Сколько лет хранятся первичные бухгалтерские документы. Приложение

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие распространяется на организации любой формы собственности.

Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" . В ней говорится, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз.4 п.1.4 перечня , утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558). Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года. Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж , а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4 , пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 . Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию. В законах об акционерных обществах и об ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст.89 Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ , ст.50 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2 ст.12 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс , которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 . В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве. Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Сроки хранения , установленные в Перечне , исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п.1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Документы бухгалтерского и налогового учета следует хранить даже после налоговой проверки . А если они утрачены, их необходимо восстановить. Об этом сообщил Минфин России в письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 , а Федеральная налоговая служба довела это письмо до сведения всех налоговых инспекций (письмо ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@). При этом чиновники напомнили сроки хранения документов. Так, бумаги, служащие основанием для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы, нужно хранить как минимум четыре года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). И даже если контролеры уже получали у вас оригиналы документов, а потом вернули обратно, они вправе запросить их снова. Вид документов Срок хранения Норма законодательства Бухгалтерская отчетность Годовая бухгалтерская отчетность* Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - пост. ЭПК Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности

Во время работы организации накапливается много первичных документов . Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

• по продаже движимого имущества;
• договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

• Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
• Для договоров – год окончания действия договора.
• Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
• Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

Будьте внимательны!

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Заказать услугу

И зучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.). Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно. Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы. Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Общее правило для хранения...

...бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные , к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня i>личные карточки ­работников .

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

Свернуть Показать

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

...срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов , в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень. Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

• Переченем Минкультуры,
• Законом о бухгалтерском учете и
• Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Исключения из общего правила

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Отсчет срока хранения для счета-фактуры в обоснование налогового вычета по НДС начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз. Вспомним, что НДС рассчитывается поквартально, и мартовская счет-фактура участвует в расчете НДС за I квартал 2014 г. Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 01.04.2014, закончится он по истечении 4 лет, то есть 31.03.2018. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2018) и только потом отражают в акте к уничтожению.

Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет (п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения – накладную – также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры (до 31.12.2018).

В целях бухгалтерского учета товарная накладная (обычно применяется по унифицированной форме № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, и срок ее хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения более длительный. Срок хранения начинает отсчитываться после года, в котором она использовалась для составления отчетности, то есть с 01.01.2015, и заканчивается 31.12.2019.

Как видим, у одного документа (накладной) может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться (в данном случае для целей налогового учета – 31.12.2018 и для целей бухгалтерского – 31.12.2019). Тогда выбираем максимальный из них – 31.12.2019.

Казалось бы, все понятно. Но жизненная ситуация может усложниться.

Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже

У налогоплательщика может отсутствовать реализация в каком-то квартале (налоговом периоде по НДС). В результате суммы начисленного НДС отсутствуют, а суммы для принятия НДС к вычету есть, например, суммы НДС с арендной платы, приобретенных материалов и т.д.

Официальное мнение налоговых органов таково, что нельзя принять НДС к вычету в периоде отсутствия реализации у налогоплательщика (письмо Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-07-14/124).

Хотя справедливости ради отметим, что в письме ФНС РФ от 28.02.2012 № ЕД-3-3/631@ изложено противоположное мнение. Ему же вторят постановление Президиума ВАС РФ от 03.05.2006 № 14996/05 (в нем указано, что реализация товаров (работ, услуг) не является в силу закона условием применения налогового вычета) и постановление Десятого арбитражного апелляционного суда 12.07.2012 по делу №А41-41514/11. Но в этом случае организации не избежать налоговой проверки, так как по итогам налогового периода (квартала) в декларации по НДС она ­отразит сумму НДС, исчисленную к возмещению из бюджета.

Не хочется налоговой проверки? Что делать? Вспомним о том, что налоговый вычет по НДС – это право налогоплательщика, а не обязанность. И он может воспользоваться этим правом в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода (п. 2 ст. 173 НК РФ и письмо Минфина РФ от 30.04.2009 № 03-07-08/105).

Другими словами, если воспользоваться условиями примера, организация может применить налоговый вычет по НДС по полученному счету-фактуре в течение трех лет начиная с 01.04.2014, например, через год в I квартале 2015 года. В результате данной операции сроки ­хранения по документам должны отодвинуться тоже на год:

• по счету-фактуре, датированному мартом 2014, – с 31.12.2018 на 31.12.2019;
• по товарной накладной – с 31.12.2019 на 31.12.2020.

Если бы мы воспользовались правом на вычет НДС еще позже, например, в III квартале 2016 года, то:

• счет-фактуру пришлось бы хранить до 31.12.2020;
• а товарную накладную – до 31.12.2021.

