Трапляються різні ситуації, і навіть досвідчені фахівці іноді через неуважність роблять помилки в документації. Якщо у трудовій книжці помилковий запис, її слід виправити якнайшвидше. І краще, якщо це зробить саме роботодавець, який її припустив.
Правовий регламент
Бланк трудової книжки вважається важливим документом, адже не лише враховує робочий стаж, а й допомагає при нарахуванні пенсії. Тому якщо виправлення записів у трудовій книжці, внесених помилково, не проводилося своєчасно, потім у співробітника можуть виникнути великі проблеми з пенсійними розрахунками.
Отже, як заповнювати трудову, потрібно перевірити все дані. А також дотримуватись правових регламентів відповідних документів. До них відносять:
- ТК РФ (зокрема ст. 66).
- ФЗ № 225, який встановлює правила ведення, зберігання та заповнення бланків трудових.
- Постанова Міністерства праці № 69, яка затвердила інструкцію щодо правильного заповнення документа.
Отже, як же бути, якщо запис внесено помилково до трудової книжки? Зразок виправлення та внесення вірних даних наведено на фото нижче.
Ми ж поговоримо про процедуру докладніше.
Хто робить виправлення
Виправляти помилки у трудовий може кожен співробітник. Без повноважень та певного приводу робити якісь записи та виправлення у документі забороняється. Якщо співробітник виявив у своїй трудову помилку, то виправити її можна як на новій роботі, так і на тій, де її здійснили.
Коригувати помилкові записи може або керівник організації, або уповноважена особа (зазвичай це спеціаліст відділу кадрів, бухгалтер або секретар). Для того, щоб цим займався уповноважений співробітник, на нього необхідно скласти наказ, що дає йому право вносити записи в трудову книжку і, відповідно, виправляти, якщо в трудовій книжці помилковий запис.
Якщо роботодавець є фізособою, він не має права ні вести трудові, ні тим більше робити в них поправки.
Якщо знайдено помилку
Зазвичай помилкові записи знаходять кадрові працівники, коли приймають працівника на нову роботу. Буває, і працівники, що звільняються, можуть виявити помилку.
До типових помилок відносять:
- неправильні дані на титульному листі;
- неправильні дати або порядкові номери записів;
- помилкові реквізити документа-підстави;
- неправильні відомості про прийом на роботу, про звільнення, про переведення або нагородження.
Якщо запис у трудовій книжці помилково внесено, співробітнику необхідно подати документи, які спростовано написане. До таких документів належать: паспорт, відомості про освіту, документи про шлюб або його розірвання, накази різного характеру, а також деякі документи з минулих місць робіт (де були допущені помилки).
У разі коли організація, яка зробила помилковий запис, була ліквідована, потрібно звернутися до архіву міста, де компанія була зареєстрована.
Загальні правила
Помильні записи, якщо вони виявлені в розділі про роботу або нагородження, не можна закреслювати, зачищати або виправляти. Законодавство дозволяє лише вказувати, що конкретний запис недійсний і слід має бути зазначена коректна інформація.
Закреслення або доповнення допустиме лише на титульному аркуші. Неправильна інформація перекреслюється однією межею і зверху над неправильним записом пишеться актуальна. При цьому на обкладинці бланка мають бути зазначені документи, на підставі яких виправляються. Слова скорочувати заборонено.
Писати в трудовій книжці (у тому числі і виправляти) можна блакитною або чорною гелевою ручкою. Таке чорнило стійке до світла і не розпливається з часом.
Помилка на титульному листі
У частих випадках титульний лист містить у собі доповнення, а чи не поправки. Але все ж таки, як виправити помилковий запис у трудовій книжці, якщо вона зроблена на титульному аркуші?
Для початку варто сказати, що при первинному оформленні документа жодних виправлень чи коректів не повинно бути. Якщо помилка сталася, то такий бланк трудовий складається спеціальний акт про списання, і документ знищується, а співробітнику заводиться нова книжка. До акта можна додати номер зіпсованого бланку, який вирізається перед знищенням документа. Гроші за зіпсовану трудову книжку із працівника не стягуються.
