Хто є підзвітною особою організації. Розрахунок витрат на відрядження та взаєморозрахунки з підзвітною особою

22.09.202027.05.2017

Нормативні документи, які потрібно знати!

Цивільний кодекс РФ (глава 10 "Представництво. Довіреність").
Постанова Держкомстату РФ від 01.08.2001р. №55 «Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1 «Авансовий звіт».
Постанова Уряди РФ від 08.02.2002г. № 93 «Про встановлення норм витрат організації на виплату добових або польового забезпечення, у межах яких при визначенні податкової бази з податку на прибуток організації такі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією».
Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

Підзвітні особи- Це співробітники організації, які отримали кошти (аванси) від підприємства на господарські, адміністративні та інші витрати. А чому цих працівників називають підзвітними особами? І тому, що вони мають подати до бухгалтерії письмовий звіт про використання отриманих коштів як авансів або повернути невикористану суму до каси.
Коли працівник отримує гроші на закупівлю канцтоварів, або йому доручають заплатити іншій організації за послуги готівкою, або він прямує у відрядження, у всіх цих випадках він є підзвітною особою.

ЗАПАМ'ЯТАЄМО!Підзвітними особами можуть лише співробітники організації.

Стороннє обличчя підзвітним не може. У принципі це можуть бути будь-які працівники організації, але зазвичай коло таких осіб обмежене, адже організація не потребує виділяти кожному співробітнику кошти. Співробітник не має права передавати видані йому гроші іншій особі. Якщо працівнику видаються кошти, йому має бути зазначено, які потреби вони видані і який термін. Протягом трьох днів після закінчення цього терміну підзвітна особа має звітувати за витрати та повернути залишок коштів. Якщо такий термін не зазначений, то вважається, що він дорівнює трьом дням з дня видачі грошей, а для відряджених працівників – трьом дням з дня повернення з відрядження. Якщо їздив у закордонне відрядження, термін звіту становить 10 днів з моменту повернення з відрядження. Існує жорстке правило, встановлене «Порядком ведення касових операцій на РФ» (утв. Рішенням Ради директорів ЦБ РФ від 22.09.1993 р. № 40): поки підзвітна особа не звітує за раніше видані кошти, нові аванси йому видавати не можна.
Я рекомендую, наказом керівника затверджувати перелік підзвітних осіб із зазначенням того, коли та які суми їм видаються та коли підзвітні особи мають звітувати за ці гроші.
Наприклад, організація щомісяця видає заступнику головного бухгалтера 10000 руб. на закупівлю канцтоварів, і звітувати за цю суму він не пізніше 25 числа кожного місяця. Звичайно, таке правило можна встановити тоді, коли витрати мають більш-менш регулярний характер. У випадку грошові кошти видаються тому, кому це потрібно, і той термін, який це доцільно.
Немає жодних законодавчих обмежень щодо того, на який термін та які суми можна видати. Тим не менш, тут головним критерієм має бути здоровий глузд і виробнича необхідність. Можна видати співробітнику 50000 руб. для придбання комп'ютерів, можна видати ту ж суму працівникові, якщо він їде у відрядження на край землі для огляду обладнання, але якщо організація видає 50 000 руб. терміном на півроку на придбання канцтоварів, яких повно у всіх місцевих магазинах, це дуже дивно. При перевірці податкові інспектори, швидше за все, здогадаються, що організація просто дала цю суму працівникові в борг, і організація буде визнана винною у недоплаті податку на доходи фізичних осіб.

При відображенні розрахунків із підзвітними особами першою операцією має бути видача грошей, а другою — звіт за них, і не в жодному разі не навпаки.

Варіанти обліку витрат на відрядження.

Іноді організації роблять таку помилку: спочатку співробітник щось купує (наприклад, книгу про бухгалтерський облік), звітує про те, що він купив, а потім організація оплачує йому цю покупку. Такі суми не є підзвітними, а сам співробітник цієї хвилини не є підзвітною особою. Адже організація нічого не доручала, грошей не видала, на що їх витрачати, не встановлювала. Виходить, що працівник витрачає власні кошти, щось на них купує, а потім рідна організація набуває у свого співробітника тих самих матеріальних цінностей. Але така угода- це звіт про витрачання підзвітних сум (їх був), а купівля у фізичної особи, що належить йому майна. Отже спочатку видаються гроші, а потім перевіряється, як вони витрачені.
Видача готівки під звіт зазвичай провадиться з каси організації. Природно, для цього бухгалтерія повинна мати підстави. По-перше, такою підставою може бути наказ керівника, про який я вже згадував вище. По-друге, це може бути наказ керівника разову видачу грошей. По-третє, це може бути його резолюція (типу "оплатити", "видати") на будь-якому документі (службова записка, рахунок тощо). Резолюцію може поставити як керівник, а й інша особа (заступник керівника, головний інженер, керівник філії тощо. буд.). Інші особи можуть віддавати розпорядження про видачу підзвітних сум лише у тому випадку, якщо вони на це уповноважені наказом керівника.

НА ЗАМІТКУ!Слід одразу чітко визначити коло документів, виходячи з яких бухгалтерія оформляє видаткові ордери видачу підзвітних сум.

Тепер трохи слів про довіреність і про те, які повноваження вона дає її особі.
Доручення- Документ, що дає право одній особі, пред'явнику, здійснювати дії, обумовлені в документі, від імені іншої, що видала документ.
Якщо організація видає співробітнику довіреність, він діє від імені свого підприємства, і всі документи, які він отримає від інших організацій, будуть оформлені на ім'я підприємства, яке він представляє. Він отримає і накладну, і рахунок-фактуру (що дозволить взяти ПДВ до заліку). Якщо працівник довіреності не має, для інших організацій він приватна особа. Все, на що може розраховувати цей співробітник, це касовий і товарний чеки. У будь-якому разі ці витрати можуть бути прийняті організацією, але бухгалтерські проведення трохи різняться. Ці відмінності я покажу у таблиці бухгалтерських проводок(див. нижче).
Довіреність виписується в одному примірнику, реєструється в спеціальному журналі реєстрації довіреностей і видається на руки працівникові, а у бухгалтера залишається корінець від довіреності, в якому зазначаються всі її реквізити. Оскільки працівник репрезентує свою рідну компанію в іншій організації, то довіреність і залишається в тій організації. Коли працівник повернеться до роботодавця, бухгалтер у корінці довіреності зробить позначку виконання доручення.
У довіреності зазначається дата її видачі та строк дії. Якщо в довіреності не зазначено терміну, то така довіреність діє 1 ріквід дня видачі. Якщо в довіреності не вказано дату її видачі, то така довіреність недійсна. Для отримання матеріальних цінностейзатверджено форму довіреності № М-2 (затверджено Постановою Держкомстату РФ від 30.10.1997 р. № 71а).
Після виконання доручення організації або повернення з відрядження працівник подає авансовий звіт. Звіт має бути заповнений самим співробітником, а чи не бухгалтером. Дуже часто саме тому організація обмежує коло підзвітних осіб. Адже не кожна людина може одразу грамотно заповнити авансовий звіт, і тоді бухгалтеру доводиться пояснювати черговому новачкові, як це робиться. Якщо підзвітні особи мають справу із заповненням цих документів, вони вже добре знають порядок заповнення. Авансовий звіт здається до бухгалтерії разом із усіма виправдувальними документами, згаданими у звіті. Бухгалтер приймає звіт та документи, відриває від звіту по лінії відрізу розписку, заповнює її та віддає підзвітній особі. Ця розписка є виправданням для співробітника, що це документи здані їм у бухгалтерию. Тепер за втрату чеків, накладних тощо відповідає бухгалтер. Авансовий звіт має бути затверджений керівником. Без цього бухгалтер не може брати його до обліку. Після того як директор підписує авансовий звіт, співробітник вважається таким, що звітував перед організацією за суму, затверджену у звіті. Якщо він ще щось повинен організації, він повертає це (найчастіше до каси, рідше — на розрахунковий рахунок). Якщо організація винна співробітнику, вона видає йому цю суму (зазвичай із каси).

