Акт встановлення матеріальних цінностей (зразок)

Деякі матеріальні цінності, такі як, наприклад, запасні частини, у певний момент використовуються у діяльності організації, а для цього вони повинні бути встановлені на обладнання, транспортні засоби тощо. У цей же час виникає потреба в документальному оформленні (обліку) цього факту. У такій ситуації організація може скласти акт встановлення матеріальних цінностей, зразок якого буде наведено у цій статті.

Порядок встановлення запчастини

У разі необхідності в установці запасної частини організація може здійснити цю процедуру власними силами (за наявності фахівців) або залучити сторонню спеціалізовану організацію, уклавши з нею відповідний договір. Акт установки буде підставою для списання відповідних матеріальних цінностей, а в останньому випадку - ще й підтвердженням факту виконання виконавцем робіт із встановлення.

Запасна частина може й відсутня в організації. Тоді останній необхідно спочатку придбати деталь та прийняти її до обліку як матеріальну цінність.

Приватна організація не обмежена використанням певного бланку для придбання матеріальних цінностей. Запасні частини можуть бути оприбутковані на підставі документів за затвердженими Держкомстатом Росії формами ТОРГ-12 (товарні накладні) або М-4 (прибуткові ордери). Також організація може розробити та затвердити власні бланки для цих цілей. З січня 2013 року зазначені бланки, а також інші форми, включені до альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими для застосування. При цьому у бланку, затвердженому самою організацією, обов'язково повинні утримуватися реквізити, передбачені законодавством (зокрема Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 9). Придбані запчастини вносяться до документів обліку на складі або одночасно прямують у відповідний структурний підрозділ, який їх потребує.

Якщо організація є установою, вона повинна керуватися Методичними вказівками та формами, затвердженими Наказом Мінфіну України від 30.03.2015 № 52н. Зокрема, для оформлення надходження запчастин використовується прибутковий ордер на приймання матеріальних цінностей (нефінансових активів) за формою 0504207 (за ОКУД), облік ТМЦ ведеться у книзі або картках обліку матеріальних цінностей, а видача відповідному структурному підрозділу оформляється шляхом складання вимоги-накладної за формою 0504204 та відомості видачі матеріальних цінностей на потреби установи за формою 0504210.

Після встановлення запчастини у приватній організації комісія зі списання цінностей приймає рішення про списання з обліку даної матеріальної цінності та складає акт про списання, який затверджується керівником та спрямовується до бухгалтерії для здійснення необхідних проводок. В установі списання оформляється документом за формою 0504230 – актом про списання матеріальних запасів.

Акт встановлення матеріальних цінностей: зразок

Оскільки законодавчо затверджена форма такого акта відсутня, організація має право сама розробити та затвердити бланк цього документа.

Насамперед у акті установки вказуються загальні всім первинних облікових документів відомості:

• назву документа (наприклад, "Акт встановлення запасних частин на автомобіль");
• дата складання документа;
• найменування організації;
• інформація про обладнання (транспортний засіб тощо), на яке встановлюються запчастини (марка, номер та інші характеристики);
• інформація про запчастини (найменування, характеристики, вартість, термін служби);
• відомості про осіб, які склали акт, та їх підписи. Як правило, акт складається комісією, до якої можуть входити матеріально відповідальні особи (за запчастини та обладнання/транспортний засіб), представник виконавця (якщо послуги з встановлення надавалися сторонньою організацією) або спеціаліст організації, який здійснив установку, а також інші працівники організації.

У правому верхньому кутку документа відводиться місце для затверджуючого напису та підпису керівника.

Зразок акта встановлення матеріальних цінностей

У процесі експлуатації майно поступово зношується. Винятком є ​​і автомобілі, періодично потребують ремонту. Як списуються запчастини авто в Росії, які особливості складання відповідного акта?

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок є індивідуальним. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Основні господарські операції, що стосуються транспортних засобів, включають надходження, рух і списання запасних частин.

Кожен із цих фактів має бути обґрунтований документально. Особливо це важливо при списанні деталей. Які у Росії особливості акта на списання автомобільних запчастин?

