Закон про бухоблік вимагає, щоб усі господарські операції, які проводяться організацією, оформлялися виправдувальними документами (ст. 9). Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.
Уніфіковані форми
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих формпервинної облікової документації. Постановою Уряду РФ від 08.07.97 № 835 "Про первинні облікові документи" функції з розробки та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій покладено на Держкомстат Росії. Зміст і склад уніфікованих форм первинної облікової документації узгоджуються при цьому комітетом з Мінфіном Росії та Мінекономіки Росії.Держкомстатом Росії у розвиток згаданої постанови Уряду Росії затверджено порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, а також альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації для деяких об'єктів бухгалтерського обліку. У таблиці наведено список цих постанов.
Об'єкт бухгалтерського обліку | Постанова Держкомстату України |
||
Назва |
|||
| Основні засоби | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів | ||
| Нематеріальні активи, матеріали, роботи у капітальному будівництві | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, основних засобів та нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, робіт у капітальному будівництві | ||
| Продукція та МПЗ у місцях зберігання | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання | ||
| Облік торгових операцій | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації щодо обліку торгових операцій. | ||
| Роботи будівельних машин та механізмів, роботи в автомобільному транспорті | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті | ||
| Сільськогосподарська продукція та сировина | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку сільськогосподарської продукції та сировини | ||
| Кошти в касі, результати інвентаризації | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з урахуванням результатів інвентаризації | ||
| Результати інвентаризації | Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № ІНВ-26 «Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією» | ||
| Кошти, видані під звіт | Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1 «Авансовий звіт» | ||
| Праця та її оплата | Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати | ||
Зазначимо, що ухвалою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132 затверджено альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій. А саме:
З раніше затверджених уніфікованих форм первинної облікової документації постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а нині продовжують діяти форми з обліку нематеріальних активів, матеріалів, і навіть робіт у капітальному будівництві.
Після введення нового Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій (утв. наказом Мінфіну Росії 31.10.2000 № 94н) з об'єктів, що приймаються до обліку, зникли малоцінні та швидкозношувані предмети. Проте, деякі з таких об'єктів продовжують перебувати на бухгалтерському обліку як об'єкти основних засобів. При їх переведенні для спрощення обліку Мінфін Росії від 27.12.01 № 16-00-14/573 дозволив замість оформлення по кожному з них акта (накладного) приймання - передачі основних засобів за формою № ОС-1 використовувати раніше застосовувані уніфіковані форми для МШП:
Тому при списанні повністю з амортизованих врахованих у складі основних засобів колишніх МШП, при їх непридатності для подальшого використання, втрати логічно скористатися такими уніфікованими формами, розробленими для МШП:
Вищезгадані форми, на наш погляд, цілком доречно використовувати при обліку інвентарю та господарського приладдя.
Ще раз наголосимо, що уніфіковані форми первинної облікової документації, що містяться в альбомах форм, є обов'язковими.
Разом про те у деяких випадках організаціям буває недостатньо показників, які містять ці форми, оскільки вони можуть врахувати всіх видів діяльності організації, особливості технологічних циклів, їх структури. У зв'язку з цим Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації передбачено, що формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватись. Тому для відображення господарських операцій організації вправі доповнювати їх на власний розсуд. Але це не стосується уніфікованих форм обліку касових операцій.
Вносячи відповідні зміни до уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених Держкомстатом Росії, організація повинна дотримуватися наступного:
Організації, що займаються виробництвом бланків уніфікованих форм первинної облікової документації, при їх виготовленні для зручності розміщення та обробки необхідної інформації можуть вносити зміни до частини:
Крім уніфікованих форм первинних документів, затверджених Держкомстатом Росії, існують також «відомчі» форми первинних документів.
Так для перевезення вантажів залізничним транспортом використовується транспортна залізнична накладна, форма якої затверджена наказом МПС Росії від 18.06.03 № 39 (цим же наказом затверджені і правила її заповнення).
Форми, що самостійно розробляються
Однак при різноманітті виробничо-господарських видів діяльності зустрічаються і більше складні випадкиколи за тими чи іншими операціями уніфіковані форми відсутні. У разі організація вправі розробити форму первинного документа самостійно. Але при цьому у документі необхідно навести обов'язкові реквізити, встановлені пунктом 2 статті 9 закону про бухгалтерський облік. Документ повинен містити:Розроблені самостійно організацією форми первинних облікових документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові уніфіковані форми первинних облікових документів, затверджуються при формуванні її облікової політики (п. 5 ПБУ 1/98 «Облікова політика організації»; утв. наказом Мінфіну Росії від 09.12.98 № 60н).
Такими самостійно розробленими документами можуть бути: доповідні та службові записки (що обґрунтовують необхідність тих чи інших витрат для підприємницької діяльності організації), дефектні відомості та акти, що обґрунтовують необхідність здійснення ремонтних робіт, акти з представницьких витрат тощо.
Приклад 1 27 вересня 2004 року ТОВ «Інткомплекс» було здійснено витрати на представницькі витрати. Для списання витрачених матеріально-виробничих запасів використано первинний документ, самостійно розроблений організацією.