Що робити, якщо підзвітна особа не повертає кошти та не звітує, або не повертає залишок підзвітних сум?

У Трудовому кодексі передбачено, що утримання заробітної платипрацівника виробляються на погашення невитраченого і своєчасно не повернутий авансу, виданого у зв'язку з службовим відрядженням чи переведенням в іншу роботу в іншу місцевість, а як і інших випадках (ст. 137 ТК РФ). Роботодавець має право прийняти рішення про утримання із заробітної платипрацівника цієї суми не пізніше 1 місяцьз дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, та за умови, якщо працівник не заперечує підстав та розмірів утримання (і краще, якщо він підтвердить це письмово). У будь-якому разі загальний розмір утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 50%. Якщо ж працівник заперечує проти суми чи терміну повернення, чи має інші претензії до організації, відносини доведеться з'ясовувати у суді.
Організація може ухвалити рішення пробачити борг співробітнику, це право роботодавця. Тоді вважатиметься, що працівник отримав дохід і з такого доходу слід утримати податок на доходи фізичних осіб.
У будь-якому випадку, незалежно від того, утримувати суми, йти до суду або пробачити борг, має бути видано наказ керівника. Бухгалтер не має права робити будь-які дії без цього наказу.
Перейдемо від загальних моментів до приватних. Якщо працівник прямує у відрядження, то, перш за все, видається наказ керівника про направлення співробітника у відрядження. Відряджений - це особа, пов'язана з організацією трудовим договором. У наказі вказується, хто, куди, навіщо прямує і який термін. На підставі наказу виписується посвідчення про відрядження, в якому вказуються всі ці відомості.

Щоправда, є виняток: якщо працівник вирушає у закордонне відрядження, посвідчення про відрядження не виписується.

Працівнику мають бути видані кошти на майбутні витрати. Насамперед, організація повинна визначити, як будуть оплачуватись витрати на проїзд та проживання співробітника. Організація може придбати квитки та оплатити готель за безготівковим розрахунком, але може видати кошти командованому співробітнику, і він оплачуватиме це сам.
Розберемо ситуацію на прикладі. Організація купує квитки (припустимо, вартістю 23 600 руб., У тому числі 3 600 руб. ПДВ) і потім передає їх відрядженому. В цьому випадку буде наступна послідовність бухгалтерських операцій:

Організація оплачує квитки.
Дп 60 Кт 51 23600 руб.
Квитки надходять до організації.
Дп 50-3 Кт 60 20000 руб.
Дт 19 Кт 60 3600 руб.На рахунку 50, субрахунок 3 "Грошові документи" відображаються оплачені квитки, поштові марки та інші подібні документи.
Квитки видані співробітнику, який прямує у відрядження.
Дп 71 Кт 50-3 20000 руб.

Якщо співробітник за все розраховується сам, то, видавши кошти з каси, організація виконала свої зобов'язання щодо забезпечення його проживання та проїзду.
Видача грошей з каси відбивається проводкою:
Дт 71 Кт 50
Ми вже трохи знайомі з ПДВ та знаємо, що документом, який дає право на відрахування ПДВ, є рахунок-фактура. Без цього документа ПДВ до заліку не береться. Витрати на відрядження в цьому відношенні є виняток: ПДВ, сплачені за проживання і проїзд, можна прийняти до відрахування без рахунку-фактури. Але при цьому необхідно, щоб у документах ПДВ було виділено окремою сумою, а це не завжди буває.
Крім зазначених сум, співробітник під час відрядження отримує так звані добові. Це сума, встановлена адміністрацією організації і є, якщо так можна сказати «гроші на кишенькові витрати» відрядженої особи. Наприклад, якщо керівництво організації встановило розмір добових 300 руб. на добу і працівник прямує у відрядження на 10 днів, то йому належить видати 3 000 руб., І при цьому він не звітуватиме в тому, на що він їх витратив і чи витратив він їх взагалі.
Добові покладаються за кожен день відрядження, причому день від'їзду вважається цілим днем і день приїзду вважається цілим днем незалежно від того, вранці або ввечері відбуває або прибуває транспортний засіб. Розмір добових визначається наказом керівника.
Але тут є одна важлива деталь. Коли бухгалтер веде бухгалтерський облік і становить бухгалтерську звітність, він бере до уваги як розрахунки організації той розмір добових, який встановлено наказом директора. Коли бухгалтер вважає податки, він бере до уваги розмір добових 100 руб. на добу. Цей розмір встановлено законодавчо спеціально для розрахунку прибуток. Все, що вище за цю межу, тобто інші витрати на оплату добових, при розрахунку податків не вважаються витратами. Тому іноді організації встановлюють розмір добових у бухгалтерському обліку теж 100 руб., Хоча ця сума дуже мала.
Відбуваючи у відрядження, співробітник повинен поставити печатку своєї організації у посвідченні про відрядження. Прибувши місце, він має поставити печатку організації, куди направлений. Відбуваючи з відрядження, він знову-таки повинен поставити печатку організації, до якої було направлено, а по прибутті до рідної компанії — її друк. Виходить, що у посвідченні про відрядження працівника повинні бути як мінімум 4 печатки: дві свої і дві чужі. А якщо працівник на шляху ще заглядав у будь-які організації, то й більше. Без цих печаток відрядження вважається таким, що не відбулося.
Повернувшись із відрядження, співробітник представляє керівництву звіт про виконання завдання на відрядження, а так само здає в бухгалтерію авансовий звіт, додаючи до нього всі виправдувальні документи. На відміну від добових вартість проїзду та проживання навіть при розрахунку податків законодавчо не обмежується. Знову-таки діють закони здорового глузду: якщо організація торгує банними віниками, то їй буде дуже важко пояснити податковим інспекторам, чому її директор регулярно виїжджає у відрядження до європейських столиць на численні семінари і при цьому проживає у найкращих апартаментах п'ятизіркових готелів.
Для обліку розрахунків із підзвітними особами використовується рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивнийрахунок. Якщо організація видала працівникові суми під звіт — це активний рахунок, якщо співробітник перевитратив суми і прийнято рішення їх відшкодувати, то перед нами пасивні рахунок.