Загальні аспекти

Непридатні для використання автомобільні запчастини слід списати. Але при цьому суть процедури не така однозначна.

Насамперед має бути підтвердження обґрунтованості списання. Крім того, можливі ситуації, коли запчастини списуються з обліку, але не вибувають.

Наприклад, за наявності в організації необхідних деталей, такі можуть використовуватися при ремонті, що вимагає їх списання з обліку як відокремлений об'єкт.

Якщо списується несправна запчастина, не придатна для відновлення, то оформляється . Складає документ спеціально створена комісія за участю механіка.

На підставі відомості подається заявка на придбання нової запчастини. Заявка має затверджуватись головбухом та керівником організації.

Після цього стару запчастину можна списати. Документально списування оформляється дефектною відомістю та .

Коли ремонт автомобіля здійснюється сторонньою організацією запчастини, можуть списуватися на підставі накладної на відпуск матеріалів на бік за формою М-15.

При цьому додатково складається за уніфікованою формою.

При ремонті власними силами передача деталі здійснюється на підставі накладної вимоги, а акт може складатися в довільній формі.

Що це таке

Актом називається первинний документ, що підтверджує факт здійснення операції. Так акт на списання запчастин автомобіля засвідчує факт списування певних цінностей із бухгалтерського обліку організації.

Після закінчення ремонту складається акт списання матеріалів. У разі коли залишилися придатні до використання запчастини, їх приходять на підставі акта комісії. Коли запчастини не підлягають подальшій експлуатації, складається акт утилізації.

Заповнення форми ОС-4а

Окремий порядок списання передбачено у разі, коли ремонт автомобіля визнається недоцільним. Наприклад, фізичний знос засобу занадто великий, а амортизаційна вартість вже списана.

У цій ситуації списується автомобіль повністю. Для списання використається типовий бланк, затверджений .

Складають акт по двох примірниках. Перший передається до бухгалтерії разом із документом, що підтверджує зняття авто з обліку в ДАІ.

Інший екземпляр зберігається у відповідальної особи і стає підставою для здачі складу цінностей і матеріалів, що залишилися в результаті списання.

При заповненні форми ОС-4а:

Витрати на списання та вартість цінностей	Ті, що залишилися після розбору автомобіля, відображаються в розділі «Довідка про витрати, пов'язані зі списанням автотранспортних засобів та про надходження матеріальних цінностей від їх списання»
У восьмій графі відображається	Сума нарахованої амортизації з авто на момент його вибуття
У розділі «Підлягають оприбуткуванню такі основні деталі та вузли»	Відображаються кількість, номенклатурні номери та вартість тих, що залишилися після списання матеріальних цінностей
З першої до четвертої графи	Відображається сума всіх витрат на списання авто
У графах з п'ятою по дев'яту	Прописуються дані про пов'язані зі списанням витрати і надійшли після списання цінностей

Підписується акт ОС-4а усіма членами комісії та головним бухгалтером. Після цього документ затверджує керівник організації.

Зразок акта на списання автошин

На даний час відсутні затверджені норми щодо списання запчастин та витратних матеріалів, у тому числі і шин, що застосовуються у процесі експлуатації автотранспорту.

Норма експлуатаційного пробігу шин визначається заводом-виробником. Керуючись цією інформацією, керівник підприємства може самостійно затвердити норми пробігу автомобільних шин.

Також допускається засновувати твердження на досвіді експлуатації. У будь-якому разі норми експлуатаційного пробігу мають бути обґрунтовані, економічно виправдані та документально підтверджені.

Якщо організація купує або випускає частину механізму, елемент обладнання, автомобіля, а потім його кудись встановлює, то для документального підтвердження цього факту може знадобитися акт встановлення матеріальних цінностей.

ФАЙЛИ

Цей документ буде надійною основою для списання встановлених матеріальних цінностей (після завершення процесу встановлення). Крім того, він буде підтвердженням того факту, що установник виконав свої обов'язки у повному обсязі.

