Situācijas ir dažādas, un pat pieredzējuši speciālisti dažkārt neuzmanības dēļ pieļauj kļūdas dokumentācijā. Ja darba grāmatiņā ir kļūdains ieraksts, tas pēc iespējas ātrāk jālabo. Un labāk, ja to dara darba devējs, kurš to atļāva.
Tiesiskais regulējums
Darba grāmatiņas forma tiek uzskatīta par svarīgu dokumentu, jo tā ne tikai ņem vērā darba stāžu, bet arī palīdz pensijas aprēķināšanā. Līdz ar to, ja kļūdas pēc izdarītais ierakstu labojums darba grāmatiņā nav veikts laicīgi, tad darbiniekam var rasties lielas problēmas ar pensijas aprēķiniem.
Tāpēc pirms darba aizpildīšanas jums jāpārbauda visi dati. Un arī ievērot attiecīgo dokumentu tiesisko regulējumu. Tie ietver:
- Krievijas Federācijas Darba kodekss (proti, 66. pants).
- Federālais likums Nr.225, kas nosaka darba veidlapu uzturēšanas, uzglabāšanas un aizpildīšanas noteikumus.
- Darba ministrijas dekrēts Nr.69, kas apstiprināja norādījumus par pareizu dokumenta aizpildīšanu.
Tātad, ko darīt, ja ieraksts darba grāmatiņā izdarīts kļūdaini? Pareizo datu labošanas un ievadīšanas piemērs ir parādīts zemāk esošajā fotoattēlā.
Par procedūru sīkāk runāsim vēlāk.
Kas veic labojumus
Ne katrs darbinieks var labot kļūdas darbā. Bez pilnvarām un konkrēta iemesla jebkādu ierakstu un labojumu izdarīšana dokumentā ir aizliegta. Ja darbinieks savā darbā konstatē kļūdu, tad to var labot gan jaunajā darbā, gan tajā, kur tā tika pieļauta.
Kļūdainos ierakstus var labot vai nu organizācijas vadītājs, vai pilnvarota persona (parasti cilvēkresursu speciālists, grāmatvedis vai sekretāre). Lai pilnvarotais darbinieks to izdarītu, viņam jāsastāda rīkojums, dodot tiesības veikt ierakstus darba grāmatiņā un attiecīgi labot, ja darba grāmatiņā ir kļūdains ieraksts.
Ja darba devējs ir privātpersona, tad viņam nav tiesību nedz kārtot darba uzskaiti, nedz arī veikt tajā grozījumus.
Ja tiek atrasta kļūda
Parasti kļūdainus ierakstus atrod personāla darbinieki, pārņemot darbinieku uz jaunu darbu. Gadās, ka, pametot darbiniekus, var atrast kļūdu.
Tipiskas kļūdas ietver:
- titullapā nepareizi dati;
- nepareizi ierakstu datumi vai sērijas numuri;
- pamatdokumenta kļūdaini rekvizīti;
- nepareiza informācija par pieņemšanu darbā, atlaišanu, pārcelšanu vai apbalvošanu.
Ja ieraksts darba grāmatiņā ir ievadīts kļūdaini, darbiniekam jāiesniedz tie dokumenti, kas atspēko rakstīto. Pie šādiem dokumentiem pieder: pase, informācija par izglītību, dokumenti par laulību vai tās šķiršanu, cita rakstura rīkojumi, kā arī daži dokumenti no iepriekšējām darbavietām (kur pieļautas kļūdas).
Gadījumā, ja organizācija, kas izdarījusi kļūdainu ierakstu, tika likvidēta, jums jāsazinās ar tās pilsētas arhīvu, kurā uzņēmums reģistrēts.
Vispārīgi noteikumi
Kļūdainus ierakstus, ja tie atrodami sadaļā par darbu vai apbalvojumiem, nedrīkst izsvītrot, dzēst vai labot. Tiesību akti ļauj norādīt tikai to, ka konkrētais ieraksts ir nederīgs un tad jānorāda pareizā informācija.