Як мовилося раніше, на титульному листі старі (неправильні) дані закреслюються однією рисою, і зверху спеціаліст вказує актуальну інформацію. На обкладинці документа мають бути прописані документи-підстави. Важливо, щоб попередні дані були розбірливо написані. До того ж, уповноваженій особі категорично забороняється вносити зміни лише зі слів власника трудової книжки.
До документів, які є підставою для внесення зміни, можна віднести:
- паспорт РФ,
- свідоцтво про шлюб/розлучення;
- номер диплома про здобуту освіту тощо.
Рядок на титульному листі, де вказується інформація про освіту, не підлягає виправленню. Вона може лише доповнюватися. Якщо спеціаліст протягом трудового стажу отримує додаткову освіту – дані просто вносяться як продовження після вказаної інформації. Якщо у співробітника немає спеціальної освіти, рядок залишається порожнім. Якщо освіта не закінчена на момент отримання роботи, уповноважена особа має записати «незакінчену вищу», а після закінчення вишу доповнити рядок.
Якщо запис зроблено помилково у трудовій книжці на головній сторінці, його коректує безпосередньо той роботодавець, у якого зараз працює цей співробітник. Після виправлення та вказівки документа-підстави роботодавець повинен поставити підпис та печатку організації.
П. 30 у правилах ведення трудових забороняє: замазувати, перекреслювати, підробляти некоректні записи як на титульному листі, а й у інших розділах.
Ось як виправити помилковий запис у трудовій книжці. Зразок внесення правильної інформації представлений на малюнку нижче.
Невірна дата
Неуважність під час заповнення трудової книжки у написанні дат може коштувати співробітнику великих проблем із пенсійним фондом, коли прийде час займатися нарахуванням пенсії. Тому не лише кадровий працівник, а й сам співробітник повинен уважно перевіряти усі зазначені відомості.
Якщо у трудовій книжці помилковий запис було знайдено за вказівкою дат, необхідно:
- Працівнику написати заяву на ім'я керівника із проханням виправити неправильну інформацію.
- Директор повинен видати наказ (документу надаватися номер) про необхідність виправити помилковий запис.
- Співробітник кадрової служби або уповноважена особа робить виправлення з підтвердженням недійсності конкретного запису.
- Ставиться правильна дата, вказується номер наказу, виходячи з якого внесено корективи.
- Повинні бути зазначені реквізити працівника, який вносить зміни, його підпис та печатку організації.
Якщо помилка виникла у дати народження, то неправильна інформація закреслюється однією рисою, а зверху пишеться правильна дата. На обкладинці слід зазначити серію, номер паспорта співробітника.
Невірні реквізити документа
Однією з найважливіших граф вважається та, де вказуються реквізити документів, є основою прийому працювати, звільнення та інших дій, що з трудової діяльністю.
В основних випадках усі відомості вносяться на підставі того чи іншого наказу. Порядок внесення відомостей про документ один і залишається незмінним: назва документа, дата, номер документа. Великою помилкою є зміна встановленого порядку.
Якщо потрібно змінити запис у відомостях про роботу через помилку в інформації про наказ, то весь запис дублюється, а остання графа прописується вже без помилки.
Якщо помилка допускається в самому наказі, то в останній графі слід записати реквізити документа, який скасовує попередній наказ.
Нижче представлений зразок помилкового запису у трудовій книжці у графі документа-підстави.
Відомості про прийом, переведення, звільнення, нагороди
30 пункт правил ведення і зберігання трудових книжок суворо забороняє замазувати, закреслювати чи підробляти помилкові, і навіть некоректні записи у кожному з розділів документа. Будь-який з невірних записів визнають недійсним та вказують актуальну інформацію. Якщо у трудовій книжці помилковий запис, потрібно зробити таке:
- У першій графі слід зазначити номер за порядком, що йде за останнім записом.
- У другій графі проставляється поточна дата.
- У третій графі слід зазначити, який запис є недійсним (із зазначенням порядкового номера запису) та написати правильну інформацію.
