Jsou různé situace a i zkušení specialisté se někdy kvůli nepozornosti dopustí chyby v dokumentaci. Pokud je v sešitu chybný záznam, měl by být co nejdříve opraven. A je lepší, když to udělá zaměstnavatel, který to povolil.
Právní úprava
Forma sešitu je považována za důležitý dokument, protože zohledňuje nejen odslouženou dobu, ale pomáhá i při výpočtu důchodu. Pokud tedy oprava záznamů v sešitu, provedená omylem, nebyla provedena včas, může mít zaměstnanec velké problémy s výpočtem důchodu.
Proto před vyplněním práce musíte zkontrolovat všechny údaje. A také dodržovat právní předpisy příslušných dokumentů. Tyto zahrnují:
- Zákoník práce Ruské federace (zejména čl. 66).
- Federální zákon č. 225, který stanoví pravidla pro uchovávání, ukládání a vyplňování pracovních formulářů.
- Vyhláška Ministerstva práce č. 69, kterou se schválilo pokyny pro správné vyplnění dokladu.
Co tedy dělat, pokud je záznam v sešitu proveden chybně? Příklad opravy a zadání správných údajů je na fotografii níže.
O postupu si povíme podrobněji později.
Kdo provádí opravy
Ne každý zaměstnanec může opravit chyby v práci. Bez oprávnění a konkrétního důvodu je zakázáno provádět jakékoli zápisy a opravy v dokumentu. Pokud zaměstnanec najde ve své práci chybu, může být opravena jak v novém zaměstnání, tak v tom, kde k němu došlo.
Chybné zápisy může opravit buď vedoucí organizace, nebo pověřená osoba (nejčastěji personalista, účetní nebo sekretářka). Aby to mohl pověřený zaměstnanec udělat, je nutné pro něj vypracovat objednávku, která mu dává právo provádět zápisy do sešitu a podle toho opravit, pokud je v sešitu chybný zápis.
Pokud je zaměstnavatel fyzická osoba, pak nemá právo ani vést záznamy o práci, tím méně je upravovat.
Pokud je nalezena chyba
Chybné záznamy obvykle najdou personalisté, když vezmou zaměstnance do nové práce. Stává se, že odcházející zaměstnanci mohou najít chybu.
Mezi typické chyby patří:
- nesprávné údaje na titulní straně;
- nesprávná data nebo sériová čísla položek;
- chybné detaily základního dokumentu;
- nesprávné informace o najímání, propouštění, převodu nebo ocenění.
Pokud je záznam v sešitu zapsán chybně, musí zaměstnanec předložit dokumenty, které vyvracejí to, co bylo napsáno. Mezi takové dokumenty patří: cestovní pas, informace o vzdělání, dokumenty o manželství nebo jeho zániku, příkazy jiné povahy a také některé dokumenty z minulých zaměstnání (kde došlo k chybám).
V případě, že byla zlikvidována organizace, která provedla chybný záznam, musíte kontaktovat archiv města, kde byla společnost registrována.
Hlavní pravidla
Chybné záznamy, pokud jsou v sekci práce nebo ocenění nalezeny, nesmí být škrtány, mazány ani opravovány. Legislativa umožňuje pouze uvést, že konkrétní záznam je neplatný, a poté je třeba uvést správné informace.
Přeškrtnutí nebo přidání je povoleno pouze na titulní stránce. Nesprávný údaj se přeškrtne jedním řádkem a aktuální se zapíše nad nesprávný údaj. Zároveň by měly být na obálce formuláře uvedeny dokumenty, na jejichž základě se opravy provádějí. Zkratky nejsou povoleny.
Do sešitu můžete psát (včetně opravy) modrým nebo černým gelovým perem. Takové inkousty jsou odolné vůči světlu a časem se nerozmazávají.
Chyba titulní stránky
V častých případech obsahuje titulní strana dodatky, nikoli změny. Ale přesto, jak opravit chybný záznam v sešitu, pokud je na titulní straně?
Pro začátek je třeba říci, že během počátečního zpracování dokumentu by nemělo docházet k žádným opravám nebo úpravám. Pokud dojde k chybě, vypracuje se na takovém pracovním formuláři zvláštní akt o odpisu a dokument se zničí a zaměstnanci se vydá nová kniha. K aktu lze připojit číslo poškozeného formuláře, které se před zničením listiny vystřihne. Peníze za poškozenou sešitu se od zaměstnance neúčtují.