співробітник підприємства, який отримує “під звіт” гроші для виробництва різних витратна потреби підприємства; Ці гроші називаються підзвітними сумами.

Відмінне визначення

Неповне визначення ↓

ОБЛИЧЧЯ, ПІДЗВІТНЕ

працівник підприємства, який отримав авансом готівкові грошові суми на майбутні витрати, пов'язані з господарською діяльністю. Список підзвітних посадових осіб оформляється наказом керівника підприємства. П.Л. має надати у встановлені терміни авансові звіти про витрати підзвітних осіб. Для обліку розрахунків з підзвітними особами використовується рахунок "Розрахунки з підзвітними особами". На видані під звіт суми рахунок "Розрахунки з підзвітними особами" дебетується у кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів. На витрачені підзвітними особами суми рахунок "Розрахунки з підзвітними особами" кредитується у кореспонденції з рахунками, на яких враховуються витрати та придбані цінності, або іншими рахунками, залежно від характеру вироблених витрат. Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться у журналі-ордері, контокоррентних картках залежно від застосовуваних для підприємства облікових регістрів. Підзвітні суми, не повернені працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" та дебету рахунку "Нестачі та втрати від псування цінностей". Надалі ці суми списуються з рахунку "Нестачі та втрати від псування цінностей" до дебету рахунку "Розрахунки з персоналом з оплати праці", якщо вони можуть бути утримані із заробітної плати працівника, а якщо не можуть бути утримані - до дебету рахунку "Розрахунки з персоналом з інших операцій".

Підзвітна особа – довірена особа підприємства, якій підприємство надало такий статус (статус – (лат. status) правове становище, стан).

Підзвітні особи - це співробітники організації, які отримали кошти (аванси) від підприємства на господарські, адміністративні та інші витрати. Вони мають подати до бухгалтерії письмовий звіт про використання отриманих коштів як авансів, або повернути невикористану суму до каси.

Коли працівник отримує гроші на закупівлю канцтоварів, або йому доручають заплатити іншій організації за послуги готівкою, або він прямує у відрядження, у всіх цих випадках він є підзвітною особою.

Підзвітними особами можуть лише співробітники організації.

Помилки, що допускаються суб'єктами господарювання при здійсненні розрахунків з підзвітними особами, можна умовно розділити на дві основні групи: порушення документального оформлення розрахунків з підзвітними особами; недотримання вимог нормативних актів, що регламентують порядок ведення обліку розрахунків із підзвітними особами. У цій публікації Н.В. Фіміна, юрист, експерт з питань оподаткування, розглядає типові помилки у кожній із названих груп. Методисти «1С» наводять приклади відображення розрахунків із підзвітними особами у програмі «1С:Бухгалтерія 8» (редакція 3.0).

Далі - Положення №373-П

Неоформлення заяв на видачу підзвітних сум

Видавати гроші під звіт можна лише на підставі заяви працівника на ім'я керівника. У ньому фіксують конкретний термін, який видані кошти (п. 4.4 Положення ЦБ РФ від 12.10.2011 № 373-П , далі - Положення № 373-П). Встановити термін керівник може як у вигляді певного періоду (наприклад, 14 робочих днів), і у вигляді конкретної дати (наприклад, до 9 червня).

Жодних винятків для ситуації, коли підзвітною особою є керівник організації, у законодавстві не передбачено.

Проте не зовсім логічно керівнику писати заяву на своє ж ім'я. Є два варіанти оформлення у цій ситуації.

1. Заява обов'язково має містити власноручний запис керівника про суму готівки та про строк, на який вони видаються, підпис керівника та дату. Якщо керівник бере гроші під звіт, він може написати розпорядження (службову записку) про їх видачу, вказавши в ньому суму, термін, на який беруться гроші, дату та поставивши свій підпис.

2. Можна залишити як найменування документа «заява».

Формулювання «Прошу видати» можна замінити фразою «Необхідно видати». А у шапці замість «директору...» вказати просто найменування організації (наприклад: В ТОВ «База»).

Оскільки у законодавстві РФ прямо сказано, що візу на заяві про видачу підзвітних сум проставляє саме керівник, актуальним є питання, як передати це повноваження іншому співробітнику. Така потреба може виникнути, наприклад, під час відпустки чи хвороби керівника.

Щодо цього є дві точки зору.

Перша полягає в тому, що повноваження щодо візування заяв на видачу підзвітних сум має передаватися за довіреністю. Справа в тому, що тільки керівник організації має право представляти її інтереси без довіреності. Видача підзвітних сум пов'язана з прийняттям управлінського рішення щодо витрачання коштів юридичної особи. Без відповідних повноважень інші працівники приймати це рішення немає права.

Друга позиція полягає в наступному: для передачі повноважень довіреність не потрібна, достатньо оформити наказ у довільній формі. Пояснюється це.

Підписання заяви на видачу підзвітних сум угодою не є: ця дія не спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Отже, оформляти довіреність не потрібно.

На наш погляд, більш обґрунтованою є перша точка зору та довіреність краще оформити. У господарській практиці довіреності оформляються як власне укладання угод, а й здійснення інших «представницьких» функцій. Наприклад: довіреність потрібна співробітнику, який забирає документи про право власності організації на нерухомість, якщо цей працівник не є керівником юридичної особи.

Неправомірна видача підзвітних сум

Якщо підзвітна особа не прозвітувала за видану йому суму, то новий аванс йому видавати не можна.

Наприклад, у формі авансового звіту № АТ-1 (утв. Постановою Держкомстату Росії від 01.08.01 № 55) передбачена графа для залишку або перевитрати суми раніше отриманого співробітником авансу. Але це не означає, що працівник має право один раз відзвітувати за декількома підзвітними сумами.

Взяти гроші під звіт працівник має право лише після того, як повністю погасить заборгованість за раніше отриманим авансом.

Це поширюється і організації, у штаті яких перебуває лише один співробітник - керівник. За порушення зазначеної норми можлива відповідальність за статтею 15.1 КоАП РФ. Справа в тому, що відсутність авансових звітів у суспільстві, що підтверджують витрачання виданих раніше коштів, та здійснення видачі наступної підзвітної суми працівникові, за наявності у нього заборгованості, призводить до порушення норм законодавства. Відповідно до диспозиції статті 15.1 КоАП РФ за недотримання порядку роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій законодавством передбачено штраф:

від 4000 до 5000 руб. - для посадових осіб організації (наприклад, керівника);
від 40 000 до 50 000 руб. - для організації.

В арбітражній практиці є прецеденти притягнення до відповідальності у цій ситуації (див., наприклад, рішення Арбітражного суду Ростовської області від 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Недотримання ліміту розрахунків готівкою

Чинне законодавство РФ передбачає граничний розмір розрахунків готівкою за одним договором – 100 000 руб. (П. 1 Вказівки Банку Росії від 20.06.2007 № 1843-У).

