มีสถานการณ์ที่แตกต่างกันและแม้แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์บางครั้งก็ทำผิดพลาดในเอกสารเนื่องจากการไม่ตั้งใจ หากมีรายการผิดพลาดในสมุดงานก็ควรแก้ไขโดยเร็วที่สุด และจะดีกว่าถ้านายจ้างที่อนุญาตทำ
ข้อบังคับทางกฎหมาย
รูปแบบของสมุดงานถือเป็นเอกสารสำคัญเพราะไม่เพียงคำนึงถึงระยะเวลาในการให้บริการเท่านั้น แต่ยังช่วยในการคำนวณเงินบำนาญอีกด้วย ดังนั้นหากการแก้ไขรายการในสมุดงานโดยไม่ได้ตั้งใจไม่ได้ทำในเวลาที่เหมาะสม พนักงานอาจมีปัญหาใหญ่ในการคำนวณเงินบำนาญ
ดังนั้น ก่อนกรอกค่าแรง ต้องตรวจสอบข้อมูลให้ครบก่อน และยังปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมายของเอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึง:
- รหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (กล่าวคือ มาตรา 66)
- กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 225 ซึ่งกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการบำรุงรักษาจัดเก็บและกรอกแบบฟอร์มแรงงาน
- พระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงาน ฉบับที่ 69 ซึ่งเห็นชอบคำแนะนำในการกรอกเอกสารให้ถูกต้อง
จะทำอย่างไรถ้ารายการทำผิดพลาดในสมุดงาน? ตัวอย่างการแก้ไขและการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องแสดงอยู่ในรูปภาพด้านล่าง
เราจะพูดถึงขั้นตอนโดยละเอียดในภายหลัง
ใครเป็นคนแก้ไข
ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในการทำงานได้ หากไม่มีอำนาจหน้าที่และเหตุผลเฉพาะ ห้ามทำรายการและแก้ไขใดๆ ในเอกสาร หากพนักงานพบว่ามีความผิดพลาดในการทำงาน ก็สามารถแก้ไขได้ทั้งในงานใหม่และที่งานที่ทำ
รายการที่ผิดพลาดสามารถแก้ไขได้โดยหัวหน้าองค์กรหรือโดยผู้มีอำนาจ (โดยปกติคือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล นักบัญชี หรือเลขานุการ) เพื่อให้พนักงานที่ได้รับอนุญาตทำสิ่งนี้จำเป็นต้องจัดทำคำสั่งให้เขาโดยให้สิทธิ์ในการป้อนข้อมูลในสมุดงานและแก้ไขหากมีรายการผิดพลาดในสมุดงาน
หากนายจ้างเป็นปัจเจก เขาไม่มีสิทธิที่จะเก็บบันทึกแรงงาน น้อยกว่าทำการแก้ไขเพิ่มเติม
หากพบข้อผิดพลาด
โดยปกติแล้วพนักงานฝ่ายบุคคลจะพบบันทึกที่ผิดพลาดเมื่อพวกเขารับพนักงานไปทำงานใหม่ มันเกิดขึ้นที่การเลิกจ้างพนักงานสามารถหาข้อผิดพลาดได้
ข้อผิดพลาดทั่วไป ได้แก่ :
- ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในหน้าชื่อ;
- วันที่ไม่ถูกต้องหรือหมายเลขซีเรียลสำหรับรายการ;
- รายละเอียดที่ผิดพลาดของเอกสารพื้นฐาน
- ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับการว่าจ้าง การเลิกจ้าง การโอนย้าย หรือรางวัล