- У четвертій графі вказують номер документа, що є основою виправлення помилкового запису (зазвичай це наказ).
Якщо наказ спочатку було видано, а потім скасовано, потрібно вказати номер того документа, який його скасовує.
Даний алгоритм внесення змін стосується як записів про прийом на роботу, так і звільнення або відомостей про нагородження.
Виправляти потрібно й ті записи, які визнані судом недійсними. У цьому випадку у четверній графі необхідно вказувати той документ, на підставі якого попереднє формулювання вважається недійсним. У цьому співробітник має бути відновлено робочому місці у документах організації, а й у трудової книжці (з цього приводу має бути відповідна запис). Помилковий запис у трудовій книжці про звільнення передбачає посилання на наказ чи розпорядження роботодавця.
В останньому випадку працівник може запросити у роботодавця виготовити йому дублікат трудової книжки без вказівки на помилковий запис про звільнення. Це регламентовано пунктом 33 Правил.
Що являє собою виправлення помилкових записів у трудовій книжці, коли працівник має бути відновлений на роботі, наочно демонструє подане нижче фото.
Змінилася назва організації
Іноді зустрічаються ситуації, коли у співробітника відсутній запис про зміну найменування організації, де він працював. Надалі це може створити чимало проблем при підрахунку пенсії, а також знадобиться документальне підтвердження, що громадянин працював у конкретній організації та звільнявся з неї (після зміни форми або назви).
Враховуючи все сказане, відомості про перейменування компанії повинні вноситися відразу після оформлення цього факту. Прописувати це у трудовій книжці потрібно особливим чином:
- у першій та у другій графі нічого писати не потрібно;
- у третій графі слід прописати нове найменування організації (або вказати змінену організаційно-правову форму);
- у четвертій графі має бути зазначений документ, який є підставою для зміни найменування чи правової форми підприємства (найменування, номер, дата).
Кожен керівник підприємства повинен пам'ятати, що реорганізація чи зміна назви компанії вважаються виконаними, якщо відомості про це зафіксовані у держреєстрі юросіб. Це встановлено законом, починаючи з 8.08.01. Отже, третя та четверта графи мають фіксувати ті дати, коли відомості про підприємство було занесено до держреєстру.
Виправлення у вкладиші
Як виправити помилковий запис у трудовій книжці, ми з'ясували. Тепер розглянемо, як бути із вкладишем у трудовий бланк.
У деяких громадян досить часто змінюються місця роботи, відповідно виникає потреба в бланку вкладиша. Цей документ є продовженням трудової книжки і, звичайно, без нього не діє.
На вкладиш поширюються самі правила, як і трудову книжку. Тому:
- у разі коли запис зроблено неправильно на самому початку оформлення нового вкладиша, потрібно скласти спеціальний акт про цей факт і знищити зіпсований бланк;
- якщо на головній сторінці трудової книжки співробітник уже простовив серію та номер зіпсованого бланка вкладиша, то реквізити нового бланка також необхідно прописати;
- у разі виявлення помилкових записів в основних розділах, порядок їх виправлення аналогічний тому порядку, який встановлено для трудових книжок: проставляється порядковий номер запису, поточна дата, робиться запис про недійсність помилкового запису та прописується правильна інформація, вказується найменування документа, який є підставою для внесення змін до документа.
Важливо пам'ятати, що відсутність печатки та підпису уповноваженої особи зробить зазначену інформацію недійсною. Дані вимоги є актуальними і для тих ситуацій, коли співробітнику доводиться звертатися до колишнього роботодавця за підтверджуючими документами або для оформлення помилкового запису.
Некоректний запис, залишений поза увагою, спричинить штрафні санкції для роботодавця.
Якщо роботодавець відмовляється виправляти дані про звільнення, працівник може звернутися до суду для вирішення цієї проблеми. І вже на підставі судового рішення некоректні дані виправлять. А керівник організації зобов'язаний буде сплатити штраф, компенсації та відновити працівника на робочому місці.
З огляду на все вищевикладене, можна назвати, що записи у трудових книжках необхідно виконувати з усіх законодавчих і правил.