Jak již bylo zmíněno, na titulní stránce jsou staré (nesprávné) údaje přeškrtnuty jedním řádkem a specialista nahoře uvádí aktuální informace. Podpůrné dokumenty musí být napsány na přebalu dokumentu. Je důležité, aby předchozí údaje byly čitelné. Navíc je přísně zakázáno, aby oprávněná osoba prováděla změny pouze ze slov majitele sešitu.
Mezi dokumenty, které jsou základem pro provádění změn, patří:
- ruský pas,
- oddací/rozvodový list;
- číslo získaného diplomu o vzdělání atd.
Řádek na titulní straně, kde je uveden údaj o vzdělání, nelze opravit. Lze jej pouze přidat. Pokud specialista získá během své praxe další vzdělání, údaje se jednoduše zadají jako pokračování po zadané informaci. Pokud zaměstnanec nemá žádné speciální vzdělání, řádek se ponechá prázdný. Není-li vzdělání ukončeno v době nástupu do zaměstnání, musí pověřená osoba zapsat „nedokončené vysokoškolské vzdělání“ a po absolvování řádek doplnit.
Pokud je v sešitu na hlavní stránce proveden chybný zápis, opravuje jej přímo zaměstnavatel, u kterého tento zaměstnanec aktuálně pracuje. Po opravě a označení podkladu musí zaměstnavatel organizaci podepsat a zapečetit.
Ustanovení 30 pracovního řádu zakazuje: přepisování, přeškrtávání, falšování nesprávných údajů nejen na titulní straně, ale i v jiných částech.
Zde je návod, jak opravit chybný záznam v sešitu. Příklad zadání správných údajů je na obrázku níže.
Špatné datum
Nepozornost při vyplňování sešitu při psaní dat může zaměstnance stát velké problémy s penzijním fondem, když přijde čas na výpočet důchodu. Všechny uvedené informace si proto musí pečlivě zkontrolovat nejen personalista, ale i sám zaměstnanec.
Pokud byla při zadávání dat v sešitu nalezena chybná položka, musíte:
- Zaměstnanec sepíše prohlášení adresované vedoucímu s žádostí o opravu nesprávných údajů.
- Ředitel musí vydat příkaz (dokument má přiděleno číslo) o nutnosti opravy chybného zápisu.
- Personalista nebo pověřená osoba provede opravu potvrzující neplatnost konkrétního záznamu.
- Je nastaveno správné datum, uvedeno číslo objednávky, na základě které byly provedeny úpravy.
- Musí být uvedeny údaje o zaměstnanci, který provádí změny, jeho podpis a pečeť organizace.
Pokud došlo k chybě v datu narození, pak se nesprávný údaj přeškrtne jedním řádkem a nahoře se napíše správné datum. Na obálce je třeba uvést sérii, číslo pasu zaměstnance.
Neplatné podrobnosti dokumentu
Jedním z důležitých sloupců je ten, kde jsou uvedeny podrobnosti o dokumentech, které jsou základem pro přijímání, propouštění a další akce související s pracovní činností.
V hlavních případech se veškeré informace zadávají na základě konkrétní objednávky. Postup pro zadávání informací o dokladu je stejný a zůstává nezměněn: název dokladu, datum, číslo dokladu. Velkou chybou je změna zavedeného řádu.
Pokud potřebujete změnit záznam v informacích o práci z důvodu chyby v informacích o zakázce, pak je celý záznam duplikován a poslední sloupec je zapsán bez chyby.
V případě, že dojde k chybě v samotné objednávce, pak do posledního sloupce zapište údaje o dokladu, který ruší předchozí objednávku.
Níže je ukázka chybného záznamu v sešitu ve sloupci základního dokumentu.
Informace o přijetí, převody, propuštění, ceny
Ustanovení 30 pravidel o údržbě a uchovávání sešitů přísně zakazuje přeškrtávání, přeškrtávání nebo padělání chybných, jakož i nesprávných záznamů v jakékoli části dokumentu. Jakékoli nesprávné zadání bude zrušeno a zobrazí se aktuální informace. Pokud je v sešitu chybný záznam, musíte provést následující:
- V prvním sloupci byste měli uvést číslo v pořadí, které následuje za posledním záznamem.
- Druhý sloupec obsahuje aktuální datum.
- Ve třetím sloupci je třeba uvést, který záznam je neplatný (s uvedením pořadového čísla záznamu) a napsat správné údaje.
- Ve čtvrtém sloupci je uvedeno číslo dokladu, který je podkladem pro opravu chybného zápisu (většinou se jedná o objednávku).