หากป้อนรายการในสมุดงานผิดพลาดพนักงานต้องส่งเอกสารที่หักล้างสิ่งที่เขียน เอกสารดังกล่าวรวมถึง: หนังสือเดินทาง ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา เอกสารเกี่ยวกับการแต่งงานหรือการเลิกรา คำสั่งที่มีลักษณะแตกต่างออกไป เช่นเดียวกับเอกสารบางส่วนจากงานในอดีต (ซึ่งเกิดข้อผิดพลาดขึ้น)
ในกรณีที่องค์กรที่ทำรายการผิดพลาดถูกชำระบัญชี คุณต้องติดต่อที่เก็บถาวรของเมืองที่บริษัทจดทะเบียน
กฎทั่วไป
รายการที่ผิดพลาด หากพบในส่วนงานหรือรางวัล ต้องไม่ขีดฆ่า ลบ หรือแก้ไข กฎหมายอนุญาตให้คุณระบุว่ารายการใดรายการหนึ่งไม่ถูกต้อง จากนั้นจะต้องระบุข้อมูลที่ถูกต้อง
อนุญาตให้ขีดทับหรือเพิ่มได้เฉพาะในหน้าชื่อเท่านั้น ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดและบรรทัดปัจจุบันเขียนอยู่เหนือรายการที่ไม่ถูกต้อง ในเวลาเดียวกันควรระบุเอกสารบนพื้นฐานของการแก้ไขบนหน้าปกของแบบฟอร์ม ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อ
คุณสามารถเขียนลงในสมุดงาน (รวมถึงการแก้ไข) ด้วยปากกาเจลสีน้ำเงินหรือสีดำ หมึกดังกล่าวทนต่อแสงและไม่เบลอเมื่อเวลาผ่านไป
หน้าชื่อเรื่องผิดพลาด
บ่อยครั้ง หน้าชื่อเรื่องมีส่วนเพิ่มเติม ไม่ใช่แก้ไข แต่ยังจะแก้ไขรายการที่ผิดพลาดในสมุดงานได้อย่างไรหากทำบนหน้าชื่อเรื่อง
ในการเริ่มต้น ควรบอกว่าในระหว่างการดำเนินการเบื้องต้นของเอกสาร ไม่ควรมีการแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนใดๆ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นจะมีการร่างพระราชบัญญัติการตัดจำหน่ายพิเศษในรูปแบบแรงงานและเอกสารจะถูกทำลายและจะออกหนังสือเล่มใหม่ให้กับพนักงาน สามารถแนบหมายเลขแบบฟอร์มที่เสียหายกับพระราชบัญญัติซึ่งถูกตัดออกก่อนการทำลายเอกสาร เงินสำหรับสมุดงานที่เสียหายจะไม่ถูกเรียกเก็บเงินจากพนักงาน
ดังที่ได้กล่าวไปแล้วในหน้าชื่อเรื่องข้อมูลเก่า (ไม่ถูกต้อง) จะถูกขีดฆ่าด้วยบรรทัดเดียวและผู้เชี่ยวชาญจะระบุข้อมูลปัจจุบันที่ด้านบน เอกสารประกอบจะต้องเขียนไว้บนหน้าปกของเอกสาร สิ่งสำคัญคือต้องอ่านข้อมูลก่อนหน้านี้ได้ นอกจากนี้ ห้ามมิให้ผู้มีอำนาจทำการเปลี่ยนแปลงเฉพาะจากคำพูดของเจ้าของสมุดงานเท่านั้น
เอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลง ได้แก่:
- หนังสือเดินทางรัสเซีย,
- ทะเบียนสมรส/ใบหย่า;
- จำนวนประกาศนียบัตรการศึกษาที่ได้รับ ฯลฯ
บรรทัดบนหน้าชื่อเรื่องซึ่งระบุข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาไม่สามารถแก้ไขได้ สามารถเพิ่มเข้าไปได้เท่านั้น หากผู้เชี่ยวชาญได้รับการศึกษาเพิ่มเติมระหว่างประสบการณ์การทำงาน ข้อมูลจะถูกป้อนตามความต่อเนื่องหลังจากข้อมูลที่ระบุ หากพนักงานไม่มีการศึกษาพิเศษ ให้เว้นบรรทัดไว้ หากการศึกษาไม่เสร็จสิ้นในขณะที่รับงาน ผู้มีอำนาจจะต้องเขียน "การศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์" และหลังจากสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัยแล้วให้เสริมบรรทัด