АКТ № 41
про віднесення витрат на представницькі витрати
Ми, підписані нижче, фінансовий директор Слуднов Р. М., головний бухгалтерДержавець Н. В., начальник відділу Риков В. В. цим Актом підтверджуємо доцільність віднесення до представницьких витрат, пов'язаних із комерційною діяльністю, витрат на організацію прийому представників ВАТ «Пасат» (м. Тула) .
Прийом відбувся 27.09.04 в офісі ТОВ "Інткомплекс" за адресою: м. Москва, Ленінградський проспект, д. 47, оф. 410 відповідно до Програми ділової зустрічі, затвердженої 20.09.04.
Під час зустрічі обговорювалися питання щодо подальшого постачання продукції в рамках договору № 25/04-к від 29.03.04.
Учасники зустрічі:
від ВАТ "Пасат": генеральний директорБиков І. В., заступник директора Шеранков Д. Ю., начальник відділу Мурзін К. Л., провідного спеціаліста Роман А. Л.;
від ТОВ «Інткомплек»: генеральний директор Слухів М. Д., фінансовий директор Слуднов Р. М., начальник відділу Риков В. В.,
Під час зустрічі було витрачено такі матеріально-виробничі запаси:
| Ковбаса «Святкова» – 278 гр | ||
| Буженина – 198 гр | ||
| Вино-горілчані вироби – коньяк «Арарат» | ||
| Риба червона «Сьомга» - 264 гр | ||
| Кава | ||
| Цукерки – 1 кор. | ||
| 7. | Хлібобулочні вироби. | |
РАЗОМ: | 415,00 руб. |
Чеки, що підтверджують придбання зазначених матеріально-виробничих запасів, додаються до авансового звітуСурковий В. В. № 98 від 27.09.04. Витрати виконані в межах кошторису, що додається до Програми ділової зустрічі.
У процесі прийому використали електричний чайник «Tefal» початковою вартістю 980 рублів (врахований у складі основних засобів), посуд вартістю 450 руб. (врахована у складі господарського приладдя).
Фінансовий директор ______________________ Р. М. Слуднов
Головний бухгалтер ______________________ Н. В. Державец
Начальник відділу ______________________ В. В. Риков
___________________
Кінець прикладу 1
Серед первинних документів, що самостійно розробляються, необхідно згадати і бухгалтерську довідку. Для бюджетних організацій форму бухгалтерської довідки затверджено наказом Мінфіну Росії від 30.12.99 № 107н - форма № 433. До цієї форми можуть звертатися і бухгалтери комерційних організацій. Однак ніщо не заважає організації на її основі розробити зручнішу для використання форму.
Зазначимо, що бухгалтерія змушена часто звертатися до цього документа. Будь-який виправний запис на рахунках бухгалтерського обліку, різні розрахунки, починаючи від розрахунку сум щомісячної амортизації до нарахувань сум податків, пені, штрафів, перерахунок податкових зобов'язань тощо повинні оформлятися такою довідкою.
Приклад 2Під час проведення інвентаризації товарів у вересні 2004 року у ТОВ «Інткомплекс» виявлено їх нестачу у сумі 5300 крб. Комісія визнала винним у нестачі працівника організації. Сокільник В. П., що несла повну матеріальну відповідальність, добровільно погодилася відшкодувати збитки зі своєї заробітної плати(її оклад - 10 500 руб.)
Відповідно до вимог податківців раніше прийнятий до відрахування ПДВ за відсутнім товаром - 954 руб. (5300 руб. Х 18%) відновлюється. Ця величина збільшує суму недостачі до 6254 руб. (5300+954).
Адміністрацією прийнято рішення про утримання належної суми протягом трьох місяців з урахуванням обмеження, встановленого статтею 138 ТК РФ.
У вересні та жовтні із заробітної плати працівника утримується максимально можлива сума - 2100 руб. (10 500 руб. х 20%), у листопаді - частина - 2054 руб. (6254 - 2100 - 2100).
Вид складеної бухгалтерської довідки наведено нижче.
Організація ТОВ «Інткомплекс»
БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА № 17
Дата складання
Нарахування заборгованості Сокільник В.П. щодо нестачі товарів та утримання належної
причина складання довідки, обґрунтування бухгалтерських записів
Суми _________________________________
розрахунки сум, що відображаються на рахунках бухгалтерського обліку
Бухгалтерський запис |
||||||
| 1 | 22.09.04 | Відображено вартість товарів, які бракують | ||||
| 2 | 22.09.04 | Відновлено ПДВ із нестачі товарів | ||||
| 3 | 22.09.04 | Відновлений ПДВ враховано у сумі нестачі | ||||
| 4 | 22.09.04 | Нараховано заборгованість працівника | ||||
| 5 | 22.09.04 | |||||
| 6 | 29.10.04 | Частково погашено заборгованість | ||||
| 7 | 30.11.04 | Заборгованість погашена повністю | ||||
Бухгалтер _________________ В.В. Серікова
підпис розшифровка підпису
Головний бухгалтер _________________ Н.В. Державець
підпис розшифровка підпису
____________________________
Кінець прикладу 2
З введенням податкового облікуважливість бухгалтерської довідки зросла. У сукупності коїться з іншими первинними документами бухгалтерська довідка є основою внесення записів у аналітичні регістри податкового обліку (ст. 313 НК РФ).