Якщо перед встановленням матеріальних цінностей вони в організації відсутні, їх набувають і приймають до обліку. Крім обладнання, такий документ може оформлятися на встановлення елементів фасаду, декору та інших функціональних предметів приміщення організації. Це стосується козирків, дверей, шлагбаумів тощо.

Обов'язкова вимога: в акті має фігурувати кілька осіб як голова та члени комісії. Їхні підписи в нижній частині надають даним більше достовірності.

Немає затвердженої форми цього документа. Кожна з організацій має право сама визначитися, яку форму використовувати. Головне – закріпити використання окремим наказом керівника та забезпечити її присутність в обліковій політиці організації. Бланк і зразок, що додається, – форми, на які варто орієнтуватися, тому що вони відповідають усім вимогам. Останні викладено у Федеральному законі про бухгалтерський облік №402-ФЗ від 6 грудня 2011 року, а конкретніше – у його 9 статті.

Елементи акту

Для фіксації факту необхідно описувати події та дії детально, докладно, дотримуючись офіційного стилю викладу.

Деякі використовують як основу уніфіковану форму ОС-16. У первісному вигляді вона заповнюється лише у випадках, коли призначена для монтажу матеріальна цінність містить дефект чи її установки потрібні додаткові елементи. Тому і вносять до неї необхідні зміни.

Але слід враховувати, що форми навіть із найменшими модифікаціями вважаються вже самостійно розробленими організацією та потребують внесення до облікової політики та видання наказу, який набуває форми документа.

Акт встановлення матеріальних цінностей, бланк якого додається, містить три основні частини: вступну, основну та заключну. Відповідно до вимог, що висуваються, в документі обов'язково повинні бути:

• Віза керівника. Посада, підпис, розшифровка підпису керівника, у разі потреби – друк.
• Назва організації, її реквізити.
• Найменування акта.
• Дата та місто.
• ПІБ та посади голови комісії та її членів.
• Про що складено акт. У разі встановлено матеріальні цінності. Потрібно зазначити, які і куди.
• Таблиця. Перший стовпець – номер по порядку, другий – одиниці виміру, третій – кількість. Останній стовпець – примітка.

Звичайно, таблична частина може бути ні до чого, якщо матеріальна цінність одна. Але найчастіше спеціально оформлений список потрібний при перерахуванні деталей, що монтуються, або використовуваних для установки матеріалів.

Завершують документ підписи кожного із членів комісії, а також керівника.

Оформлення

Акт може бути оформлений у друкованому вигляді або написано від руки. У хід йдуть спеціалізовані бланки організації та звичайний папір формату А4. Головне, щоб інформація, що міститься в акті встановлення, відповідала вимогам, що висуваються до офіційних документів, і містила необхідні дані в повному обсязі.

Виправлення в офіційних документах не заохочуються. Це велика рідкість. Якщо помилку було виявлено до підписання, то акт передруковують або переписують. Якщо ж помилку виявили після затвердження керівника та акт занесено у відповідні регістри, то доведеться вносити виправлення за загальними вимогами.

Необхідно закреслювати неправильну інформацію однією рисою (таким чином, щоб вона залишалася доступною для прочитання), а над нею (або поруч) записувати правильну. При цьому наголошується на виправленні написом «Виправлено», датою та підписами всіх осіб, які підписували початкову версію.

Доповнення

Оскільки загальноприйнятої форми немає, то для більшої ефективності та зручності керівники організацій (можливо, з подачі діловодів, бухгалтерів, кадровиків або інших працівників) змінюють стандартну форму документа, доповнюючи її наступними пунктами основної частини:

• Посилання на акти, якими матеріальні цінності прийнято на монтаж.
• Якщо юридична особа або ІП користувалися послугами інших організацій, то можуть позначатися виробник, постачальник, відправник вантажу, перевізник, а також безпосередньо монтажна організація, що здійснює роботи з приєднання елементів конструкції.
• Крім назви деталі (елемента конструкції чи інших матеріальних цінностей для установки), вписуються номер паспорта чи маркування, марка, дата надходження чи виготовлення.