Це обмеження поширюється на розрахунки готівкою: між організаціями; між організацією та індивідуальним підприємцем; між індивідуальними підприємцями

У практикуючих фахівців досить часто виникає питання, як це правило співвідноситься з видачею готівки підзвітним особам - працівникам, які не зареєстровані як індивідуальні підприємці і не виступають у господарському обороті як самостійні учасники.

Необхідно враховувати таке. Якщо працівник використовує підзвітні суми для розрахунків за договорами, які він укладає від імені організації (підприємця) за довіреністю (або вже укладеними договорами), ліміт розрахунків готівкою повинен дотримуватися. Це випливає з листа Банку Росії від 04.12.2007 № 190-Т.

При купівлі товарів (робіт, послуг) через представника фактичним платником вважається не громадянин, який проводить розрахунки, а довіритель у відносинах із представником (роботодавець). Відповідно до статті 182 Цивільного кодексу РФ угода, вчинена представником, безпосередньо створює, змінює та припиняє громадянські правата обов'язки представленого.

При цьому потрібно розуміти, що розрахунки за участю підзвітних осіб включають дві різні операції:

видача грошей підзвітній особі;
витрачання даних коштів підзвітною особою.

Видати працівнику під звіт можна будь-яку суму, у тому числі перевищує 100 000 руб., Якщо інше не встановлено у локальному документі роботодавця.

А ось при розрахунках з контрагентами через підзвітну особу ліміт у 100 000 руб. за одним договором використати необхідно.

Слід зазначити, що згідно з листом Банку Росії від 04.12.2007 № 190-Т законодавство не встановлює будь-яких тимчасових обмежень для здійснення розрахунків готівкою (наприклад, один робочий день), а містить обмеження за сумою (100 тисяч рублів) у рамках одного договору. Т. е. дану вимогу не можна обминути, просто розділивши загальний платіж на кілька разових платежів, що виробляються в різні дні.

Актуальним є питання, чи потрібно дотримуватися ліміту розрахунків готівкою, якщо розрахунки через підзвітних осіб виробляє роботодавець, який не є юридичною особою, не індивідуальним підприємцем (ІП). Наприклад: нотаріус.

Нотаріус індивідуальним підприємцем не є.

Нотаріальна діяльність є особливою юридичною діяльністю, що здійснюється від імені держави, не є підприємництвом та не переслідує мети отримання прибутку. Зазначене становище підтверджується і позицією Конституційного Суду РФ, викладеної в ухвалі від 19.05.1998 № 15-П.

У податкових правовідносинах нотаріуси, що займаються приватною практикою, прирівняні до підприємців (ст. 11 НК РФ). В інших відносинах правовий статус приватних нотаріусів не ототожнюється із правовим статусом індивідуальних підприємців як фізичних осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи з моменту державної реєстрації як індивідуальний підприємець.

Тому і з метою застосування ліміту при розрахунках через підзвітну особу нотаріуса не можна прирівняти до фізичної особи, яка здійснює підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи.

Незнання правил розрахунків із використанням банківських карток

Видавати підзвітні суми можна двома способами:

готівкою через касу;
на банківську картку.

Перший спосіб найпоширеніший. Кошти для видачі під звіт можна отримати з поточного банківського рахунку. Крім того, видати підзвітну суму можна з виручки, що надійшла до каси організації від реалізації товарів (виконання робіт, надання послуг).

Другий спосіб видачі грошей під звіт найчастіше пов'язаний із передачею співробітнику корпоративної банківської картки. Таку картку можна використовувати для оплати витрат на відрядження та представницьких витрат, а також інших господарських операцій.

Власне документальне оформленняпередачі картки працівникові законодавством не регламентовано. Цей порядок краще затвердити у документах роботодавця. При цьому необхідно вирішити такі питання:

у якому документі буде фіксуватися видача та повернення картки (найчастіше у роботодавця ведеться журнал видачі корпоративних карток);
чи повинен працівник писати заяву на видачу картки, а керівник видаватиме відповідний наказ;
як забезпечити захист відомостей про PIN код (можна, наприклад, прирівняти цю інформацію до службової таємниці);
який порядок дій при втраті картки співробітником (краще передбачити обов'язок власника негайно повідомити про втрату картки в банк для блокування операцій із нею).

Передача картки сама собою до видачі підзвітних сум не дорівнює. Суми з дебету рахунки 71 відбиваються у кореспонденції з рахунками обліку коштів у той час, коли підзвітна особа скористається карткою, т. е. зніме з картки кошти чи оплатить нею витрати (див. таблицю 1).

Таблиця 1. Схема обліку під час видачі підзвітних сум у вигляді корпоративної карти.

№ п/п	Облікова дія	Коментар
	В обліку проводиться проведення Дебет 71 Кредит 55	Незалежно від того, розрахувався працівник за допомогою картки або зняв готівку через банкомат, списання грошей з карткового рахунку відображається даним проведенням. Тобто до того моменту, як до організації надійдуть первинні документи, що підтверджують витрати, кошти, списані з рахунку юридичної особи внаслідок здійснення операцій власником корпоративної картки, так само як і у разі зняття готівки, вважаються виданими під звіт працівникові. Про те, яку суму і коли співробітник зняв із картки, можна дізнатися з банківської виписки.
	Суми з кредиту рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» списуються до дебету рахунків: (або) 26 «Загальногосподарські витрати»; (або) 60 "Розрахунки з постачальниками або підрядниками"; (або) 91 «Інші доходи та витрати» та ін.	Дане проведення потрібно зробити, коли працівник представить авансовий звіт, додасть виправдувальні документи і звіт затвердить керівник.
	У податковому обліку витрати, сплачені карткою, також враховуються у звичайному порядку. Звіт працівник може подати за уніфікованій формі N АТ-1. Сума, отримана за карткою, відображається за рядком «Отримано аванс».	В авансовому звіті краще вказати, що гроші отримані з рахунку з використанням банківської картки, та навести номер виданої працівникові картки.

За корпоративною карткою підзвітна особа знімає гроші зі спеціального карткового рахунку. Важливо відзначити, що про відкриття корпоративної картки повідомляти податкову не потрібно. Організація повинна письмово повідомляти податкову інспекцію про всіх відкритих нею банківських рахунках. Це випливає з підпункту 1 пункту 2 статті 23 НК РФ. Однак корпоративна картка сама по собі не є самостійним видом банківського рахунку. І якщо вона була видана не у зв'язку з відкриттям нового спеціального карткового рахунку, обов'язок щодо подання до податкової служби повідомлення не виникає.

Ще однією особливістю є те, що при оплаті товарів (робіт, послуг) за допомогою корпоративної картки дотримуватися ліміту розрахунків (100 000 руб. за одним договором) немає необхідності.

Як було зазначено вище, цей ліміт поширюється тільки на розрахунки готівкою.

