Ada situasi yang berbeda, dan bahkan spesialis yang berpengalaman terkadang membuat kesalahan dalam dokumentasi karena kurangnya perhatian. Jika ada entri yang salah dalam buku kerja, itu harus diperbaiki sesegera mungkin. Dan lebih baik jika majikan yang mengizinkannya melakukannya.
Regulasi hukum
Bentuk buku kerja dianggap sebagai dokumen penting, karena tidak hanya memperhitungkan masa kerja, tetapi juga membantu dalam menghitung pensiun. Oleh karena itu, jika koreksi entri dalam buku kerja, yang dibuat karena kesalahan, tidak dilakukan tepat waktu, maka karyawan tersebut mungkin memiliki masalah besar dengan perhitungan pensiun.
Karena itu, sebelum mengisi persalinan, Anda perlu memeriksa semua data. Dan juga mematuhi peraturan hukum dari dokumen terkait. Ini termasuk:
- Kode Perburuhan Federasi Rusia (yaitu, Pasal 66).
- Undang-Undang Federal No. 225, yang menetapkan aturan untuk memelihara, menyimpan, dan mengisi formulir tenaga kerja.
- Keputusan Menteri Tenaga Kerja No. 69, yang menyetujui instruksi untuk mengisi dokumen dengan benar.
Jadi, apa yang harus dilakukan jika entri dibuat salah di buku kerja? Contoh mengoreksi dan memasukkan data yang benar ditunjukkan pada foto di bawah ini.
Kami akan berbicara tentang prosedur secara lebih rinci nanti.
Siapa yang membuat perbaikan?
Tidak setiap karyawan dapat memperbaiki kesalahan dalam persalinan. Tanpa wewenang dan alasan tertentu, membuat entri dan koreksi dalam dokumen dilarang. Jika seorang karyawan menemukan kesalahan dalam pekerjaannya, maka itu dapat diperbaiki baik di pekerjaan baru maupun di tempat di mana kesalahan itu dibuat.
Entri yang salah dapat diperbaiki baik oleh kepala organisasi atau oleh orang yang berwenang (biasanya spesialis sumber daya manusia, akuntan atau sekretaris). Agar karyawan yang berwenang melakukan ini, perlu untuk membuat pesanan untuknya, memberinya hak untuk membuat entri dalam buku kerja dan, dengan demikian, mengoreksi jika ada entri yang salah dalam buku kerja.
Jika majikan adalah seorang individu, maka dia tidak memiliki hak untuk menyimpan catatan tenaga kerja, apalagi membuat amandemennya.
Jika kesalahan ditemukan
Biasanya catatan yang salah ditemukan oleh pekerja personalia ketika mereka membawa seorang karyawan ke pekerjaan baru. Kebetulan karyawan yang berhenti dapat menemukan kesalahan.
Kesalahan umum meliputi:
- data yang salah pada halaman judul;
- tanggal atau nomor seri yang salah untuk entri;
- rincian yang salah dari dokumen dasar;
- informasi yang salah tentang perekrutan, pemecatan, transfer atau penghargaan.
Jika entri dalam buku kerja salah dimasukkan, karyawan harus menyerahkan dokumen-dokumen yang menyangkal apa yang tertulis. Dokumen tersebut meliputi: paspor, informasi tentang pendidikan, dokumen tentang pernikahan atau pembubarannya, perintah yang sifatnya berbeda, serta beberapa dokumen dari pekerjaan sebelumnya (di mana kesalahan dibuat).
Jika organisasi yang membuat entri yang salah dilikuidasi, Anda perlu menghubungi arsip kota tempat perusahaan itu terdaftar.
Aturan umum
Entri yang salah, jika ditemukan di bagian pekerjaan atau penghargaan, tidak boleh dicoret, dihapus, atau dikoreksi. Undang-undang hanya mengizinkan Anda untuk menunjukkan bahwa entri tertentu tidak valid dan kemudian informasi yang benar harus ditunjukkan.
Coret atau penambahan hanya diperbolehkan pada halaman judul. Informasi yang salah dicoret dengan satu baris dan yang sekarang ditulis di atas entri yang salah. Pada saat yang sama, dokumen yang menjadi dasar koreksi harus ditunjukkan pada sampul formulir. Singkatan tidak diperbolehkan.
Anda dapat menulis di buku kerja (termasuk mengoreksinya) dengan pena gel biru atau hitam. Tinta semacam itu tahan terhadap cahaya dan tidak kabur seiring waktu.
Kesalahan halaman judul
Dalam kasus yang sering, halaman judul berisi tambahan, bukan amandemen. Tapi tetap saja, bagaimana cara memperbaiki kesalahan entri di buku kerja jika dibuat di halaman judul?
Untuk memulainya, perlu dikatakan bahwa selama eksekusi awal dokumen, tidak boleh ada koreksi atau penyesuaian. Jika kesalahan terjadi, maka tindakan penghapusan khusus dibuat pada formulir tenaga kerja seperti itu, dan dokumen tersebut dihancurkan, dan sebuah buku baru diterbitkan untuk karyawan tersebut. Nomor formulir yang rusak dapat dilampirkan pada akta, yang dipotong sebelum pemusnahan dokumen. Uang untuk buku kerja yang rusak tidak dibebankan dari karyawan.