Pārsvītrojums vai papildinājums ir atļauts tikai titullapā. Nepareiza informācija tiek izsvītrota ar vienu rindiņu un virs nepareizā ieraksta tiek rakstīta pašreizējā. Tajā pašā laikā uz veidlapas vāka jānorāda dokumenti, uz kuru pamata tiek veikti labojumi. Saīsinājumi nav atļauti.
Darba burtnīcā var rakstīt (arī labojot) ar zilu vai melnu gēla pildspalvu. Šādas tintes ir izturīgas pret gaismu un laika gaitā neizplūst.
Titullapas kļūda
Bieži titullapā ir papildinājumi, nevis grozījumi. Bet tomēr, kā labot kļūdainu ierakstu darba grāmatiņā, ja tas ir izdarīts titullapā?
Vispirms ir vērts teikt, ka dokumenta sākotnējās izpildes laikā nevajadzētu būt nekādiem labojumiem vai korekcijām. Ja rodas kļūda, uz šādas darba veidlapas tiek sastādīts īpašs norakstīšanas akts, dokuments tiek iznīcināts, un darbiniekam tiek izsniegta jauna grāmata. Aktam var pievienot bojātās veidlapas numuru, kas tiek izgriezts pirms dokumenta iznīcināšanas. Nauda par sabojātu darba grāmatiņu no darbinieka netiek iekasēta.
Kā jau minēts, titullapā vecie (nepareizie) dati ir izsvītroti ar vienu rindiņu, un augšpusē speciālists norāda aktuālo. Apliecinošie dokumenti jāraksta uz dokumenta vāka. Ir svarīgi, lai iepriekšējie dati būtu salasāmi. Turklāt pilnvarotai personai ir stingri aizliegts veikt izmaiņas tikai pēc darba grāmatiņas īpašnieka vārdiem.
Dokumenti, kas ir pamats izmaiņu veikšanai, ir:
- Krievijas pase,
- laulības/šķiršanās apliecība;
- iegūtā izglītības diploma numurs u.c.
Titullapas rindiņa, kurā norādīta informācija par izglītību, nav labojama. To var tikai pievienot. Ja speciālists darba pieredzes laikā iegūst papildu izglītību, dati tiek vienkārši ievadīti kā turpinājums pēc norādītās informācijas. Ja darbiniekam nav speciālās izglītības, rindu atstāj tukšu. Ja iekārtošanās brīdī izglītība nav pabeigta, pilnvarotajai personai jāpieraksta “nepabeigta augstākā izglītība”, un pēc augstskolas absolvēšanas rinda jāpapildina.
Ja galvenās lapas darbgrāmatā ir izdarīts kļūdaini ieraksts, to labo tieši darba devējs, pie kura šis darbinieks šobrīd strādā. Pēc dokumenta bāzes labošanas un norādīšanas darba devējam jāparaksta un jāapzīmogo organizācija.
Darba noteikumu 30.punkts aizliedz: aizsegt, izsvītrot, viltot nepareizus ierakstus ne tikai titullapā, bet arī citās sadaļās.
Tālāk ir norādīts, kā izlabot kļūdainu darbgrāmatas ierakstu. Pareizas informācijas ievadīšanas piemērs ir parādīts zemāk esošajā attēlā.
Nepareizs datums
Neuzmanība, aizpildot darba grāmatiņu, rakstot datumus, darbiniekam var izmaksāt lielas problēmas ar pensiju fondu, kad pienāks laiks aprēķināt pensiju. Tāpēc ne tikai personāla darbiniekam, bet arī pašam darbiniekam rūpīgi jāpārbauda visa norādītā informācija.
Ja, norādot datumus, darba grāmatā tika atrasts kļūdains ieraksts, jums ir:
- Darbinieks raksta vadītājam adresētu paziņojumu ar lūgumu labot nepareizo informāciju.
- Direktoram jāizdod rīkojums (dokumentam tiek piešķirts numurs) par nepieciešamību labot kļūdaino ierakstu.