Форми для податкового обліку
При обчисленні прибуток отримані доходи зменшуються у сумі вироблених витрат, відповідальних вимогам, передбаченим пунктом 1 статті 252 НК РФ. Серед них згадано документальне підтвердження витрат. У цьому під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ.
Підтвердженням даних податкового обліку можуть бути первинні облікові документи (включаючи довідку бухгалтера), аналітичні регістри податкового обліку та розрахунок податкової бази (ст. 313 НК РФ).
Поняття «первинний обліковий документ» законодавцем у Податковому кодексі РФ спеціально не розкрито. Тому виходячи з норми пункту 1 статті 11 НК РФ, яка встановлює, що інститути, поняття та терміни цивільного, сімейного та інших галузей законодавства РФ, що використовуються в НК РФ, застосовуються в тому значенні, в якому вони використовуються в цих галузях законодавства (якщо інше не передбачено НК РФ), використовувані у податковому обліку первинні документи повинні відповідати вимогам, що висуваються до них у бухгалтерському обліку.
Це підтвердили і податківці. Методичні рекомендаціїщодо застосування глави 25 «Податок на прибуток організацій» Податкового кодексу Російської Федерації(Утв. наказом МНС Росії від 20.12.02 № БГ-3-02/729). У документі наводиться, що порядок оформлення первинних документів передбачено нормативними правовими актами відповідних органів виконавчої. Цим органам відповідно до законодавства РФ надано право затверджувати порядок складання та форми первинних документів, якими оформлюються господарські операції.
Тому застосування типових уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених відповідними постановами Держкомстату Росії в 1997-2004 роках, або самостійно розроблених платником податків первинних документів, що відповідає вимогам закону про бухгалтерський облік, при фіксуванні вироблених витрат дозволить платникам податків врахувати їх у витратах податку з прибутку.
Проте не завжди типова уніфікована форма первинного облікового документа, що використовується у бухгалтерському обліку, дозволятиме врахувати всі необхідні дані для податкового обліку. У цьому випадку у форму можна внести додаткові рядки і графи для відображення відсутніх показників.
Приклад 3При обліку об'єкта основних засобів в майні, що амортизується, типова міжгалузева форма № ОС-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів» (утв. постановою Держкомстату Росії від 27.01.03 № 7), не містить інформації:
Якщо термін корисного використанняОсновний засіб у податковому обліку відрізняється від терміну корисного використання, визначеного з метою бухгалтерського обліку, необхідно і його вказати.
При нелінійному методі нарахування амортизації необхідні також дані:
Отже, організації необхідно відповідним чином доопрацювати картку або самостійно розробити додатковий аналітичний регістр податкового обліку, який передбачає внесення згаданих даних.
__________________________
Кінець прикладу 3
Відсутність первинного документа у податковому обліку класифікується як грубе порушення правил обліку доходів та витрат, а також об'єктів оподаткування (ст. 120 НК РФ). Грубе порушення правил обліку доходів і витрат та об'єктів оподаткування, якщо воно скоєно протягом одного податкового періоду, за відсутності ознак податкового правопорушення тягне за собою стягнення штрафу у розмірі 5000 руб. Якщо ж цьому була занижена податкова база, то величина штрафу становитиме 10% від суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб.
Володимир УЛЬЯНОВ
Аудитор
Первинний обліковий документ – носій інформації про господарську операцію економічного суб'єкта. Перелік осіб, що є економічними суб'єктами, визначено ст. 2 ФЗ-402 "Про бухгалтерський облік". Цим же законом визначено вимоги до форми та заповнення облікових актів, а також базові правилаїх відображення у бухгалтерському обліку.
Сучасне законодавство не зобов'язує суб'єктів приватного права (створених приватних вкладах) використовувати під час оформлення операцій уніфіковані форми первинних облікових документів. Але якщо читач – суб'єкт громадського права (з часткою муніципального чи федерального участі) чи укладає угоди з такими суб'єктами, то без уніфікованих форм не обійтися.
Організація первинного обліку
Щоб визначити, що стосується первинних документів, а що – ні, можна користуватися простим правилом: документ відображає реальну операцію зі зміни складу майна підприємства – означає «первинка» Звичайно, це дуже спрощений підхід (і має винятки), але він практично завжди дає правильний результат.
Так, не можна відносити до первинних актів: накази та розпорядження адміністрації, бухгалтерські довідки, рахунки (див., у чому), розписки тощо. На підставі цих паперів не повинні заповнюватись бухгалтерські реєстри. Але й применшувати їх значення не можна, оскільки вони формують передумови для реалізації господарських операцій і, отже, можуть бути доказами намірів сторін угоди.
У статті 9 ФЗ-402 подано вичерпний перелік вимог до первинних документів. На підставі «первинки», складеної з дотриманням цієї норми, підприємство може без ризику відображати відомості про свої операції, не переживаючи, що їх визнають фіктивними.