Це підтверджують норми пункту 1 вказівки ЦБ РФ від 20.06.2007 № 1843-У.

Досить поширена така ситуація. Керівництву компанії видано персональні корпоративні картки.

У практикуючих фахівців при цьому може виникнути питання: чи може інший співробітник, підлеглий цього керівника, або будь-хто, користуватися цією корпоративною карткою у відрядженнях, у т. ч. закордонних, або розплачуватися за товари (роботи, послуги). Іншими словами, чи можна використовувати іменну корпоративну картку для видачі сум під звіт іншим особам.

На жаль, офіційних роз'яснень контролюючих відомств із цього питання немає. Відсутня й судова практика федерального рівня.

Суть проблеми ось у чому. Корпоративна картка власністю керівника не є. Проте, на думку податкових органів, якщо картка є іменною, розпоряджатися коштами може лише керівник. Суди такий підхід найчастіше не підтримують.

Як приклад наведемо Рішення Арбітражного суду Алтайського краю від 04.10.2012 № А03-6142/2012. Організація змогла відстояти своє право на видачу підзвітних сум через іменну корпоративну картку, застосовуючи такі аргументи:

банківська картка є однією з форм видачі грошових коштів під звіт співробітнику підприємства, а, отже, дії зі зняття і потім використання готівкових коштів не можуть розцінюватися як порушення порядку роботи з готівкою, передбачене статтею 15.1 КоАП РФ;
обліковою політикою організації передбачена видача коштів під звіт матеріально-відповідальним особам двома способами: безготівковий розрахунок за корпоративними банківськими картками та готівковий розрахунок шляхом отримання грошових коштів з каси;
кошти, списані з рахунку юридичної особи (банківської корпоративної картки) внаслідок здійснення операцій (оплата за терміналом, зняття коштів у банкоматі) з використанням банківської картки, вважаються виданими у підзвіт безпосередньо власнику картки;
Фінанси на корпоративній карті належать не співробітнику, а організації. Співробітник, якому видано картку, отримує можливість розпоряджатися грошима на банківському рахунку організації. Проте проводити операції власник картки може лише межах ліміту, зазначеного у договорі з банком. Звіт про цільове витрачання коштів по корпоративній банківській карті представляється власником директору організації пізніше трьох робочих днів із дня проведення розрахунків по карті.

У цьому розділі варто розглянути ще один цікаве питання, пов'язаний із видачею підзвітних сум у безготівковому порядку: чи можна перераховувати підзвітні суми на зарплатню працівника?

Відразу зазначимо, що відповідальності за перерахування підзвітних грошей на ту саму банківську картку, на яку перераховується його зарплата, не встановлено. До касових порушень ці дії не належить (ст. 15.1 КоАП РФ).

Є позитивна арбітражна практика з цього питання.

Такий порядок законодавству не суперечить, однак є винятки - діяльність платіжних агентів.

Діяльність по прийому платіжним агентом від платника грошових коштів, спрямованих на виконання грошових зобов'язань фізичної особи перед постачальником з оплати робіт, послуг, а також направлених органам державної влади, органам місцевого самоврядування та бюджетним установам, які перебувають у їх віданні, у межах виконання ними функцій, встановлених законодавством РФ, регулюється Федеральним законом від 03.06.2009 № 103-ФЗ (далі – Закон № 103-ФЗ).

Платіжний агент зобов'язаний здавати до кредитної організації отримані прийому платежів готівкові кошти зарахування у його обсязі за свій спеціальний банківський рахунок (п. 15 ст. 4 Закону № 103-ФЗ). Використовувати при цьому видачу грошей під звіт наприкінці зміни для уникнення відповідальності за ст. 15.1 КоАП РФ не припустимо. Підтверджує це, наприклад, рішення Арбітражного суду Саратовської області від 11.12.2012 у справі № А57-18746/2012.

За матеріалами справи виручка за платіжним терміналом у зв'язку з отриманням невеликих сум коштів тимчасово видавалася платіжним агентом у підзвіт (для накопичення). А суму, що утворилася понад 20 000 руб. платіжний агент негайно здавав до банку поповнення спеціального рахунки. Організація вважала, що у її діях був відсутній склад будь-якого правопорушення. Суд же із таким підходом не погодився.

Об'єктивною стороною адміністративного правопорушення, передбаченого статтею 15.1 КоАП РФ, є порушення обов'язків зі здачі в кредитну організацію отриманих від платників прийому платежів готівкових коштів до зарахування повному обсязі спеціальний банківський рахунок (рахунки). Обов'язок платіжного агента, встановлений пунктом 15 статті 4 Закону № 103-ФЗ не залежить від розміру платежів, або від того яким чином отримані готівкові кошти - через термінал, або безпосередньо в касу організації.

Помилки під час затвердження авансового звіту

Підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано гроші під звіт, пред'явити авансовий звіт з підтвердними документами, що додаються.

Якщо працівник своєчасно не звітував за підзвітними сумами через відсутність на роботі (наприклад, у разі хвороби) діє спеціальний порядок. Відраховувати три робочі дні необхідно з дати, яка настає за днем закінчення терміну, на який видано гроші, «або з дня виходу на роботу» (п. 4.4 Положення № 373-П).

Одне із злободенних питань - у який термін з моменту здачі працівником (підзвітною особою) має бути затверджено авансовий звіт. Точніше: чи роботодавець може свідомо затягувати терміни затвердження авансового звіту, не повертаючи співробітнику перевитрату (за його наявності).

Все залежить від того, який термін затвердження авансових звітів та розрахунків із працівниками прописаний у внутрішніх документах роботодавця. У Положенні № 373-П є умова, що термін, відведений для цих процедур, керівник встановлює самостійно.

Якщо зазначений термін не встановлено і має місце, справді, невчасне здійснення розрахунків із підзвітними особами щодо відшкодування перерахунку, постає питання про відповідальність за дані дії.

Адміністративну відповідальність за несвоєчасне затвердження авансового звіту в законодавстві не встановлено. Не заборонено також не відразу відшкодовувати працівникові перевитрату, а провадити виплати частинами. Однак необхідно брати до уваги норми про матеріальну відповідальність сторін трудового договору.

Матеріальна відповідальність роботодавця при порушенні ним встановленого терміну виплати заробітної плати, оплати відпустки, розрахунку при звільненні та інших виплат, що належать працівнику, передбачена статтею 236 ТК РФ, відповідно до якої при порушенні роботодавцем встановленого терміну виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та інших виплат, належних працівнику, роботодавець зобов'язаний виплатити їх зі сплатою відсотків (грошової компенсації) у розмірі не нижче однієї трисотої чинної в цей час ставки рефінансування ЦБ РФ від невиплачених у строк сум за кожен день затримки починаючи з наступного дня після встановленого терміну виплати за день фактичного розрахунку включно. Розмір грошової компенсації, що виплачується працівникові, може бути підвищений колективним договором або трудовим договором. Обов'язок виплати зазначеної грошової компенсації виникає незалежно від наявності вини роботодавця.