Если счет-фактура получен позже товара и накладной

Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару (услуге, работе) в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной. Но при этом важным условием для вычета является подтверждение более позднего факта получения счета-фактуры – им может стать конверт со штемпелем ­почтового ­отделения.

Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются (например, накладная). Ведь одним из условий налогового вычета по НДС, как мы ­говорили выше, является факт принятия материала на учет.

Если купленный материал отдан в производство на следующий год

Допустим, организация приобрела материал в марте 2014 г. (как в нашем первом, самом простом примере), накладную и счет-фактуру получила тогда же, но отдала материал в производство в следующем году – в январе 2015 г. Тогда и сроки хранения первичного документа (товарной ­накладной) также следует сдвигать на год – в ­бухгалтерском и ­налоговом учете.

В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее. И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта 2014 г. То, что материал передан в производство в более поздние сроки, отражается только на ­производственном процессе, а не на подтверждении права вычета по НДС.

Если материал получен, но не оплачен

Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами (накладная, счет-фактура), но он остался неоплаченным.

По истечении срока исковой давности (три года) задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, – в общем случае семь лет (три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета). Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 по делу № ­А11-2321/2011 и ФАС ­Поволжского округа от 03.10.2012 по делу № А72-7995/2011).

Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т. е. с даты подписания акта. В результате он может сдвигаться ежегодно и таким образом длиться до бесконечности, то же самое ­происходит и со ­сроком хранения документов (накладной и счетом-фактурой).

У организации, отгрузившей товар, но не получившей оплаты, аналогичная ситуация – «зеркальное отражение». Ей тоже придется хранить документы «до бесконечности» при подписании ежегодных актов сверки. Тем более что могут возникнуть встречные проверки со стороны ­налоговых органов.

Приобретение основного средства (амортизация)

Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например, здание и установила срок его полезного использования 31 год. В течение этого срока будет начисляться амортизация по данному основному средству, значит, акт приема-передачи и иные документы, связанные с покупкой здания, должны храниться в течение данного срока, и только после его окончания начнется отсчет четырехлетнего срока хранения ­документов по ­НК РФ . В результате срок хранения ­документов ­составит 35 лет.

В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству (сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию) при проверке, проводимой налоговой инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009, № КА-А40/1255-09 по делу № ­А40-32554/08-129-101).

Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам

В письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также ­полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен ­убыток.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос ­убытков ­будет считаться неправомерным.

Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 и Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12. Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 по делу № А32-8964/2007-12/190 и ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 по делу № А56-10982/04.

У вас есть два пути: хранить документы по максимуму либо быть готовыми к битвам в судебных инстанциях, исход которых не гарантирован.

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № ­09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55), где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат ­восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 по делу № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налого­плательщиков (постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № ­КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 по делу № ­А55-967/2011).

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № ­КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от пожарной службы), ограбления, взлома (справка из ­полиции) и т.п.

Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документы уничтожены, а требование пришло

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, ­оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

Судебная практика

Свернуть Показать

В постановлении ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу № А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных ­документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101).

Судебная практика

Свернуть Показать

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

Условие проведения проверки

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент. В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст. 362 Перечня).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

В данном случае речь идет о налоговых проверках. О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ). При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: производит доначисление ­налогов, ­оплачивает пени и штрафы и т.д.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем ­истекшие три года, налоговые периоды.

Но, как известно, срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 113 НК РФ). Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока. При выявлении нарушений за более ­ранние периоды с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы.

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это право налогоплательщика. А проверка налоговых ­органов может вообще не произойти.

Как поступать организации? Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика. Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать). В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально.

Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку. Ведь, как мы помним, даже стандартные сроки хранения для документов бухгалтерского и налогового учета (пять лет и четыре года) длиннее, чем срок исковой давности (три года), не говоря уже о других ­особенностях и исключениях, когда стандартные сроки ­хранения увеличиваются.

Ответственность

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № ­209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет ­применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

• если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
• если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть ­оштрафована в ­размере (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы ­налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не ­будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов , фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных ­документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, ­утвержденное ­постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО , за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

• от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
• от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.

Применение данной статьи маловероятно в ситуации отсутствия первичных документов, хотя совсем исключить такую возможность нельзя.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то на винов­ных должностных лиц будут возложены санкции в размере от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если по НК РФ (ст. 120 и 126) наказывают юридических лиц, то за то же правонарушение виновное должностное лицо могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ, но только один раз (согласно ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ дважды за одно и то же административное правонарушение никто не ­может нести административную ответственность).