หากรายการทำผิดพลาดในสมุดงานในหน้าหลักจะได้รับการแก้ไขโดยตรงโดยนายจ้างที่พนักงานคนนี้กำลังทำงานอยู่ หลังจากแก้ไขและระบุฐานเอกสารแล้ว นายจ้างต้องลงนามและประทับตราองค์กร
ข้อ 30 ในกฎห้ามแรงงาน: เพื่อปกปิด, ขีดฆ่า, ปลอมแปลงรายการที่ไม่ถูกต้องไม่เพียง แต่ในหน้าชื่อเรื่อง แต่ยังอยู่ในส่วนอื่น ๆ ด้วย
ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขรายการสมุดงานผิดพลาด ตัวอย่างการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องดังแสดงในภาพด้านล่าง
วันที่ผิด
การไม่ใส่ใจในการกรอกสมุดงานในวันที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจทำให้พนักงานมีปัญหาใหญ่กับกองทุนบำเหน็จบำนาญเมื่อถึงเวลาคำนวณเงินบำนาญ ดังนั้นไม่เพียง แต่บุคลากรเท่านั้น แต่ยังต้องตรวจสอบข้อมูลที่ระบุทั้งหมดอย่างรอบคอบด้วย
หากพบรายการที่ไม่ถูกต้องในสมุดงานเมื่อระบุวันที่ คุณต้อง:
- พนักงานเขียนข้อความที่ส่งถึงผู้จัดการเพื่อขอให้แก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- ผู้อำนวยการจะต้องออกคำสั่ง (เอกสารกำหนดหมายเลข) เกี่ยวกับความจำเป็นในการแก้ไขรายการผิดพลาด
- เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้มีอำนาจทำการแก้ไขเพื่อยืนยันว่ารายการใดรายการหนึ่งเป็นโมฆะ
- ตั้งค่าวันที่ที่ถูกต้อง หมายเลขของคำสั่งซื้อจะถูกระบุ บนพื้นฐานของการปรับปรุง
- ต้องระบุรายละเอียดของพนักงานที่ทำการเปลี่ยนแปลงลายเซ็นและตราประทับขององค์กร
หากเกิดข้อผิดพลาดในวันเดือนปีเกิด ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัด และวันที่ที่ถูกต้องจะถูกเขียนไว้ด้านบน บนหน้าปกคุณต้องระบุชุดหมายเลขหนังสือเดินทางของพนักงาน
รายละเอียดเอกสารไม่ถูกต้อง
คอลัมน์สำคัญอย่างหนึ่งคือคอลัมน์ที่ระบุรายละเอียดของเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการว่าจ้าง การเลิกจ้าง และการดำเนินการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านแรงงาน
ในกรณีหลัก ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนตามคำสั่งเฉพาะ ขั้นตอนการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะเหมือนเดิมและไม่เปลี่ยนแปลง ได้แก่ ชื่อเอกสาร วันที่ หมายเลขเอกสาร ความผิดพลาดครั้งใหญ่คือการเปลี่ยนลำดับที่กำหนดไว้