Основні правила складання:
- реальність подій (документ має складатися за фактом скоєння дії – передачі майна, виявлення недостачі, приймання товару тощо. буд.), якщо подія лише планується, то оформляти його «первинкою» не можна, і більше не можна вносити їх у дані обліку;
- акт повинен містити інформацію про сторони, які брали участь при його складанні (хто передає та хто приймає), зазначаються всі дані, що ідентифікують суб'єкт господарювання;
- реальний часі місце скоєння операції (якщо товар передавався у місті Н, то в жодному разі не можна вказувати, що акт передачі складено у місті Р, оскільки контролюючі органи мають право вимагати пояснення, яким чином товар зі складу у місті Н опинився у місті Р. І якщо підприємець не зможе обґрунтувати цю обставину, передача може бути визнана фіктивною);
- зміст операції (якщо у підприємця виникають сумніви з приводу того, як називається операція, до якої він складає «первинку», потрібно переглянути договір між сторонами та щодо нього визначити, що зобов'язані зробити контрагенти: виконати роботи, надати послуги або поставити товар);
- натуральні та грошові одиниці операції;
- найменування посади, ініціали, підписи осіб, уповноважених сторонами підтвердження факту здійснення операції (див. ).
Документ, відповідний переліченим вимогам, підлягає включенню до регістру бухгалтерського обліку суб'єктами приватного права майже завжди. Виняток можуть становити ті випадки, коли сторони у договорі узгодили форму складання первинних актів, але з якихось причин ця форма не була дотримана однієї зі сторін. У цьому випадку той контрагент, який одержав неправильну «первинку», може оскаржити дії винуватця через суд.
Корисно дізнатися, як правильно оформити. Структура документа, порядок складання та підписання.
На замітку учасникам юридичних осіб: і як правильно його заповнити
Команда сайту Світ Бізнесу рекомендує всім читачам пройти Курс Лінивого Інвестора, на якому ви дізнаєтесь як навести лад у особистих фінансах та навчитися отримувати пасивний дохід. Жодних заманух, тільки якісна інформація від практикуючого інвестора (від нерухомості до криптовалюти). Перший тиждень навчання безкоштовний! Реєстрація на безкоштовний тиждень навчання
Види документів
Класифікація первинних документів – виключно теоретичний аспект, який мало впливає на практичну роботубухгалтера. Умовно можна виділити такі види «первинки»:
- суворої звітності/ не суворої звітності;
- двосторонні/односторонні;
- разові/зведені;
- на паперовому носії/електронні.
Сьогодні в обліку суб'єктів приватного права практично не використовуються бланки суворої звітності. Довіреності, касові ордери, накладні підприємці можуть формувати самостійно, з дотриманням загальних вимог законодавства.
Що таке двосторонній чи односторонній первинний документ, визначається за кількістю сторін, що беруть участь. Так, платіжне доручення– односторонній первинний документ, оскільки вказує на дію лише однієї сторони – платника. Наприклад, накладна – двосторонній, оскільки у цьому документі постачальник виконує активну дію – передає, а одержувач – приймає.
Як оформляти первинні документи
Комп'ютеризований бухгалтерський облікзабезпечує практично автоматичний порядок оформлення первинних актів. Кожна бухгалтерська програма пропонує форми «первинки», починаючи з договорів і до рекламаціями (див. ).
Бланки з актуалізованих комп'ютерних програм цілком задовольняють усім вимогам відображення господарських операцій на обліку підприємства. Але якщо ці форми не відображають повною мірою всі дії сторін, тоді потрібно самостійно складати документ, який повністю підтвердить реальність усіх аспектів операції.
При самостійному складанні бланків можна відштовхуватися від їх уніфікованих форм, затверджених Постановою Держкомстату РФ №7 від 21.01.2003 року. У зв'язку з тим, що ці форми не є обов'язковими для суб'єктів приватного права, кожен підприємець може їх доопрацювати під свої потреби, не забуваючи при цьому дотримуватись обов'язкових вимог (ст. 9 ФЗ-402).
Важливо! Форми первинних документів, розроблених спеціально під умови роботи конкретного підприємства, затверджує не хто інший, як керівник цього підприємства своїм наказом про організацію обліку. Вимог до цього наказу теж немає, але краще складати його кожен новий рікз урахуванням приписів законодавства, що динамічно змінюється.
Але навіть якщо з якоїсь причини в бухгалтерському обліку підприємства використовуються бланки «первинки», які не затверджені керівництвом, але підписані, значить, ці документи мають юридичну силу.
Заповнювати бланки первинних актів необхідно з дотриманням таких правил:
- не допускати виправлень;
- вводити достовірну та зрозумілу інформацію (ніяких ненормативних кодувань чи незрозумілих скорочень);
- всі порожні графи мають бути заповнені прочерком;
- якщо форму бланка потрібно внести доповнення, воно вказується до підписів сторін (корисно дізнатися, ).
До кожного підписувача виготовляється оригінал первинного акта. Якщо бланк підписують дві сторони, то виготовляється два оригінали, якщо одна – то оригінал може бути лише один.
Зіпсований бланк слід перекреслити та надіслати на утилізацію.
Зберігання «первинки» та надання інформації про господарські операції
Оригінали первинних документів зберігаються у кожного учасника господарської операції. Постановою Держкомстату №7 визначено, що «первинка» зберігається у підшивках у хронологічному порядку щодо кожного регістру бухгалтерського обліку. Це найзручніший формат накопичення та обробки інформації з обліку.
Підшивки зберігаються у архіві підприємства. Термін та порядок зберігання кожного виду первинних документів та облікових регістрів визначено Наказом Мінкультури РФ №558 від 25.08.2010 (зі змінами та доповненнями). Зазвичай термін зберігання становить три роки, але є низка документів, які мають зберігатися набагато довше.