Seperti yang telah disebutkan, pada halaman judul, data lama (salah) dicoret dengan satu baris, dan spesialis menunjukkan informasi saat ini di atas. Dokumen pendukung harus ditulis pada sampul dokumen. Adalah penting bahwa data sebelumnya dapat dibaca. Selain itu, dilarang keras bagi orang yang berwenang untuk melakukan perubahan hanya dari kata-kata pemilik buku kerja.
Dokumen yang menjadi dasar untuk melakukan perubahan antara lain:
- paspor Rusia,
- surat nikah/cerai;
- nomor ijazah pendidikan yang diterima, dll.
Baris pada halaman judul, di mana informasi tentang pendidikan ditunjukkan, tidak dapat diperbaiki. Itu hanya dapat ditambahkan ke. Jika seorang spesialis menerima pendidikan tambahan selama pengalaman kerjanya, data hanya dimasukkan sebagai kelanjutan setelah informasi yang ditentukan. Jika karyawan tersebut tidak memiliki pendidikan khusus, baris tersebut dikosongkan. Jika pendidikan tidak selesai pada saat mendapatkan pekerjaan, orang yang berwenang harus menuliskan "pendidikan tinggi tidak lengkap", dan setelah lulus dari universitas, melengkapi baris.
Jika entri dibuat secara keliru dalam buku kerja di halaman utama, entri tersebut dikoreksi langsung oleh pemberi kerja tempat karyawan tersebut bekerja saat ini. Setelah mengoreksi dan menunjukkan basis dokumen, pemberi kerja harus menandatangani dan menyegel organisasi.
Klausul 30 dalam aturan perburuhan melarang: untuk menutupi, mencoret, memalsukan entri yang salah tidak hanya pada halaman judul, tetapi juga di bagian lain.
Berikut cara memperbaiki entri buku kerja yang salah. Contoh memasukkan informasi yang benar ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Tanggal yang salah
Kelalaian saat mengisi buku kerja dalam penulisan tanggal dapat menimbulkan masalah besar bagi karyawan dengan dana pensiun ketika tiba saatnya untuk menghitung pensiun. Oleh karena itu, tidak hanya pekerja personalia, tetapi juga karyawan itu sendiri harus hati-hati memeriksa semua informasi yang ditentukan.
Jika entri yang salah ditemukan di buku kerja saat menentukan tanggal, Anda harus:
- Karyawan menulis pernyataan yang ditujukan kepada manajer dengan permintaan untuk memperbaiki informasi yang salah.
- Direktur harus mengeluarkan perintah (dokumen diberi nomor) tentang perlunya memperbaiki entri yang salah.
- Seorang petugas sumber daya manusia atau orang yang berwenang membuat koreksi yang mengkonfirmasi ketidakabsahan entri tertentu.
- Tanggal yang benar ditetapkan, nomor pesanan ditunjukkan, berdasarkan penyesuaian yang dilakukan.
- Rincian karyawan yang membuat perubahan, tanda tangannya, dan stempel organisasi harus ditunjukkan.
Jika terjadi kesalahan pada tanggal lahir, maka informasi yang salah dicoret dengan satu baris, dan tanggal yang benar ditulis di atasnya. Di sampul Anda perlu menunjukkan seri, nomor paspor karyawan.
Detail dokumen tidak valid
Salah satu kolom penting adalah kolom di mana rincian dokumen yang menjadi dasar perekrutan, pemecatan, dan tindakan lain yang terkait dengan aktivitas perburuhan ditunjukkan.
Dalam kasus utama, semua informasi dimasukkan berdasarkan urutan tertentu. Prosedur untuk memasukkan informasi tentang dokumen adalah sama dan tetap tidak berubah: nama dokumen, tanggal, nomor dokumen. Kesalahan besar adalah mengubah tatanan yang sudah ada.
Jika Anda perlu mengubah entri dalam informasi tentang pekerjaan karena kesalahan dalam informasi tentang pesanan, maka seluruh entri digandakan, dan kolom terakhir ditulis tanpa kesalahan.
Jika terjadi kesalahan dalam pesanan itu sendiri, maka di kolom terakhir Anda harus menuliskan detail dokumen yang membatalkan pesanan sebelumnya.
Di bawah ini adalah contoh entri yang salah dalam buku kerja di kolom dokumen dasar.
Informasi tentang penerimaan, transfer, pemberhentian, penghargaan
Klausul 30 dari aturan tentang pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja melarang keras untuk mencoret, mencoret atau memalsukan entri yang salah, serta entri yang salah di bagian mana pun dari dokumen. Salah satu entri yang salah tidak valid dan informasi saat ini ditunjukkan. Jika ada entri yang salah dalam buku kerja, Anda perlu melakukan hal berikut:
- Di kolom pertama, Anda harus menunjukkan nomor dalam urutan yang mengikuti entri terakhir.
- Kolom kedua berisi tanggal saat ini.