Pokud byla objednávka nejprve vystavena a poté zrušena, musíte uvést číslo dokladu, který ji ruší.
Tento algoritmus změny se vztahuje na záznamy o náboru i propouštění nebo podrobnosti o ocenění.
Je třeba opravit i ty záznamy, které soud uzná za neplatné. V tomto případě je ve čtvrtém sloupci nutné označit doklad, na jehož základě je předchozí znění považováno za neplatné. Současně musí být zaměstnanec znovu zařazen na pracoviště nejen v dokumentech organizace, ale také v sešitu (v této věci by měl existovat odpovídající záznam). Chybný záznam v sešitu o propuštění znamená odkaz na příkaz nebo pokyn zaměstnavatele.
V druhém případě může zaměstnanec požádat zaměstnavatele, aby mu vytvořil duplikát sešitu, aniž by uvedl chybný záznam o propuštění. Toto upravuje odstavec 33 Pravidel.
Jaká je oprava chybných záznamů v sešitu, když musí být zaměstnanec znovu zařazen do práce, jasně ukazuje níže uvedená fotografie.
Název organizace se změnil
Někdy nastávají situace, kdy zaměstnanec nemá záznam o změně názvu organizace, ve které pracoval. V budoucnu to může způsobit spoustu problémů při výpočtu důchodu a budou vyžadovány také listinné důkazy, že občan v konkrétní organizaci pracoval a opustil ji (po změně formy nebo názvu).
Vzhledem ke všemu výše uvedenému by měla být informace o přejmenování společnosti zadána ihned po registraci této skutečnosti. Je nutné to zapsat do sešitu zvláštním způsobem:
- do prvního a druhého sloupce nemusíte nic psát;
- ve třetím sloupci je třeba napsat nový název organizace (nebo uvést změněnou právní formu);
- ve čtvrtém sloupci musí být uveden dokument, který je podkladem pro změnu názvu nebo právní formy podniku (název, číslo, datum).
Každý vedoucí podniku si musí pamatovat, že reorganizace nebo změna názvu společnosti se považuje za dokončenou, pokud jsou informace o tom zaznamenány ve státním rejstříku právnických osob. Toto je stanoveno zákonem od 8.8.01. Ve třetím a čtvrtém sloupci by proto měla být uvedena data, kdy byly informace o podniku zapsány do státního rejstříku.
Vložte opravy
Jak opravit chybný záznam v sešitu, jsme zjistili. Nyní se podíváme, jak si poradit s vložkou v pracovním formuláři.
Někteří občané mění zaměstnání poměrně často, respektive je potřeba vkládací formulář. Tento dokument je pokračováním sešitu a bez něj samozřejmě nefunguje.
Pro přílohu platí stejná pravidla jako pro sešit. Tak:
- v případě, že byl zápis chybně proveden již na počátku návrhu nové vložky, je nutné o této skutečnosti vypracovat zvláštní zákon a poškozený formulář zničit;
- pokud zaměstnanec již uvedl sérii a číslo poškozeného vkládacího formuláře na hlavní stranu sešitu, musí být zapsány i údaje o novém formuláři;
- jsou-li v hlavních oddílech nalezeny chybné zápisy, postupuje se při jejich opravě obdobně jako u pracovních sešitů: vylepí se pořadové číslo zápisu, aktuální datum, provede se záznam o neplatnosti chybného zápisu a jsou napsány správné údaje, je uveden název dokumentu, který je podkladem pro provádění změn v dokumentu.
Je důležité si uvědomit, že absence pečeti a podpisu oprávněné osoby způsobí neplatnost poskytnutých informací. Tyto požadavky jsou rovněž relevantní pro situace, kdy se zaměstnanec musí obrátit na bývalého zaměstnavatele s žádostí o doklady nebo provést chybný záznam.
Nesprávné zadání, ponechané bez pozornosti, bude mít za následek sankce pro zaměstnavatele.
Pokud zaměstnavatel odmítne opravit údaje o výpovědi, může se zaměstnanec obrátit na soud a tento problém vyřešit. A již na základě soudního rozhodnutí dojde k opravě nesprávných údajů. A vedoucí organizace bude povinen zaplatit pokutu, kompenzaci a vrátit zaměstnance na pracoviště.
Vzhledem ke všemu výše uvedenému lze konstatovat, že zápisy do sešitů musí být prováděny v souladu se všemi legislativními normami a pravidly.