У скарбничку роботодавцю: як скласти . Порядок оформлення сумісників та нарахування зарплати таким працівникам.
Чи можливо . Особливості призначення та продовження випробування працівникам під час працевлаштування.
Але практично будь-яка підприємницька діяльністьсупроводжується чималою кількістю різної документації. Резонним стає питання, чи первинні документи це якісь документи?
Базові відомості
Під первинним урахуванням передбачається початковий етап узагальнення окремих операцій господарювання, які характеризують основні процеси діяльності організації.
Об'єктами обліку визнаються:
- заготівля вихідної сировини для виробничого процесу;
- закупівля матеріальних ресурсів та їх подальше витрачання;
- витрати на провадження виробничої діяльності;
- рух виробленої продукції та незавершеного виробництва;
- обсяг готової продукції;
- відвантаження та продаж продукції;
- розрахункові операції з постачальниками, замовниками та покупцями;
- звітність перед банками, засновниками та фінансовими структурами;
- інше.
Всі ці операції супроводжуються документальним оформленням. Інформація про господарські процеси та супутні нюанси відображається в первинній документації.
Основні поняття
Під визначенням первинного документа мається на увазі документ, що охоплює вихідні відомості результатів будь-якої діяльності.
Первинним документом називається письмовий доказ реалізації операції господарювання. Складається даний документна момент здійснення операції або відразу ж після її завершення.
Тобто первинними є бухгалтерські документи, що підтверджують факт господарської операції. Будь-яка інформація, що є у первинних документах, потрібна для відображення в бухгалтерському обліку.
Для її накопичення та систематизації застосовуються облікові регістри. Вони містяться дані про всіх здійснених організації господарських операціях.
Після закінчення певного періоду відомості з облікових регістрів у згрупованому вигляді переміщуються до бухгалтерської звітності.
Основними видами первинних документів вважаються:
- платіжні доручення;
- / і т.д.
Дані документи містять відомості про проведену господарську операцію. В окремих випадках бланки первинних документів зараховуються до бланків суворої звітності.
Виходячи з виду операцій, первинна документація ділиться на папери обліку основних засобів, оплати праці, касових операцій, коштів та інше.
На окрему увагу заслуговує. По суті, цей документ навряд чи первинний, оскільки не описує конкретну господарську операцію, будучи додатком до первинного документа.
Потреба в счет-фактуре виникає у процесі отримання з ПДВ. Однак одночасно потрібно пред'явити накладну або акт.
В той же час Податковий кодексзгадує рахунок-фактуру у безпосередньому зв'язку з документами первинними.
Які їхні функції
Основним призначенням первинного документа визнається підтвердження юридичної силиздійсненої господарської операції.
У цьому за проведення операцій встановлюється відповідальність деяких виконавців за реалізовані операції.
У первинному документі зберігаються всі необхідні відомості про конкретну господарську операцію, і факт існування документа підтверджується виконання дії.
Тобто у первинних документах зберігаються дані про всі господарські дії організації. Первинна документація зберігається задля забезпечення особистих потреб підприємства, і навіть надання контролюючим структурам.
Саме з урахуванням первинних документів здійснюється бухгалтерський облік. Виходячи з наявних у документах даних, створюється фінансова та податкова звітність.
Чинна нормативна база
Основні правила про первинні облікові документи визначено у ФЗ №402 від 6.12.11 «Про бухгалтерський облік».
Але хоча застосування деяких уніфікованих форм не вважається обов'язковим, ніщо не перешкоджає їхньому застосуванню.
Рішення щодо цього приймається керівником суб'єкта економічної діяльності. Саме він затверджує форми для первинних документів за поданням особи, відповідальної за ведення бухобліку.
На бланку код розташований у верхньому правому кутку. Якщо госпоперація оформляється із застосуванням не стандартного бланка, а за допомогою незалежно розробленої форми, то код прописувати не обов'язково.
Відповідно до п.19 цього положення не допустима присутність виправлень, помарок і підчисток або застосування коригувальних засобів у банківській документації, прибуткових/витратних касових ордерах, доданих квитанціях та документах, що їх замінюють.
У разі виявлення похибки банківські та касові документи не можуть прийматись до виконання. Потрібно їхнє повторне складання з урахуванням основних вимог.
Важливо, що неправильно оформлені чи зіпсовані касові документи не підлягають знищенню. Їх необхідно перекреслити, а потім додати до касового звіту (реєстру) за день їх виписки.