Поняття «інших виплат, належних працівникові» у цій статті не розкривається, внаслідок чого до інших виплат вправі віднести і витрати, вироблені працівником з власних коштів на службове відрядження, придбання майна для організації за згодою роботодавця, які підлягають відшкодуванню працівнику під час затвердження роботодавцем авансового звіту працівника, який здійснив витрати на власні кошти.

Судових рішень на цю тему не так багато. Як приклад розглянемо рішення Усть-Янського районного суду Республіки Саха (Якутія) від 11.02.2011 № 2-13/2011, в якому судом було зроблено такі висновки:

включення витрат працівника на рахунок 71 свідчить про згоду роботодавця зарахувати борг перед працівником, у роботодавця настає матеріальна відповідальність за свої дії з несвоєчасної виплати працівнику інших виплат, які належать працівнику;
якщо авансовий звіт так і не було затверджено керівником, відсотки розраховуються з дати подання авансового звіту працівником роботодавцю.

Варто зазначити, що поки що відсутні офіційні роз'яснення контролюючих відомств з цього питання, а також судова практика федерального рівня, у організацій є шанс уникнути нарахування відсотків за статтею 236 ТК РФ.

У суді можна використати такі аргументи. У статті 236 ТК РФ говориться, як було зазначено вище, у тому числі про «інші виплати, які належать працівникові». Відшкодування перевитрати підзвітних сум можна розцінювати не як виплату, бо як компенсацію. У статті 236 ТК РФ про застосування відсотків до передбачених чинним законодавством компенсацій не йдеться.

У першій частині розділу ми розглянули наслідки порушення порядку затвердження авансового звіту, допущені роботодавцем. Проаналізуємо зворотну ситуацію.

Що буде, якщо працівник своєчасно не надасть авансовий звіт для затвердження роботодавцем? Чи можна залучити такого працівника до дисциплінарної відповідальності?

Подібна ситуація була предметом розгляду у Рішенні Усть-Кутського міського суду Іркутської області від 10.04.2013 № 2-405. Судом було зроблено висновок, що притягнення до дисциплінарної відповідальності є неприпустимим.

Відповідно до вимог чинного трудового законодавства, дисциплінарне стягненняможе бути застосовано до працівника порушення їм трудової дисципліни, тобто за дисциплінарний провина.

Дисциплінарною провиною є винне, протиправне невиконанням або неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків (порушення вимог законодавства, зобов'язань трудового договору, правил внутрішнього трудового розпорядку, посадових інструкцій, положень, наказів роботодавця, технічних правил тощо).

Працівник організації ні знати норми Положення № 373-П (про необхідність звітувати протягом трьох днів), якщо з трудових відносин у його обов'язки не входить знання зазначеного становища.

Внаслідок розгляду зазначеної справи суд присудив компенсувати працівникові ще й моральну шкоду.

Рішення суду було б іншим, якби в організації діяв внутрішній документ про розрахунки з підзвітними особами, в якому було б передбачено норму про строки подання авансового звіту.

Усіх працівників слід ознайомити з цим документом під розпис. У такому разі допущене порушення можна було б розцінювати як дисциплінарну провину з призначенням передбачених законодавством заходів відповідальності: попередження, догану, звільнення.

Додамо, що штрафувати працівника (призначати фінансові санкції) за несвоєчасне подання авансового звіту, а також за інші дисциплінарні провини, неприпустимо. Заходи фінансової відповідальності у разі чинним законодавством не передбачені.

Саму суму заборгованості за невитраченими підзвітними сумами роботодавець може стягнути.

Відповідно до статті 392 ТК РФ роботодавець має право звернутися до суду зі спорів про відшкодування шкоди, заподіяної роботодавцю, протягом одного року з дня виявлення заподіяної шкоди. При пропуску з поважних причин цього терміну він може бути відновлений судом.

Відсутність виправдувальних документів

До авансового звіту підзвітна особа обов'язково прикладає документи, що підтверджують суму та характер вироблених витрат.

Якщо підзвітні суми будуть відшкодовані працівникові без виправдувальних документів, слід враховувати податкові наслідки цієї операції (див. таблицю 3).

Таблиця 3. Відшкодування підзвітній особі видатків без виправдувальних документів

Найменування платежу до бюджету

Облікова дія

Підзвітні особи- працівники організації, отримали авансом готівкові кошти майбутні витрати (господарські і з службовим відрядженням).

Підзвітна особа - це фізична особа (як правило, співробітник підприємства), якій доручено проведення будь-якої господарської операції, виконання завдання (відрядження, придбання та оплата товарно-матеріальних цінностей, послуг) та яка зобов'язана звітувати перед підприємством (фізичною особою-роботодавцем) про виконане доручення.

Насамперед, підзвітними є особи, які перебувають у трудових відносинах із підприємством або фізичною особою-суб'єктом підприємницької діяльності. Співробітник, прийнятий на роботу за будь-яким трудовим договором (на постійну, сезонну, тимчасову роботу, на роботу за сумісництвом), є підзвітною особою до свого роботодавця.

Список осіб, які мають право на отримання підзвітних сум, затверджується керівником організації. Правила видачі підзвітних сум регулюються Порядком ведення касових операцій та іншими документами.

Новий аванс видається тільки після повного розрахунку раніше виданого. Розмір авансу на майбутні господарські витрати та її терміни визначаються керівником організації. Видача під звіт готівки на витрати, пов'язані з діловими поїздками, включаючи службові відрядження, здійснюється в межах сум, належних підзвітним особам на ці цілі.

Отриманий аванс підзвітні особи можуть витрачати лише за цільовим призначенням. Передача підзвітних сум однією підзвітною особою іншому забороняється.

Підзвітна особа має надати керівнику організації звіт про використання отриманих коштів з додатком виправдувальних документів (проїзних квитків, рахунків готелів, товарних чеків та ін.). За авансами на господарські витрати звіти мають бути подані у строки, що встановлюються керівником організації.

Discovered

Терміни складання авансових звітів про витрати на службові відрядження передбачені відповідними нормативними документами.

Залишок невитрачених сум підзвітна особа здає до каси організації одночасно з поданням авансового звіту. Перевитрата підзвітних сум видають підзвітній особі з каси. Авансові звітипісля перевірки бухгалтерією затверджуються керівником організації.

2018-08-1515.08.2018 13:19

Відповідно до зміни, прийнятої 19 серпня 2017 року, можна видати співробітнику нову суму під звіт у будь-який момент. Раніше цього не можна було зробити, допоки працівник не погасить попередній борг. За порушення інспектори штрафували на суму до 50 тис.

Service Temporarily Unavailable

рублів (ст. 15.1 КоАП РФ).

Збирати борги у підзвітних працівників все одно ризиковано. Інспектори можуть вимагати з них ПДФО. Тому відбиватися від донарахувань доведеться вже у суді.