หากคุณต้องการเปลี่ยนรายการในข้อมูลเกี่ยวกับงานเนื่องจากข้อผิดพลาดในข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ รายการทั้งหมดจะถูกทำซ้ำ และคอลัมน์สุดท้ายจะถูกเขียนโดยไม่มีข้อผิดพลาด
ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อ คุณควรจดรายละเอียดของเอกสารที่ยกเลิกคำสั่งซื้อก่อนหน้านี้ในคอลัมน์สุดท้าย
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างรายการที่ไม่ถูกต้องในสมุดงานในคอลัมน์ของเอกสารหลัก
ข้อมูลเกี่ยวกับการรับเข้าเรียน การโอน การเลิกจ้าง รางวัล
ข้อ 30 ของหลักเกณฑ์ในการดูแลรักษาและจัดเก็บสมุดงานห้ามมิให้มีการกลบ ขีดฆ่า หรือการปลอมแปลงโดยเด็ดขาด ตลอดจนการลงรายการที่ไม่ถูกต้องในส่วนใด ๆ ของเอกสาร รายการที่ไม่ถูกต้องจะถือเป็นโมฆะและข้อมูลปัจจุบันจะถูกระบุ หากมีรายการผิดพลาดในสมุดงาน คุณต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:
- ในคอลัมน์แรก คุณควรระบุตัวเลขตามลำดับหลังรายการสุดท้าย
- คอลัมน์ที่สองมีวันที่ปัจจุบัน
- ในคอลัมน์ที่สาม คุณต้องระบุว่ารายการใดไม่ถูกต้อง (ระบุหมายเลขซีเรียลของรายการ) และเขียนข้อมูลที่ถูกต้อง
- คอลัมน์ที่สี่ระบุหมายเลขของเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการแก้ไขรายการที่ผิดพลาด (โดยปกตินี่คือคำสั่ง)
หากการออกคำสั่งครั้งแรกแล้วยกเลิก คุณต้องระบุหมายเลขเอกสารที่ยกเลิก
อัลกอริธึมการเปลี่ยนแปลงนี้ใช้กับทั้งเร็กคอร์ดการว่าจ้างและการไล่ออกหรือรายละเอียดรางวัล
นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องแก้ไขบันทึกที่ศาลยอมรับว่าไม่ถูกต้อง ในกรณีนี้ ในคอลัมน์ที่สี่ จำเป็นต้องระบุเอกสารโดยพิจารณาจากถ้อยคำก่อนหน้าซึ่งถือว่าไม่ถูกต้อง ในเวลาเดียวกัน พนักงานต้องได้รับการคืนสถานะในสถานที่ทำงาน ไม่เพียงแต่ในเอกสารขององค์กร แต่ยังอยู่ในสมุดงานด้วย (ควรมีรายการที่เกี่ยวข้องในเรื่องนี้) รายการที่ไม่ถูกต้องในสมุดงานเกี่ยวกับการเลิกจ้างหมายถึงการอ้างอิงถึงคำสั่งหรือคำแนะนำจากนายจ้าง
ในกรณีหลัง ลูกจ้างอาจขอให้นายจ้างทำสำเนาสมุดงานให้แก่ตนโดยไม่ระบุบันทึกการเลิกจ้างที่ผิดพลาด สิ่งนี้ถูกควบคุมโดยวรรค 33 ของกฎ
การแก้ไขรายการผิดพลาดในสมุดงานคืออะไรเมื่อพนักงานต้องคืนสถานะการทำงานแสดงให้เห็นภาพด้านล่างอย่างชัดเจน
เปลี่ยนชื่อองค์กร
บางครั้งมีบางสถานการณ์ที่พนักงานไม่มีบันทึกการเปลี่ยนชื่อขององค์กรที่เขาทำงานอยู่ ในอนาคตสิ่งนี้สามารถสร้างปัญหามากมายในการคำนวณเงินบำนาญ และเอกสารหลักฐานจะต้องให้พลเมืองทำงานในองค์กรใดองค์กรหนึ่งและทิ้งไว้ (หลังจากเปลี่ยนแบบฟอร์มหรือชื่อ)
จากข้อมูลทั้งหมดข้างต้น ควรป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนชื่อบริษัททันทีหลังจากลงทะเบียนข้อเท็จจริงนี้ จำเป็นต้องลงทะเบียนสิ่งนี้ในสมุดงานด้วยวิธีพิเศษ:
- คุณไม่จำเป็นต้องเขียนอะไรในคอลัมน์แรกและคอลัมน์ที่สอง
- ในคอลัมน์ที่สาม ควรเขียนชื่อใหม่ขององค์กร (หรือระบุรูปแบบทางกฎหมายที่เปลี่ยนแปลง)
- คอลัมน์ที่สี่ต้องระบุเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนชื่อหรือรูปแบบทางกฎหมายขององค์กร (ชื่อ, หมายเลข, วันที่)
หัวหน้าองค์กรแต่ละคนต้องจำไว้ว่าการปรับโครงสร้างองค์กรหรือการเปลี่ยนชื่อ บริษัท จะถือว่าสมบูรณ์หากข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ถูกบันทึกไว้ในทะเบียนของรัฐของนิติบุคคล สิ่งนี้ได้รับการจัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายตั้งแต่ 8.08.01 ดังนั้นคอลัมน์ที่สามและสี่ควรกำหนดวันที่ที่ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรถูกป้อนในทะเบียนของรัฐ
แทรกการแก้ไข
เราพบวิธีแก้ไขรายการที่ผิดพลาดในสมุดงานได้อย่างไร ตอนนี้เรามาดูวิธีจัดการกับส่วนแทรกในแบบฟอร์มแรงงานกัน
พลเมืองบางคนเปลี่ยนงานค่อนข้างบ่อยตามลำดับจำเป็นต้องมีแบบฟอร์มแทรก เอกสารนี้เป็นความต่อเนื่องของสมุดงานและแน่นอนว่าใช้ไม่ได้หากไม่มี
ใช้กฎเดียวกันกับส่วนแทรกเช่นเดียวกับสมุดงาน ดังนั้น:
- ในกรณีที่รายการถูกสร้างขึ้นอย่างไม่ถูกต้องในตอนเริ่มต้นของการออกแบบเม็ดมีดใหม่จำเป็นต้องร่างพระราชบัญญัติพิเศษเกี่ยวกับข้อเท็จจริงนี้และทำลายแบบฟอร์มที่เสียหาย
- หากในหน้าหลักของสมุดงานพนักงานได้ใส่ชุดและหมายเลขของแบบฟอร์มแทรกที่เสียหายแล้วจะต้องจดรายละเอียดของแบบฟอร์มใหม่
- หากพบรายการที่ไม่ถูกต้องในส่วนหลัก ขั้นตอนในการแก้ไขจะคล้ายกับที่กำหนดไว้สำหรับสมุดงาน: หมายเลขซีเรียลของรายการ วันที่ปัจจุบันจะติดอยู่ บันทึกถูกทำให้เป็นโมฆะของรายการที่ไม่ถูกต้องและ มีการเขียนข้อมูลที่ถูกต้องระบุชื่อของเอกสารซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการไม่มีตราประทับและลายเซ็นของผู้มีอำนาจจะทำให้ข้อมูลที่ให้ไว้เป็นโมฆะ ข้อกำหนดเหล่านี้ยังเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่พนักงานต้องติดต่ออดีตนายจ้างเพื่อขอเอกสารประกอบหรือกรอกข้อมูลผิดพลาด
การเข้าผิดโดยไม่ใส่ใจจะมีบทลงโทษสำหรับนายจ้าง
หากนายจ้างปฏิเสธที่จะแก้ไขข้อมูลการเลิกจ้าง ลูกจ้างสามารถไปศาลเพื่อแก้ไขปัญหานี้ได้ และบนพื้นฐานของการตัดสินของศาลแล้วข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะได้รับการแก้ไข และหัวหน้าองค์กรจะต้องจ่ายค่าปรับ ค่าชดเชย และคืนสถานะพนักงานในที่ทำงาน
เมื่อพิจารณาจากทั้งหมดข้างต้นแล้ว จะสังเกตได้ว่ารายการในสมุดงานต้องเป็นไปตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ทางกฎหมายทั้งหมด