Кількість екземплярів

Настановний акт є «подушкою безпеки» для організацій, які займаються встановленням та монтажем різного роду обладнання, конструкцій тощо. Тому акт оформляється зазвичай мінімум у двох примірниках. Один потрібний для замовника, інший – для виконавця монтажних робіт.

Якщо з боку замовника надійде звернення до суду, то виконавець за допомогою акта може довести, що роботи як мінімум проводилися.

Навіть якщо організація встановила матеріальні цінності самотужки, у бухгалтерській звітності має фігурувати цей документ для нарахування винагороди працівникові, який здійснив монтаж. Також він необхідний списання придбаних матеріальних вимог, з наступним приєднанням їхньої цінності до загальної цінності устаткування чи іншого майна організації.

Термін зберігання

Якщо завершено ревізії і за фактом встановлення не ведеться жодних суперечок, судових чи слідчих справ, то акт встановлення матеріальних цінностей зберігається протягом 5 років.

Нерідко придбане підприємством обладнання потребує монтажу. Факт установки, налагодження обладнання необхідно оформити спеціальним документом, у якому зафіксувати всі проведені роботи, завершення монтажу, готовність обладнання до експлуатації.

Акт встановлення обладнання на фундамент

Деякі види обладнання потребують не тільки монтажу, але й установки на фундамент або інші спеціальні конструкції. Тобто перед встановленням обладнання потрібне зведення спеціальних конструкцій – фундаментів, стін та ін.

На кожному етапі підготовки до монтажу обладнання та самого монтажу необхідно складати підтверджуючі проведені роботи акти, які потім зберігаються на підприємстві. Деякі форми актів мають уніфіковані форми, затверджені Держкомстатом. Так, акт про приймання-передачу обладнання в монтаж має уніфіковану форму ОС-15, а акт про виявлені в процесі монтажу дефекти уніфіковану форму ОС-16. Однак їх використання не є обов'язковим – компанія має право вирішити самостійно, розробити власні або використовувати уніфіковані форми.

За основу розробки документів можуть бути використані уніфіковані форми, доповнені необхідними реквізитами. Форми, які використовуватимуться у роботі, необхідно закріпити в обліковій політиці організації.

До початку монтажу самого обладнання, якщо передбачаються підготовчі роботи у вигляді зведення або встановлення спеціальних конструкцій, перегородок, фундаменту – необхідно перевірити їхню готовність. Сама установка обладнання складається із закріплення на спеціальні конструкції, фундамент, підключення до електромереж, спеціальних панелей управління, повної підготовки до роботи з обладнанням.

Оформлення установки обладнання

Після закінчення всіх робіт складається спеціальний акт встановлення обладнання (зразок ми наведемо наприкінці статті). Акт буде підтвердженням завершення робіт, відсутністю претензій із боку замовника.

В акті доцільно відобразити таку інформацію:

• Дату складання акта (прийому робіт із встановлення обладнання);
• Склад комісії, яка приймала роботи з встановлення обладнання (із зазначенням посади, ПІБ);
• Найменування, що ідентифікують дані обладнання (присвоєний заводський номер, номер маркування тощо);
• Інформацію про відсутність помилок, відхилень під час встановлення;
• Дати початку та закінчення робіт із встановлення.

В акті також варто зафіксувати, чи обладнання проектної документації відповідає, чи присутні в комплекті всі необхідні деталі, документи і т.д. Якщо обладнання не відповідає заявленим параметрам, є якісь відхилення, варто це відобразити у складеному документі.

Якщо в процесі встановлення обладнання буде виявлено будь-які дефекти або невідповідності, доцільно скласти окремий акт. Такий акт має уніфіковану форму ОС-16 «Акт про виявлені дефекти обладнання».

Акт установки обладнання підписують всі члени комісії, що у прийманні проведених робіт. Як правило, до комісії, яка здійснює приймання встановленого обладнання, можуть входити представник компанії-замовника, представник виконавця (якщо послуги з монтажу надавала стороння компанія – підрядник), представник будівельної компанії (якщо перед встановленням здійснювалось зведення фундаменту, спеціальних конструкцій). Завантажити приклад акта зі встановлення обладнання ви можете нижче.