Росархив изменил сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов. С 1 января 2020 года применяйте новый перечень. В статье - удобные таблицы, которые позволят правильно сохранить документы и не выбросить их раньше времени.

Каждая фирма и индивидуальный предприниматель не вправе уничтожать документы сразу после того, как надобность в них отпала. Есть специальные законодательно установленные сроки хранения, которые нужно соблюдать. Отсутствие документов и непредставление их в ходе налоговй проверки приведет к доначислению налогов, пеням и штрафам.

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Регулирование сроков хранения документов в России в 2020 году

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно:

• в Налоговом кодексе;
• Перечне типовых управленческих архивных документов (перечне Росархива);

• Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Новые сроки хранения документов в 2020 году

Сроки хранения в 2020 году изменились как в большую, так и в меньшую сторону согласно перечню Росархива. Поправки охватывают большой спектр документов. Приведем основные изменения в таблице 1.

Таблица 1 . Изменение основных сроков хранения документов в 2020 году

	До 01.01.2020 г.	После 01.01.2020 г.
Декларации по налогам, взносам, отчеты по сборам, которые фирма сдает в ИФНС
Письменные решения ИФНС по вопросам платежей в бюджет
Счета-фактуры
Образцы подписей материально-ответственных лиц	Решение принимала фирма при соблюдении двух условий: срок не менее 5 лет; время нахождения в архиве прописано в учетных документах	Отсчет ведут с момента замены МОЛ
Реестры данных о выплатах работникам, который организация направляет в ИФНС
Графики отпусков
Акты наложения дисциплинарных взысканий

Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году

При архивировании бухгалтерских документов действуют два правила:

1. Всю первичку и отчеты архивируют в соответствии с требованиями установленных правил. При этом минимальный период хранения - 60 месяцев;
2. Учетные документы уничтожают по прошествии 5 лет, с момента их последнего использования для целей получения отчетов.

Рассмотрим в таблице 2.

Таблица 2 . Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году

	Период хранения, лет
Годовые отчеты	Не уничтожают
Квартальные и месячные отчеты	5 если годовые отчеты отсутствуют, уничтожать нельзя
Акты аудиторских проверок	кроме актов по годовой отчетности; акты по годовой отчетности не уничтожают
Документы учетной политики	срок отсчитывают с первого дня действия новых
Любая первичка: в частности переписка с контрагентами по поводу контрактов; чеки и квитанции; банковская и кассовая; акты на списание; накладные и т.д.	с момента окончания отчетного года
Регистры бухучета	если была ревизия
Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности	с момента покрытия долга
Информация о недостачах, растратах, кражах	10 лет с момента оплаты долга, если он закрыт; если идет суд, то до вынесения решения

Сколько хранить налоговые документы?

Периоды регулирует Налоговый кодекс. В общем случае - в течение 48 месяцев (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 3.

Таблица 3 . Время хранения налоговых документов

	Период хранения
Книга покупок и все приложения и дополнения к ней	48 мес. (считают с момента последней записи)	приложение 4 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137
Книга продаж и все приложения и дополнения к ней		приложение 5 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137
Счета-фактуры		стр.317 перечня Росархива
Журналы регистрации счетов-фактур		приложение 3 к пост. Правительства от 26.12.2011 №1137
Таможенные декларации, их копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт исчисления НДС по импорту
Налоговые регистры		стр.316 перечня Росархива
Документы, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей
Налоговые декларации и расчеты по страховым взносам
Сведения о доходах физлиц	60 мес. – в стандартных ситуациях; 50 лет – при отсутствии счетов и ведомостей (сведения поданы, начиная с 2003г.); 75 лет - при отсутствии счетов и ведомостей (сведения поданы до 2003г.).	стр.312 перечня Росархива
Реестры регистраций сведений о выплатах физлицам
Книга учета доходов и расходов при УСН
Обоснования налоговых льгот, для компаний, инвестирующих в региональные проекты		ст. 89.2 НК РФ

Сколько хранить документы по взносам?

Периоды также регулирует Налоговый кодекс. В общем случае - в течение 6 лет (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 4.

Таблица 4 . Время хранения документов по взносам

Сколько хранится кадровая документация?

Периоды самые продолжительные. Дело в том, что даже если работник уволился, ему на протяжении жизни может потребоваться та или иная информация. В частности, по стажу работы, о доходах и т.д.

Как правило, сроки составляют:

• 75 лет, когда документ составили до 2003 года;
• 50 лет - с 01.01.2003.

Таблица 5 . Время хранения кадровых документов

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.