Виникають нюанси
У процесі складання та оформлення первинних документів виникає чимало різних нюансів. Серед основних можна відзначити такі:
| Підписує первинний документ особа із спеціально затвердженого списку | Список осіб, які мають право на підпис первинних документів, визначається керівником організації за погодженням з головбухом. Якщо документи стосуються операцій фінансового характеру, підписує їх керівник і відповідальне . Факсимільним способом відтворювати підпис керівника у процесі оформлення первинних документів заборонено |
| Складати первинний документ слід на момент звершення | Господарської операції або відразу після її завершення. Складений згодом документ законним не визнається |
| Виправляти банківські та касові документи заборонено | До інших первинних документів допускається внесення виправлень, але лише за наявності підтверджуючих підписів відповідальних осіб та зазначенні дати внесення поправки |
| Необхідно ретельно перевіряти правильність оформлення первинних документів. | Відсутність обов'язкових реквізитів не дозволяє однозначно визнати документ офіційним підтвердженням. Навіть якщо платник податків зможе довести законність документа за допомогою супутньої документації, йому доведеться витратити чимало часу на дискусійні суперечки і, можливо, судові позови. |
| Обов'язковою вимогою є оформлення первинних документів | Державною мовою в національній валюті. За наявності документів на іноземною мовоюнеобхідно здійснити їх переклад російською мовою |
Що таке двосторонній документ
У деяких випадках під час оформлення первинної документації допускається використання двостороннього первинного документа. Таким є форма універсального передавального документа (УПД).
Відео: первинні документи
Бланк УПД – це функціонуюча форма рахунку-фактури, яка доповнена неодмінними показниками первинної документації.
Статус «1» у УПД дозволяє цим документом замістити як рахунок-фактуру, а й акт чи накладну.
При цьому УПД одночасно застосовується при розрахунках з і при визнанні витрат у процесі оподаткування прибутку. УПД, який має статус «2», замінює лише акт або накладну.
В УПД об'єднані елементи рахунка-фактури та первинного документа про підтвердження здійснення госпоперації. У законодавстві немає заборони на оформлення рахунків-фактур або накладних з двох сторін одного паперового носія.
Чи потрібно ставити друк
До обов'язкових реквізитів первинних документів друк не належить. Згадка про неї не міститься у ст.9 ч.2 ФЗ №402.
Отже, ставити друк необхідно, якщо організація використовує власну розробку документа, який передбачає наявність печатки.
Але водночас обов'язково слід завіряти печаткою ті документи, котрим наявність друку передбачено у законодавчому порядку. Наприклад, до таких відносяться рахунки-фактури та .
Також необхідність наявності друку може обумовлюватися обліковою політикою організації чи угодою сторін.
Хто відповідає за їх безпеку
Ст.17 ФЗ «Про бухгалтерський облік» зобов'язує організації зберігати первинну документацію, регістри бухобліку та бухгалтерську звітність протягом встановленого терміну.
Відповідно до стандартів державної організації архівної справи цей термін не може бути меншим за п'ять років. У процесі зберігання слід забезпечувати захист від несанкціонованих правок.
Будь-які виправлення мають бути аргументовані та належним чином засвідчені. Зміст регістрів бухобліку та бухгалтерської звітності є комерційною таємницею.
За розголошення її, мають доступом до інформації особи відповідають відповідно до норм законодавства РФ. Спочатку зберігаються первинні облікові документи у закритих шафах під керівництвом головбуху організації.
Належним чином оброблені документи передаються для зберігання архіву. Безпосередньо за збереження відповідає власник підприємства.
Наявність первинних облікових документів – це невід'ємна складова діяльності будь-якої організації.
Без них практично неможливе нормальне існування підприємства. Тому так важливо знати і дотримуватися порядку складання та оформлення первинних документів.
Кожна компанія має використовувати типові форми для відображення фактів проведення господарських операцій. Розглянемо, які уніфіковані бланки первинних облікових документів затверджено урядом. Які застосовуються форми первинних облікових документів (перелік)? Який їхній термін зберігання...
Первинним документомприйнято називати будь-які документи, які підтверджують здійснені платником податків угоди, пов'язані з господарською діяльністюорганізації та мають певний економічний ефект. Під первинними документами розуміється як бухгалтерська " первинка " , і документи, необхідних податкових цілей (тобто підтвердження витрат, відрахувань, пільг тощо.).
Для цілей бухгалтерського обліку використовується більш вузьке поняття "первинний обліковий документ", ( Федерального законувід 06.12.11 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік"). У цій нормі сказано, що первинний обліковий документ необхідно становити на кожен факт господарського життя організації безпосередньо за його вчинення, а якщо це неможливо, то відразу після його закінчення. Для зазначених цілей під фактом господарського життя розуміється правочин, подія, операція, які надають або здатні вплинути на фінансове становище компанії, фінансовий результат її діяльності та (або) рух грошових коштів (п. 8 ст. 3 Закону про бухоблік).
У пункті 2 статті 9 Закону про бухоблік міститься перелік обов'язкових реквізитів бухгалтерської "первинки". Відсутність хоч одного з них позбавляє документ статусу первинного облікового документа. Тому важливо відстежувати наявність у документі всіх обов'язкових пунктів. Щоб це було простіше зробити, у документі слід виділити три частини: вступну, змістовну та заключну:
у вступній частині бухгалтерської "первинки" повинні бути зазначені: найменування та дата складання документа, а також найменування особи (організації або ІП), від імені якої складено документ;
в заключній частині відображаються дані відповідальної особи (найменування посади, прізвище та ініціали особи, яка вчинила угоду, операцію та відповідального за її оформлення, або особи, відповідальної за оформлення події, що відбулася). Завершується оформлення первинного облікового документа проставлення підпису відповідальної особи. Якщо відповідальних осіб кілька, то мають бути зазначені дані всіх цих осіб та проставлені їх підписи.