Відповідно до п. 11 Порядку ведення касових операцій на РФ, затвердженого рішенням Ради директорів ЦБР від 22.09.1993 № 40, підприємства видають готівку під звіт на господарсько-операційні витрати на розміри і терміни, визначені керівниками підприємств.
Особи, що отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження пред'явити до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними.
На підставі ст. 41 НК РФ доходом визнається економічна вигода у грошовій чи натуральній формі, що враховується у разі можливості її оцінки і в тій мірі, в якій таку вигоду можна оцінити, та визначається щодо доходів фізичних осіб відповідно до глави «Податок на доходи фізичних осіб» НК РФ.
Відповідно до п. 1 ст. 210 НК РФ щодо податкової бази з ПДФО враховуються все доходи платника податків, отримані їм як і грошової, і у натуральної формах, чи декларація про розпорядження якими в нього виникло, і навіть доходи як матеріальної вигоди, що визначається відповідно до ст. 212 НК РФ.
Проте, кошти, видані фізичним особам під звіт, під це поняття не підпадають. Дебіторська заборгованість, що числиться за співробітником, не передбачає переходу прав власності на видані під звіт суми, тому розглядати таку заборгованість у складі доходів працівника не можна. Інакше це означало б зміну юридичної кваліфікації відносин між організацією та працівником, а таку перекваліфікацію може зробити лише суд.
Стаття 45 НК РФ забороняє безперечне стягнення податків у разі. Гроші, видані під звіт, не переходять у власність працівника, навіть якщо він не надав авансовий звіт у визначений термін, а утворює заборгованість фізичної особи перед організацією. Крім того, вони не є його доходом і не визнаються як об'єкт оподаткування ПДФО (визначення ВАС РФ від 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постанови Президії ВАС РФ від 03.02.2009 № 11714/08, ФАС Московського округу від 2). 2010 № КА-А40/2469-10 у справі № А40-25540/09-115-130, від 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3 у справі № А40-125078/09-12 Північно-Західного округу від 12.05.2009 № А56-16804/2008).
Не підтримують суди та можливість кваліфікації підзвітних сум, за якими звіти не подані у встановлені терміни, як безвідсоткові позики (ухвала ВАС РФ від 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постанови ФАС Московського округу від 24.02.2010 № КА-А4 669-10 у справі № А40-46422/09-112-282, ФАС Східно-Сибірського округу від 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009). Видані під звіт кошти, якими працівником не подано своєчасно авансовий звіт, визнаються заборгованістю працівника перед роботодавцем (п. 213 «Інструкції із застосування Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку…», затвердженої наказом Мінфіну Росії від 01.12.2010 № 157н). Погашення зазначеної заборгованості може здійснюватися, зокрема, шляхом утримання із заробітної плати (ст. 137 ТК РФ). Роботодавець має право прийняти рішення про утримання із заробітної плати працівника не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, встановленого для повернення авансу, за умови, що працівник не оспорює підстав та розмірів утримання (листа Федеральної служби з праці та зайнятості від 11.03.2009 № 1144- ТЗ, від 09.08.2007 (3044-6-0).

Щодо другого питання, що працівник звітував раніше строкуі просить нову суму у підзвіт, то ви, звичайно, можете її видати, адже він же для підприємства щось набуває…

Відповісти

Ви можете залишити коментар до цієї теми після реєстрації. Зареєстрованим користувачам є більше можливостей. Перейти до реєстрації.

Підзвітна особа

Нормативне регулювання розрахунків із підзвітними особами

Ведення бухгалтерського обліку розрахунків із підзвітними особами здійснюється відповідно до нормативних документів, що мають різний статус. Одні їх обов'язкові до застосування, інші носять рекомендаційний характер. Залежно від призначення та статусу нормативні документидоцільно подати у вигляді наступної системи:

Перший рівень (законодавчий) - визначає сутність бухгалтерського обліку, його завдання, основні поняття, що використовуються в обліку, порядок регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності. які приймаються Державної Думою, укази Президента РФ та постанови Уряду РФ, що регламентують прямо чи опосередковано організацію та ведення бухгалтерського обліку в організації.

До документів першого рівня, насамперед, належать Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», Цивільний кодекс РФ, Трудовий кодекс РФ, Податковий кодекс РФ, Федеральні закони «Про публічний акціонерне товариство», «Про товариства з обмеженою відповідальністю» тощо.

Цивільний кодекс визначає такі необхідні поняття як юридична особа (ст. 48) її ознаки та види: комерційні та некомерційні, дає визначення ліцензії, як спеціального дозволу, що видається юридичним особам на право займатися окремими видамидіяльності, перелік яких визначається законом; пояснюється різниця між статутом та установчим договором, а також між реорганізацією підприємства та його ліквідацією, знання чого необхідне для правильного відображення в обліку пов'язаних із ними операцій. Далі Цивільний кодекс розкриває сутність власності та права власності (п. 1 ст. 209 ЦК України). Це також важливо для бухгалтерської службипідприємства, тому що треба знати, коли настає право власності на той чи інший об'єкт для правильного відображення його в обліку. Також необхідне знання Цивільного кодексудля того, щоб розуміти економічний сенс договору, оскільки договір виступає важливим засобом індивідуальних прав регулювання майнових та немайнових відносин та виступає різновидом юридичних угод (п.1 ст. 307 ЦК України). Без укладання договору не обходяться багато господарських операцій і у зв'язку з цим слід знати умови і порядок укладання договору (ст. 432 ЦК України); вимоги до форми договору; підстави зміни або розірвання договору, відповідальність за його невиконання та багато іншого. Таким чином, ДК РФ визначає основні юридично значущі понятійні категорії, якими необхідно володіти персоналу підприємства для ведення господарської діяльності.

Закон «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ від 06.12.2011 відіграв визначальну роль у запобіганні розвалу єдиної системи бухгалтерського обліку та звітності в російській економіці.

Підзвітні особи у бухобліку

Він став тим ядром, навколо якого з різною мірою успішності велася робота з реформування вітчизняної бухгалтерії.

Десятирічний досвід законодавчого регулювання бухгалтерського обліку свідчить, що таке регулювання має бути зосереджено на вирішенні двох основних завдань: по-перше, закон має встановлювати механізм реалізації права зацікавлених осіб на отримання надійної, об'єктивної та корисної інформаціїпро діяльність суб'єктів господарювання; по-друге, закон має визначати систему регулювання бухгалтерського обліку, яка дозволить виконувати перше завдання. Звідси закон «Про бухгалтерський облік» встановлює мінімально необхідні вимоги до обліку, облікового процесу та звітності.

