. Якщо в результаті листування тема листа змінилася – змініть тему та заголовок листа.
2. Коротка суть одразу: У темі одразу пишіть, що хочете отримати.
3. Додайте до теми листи статусні теги. , , [Не терміново], [Документи], «FYI» - для листів які не вимагаютьдій від отримувача. Заощаджуйте його час.

Ланцюжки листів (треди)

1. Зміна треду. Не «крадуть» тему листування, вклинюючись у листування з іншими темами для обговорення. Просто створіть новий тред (ланцюжок листів) з вашою темою.
2. Виняток адресатів. Якщо вам потрібно обговорити якесь питання лише з деякими адресатами, виключіть решту, і додайте на початку листа окремим рядком "- Семен, Ігор", щоб адресати зрозуміли цю зміну.
3. Також якщо хтось вже не потрібний у листуванні, то можна його поставити в BCC(приховану копію) та повідомити його про це:

   @Іване, дякую за участь в обговоренні, я ставлю тебе в BCC, щоб не відволікати тебе

4. Додавання адресатів. Аналогічно, не забудьте на початку листа вказати "+ Олексій".
5. Користуйтесь прийнятими кодами EOM або NNTR. Додаючи до теми повідомлення символи EOM (= End of message), ви кажете, що обговорення закрито. А NNTR (= No need to respond) – що відповідати не обов'язково. Це заощаджує і одержувача, і ваш час, і ви не отримаєте ще одного листа з питанням на кшталт:
   

   Так, а від мене що треба?

6. Відповіді у чужих листах:
   Відповідайте в тілі листи, ставлячи ініціали на початку відповіді, щоб не заплутатися:
   

   Ви погоджуєтесь зі зміною макетів?
   [А. С.]: Так, згоден.

   
   Також можна змінювати колір/шрифт (але у деяких адресатів можливо відключено форматування листів і ним видно лише plain text!)
7. Не тягніть усі листування хвостом. Багато листування затягуються і виростають величезні хвости минулих листів. Не тягніть їх. Тільки уявіть, що належить новоприбулому в СС колезі або партнеру. Краще залиште 3-4 останні відповіді та перекажіть своїми словами минулі домовленості.

Лист:

1. Суть: Те, про що ви просите або що пропонуєте, має бути у перших 15 словах у тілі листа Також вказуйте терміни, коли вам потрібна відповідь - завдання без терміну виконується вічно.
2. Контекст: На початку довгого листа опишіть контекст однією пропозицією, і однією пропозицією, про що йтиметься нижче. Особливо для першого листа або при додаванні людини, яка не в курсі листування.
3. Будьте конкретні. Уникайте відкритих абстрактних питань, ставте закриті питання. Якщо у вас є питання, то щоб максимально швидко отримати відповідь, запропонуйте адресату можливі рішення:
   

   Є така проблема, пропонуємо такі варіанти рішення:

   • Рішення А
   • Рішення Б
   • Потребує обговорення

   Яке рішення вам підійде?

Протокол зустрічі:

Першими пишіть подальші дії, потім - висновки та домовленості, оскільки вони менш важливі і до них можуть не дочитати.

Вкладення в листи:

1. При відповіді лист не пересилаються вичерпані файли. Використовуйте переслати/форвард.
2. Повідомляйте про вкладення в тексті листа (в Mac OS атачі в листах легко не помітити).
3. Великі файли (понад 5 Mb) заливайте в dropbox або google drive і надавайте за посиланням. Крім того, картинки в тілі листи часто викидаються з історії листа поштовими програмами, тому посилання на хмару знову виграє.

Підпис:

Не робіть розгонистий підпис з картинками, який часто займає більше місця, ніж ваше повідомлення. Це незручно скролити. Та й картинки прикладаються до письма у вигляді атачів, і їх постійно потрібно перевіряти - чи не приточено чогось важливого.

Перед відправкою:

1. Перечитайте та перевірте орфографію до відправлення.
2. Складні/емоційні листи – напишіть, відкладіть на годину, потім перечитайте і, якщо впевнені, надсилайте.
3. Можна налаштувати правило у MS Outlook, яке затримує будь-який надісланий лист на N хвилин у спеціальній папці «Вихідні». Під час цих N хвилин ви можете скасувати/відредагувати листа, тим самим підстрахуватися від помилок.