- Cilvēkresursu darbinieks vai pilnvarota persona veic labojumus, kas apstiprina konkrēta ieraksta nederīgumu.
- Tiek iestatīts pareizs datums, norādīts pasūtījuma numurs, uz kura pamata tika veiktas korekcijas.
- Jānorāda darbinieka rekvizīti, kas veic izmaiņas, viņa paraksts un organizācijas zīmogs.
Ja dzimšanas datumā notikusi kļūda, tad nepareizā informācija tiek izsvītrota ar vienu rindiņu, un virsū tiek rakstīts pareizais datums. Uz vāka jānorāda sērija, darbinieka pases numurs.
Nederīga dokumenta informācija
Viena no svarīgākajām ailēm ir tā, kurā norādīta informācija par dokumentiem, kas ir par pamatu pieņemšanai darbā, atlaišanai un citām ar darba aktivitātēm saistītām darbībām.
Galvenajos gadījumos visa informācija tiek ievadīta, pamatojoties uz noteiktu pasūtījumu. Informācijas ievadīšanas kārtība par dokumentu ir nemainīga un paliek nemainīga: dokumenta nosaukums, datums, dokumenta numurs. Liela kļūda ir mainīt noteikto kārtību.
Ja ir jāmaina ieraksts informācijā par darbu sakarā ar kļūdu informācijā par pasūtījumu, tad viss ieraksts tiek dublēts, un pēdējā kolonna tiek ierakstīta bez kļūdas.
Gadījumā, ja pašā pasūtījumā ir pieļauta kļūda, tad pēdējā ailē ir jāieraksta dokumenta rekvizīti, kas atceļ iepriekšējo pasūtījumu.
Zemāk ir paraugs kļūdainam ierakstam darba grāmatā pamatdokumenta ailē.
Informācija par uzņemšanu, pārcelšanu, atlaišanu, apbalvojumiem
Darba grāmatiņu uzturēšanas un glabāšanas noteikumu 30.punkts stingri aizliedz aizsvītrot, pārsvītrot vai viltot kļūdainus, kā arī nepareizus ierakstus jebkurā dokumenta sadaļā. Jebkurš no nepareizajiem ierakstiem tiek anulēts un tiek norādīta pašreizējā informācija. Ja darba grāmatā ir kļūdains ieraksts, jums jāveic šādas darbības:
- Pirmajā kolonnā jānorāda numurs tādā secībā, kāda ir pēc pēdējā ieraksta.
- Otrajā kolonnā ir norādīts pašreizējais datums.
- Trešajā ailē jānorāda, kurš ieraksts ir nederīgs (norādot ieraksta kārtas numuru) un ierakstiet pareizo informāciju.
- Ceturtajā ailē norādīts dokumenta numurs, kas ir pamats kļūdainā ieraksta labošanai (parasti tas ir pasūtījums).
Ja pasūtījums vispirms tika izdots un pēc tam atcelts, jānorāda dokumenta numurs, kas to atceļ.
Šis izmaiņu algoritms attiecas gan uz darbā pieņemšanas, gan atlaišanas ierakstiem vai informāciju par balvām.
Jālabo arī tie ieraksti, kurus tiesa atzīst par nederīgiem. Šajā gadījumā ceturtajā ailē jānorāda dokuments, uz kura pamata iepriekšējā redakcija tiek uzskatīta par spēkā neesošu. Tajā pašā laikā darbinieks ir jāatjauno darba vietā ne tikai organizācijas dokumentos, bet arī darba grāmatā (par šo jautājumu ir jābūt atbilstošam ierakstam). Kļūdains ieraksts darba grāmatā par atlaišanu nozīmē atsauci uz darba devēja rīkojumu vai norādījumu.
Pēdējā gadījumā darbinieks var lūgt darba devēju izveidot viņam darba grāmatiņas dublikātu, nenorādot kļūdainu atlaišanas ierakstu. To regulē Noteikumu 33.punkts.