Чи є первинкою рахунок-фактура
Рахунок-фактура необхідний відрахування ПДВ (п. 1 ст. 169 НК РФ), тобто. Мета створення цього документа не відповідає меті складання бухгалтерської "первинки". Рахунок-фактура не є підставою для відображення будь-яких даних у регістрах бухгалтерського обліку. Також слід враховувати, що рахунок-фактура складається не під час здійснення господарської операції і навіть не одразу після її завершення, а протягом п'яти календарних днів з дати відвантаження товарів (здавання робіт, послуг) або з дати отримання авансу (п. 3 ст. 168 НК РФ).
У той самий час реквізити відвантажувального рахунки-фактури багато в чому збігаються з реквізитами первинного документа передачу покупцю (замовнику) товарів (робіт, послуг). Тому ФНП Росії розробила універсальний передавальний документ, в якому крім відомостей з рахунку-фактури є додаткові реквізити, характерні для первинного облікового документа (додаток № 2 до листа ФНП Росії від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]). Керуючись правилами Закону про бухоблік, універсальний передавальний документ слід скласти під час здійснення операції або одразу після її завершення. Тільки в цьому випадку УПД, що містить показники рахунку-фактури, буде розцінюватися як первинний обліковий документ. Звичайний рахунок-фактура до "первинки" не належить.
Чи є первинкою договір
Транспортну накладну - складання транспортної накладної вимагає пункт 2 статті 785 Цивільного кодексу РФ, а форма затверджена Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом (утв. Постановою Уряду від 15.04.2011 № 272).
Форми рахунків-фактур та коригувальних рахунків-фактур(які є документами податкового обліку), затверджені Урядом РФ. При використанні інших форм контрагент не зможе отримати відрахування по
Первинні документи бухгалтерського обліку є важливими і у питаннях ведення бухобліку, і у визначенні обсягу податкових зобов'язань. Відповідальному за складання первинних документів бухгалтерського обліку фахівцю компанії важливо чітко розуміти зміст та форми таких документів, а також знати специфіку ведення облікових регістрів.
Роль первинного документа у бухгалтерському обліку
Первинні документи — це документи, за допомогою яких компанія оформляє господарські події, що відбулися на підприємстві (п. 1 ст. 9 закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Перше, що слід чітко розуміти бухгалтерам будь-якої організації: сьогодні будь-якого певного обов'язкового всім переліку форм первинних документів бухгалтерського обліку немає. Будь-яка фірма сама собі визначає форми первинних документів залежно від мети їх застосування.
Проте за такі документи законодавчо встановлено перелік обов'язкових реквізитів (п. 2 ст. 9 закону № 402-ФЗ).
ВАЖЛИВО! Застосовувані у бухобліку форми повинні бути обов'язково закріплені в обліковій політиці організації (п. 4 ПБУ 21/2008, затвердженого наказом Мінфіну РФ від 06.10.2008 № 106н).
Перелік можливих первинних документів бухгалтерського обліку
Перелік первинних документів бухгалтерського обліку у 2018-2019 роках може бути таким:
- Товарна накладна. Це документ, у якому відображається перелік товарно-матеріальних цінностей, що передаються. Накладна оформляється у 2 примірниках та містить відомості, які згодом відображаються у рахунку-фактурі. Накладна підписується представниками обох сторін, що у угоді, і засвідчується печаткою (якщо її фірма використовує у своїй практиці).
- Акт здачі-приймання. Він складається після завершення виконання певних робіт (послуг), щоб підтвердити, що результат робіт відповідає початковим вимогам договору.
Зразок такого акту дивіться.
- Первинні документи розрахунку з персоналом з праці (наприклад, розрахунково-платіжні відомості).
Докладніше про зазначені відомості див. у статті «Зразок заповнення розрахунково-платіжної відомості Т 49» .
- Документи, пов'язані з наявністю об'єктів ОС, - тут компанія може оформляти таку документацію із переліку первинних облікових документів бухгалтерського обліку:
- Акт приймання-передачі ОЗ за формою ОС-1 - при надходженні або вибутті об'єкта, що не належить до будівель чи споруд.
Докладніше про цей акт див. у матеріалі «Уніфікована форма № ОС-1 - Акт про прийом-передачу ОС» .
- Якщо об'єкт ОС є будівлею чи спорудою, його надходження чи вибуття оформляється актом формою ОС-1а.
Про це див. «Уніфікована форма № ОС-1а – бланк та зразок» .
- Списання об'єкта ОС оформляється актом формою ОС-4.
Докладніше див. у матеріалі "Уніфікована форма № ОС-4 - Акт про списання об'єкта ОС" .
- Якщо потрібно задокументувати факт проведеної інвентаризації, складається інвентаризаційний опис ОС за формою ІНВ-1.
Докладніше про такий первинний документ див. у статті «Уніфікована форма № ІНВ-1 — бланк та зразок» .
- Якщо ж інвентаризація проводилася щодо НМА, опис буде складатися вже формою ИНВ-1а.
Про це див. «Уніфікована форма № ІНВ-1а – бланк та зразок» .
- Окремою групою первинних документів є касові документи. До них належить, зокрема, такий список первинних документів бухгалтерського обліку 2018-2019 років:
- Прибутковий касовий ордер.
Докладніше про його складання див. «Як заповнюється прибутковий касовий ордер (ВКО)?» .