Другий рівень (нормативний) – встановлює базові правилаформування повної та достовірної інформації з окремих розділів бухгалтерського обліку та подання інформації у бухгалтерській звітності. це положення з бухгалтерського обліку (ПБО), розроблені відповідно до вимог МСФЗ, правил та інших норм. Вони поділені на три групи: положення, що регламентують загальні питаннярозкриття інформації; положення, що стосуються активів та зобов'язань організації; становища, у яких розглядаються фінансові результати діяльності організації. Для організації обліку витрат призначено ПБО 10/99 «Витрати організації». Це Положення встановлює правила формування у бухгалтерському обліку інформації про витрати комерційних організацій (крім кредитних та страхових організацій), які є юридичними особами за законодавством Російської Федерації. Витратами організації визнається зменшення економічних вигод у результаті вибуття активів (коштів, іншого майна) та (або) виникнення зобов'язань, що призводить до зменшення капіталу цієї організації, за винятком зменшення вкладів за рішенням учасників (власників майна). Витрати організації в залежності від їх характеру, умов здійснення та напрямків діяльності організації поділяються на:

1. витрати на звичайним видам деятельности;

2. інші витрати.

Для цілей цього Положення витрати, відмінні від витрат за звичайними видами діяльності, вважаються іншими витратами. До інших витрат також належать надзвичайні витрати.

Третій рівень (методичний) — документи цього рівня мають рекомендаційний характер, у них викладено методичні вказівки, роз'яснення з питань постановки бухгалтерського обліку. До документів цього рівня відносяться методичні вказівки з бухгалтерського обліку основних засобів, матеріально- виробничих запасівта ін, у яких розкриваються методичні та практичні аспекти, правила та способи ведення бухгалтерського обліку тих чи інших об'єктів.

Дуже великий список документів, що регулюють методику бухгалтерського обліку. Дані документи слід розбити на дві групи, оскільки одна регулює облік об'єктів загальногалузевого призначення, інша має галузеву спрямованість. Перша група, зокрема, включає:

- Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації, затверджений рішенням Ради директорів ЦБ РФ від 22 вересня 1993р. № 40 (лист ЦБ РФ від 4 жовтня 1993 р. № 18);

— Методичні вказівкиз бухгалтерського обліку основних засобів, затверджені наказом Мінфіну Росії від 20 липня 1998р. № 33н (в ред. наказу Мінфіну Росії від 23 березня 2000 р. № 32н);

- Методичні вказівки з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, затверджені наказом Мінфіну Росії від 28 грудня 2001р. № 119н (в ред. наказу Мінфіну Росії від 23 квітня 2002 р. № 33н);

- План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та Інструкція щодо його застосування, затверджені наказом Мінфіну Росії від 31 жовтня 2000р. № 94н (в ред. наказу Мінфіну Росії від 7 травня 2003 р. № 38н);

Нормативні документи третього рівня конкретизують та розкривають порядок застосування федеральних законів та положень (стандартів) Мінфіну Росії. Вони можуть суперечити правовим актам вищого рівня. Документи третього рівня не мають юридичної сили, Т. е. на них не слід посилатися при судових розглядах. Однак ці документи дозволяють раціонально організувати облік відповідно до правил, передбачених Мінфіном Росії та потребами користувачів економічної інформації. Дотримання вимог документів третього рівня перевіряють аудитори та відомчі ревізійні органи

Четвертий рівень (організаційний) - організації, керуючись законодавством РФ про бухгалтерський облік, нормативними актами органів, що регулюють бухгалтерський облік, самостійно формують свою облікову політику. Відповідно до ПБО 1/2008 під обліковою політикою розуміють сукупність конкретних методів та форм ведення бухгалтерського обліку, що визначаються самою організацією на основі передбачених вимог та особливостей діяльності. Загальна вимога, сформульоване Мінфіном Росії, у тому, щоб у обліковій політиці було розкрито методи бухгалтерського обліку, які впливають оцінку і прийняття рішень зацікавленими користувачами бухгалтерської отчетности. Істотними визнаються засоби ведення бухгалтерського обліку, без знання яких неможливі достовірна оцінка фінансового стану, руху коштів чи фінансових результатів діяльності. До таких ознак слід зарахувати:

способи погашення вартості майна, що амортизується, за правилами бухгалтерського та податкового обліку;

порядок оцінки виробничих запасів, товарів, незавершеного виробництва та готової продукції;

види створюваних резервів та терміни списання витрат майбутніх періодів;

порядок використання чистого прибутку;

інші питання, які власники, керівники та менеджери організації вважатимуть суттєвими.

Через те, що розрахунки з підзвітними особами торкаються кількох розділів як бухгалтерського, так і податкового облікуСписок законодавчих актів досить великий.

Основні положення щодо відображення витрат з підзвітними особами у бухгалтерському обліку регламентовані в Федеральному Законі«Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ від 06.12.2011 (перший рівень).

Порядок видачі коштів на господарські потреби та правила оформлення видачі обумовлено у «Порядку про ведення касових операцій».

У зв'язку з тим, що розрахунки з підзвітними особами здійснюються у готівковій формі, то розмір розрахунків підзвітної особи при оплаті готівкою повинен відповідати нормам Вказівки Центрального Банку РФ, відповідно до якого граничний розмір розрахунків готівкою по одній угоді з однією юридичною особою в сумі 60 тисяч рублів (третій рівень).

Розрахунки з підзвітними особами впливають на оподаткування підприємства у межах податку з прибутку організацій, податку додану вартість, податку доходи фізичних осіб та єдиного соціального податку, тобто. вони знаходять своє відображення у наступних розділах Податкового КодексуРФ.

Глава 21 «Податок на додану вартість» регламентує правила списання ПДВ при здійсненні витрат за рахунок підзвітних коштів. Глава 23 "Податок на доходи фізичних осіб" та глава 24 "Єдиний соціальний податок" регламентує порядок оподаткування ПДФО та ЄСП сум, отриманих працівником під звіт. Глава 25 «Податок з прибутку організацій» обумовлює порядок обліку витрат, вироблених з допомогою коштів, виданих під звіт, під час розрахунку оподатковуваного прибутку (перший рівень).

З іншого боку, розрахунки з підзвітними особами знаходять свій відбиток у Положенні з бухгалтерського обліку №10/99 «Витрати організації» (третій рівень).

При оформленні витрат на відрядження враховують норми Трудового КодексуРФ (18), який обумовлює список осіб, які можуть бути спрямовані на відрядження (перший рівень).

Обсяг добових встановлюється Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 р. №93 (перший рівень).

Основними документами четвертого рівня за розрахунками із підзвітними особами є:

1.Облікова політика, що формується головним бухгалтером організації та затверджувана керівником організації. Основи формування та розкриття облікової політики організації встановлено ПБУ 1/98 «Облікова політика організації», затвердженим наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 №60н.

2. Затверджені керівником форми первинних облікових документів з обліку розрахунків із підзвітними особами:

прибутковий касовий ордер (форма КО-1) - виписується у разі, коли працівник повертає до каси невитрачену підзвітну суму;
видатковий касовий ордер (форма КО-2) - Виписується при видачі коштів під звіт;
посвідчення на відрядження (форма №Т-10) - визначає фактичний час знаходження працівника у відрядженні;
авансовий звіт із додатком підтверджуючих документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків, накладних тощо).

3. Затверджений керівником План рахунків бухгалтерського обліку - містить перелік синтетичних рахунків і субрахунків, що застосовуються організацією.