Kāda ir kļūdainu ierakstu labošana darba grāmatiņā, kad darbinieks ir jāatjauno darbā, skaidri parāda zemāk redzamo fotoattēlu.
Organizācijas nosaukums mainīts
Dažreiz ir situācijas, kad darbiniekam nav ieraksta par izmaiņām tās organizācijas nosaukumā, kurā viņš strādāja. Nākotnē tas var radīt daudz problēmu, aprēķinot pensiju, un būs nepieciešami arī dokumentāri pierādījumi, ka pilsonis strādāja noteiktā organizācijā un pameta to (pēc formas vai nosaukuma maiņas).
Ņemot vērā visu iepriekš minēto, informācija par uzņēmuma pārdēvēšanu jāievada uzreiz pēc šī fakta reģistrēšanas. Tas ir jāreģistrē darba grāmatā īpašā veidā:
- pirmajā un otrajā slejā nekas nav jāraksta;
- trešajā ailē jāraksta jaunais organizācijas nosaukums (vai jānorāda mainītā juridiskā forma);
- ceturtajā ailē jānorāda dokuments, kas ir par pamatu uzņēmuma nosaukuma vai juridiskās formas maiņai (nosaukums, numurs, datums).
Katram uzņēmuma vadītājam jāatceras, ka uzņēmuma reorganizācija vai nosaukuma maiņa tiek uzskatīta par pabeigtu, ja informācija par to ir ierakstīta valsts juridisko personu reģistrā. Tas ar likumu noteikts kopš 8.08.01. Tāpēc trešajā un ceturtajā ailē būtu jānorāda datumi, kad informācija par uzņēmumu tika ievadīta valsts reģistrā.
Ievietojiet labojumus
Kā labot kļūdainu ierakstu darba grāmatiņā, noskaidrojām. Tagad apskatīsim, kā rīkoties ar ieliktni darba formā.
Daži pilsoņi diezgan bieži maina darbu, attiecīgi, ir nepieciešama ievietošanas forma. Šis dokuments ir darba grāmatas turpinājums un, protams, bez tā nedarbojas.
Uz ieliktni attiecas tie paši noteikumi kā uz darba grāmatu. Tātad:
- gadījumā, ja ieraksts izdarīts nepareizi pašā jaunā ieliktņa projektēšanas sākumā, par šo faktu jāsastāda īpašs akts un jāiznīcina bojātā forma;
- ja darba grāmatiņas galvenajā lapā darbinieks jau ir nolicis bojātās ieliktņa veidlapas sēriju un numuru, tad jāpieraksta arī jaunās veidlapas rekvizīti;
- ja galvenajās sadaļās tiek konstatēti kļūdaini ieraksti, to labošanas kārtība ir līdzīga tai, kas noteikta darba grāmatiņām: tiek uzlikts ieraksta kārtas numurs, kārtējais datums, tiek veikts ieraksts par kļūdainā ieraksta nederīgumu un uzrakstīta pareiza informācija, norādīts dokumenta nosaukums, kas ir pamats izmaiņu veikšanai dokumentā.
Svarīgi atcerēties, ka, ja nav zīmoga un pilnvarotās personas paraksta, sniegtā informācija kļūs nederīga. Šīs prasības attiecas arī uz situācijām, kad darbiniekam ir jāsazinās ar bijušo darba devēju, lai saņemtu apliecinošus dokumentus vai veiktu kļūdainu ierakstu.
Nepareiza ievadīšana, atstāta bez uzmanības, darba devējam uzliks sodus.
Ja darba devējs atsakās labot atlaišanas datus, darbinieks var vērsties tiesā, lai atrisinātu šo problēmu. Un jau uz tiesas lēmuma pamata tiks laboti nepareizi dati. Un organizācijas vadītājam būs pienākums samaksāt naudas sodu, kompensāciju un atjaunot darbinieku darba vietā.
Ņemot vērā visu iepriekš minēto, var atzīmēt, ka ieraksti darba grāmatiņās jāveic, ievērojot visas likumdošanas normas un noteikumus.