- Видатковий касовий ордер.
- Платіжне доручення.
Про правила оформлення цього документа читайте.
- Авансовий звіт.
- Акт заліку взаємних вимог.
Про особливості застосування цього документа читайте.
- Бухгалтерська довідка.
Про принципи її оформлення див. матеріал «Бухгалтерська довідка про виправлення помилки – зразок».
Наведений список не вичерпує всього обсягу первинних документів, що застосовуються у бухобліку, і може бути розширений залежно від особливостей обліку, що здійснюється у кожній конкретній організації.
ВАЖЛИВО!Не є первинними документами бухгалтерського обліку зі списку 2018-2019 - перелік був запропонований вище:
- Договір. Це документ, у якому обумовлюються права, обов'язки та відповідальність сторін, що у угоді, терміни й порядок розрахунку, особливі умови тощо. буд. Його дані залучають під час організації обліку з аналітики розрахунків із контрагентами, але він облікових операцій не формує.
- Рахунок.У цьому документі відображається сума, яку покупець погоджується сплатити за умови постачальника. У рахунку може бути додаткова інформаціяпро умови угоди (терміни, порядок оплати та постачання тощо), тобто він доповнює договір.
- Рахунок-фактура.Цей документ складається для податкових цілей, оскільки з його підставі покупці приймають до відрахування суми ПДВ, пред'явлені постачальниками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким чином, рахунком-фактурою за відсутності інших документів, що характеризують певну угоду, неможливо буде підтвердити витрати по даній угоді (листа Мінфіну РФ від 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНП від 31.03.2006 № 02-3 -08/31, постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).
Слід мати на увазі, що наведені у переліку уніфіковані форми первинних бухгалтерських документівне є обов'язковими для застосування, тому що з 2013 року (після ухвалення закону № 402-ФЗ) бланки таких форм можна розробляти самостійно. Але здебільшого вони продовжують використовуватися. Тому у 2018-2019 роках перелік уніфікованих форм первинних бухгалтерських документів, які містяться у постановах Держкомстату, продовжує залишатися актуальним.
Які відомості мають містити форми первинних документів
Попри те що обов'язкових всім форм первинних документів нині немає, законодавцем встановлено вимоги до змісту таких документів. Перелік обов'язкових реквізитів, які мають утримуватися у кожному первинному документі, наводиться у п. 2 ст. 9 закону №402-ФЗ. Це, зокрема:
- назва документу;
- дата, коли такий документ було складено;
- інформація про особу, що склала документ (найменування компанії або ІП);
- суть факту господарського життя, оформленого цим документом;
- фінансові, числові показники, вимірники події (наприклад, у якому обсязі, у яких одиницях і яку суму товарна продукція була реалізована покупцям);
- відомості про відповідальних фахівців, які оформляли подію, що відбулася, а також підписи таких фахівців.
Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку
Як можна класифікувати первинні документи бухгалтерського обліку?
Якщо первинний документ випустила сама фірма, він може ставитися або до групи внутрішніх, або до групи зовнішніх. Документ, який складений усередині фірми та поширює свою дію на компанію-упорядника – це внутрішній первинний документ. Якщо ж документ було отримано з боку (або складено фірмою і видано набік), це буде зовнішній первинний документ.
Внутрішні документи фірми поділяються на такі категорії:
- Розпорядчі первинні документи — такі, якими фірма віддає розпорядження будь-якої структурної одиниці чи співробітнику. До зазначеної категорії належать накази компанії, розпорядження тощо.
- Виконавчі первинні документи. Вони компанія відбиває факт те, що певне господарське подія відбулося.
- Документи бухгалтерського оформлення З їх допомогою компанія систематизує та узагальнює відомості, що містяться в інших розпорядчих та виправдувальних документах.
Після того як господарська подія була оформлена первинним документом, далі потрібно відобразити подію, що відбулася в облікових регістрах. Вони, по суті, є носіями впорядкованої інформації, в них акумулюються та розподіляються ознаки та показники господарських угод.
за зовнішньому виглядувиділяють такі регістри:
- книги;
- картки;
- вільні листи.
Виходячи із способу ведення регістру, виділяють такі групи:
- Хронологічні регістри. У них фіксують події, що відбулися, послідовно — від першого за часом звершення до останнього.
- Систематичні регістри. Вони компанія класифікує угоди з економічному змісту (приклад — касова книга).
- Комбіновані регістри.
За критерієм змісту інформації, що відображається в регістрах, виділяються:
- синтетичні регістри (наприклад, журнал-ордер);
- аналітичні регістри (платіжна відомість);
- комбіновані регістри, у межах яких фірма здійснює як синтетичний, і аналітичний облік.
Докладніше про бухгалтерські реєстри див. у статті «Облікові регістри бухгалтерського обліку (форми, зразки)» .
Підсумки
Обов'язкових всім форм і переліку первинних документів бухгалтерського обліку нині немає: будь-який хозсубъект вправі самостійно визначити собі форми первинних документів, що він застосовуватиме своєї діяльності.
Водночас найбільш поширеними первинними документами бухгалтерського обліку виступають аналоги серед уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом.
Після того, як первинний документ оформлено, необхідно перенести інформацію з нього в обліковий регістр.