- Di kolom ketiga, Anda harus menunjukkan entri mana yang tidak valid (menunjukkan nomor seri entri) dan menulis informasi yang benar.
- Kolom keempat menunjukkan nomor dokumen yang menjadi dasar untuk mengoreksi entri yang salah (biasanya ini adalah pesanan).
Jika pesanan pertama kali dikeluarkan dan kemudian dibatalkan, Anda harus menunjukkan nomor dokumen yang membatalkannya.
Algoritme perubahan ini berlaku untuk catatan perekrutan dan pemecatan atau detail penghargaan.
Juga perlu untuk memperbaiki catatan-catatan yang diakui oleh pengadilan sebagai tidak sah. Dalam hal ini, di kolom keempat, perlu untuk menunjukkan dokumen atas dasar yang kata-kata sebelumnya dianggap tidak valid. Pada saat yang sama, karyawan harus dipulihkan di tempat kerja tidak hanya dalam dokumen organisasi, tetapi juga di buku kerja (harus ada entri yang sesuai tentang masalah ini). Entri yang salah dalam buku kerja tentang pemecatan menyiratkan referensi ke perintah atau instruksi dari majikan.
Dalam kasus terakhir, karyawan dapat meminta majikan untuk membuat duplikat buku kerja untuknya tanpa menunjukkan catatan pemecatan yang salah. Ini diatur oleh paragraf 33 Peraturan.
Apa koreksi entri yang salah dalam buku kerja, ketika karyawan harus dipulihkan di tempat kerja, dengan jelas menunjukkan foto di bawah ini.
Nama organisasi diubah
Terkadang ada situasi ketika seorang karyawan tidak memiliki catatan perubahan nama organisasi tempat dia bekerja. Di masa depan, ini dapat menimbulkan banyak masalah saat menghitung pensiun, dan bukti dokumenter juga akan diperlukan bahwa warga negara bekerja di organisasi tertentu dan meninggalkannya (setelah mengubah bentuk atau nama).
Mengingat semua hal di atas, informasi tentang penggantian nama perusahaan harus dimasukkan segera setelah pendaftaran fakta ini. Penting untuk mendaftarkan ini di buku kerja dengan cara khusus:
- Anda tidak perlu menulis apa pun di kolom pertama dan kedua;
- di kolom ketiga, nama baru organisasi harus ditulis (atau menunjukkan bentuk hukum yang diubah);
- kolom keempat harus menunjukkan dokumen yang menjadi dasar perubahan nama atau bentuk badan hukum perusahaan (nama, nomor, tanggal).
Setiap kepala perusahaan harus ingat bahwa reorganisasi atau perubahan nama perusahaan dianggap selesai jika informasi tentang ini dicatat dalam daftar negara badan hukum. Ini telah ditetapkan oleh hukum sejak 08.08.01. Oleh karena itu, kolom ketiga dan keempat harus memperbaiki tanggal ketika informasi tentang perusahaan dimasukkan dalam daftar negara.
Sisipkan perbaikan
Cara memperbaiki entri yang salah di buku kerja, kami temukan. Sekarang mari kita lihat bagaimana menangani sisipan dalam formulir persalinan.
Beberapa warga cukup sering berganti pekerjaan, masing-masing, ada kebutuhan untuk memasukkan formulir. Dokumen ini merupakan kelanjutan dari buku kerja dan, tentu saja, tidak berfungsi tanpanya.
Aturan yang sama berlaku untuk sisipan seperti pada buku kerja. Jadi:
- dalam kasus ketika entri dibuat secara tidak benar di awal desain sisipan baru, perlu untuk membuat tindakan khusus berdasarkan fakta ini dan menghancurkan formulir yang rusak;
- jika pada halaman utama buku kerja karyawan telah mencantumkan seri dan nomor formulir sisipan yang rusak, maka rincian formulir yang baru juga harus ditulis;
- jika entri yang salah ditemukan di bagian utama, prosedur untuk memperbaikinya serupa dengan yang ditetapkan untuk buku kerja: nomor seri entri, tanggal saat ini ditempel, catatan dibuat tentang ketidakabsahan entri yang salah dan informasi yang benar ditulis, nama dokumen ditunjukkan, yang merupakan dasar untuk membuat perubahan pada dokumen.
Penting untuk diingat bahwa tidak adanya segel dan tanda tangan dari orang yang berwenang akan membatalkan informasi yang diberikan. Persyaratan ini juga relevan untuk situasi di mana seorang karyawan harus menghubungi mantan majikan untuk dokumen pendukung atau untuk membuat entri yang salah.
Entri yang salah, dibiarkan tanpa perhatian, akan mengakibatkan hukuman bagi majikan.
Jika majikan menolak untuk memperbaiki data pemecatan, karyawan dapat pergi ke pengadilan untuk menyelesaikan masalah ini. Dan sudah berdasarkan keputusan pengadilan, data yang salah akan diperbaiki. Dan kepala organisasi wajib membayar denda, kompensasi, dan mempekerjakan kembali karyawan di tempat kerja.
Mempertimbangkan semua hal di atas, dapat dicatat bahwa entri dalam buku kerja harus dibuat sesuai dengan semua norma dan aturan legislatif.
